57. 金字塔原理——讓溝通更清晰

“金字塔原理”，源于麥肯錫公司早期的研究工作。在研究中，這是一項寫作的思考方法。它要求寫作者在寫作之前，先對那些提綱挈領的中心思想進行歸類。后來，金字塔原理被譽為是最清晰的思維方式和表達結構，尤其是近年來，被各大咨詢公司和跨國企業(yè)推崇備至。金字塔原理其實很簡單，就是在溝通時，要求我們的思維和表達先從結論說起，也就是先說中心思想，然后再向前推演，先重要后次要、先框架后細節(jié)、先結果后過程、先結論后原因。用金字塔結構來思考和表達的好處就是——重點突出、邏輯清晰、層次分明。用金字塔原理來溝通，可以讓對方愿意聽、好理解、記得住。

例如，你是上司，正在辦公室，忽然你的下屬沖進來，對你說：“董事長，我最近一直在留意原材料的價格我不得不向您報告，我發(fā)現很多木料都漲價了，油漆的價格也漲了。對了，剛才運輸公司也打電話來說要提價，雖然我比較了好幾家的價格，但是，還是沒有辦法說服他不漲價。還有，咱們的對手最近也對產品進行了漲價，我還看到……對了，廣告宣傳費用最近花銷也比較多，如果……可能……”

是不是你聽完之后云里霧里？是不是聽了半天你都不知道他究竟要說什么？你不知道他希望你提供什么幫助，也不知道他希望你解決什么問題，更不知道他希望你做出什么決定。

可是，如果他這樣說：“董事長，我認為我們公司的產品應該漲價了，漲幅要在15%左右，我們要超過競爭對手。因為：第一，最近原材料不管是木料還是油漆都紛紛漲價了20%，運輸成本也上漲了；第二，我們的競爭品牌都已經調價10%～20%，我們也應該迅速行動；第三，廣告宣傳費過多，超過了預算……董事長，你覺得這個建議是否可以實施？”

這樣是不是更清楚呢？這就是“金字塔原理”：讓低效率的溝通變得有效率。

神奇的數字7：訓練自己的思維

金字塔原理的依據之一就是，喬治·米勒在1956年發(fā)表的著名的報告《神奇的數字 7 +/- 2：我們信息加工能力的局限》（“The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information”）。這份報告中引述了一些關于認知、判斷和記憶的實驗數據。例如，他給被試者一組數據（或顏色，聲音，氣味等等），結果發(fā)現大家多數能記住7個左右，而且，通常是頭尾記得比較牢，中間的部分幾乎都會被忘掉。

正是基于這項結果，電話公司決定將電話號碼定為7位：前3位類似區(qū)號，相對穩(wěn)定，再加上4位各不相同的分機號。這樣，人們從電話簿上查到電話號碼后，再去撥號時就不會忘記了。

報告還指出，短時記憶的量雖然不能增加，但這7個事項的性質，則可以通過邏輯活動而擴大。例如，2471530121987是一長串數字，顯然遠遠超過7的限制，但如果通過邏輯活動將它們意義化，變成24（小時），7（一星期），15（半個月），30（一個月），12（一年），1987（年），然后再記這一長串數字那就比較容易了。米勒稱這種有意義的單位為組塊（chunk）。這正是金字塔原理的核心。我們說話就是要把大量的信息邏輯化，讓對方一聽就明白理解。

因此，想要擺脫低效率的溝通，關鍵就是要訓練自己的思維和邏輯，讓對方輕松地理解你所說話語的意思。無論是做演講，還是在飯桌上對親朋好友表達你的觀點，不管你洋洋灑灑說了多少話，讓別人理解你的思維和你的邏輯才是最重要的，而不是用自己的話語強加自己的觀點于別人身上。讓別人自動理解你的觀點，這才是表達的真正意義所在。

想要讓對方理解你的意思，那么，就必須在表達之前形成清晰的邏輯，不能漫無邊際，想到哪兒說到哪兒。如果你不擅長華麗的言辭，不擅長雕飾語句，那么，你只要記住一點：思路清晰。即使沒有修飾漂亮的言語，只要你的溝通反映了你縝密的思維和嚴密的邏輯，你就同樣能夠表達得清楚明了，同樣能夠高效地溝通。

