公文管理_文書處理與檔案管理

公文管理是指以安全保密和充分發(fā)揮公文效用為目標(biāo)，在公文形成、傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用、整理歸檔、清退銷毀等環(huán)節(jié)中所進(jìn)行的規(guī)劃、組織、控制、監(jiān)督、保管、整理、統(tǒng)計(jì)、提供服務(wù)等職能活動(dòng)。

公文管理貫穿于公文處理工作全過(guò)程，是公文處理工作的重要保障。

一、公文管理的原則

1.完善制度

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第二十八條規(guī)定:“各級(jí)黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。”可見(jiàn)，完善公文管理制度是確保公文嚴(yán)格管理和發(fā)揮效用的前提，是做好公文管理工作的基本原則。

各級(jí)黨政機(jī)關(guān)公文管理單位或部門都必須以有關(guān)法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合自身的具體情況，建立健全本機(jī)關(guān)公文管理制度，使公文管理工作真正實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化。

2.統(tǒng)一管理

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》指出:“黨政機(jī)關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理?！苯y(tǒng)一管理成為公文管理的又一要求。對(duì)公文進(jìn)行統(tǒng)一管理主要表現(xiàn)在收文發(fā)文歸口管理、統(tǒng)一公文辦理規(guī)章制度、統(tǒng)一公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序、統(tǒng)一審核用印、統(tǒng)一整理歸檔、統(tǒng)一清退銷毀等方面。

3.安全保密

安全保密工作貫穿于秘書工作各項(xiàng)具體事務(wù)的始終。在公文管理工作中，負(fù)責(zé)管理公文的文秘部門或?qū)Ｈ顺龖?yīng)做好日常的安全保密外，還需符合以下兩條原則。

第一，配備保密設(shè)施設(shè)備管理。這是針對(duì)設(shè)立黨委(黨組)的縣級(jí)以上單位的特定要求?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》指出，設(shè)立黨委(黨組)的縣級(jí)以上單位應(yīng)當(dāng)建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。

第二，依照公文密級(jí)管理?！稐l例》規(guī)定:“公文確定密級(jí)前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密級(jí)后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級(jí)管理。公文的密級(jí)需要變更或者解除的，由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)決定?！?/p>

【提醒您】

公文管理中怎樣保密

保密工作在公文管理中尤為重要。在工作中，應(yīng)該從以下幾方面入手加強(qiáng)公文的保密管理。

第一，絕密級(jí)國(guó)家秘密載體公文應(yīng)當(dāng)在符合國(guó)家保密標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施、設(shè)備中保存，并指定專人管理。

第二，未經(jīng)原定密機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得隨意復(fù)制和摘抄公文。

第三，收發(fā)、傳遞和外出攜帶公文，應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。

第四，對(duì)接觸、知悉公文的人員要做文字記載，禁止攜帶公文參加涉外活動(dòng)或出境。

二、公文管理的內(nèi)容和要求

公文管理的具體內(nèi)容包括印發(fā)傳達(dá)、復(fù)制匯編翻印、撤銷和廢止、清退和銷毀、移交、發(fā)文立戶等幾方面。

1.印發(fā)傳達(dá)管理

公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)布層次和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行。印發(fā)傳達(dá)范圍若有需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

【小技巧】

公文公開發(fā)布的原則

公開發(fā)布是印發(fā)傳達(dá)的一種常見(jiàn)形式，實(shí)際上是變更了公文的印發(fā)傳達(dá)范圍。公文公開發(fā)布時(shí)可以遵循以下原則:

第一，公開發(fā)布權(quán)限。公文的公開發(fā)布必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。不能將公文不涉密作為公文可隨意公開的依據(jù)，凡沒(méi)有標(biāo)注可公開發(fā)布的，公開時(shí)必須請(qǐng)示。

第二，涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。解密的不一定公開，但公開的一定是已經(jīng)解密的。

第三，公開發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道，由發(fā)文機(jī)關(guān)確定。

