二、通知的格式和寫(xiě)法

（一）普通通知。上述前三種為普通通知，格式寫(xiě)法是共通的。目的是使受文者知曉，所以要寫(xiě)得清楚明白。標(biāo)題同于一般公文，批示性通知標(biāo)題上的批發(fā)件名稱(chēng)可加書(shū)名號(hào)。有受文單位的寫(xiě)上款，范圍大、類(lèi)似布告的，不寫(xiě)上款。正文有兩種：一種是較長(zhǎng)而含較多實(shí)際內(nèi)容的，分開(kāi)頭、主體、結(jié)尾來(lái)結(jié)撰成文。開(kāi)頭寫(xiě)通知事項(xiàng)的依據(jù)、目的；主體是通知本身，多采用條款式寫(xiě)法；結(jié)尾，一般多寫(xiě)貫徹本通知的時(shí)間要求、希望等。一種是較短而內(nèi)容簡(jiǎn)單的，只用一段或一句成文，寫(xiě)動(dòng)因（目的、情況、依據(jù)、政策皆可）、說(shuō)明、決策。動(dòng)因和說(shuō)明亦可省略。

（二）會(huì)議通知。會(huì)議通知是上級(jí)機(jī)關(guān)或發(fā)起單位發(fā)給與會(huì)單位和人員的書(shū)面通知。一種是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通知有關(guān)機(jī)關(guān)和人員必須參加的，一種是發(fā)起單位邀請(qǐng)參加的，寫(xiě)時(shí)口氣有不同。

通知的內(nèi)容要寫(xiě)得明白、具體。一般格式包括標(biāo)題、稱(chēng)呼、正文、落款四部分。

標(biāo)題：標(biāo)題寫(xiě)在第一行正中?？芍粚?xiě)“通知”二字，如果事情重要或緊急，也可寫(xiě)“重要通知”或“緊急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面寫(xiě)上發(fā)通知的單位名稱(chēng)，還有的寫(xiě)上通知的主要內(nèi)容。重要會(huì)議的通知屬正式公文，標(biāo)題寫(xiě)明什么單位召開(kāi)什么會(huì)議的通知，要編發(fā)文號(hào)。

稱(chēng)呼：寫(xiě)被通知者的姓名或職稱(chēng)或單位名稱(chēng)。在第二行頂格寫(xiě)。（有時(shí)，因通知事項(xiàng)簡(jiǎn)短，內(nèi)容單一，書(shū)寫(xiě)時(shí)略去稱(chēng)呼，直起正文。）

正文：另起一行，空兩格寫(xiě)正文。正文因內(nèi)容而異。開(kāi)會(huì)的通知要寫(xiě)清開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的對(duì)象、會(huì)議的內(nèi)容、議程（保密性的會(huì)議不寫(xiě)）。需要匯報(bào)、發(fā)言、帶論文、材料的，以及開(kāi)多久、幾時(shí)報(bào)到、帶何證件和交通食宿等問(wèn)題，都在正文或附件中寫(xiě)明。布置工作的通知，要寫(xiě)清所通知事件的目的、意義以及具體要求和做法。

普通會(huì)議簡(jiǎn)略一些，只寫(xiě)時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容等。發(fā)給個(gè)人的，重要些的會(huì)議接受人姓名寫(xiě)在正文前，正文后寫(xiě)“此致”“敬禮”；一般會(huì)議接受人寫(xiě)在正文后，“此致”，然后提行頂格寫(xiě)“×××同志”。

落款：分兩行寫(xiě)在正文右下方，一行署名，即寫(xiě)下發(fā)通知單位的機(jī)關(guān)全稱(chēng)；一行寫(xiě)日期，即發(fā)通知的年月日，然后蓋公章。如果標(biāo)題上已寫(xiě)明單位的，只寫(xiě)年月日蓋公章。

日用通知很簡(jiǎn)單，標(biāo)題只寫(xiě)“通知”，正文寫(xiě)何時(shí)何地召開(kāi)何會(huì)，何人參加，落款后貼出即可。有的打打電話通知即可，但要寫(xiě)下再打，免得遺漏事項(xiàng)。

寫(xiě)會(huì)議通知的注意事項(xiàng)：信息開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，交代七個(gè)要素（會(huì)名，會(huì)期，時(shí)間，地點(diǎn)，范圍，憑證，籌辦單位），注明開(kāi)會(huì)準(zhǔn)備，保證限期送到。結(jié)尾可寫(xiě)“特此通知”等字樣。