至此，我們可以得出這樣的結論：訓練自己的語言，提高溝通效率的根本就是培養(yǎng)自己思維的縝密性和邏輯性。要做到即使你不認同我，但我一定要做到讓你知道我、理解我。

那么，怎樣才能讓自己的思維具有縝密性和邏輯性呢？

我們只需要做兩件事：

1）把所有的觀點結構化

從理論上而言，金字塔結構就是溝通者首先把句子進行分組，然后把分組的大意提煉出來，再對段落進行組合，由段落形成的章節(jié)來支撐中心思想。如此形成了每一個下層結構都為上層結構的解釋和支撐。因此，我們溝通時應該像金字塔一樣，從塔尖開始，一個版塊一個版塊地推向被溝通者。這種方式更符合人類的思考邏輯，因而，能夠更有效地溝通。

而且，這也是一種更具說服力的溝通。雖然溝通中最重要的是理解，而不是強加于人的說服，但是，這并不意味著表達的說服力就不重要。不管是在工作中還是生活中，我們不僅要表達自己的觀點，我們還必須讓自己的觀點被對方接受。因此，要想提升溝通的效果，說服力也是必須強調的。所謂溝通，其實就是讓對方了解你的意思，讓對方不斷地認同你的觀點，不斷地對你說“是”。如果我們在溝通時，能夠按照金字塔結構由上而下，把信息抽象，然后從上往下表達，那么，我們的表達就具有說服力了。

2）把復雜的問題簡單化

正如米勒所研究的“神奇的數字7”，超過7項的復雜事物，人們大多會混淆，會記不住。因此，我們必須想辦法把復雜的問題簡單化。最好是建立模型，找出事物的內在聯系，讓所有的項目相連，進而在復雜的關系中把握重點。

我們的大腦在工作時會把具有共性的事物組織在一起，形狀、數量、位置、距離比較接近的事物能形成共性，這是一種直覺反映。因此，如果把東西進行分組會有助于記憶和理解，聯想記憶法就是應用了這種方法。

把復雜的問題簡單化，也就是說，我們在將自己要表達的內容形成金字塔結構之后，還要對意義進行組塊，這樣會更容易溝通。在層級結構的同一層面表達的意義最好是三個，這個數目是最有助于對方接受信息和處理信息的。不要太多，太多會讓對方感到超負荷，感到壓力。

如果我們在溝通中能夠使用這兩種思維方式，一定可以大大提升我們溝通的效率?？傊?，我們要讓對方迅速地捕捉到自己的思想、理解自己的觀點，讓對方只需要做贊同或不贊成的決定。

案例實踐

按照以上我們所說的兩種思維方式和表達方式，我們來看下面這個案例——秘書向領導匯報會議時間的安排。我們可以清楚地看出，使用金字塔原理和不使用金字塔原理進行溝通時的明顯差別：

使用金字塔原理前：董事長，徐總監(jiān)出差去了，周三之前不能參加會議；王總人也在外地，說明天中午以后才能回公司開會；張總也說今天不能參加會議。另外，會議室今天、明天都預訂不了，周四才可以，會議改在周四上午10點，可以嗎？

使用金字塔原理后：董事長，我們今天的會議改到周四上午10點，您看可以嗎？因為徐總監(jiān)出差去了，周四才能趕回來；王總、張總在周四也比較方便；另外，會議室最早也是周四才有空。

經過對比我們就能明顯看出，為復雜的問題建立簡單的邏輯后，提綱挈領地進行溝通，是能否讓對方理解的關鍵，也是高效率溝通的關鍵。

在使用金字塔原理之前，秘書的表達方式沒有任何結構，表述像流水賬一樣，先說原因，后說結論。在使用金字塔原理之后，她一開口就把結論拋出來，“會議改到周四上午10點”，董事長根本不需要理清邏輯，不需要思考對方到底拋出一個怎樣的問題，而僅需要做出決策就好。這樣的方式使溝通非常有效率，而這也表現了一個人思維的嚴謹性和邏輯性。