三、公文的作用

公文在社會(huì)上有廣泛的用途。任何一個(gè)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體，準(zhǔn)確地說，任何一個(gè)組織，要想使組織正常地運(yùn)作起來，都離不開公文。公文是上情下達(dá)、下情上傳的工具，是國家機(jī)關(guān)、單位及各種組織，進(jìn)行生產(chǎn)和各種政治活動(dòng)的主要管理手段之一，它可以溝通上下左右的關(guān)系，使整個(gè)社會(huì)機(jī)體有序地運(yùn)轉(zhuǎn)起來。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)，可以用它把工作中的情況、問題和意見及時(shí)地反映上去；對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)，可以用它制定各種方針、政策、法律、法令；對(duì)平行機(jī)關(guān)，可以用它互相聯(lián)系，商洽工作，互通情報(bào)，交流經(jīng)驗(yàn)等。它是人們用來管理國家、處理政務(wù)不可缺少的工具，所以自古以來，人們都很重視公文的作用。古人稱公文是“經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事”。公文作為國家管理的工具，在機(jī)關(guān)的日常工作中，起著重要的作用，具體地講，有以下幾個(gè)方面：

1．領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。在我國，行政領(lǐng)導(dǎo)，工作指導(dǎo)，一個(gè)重要途徑就是通過制發(fā)各種公文來實(shí)現(xiàn)的。上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的以傳達(dá)方針、政策、意圖以及各項(xiàng)具體決策為內(nèi)容的命令（令）、決定、會(huì)議紀(jì)要等公文，下級(jí)機(jī)關(guān)必須遵照?qǐng)?zhí)行，這就是公文的領(lǐng)導(dǎo)作用。而批復(fù)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、計(jì)劃等公文，作為下級(jí)機(jī)關(guān)工作的依據(jù)，則對(duì)具體工作產(chǎn)生指導(dǎo)作用。

2．法規(guī)和準(zhǔn)繩作用。公文的法規(guī)和準(zhǔn)繩作用，是由公文鮮明的政策性和法定的權(quán)威性等特點(diǎn)賦予的。黨和國家的各種法規(guī)都是以公文的形式制定和發(fā)布的，這些法規(guī)性文件一經(jīng)頒布生效，便成為全社會(huì)的行為規(guī)范，成為約束行為的準(zhǔn)繩。法規(guī)性文件的規(guī)范作用帶有強(qiáng)制性，國家以強(qiáng)制手段保證它的權(quán)威，誰違反了法令或法規(guī)，就要受到法律的制裁和行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰。因此，公文的法規(guī)和準(zhǔn)繩作用，說明公文在其有效的范圍內(nèi)，必須成為人們的行為規(guī)范，而且強(qiáng)制執(zhí)行，人人遵守。

3．溝通和聯(lián)系作用。公文是傳遞信息的重要渠道。在當(dāng)今社會(huì)，雖然已經(jīng)有電視、電話、廣播、衛(wèi)星通訊等先進(jìn)的傳播手段，但文件作為一種文字工具，仍起著不可替代的溝通和聯(lián)系作用。下級(jí)機(jī)關(guān)呈送給上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告等，上級(jí)給下級(jí)機(jī)關(guān)的決定、批復(fù)等，平行機(jī)關(guān)聯(lián)系工作，互通往來的信函等，都是通過公文實(shí)現(xiàn)的。這種信息傳遞作用，使得各級(jí)機(jī)關(guān)組成了一個(gè)四通八達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)，公文的溝通聯(lián)系作用，能夠使各級(jí)各類機(jī)關(guān)、組織的工作正常地、有秩序地運(yùn)轉(zhuǎn)。

4．依據(jù)和憑證作用。公文是機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)的文字記錄。一般地說，絕大多數(shù)文件在傳達(dá)意圖、聯(lián)系公務(wù)的同時(shí)，也具有一定意義上的憑據(jù)作用。各種公文都是制發(fā)機(jī)關(guān)真實(shí)意圖的直接反映。各級(jí)機(jī)關(guān)的意圖一般是通過公文傳達(dá)給對(duì)方的，而收文機(jī)關(guān)要以此來開展工作。上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的公文是下級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行工作的依據(jù)，解決問題的憑證；下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的公文是上級(jí)機(jī)關(guān)作出決策，檢查和指導(dǎo)工作的依據(jù)。此外，有很多公文在失去其現(xiàn)實(shí)效用之后，可立卷歸檔，成為歷史活動(dòng)的真實(shí)依據(jù)和憑證。

5．宣傳和教育作用。公文在傳達(dá)某一方針政策，規(guī)定人們應(yīng)該怎么做的同時(shí)，還要說明為什么要這樣做。這就增強(qiáng)了它的宣傳和教育作用。比如決議、公報(bào)、公告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等公文，有許多就是針對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中普遍存在的某一問題或認(rèn)識(shí)的偏差，擺事實(shí)，講道理，進(jìn)行啟發(fā)誘導(dǎo)，使大家明白應(yīng)該確立什么立場(chǎng)，應(yīng)該堅(jiān)持什么原則，進(jìn)而知道自己應(yīng)該做什么、怎樣做，這就有著很明顯的宣傳和教育作用。