第四，經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

2.復(fù)制匯編翻印管理

在公文管理中會(huì)經(jīng)常遇到復(fù)制、匯編、翻印公文等情況，文秘部門和專人應(yīng)該按照《條例》的具體規(guī)定執(zhí)行(文件翻印范例見(jiàn)圖4-1)。

【提醒您】

公文復(fù)制匯編翻印管理的規(guī)定

圖4-1 文件翻印范例

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》對(duì)公文復(fù)制匯編翻印管理做出如下規(guī)定:

第一，復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第二，絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者發(fā)文機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

第三，復(fù)制、匯編公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。匯編本要有相關(guān)戳記和密級(jí)標(biāo)志。匯編后形成的涉密匯編本，按其中最高密級(jí)和最長(zhǎng)保密期限在封面做出標(biāo)志并管理。

第四，翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)的名稱、日期。

3.撤銷和廢止管理

公文在使用過(guò)程中會(huì)遇到撤銷和廢止的情形。根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，公文的撤銷和廢止由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級(jí)機(jī)關(guān)或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無(wú)效;公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

【范例閱讀】

中華人民共和國(guó)國(guó)家衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)令

第2號(hào)

為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和衛(wèi)生計(jì)生事業(yè)發(fā)展，維護(hù)法制統(tǒng)一，推進(jìn)依法行政，經(jīng)2012年3月19日原衛(wèi)生部部務(wù)會(huì)議和2013年7月30日國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委委主任會(huì)議討論通過(guò)，決定廢止《婦幼衛(wèi)生工作條例》等7件部門規(guī)章(見(jiàn)附件)。

本決定自發(fā)布之日起施行。

附件:國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委決定廢止的部門規(guī)章目錄(7件)

主任 李 斌

2013年9月6日

附件:

國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委決定廢止的部門規(guī)章目錄(7件)

續(xù)表

資料來(lái)源:《中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院公報(bào)》2013年第33號(hào)。

互動(dòng)問(wèn)題:

1.被廢止的《衛(wèi)生部衛(wèi)生立法工作管理辦法》從( )開始失效。

A.1999年10月25日 B. 2012午3月19日

C.2013年7月30日 D.2013年9月6日

2.被撤銷公文的無(wú)效日期和被廢止公文的失效日期分別從什么時(shí)候算起?

4.清退和銷毀管理

清退是指文秘部門按照有關(guān)規(guī)定和要求，定期或不定期地對(duì)辦理完畢的公文特別是涉密公文，進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、收繳，退歸原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的單位。下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的涉密公文，一般不予退回，由上級(jí)機(jī)關(guān)銷毀或暫存?zhèn)洳?。有重大錯(cuò)情的公文一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即由主管機(jī)關(guān)立即全部收回，下級(jí)機(jī)關(guān)不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。

銷毀是指對(duì)失去留存價(jià)值或留存可能性的辦畢公文所進(jìn)行的毀滅性的處理。不具備歸檔和保存價(jià)值的公文可以銷毀。銷毀公文時(shí)，應(yīng)履行清點(diǎn)、登記手續(xù)，經(jīng)本機(jī)關(guān)、單位主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，送交專門的涉密載體銷毀機(jī)構(gòu)銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。機(jī)關(guān)自行銷毀的，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，確保涉密信息無(wú)法還原。禁止將待銷公文當(dāng)作廢品出售。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。

5.移交管理

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定:“機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。工作人員離崗離職時(shí)，所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退”。

公文移交的范圍不只是“紅頭文件”，而是應(yīng)將個(gè)人使用和管理的涉密載體和各種公文資料全部清理并退還原工作單位。涉密人員離崗、離職對(duì)知悉的國(guó)家秘密仍然負(fù)有保密義務(wù)，除做好清退移交外，還要簽訂離崗保密承諾書，遵守脫密期管理規(guī)定。

6.發(fā)文立戶管理

發(fā)文立戶管理是《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》增加的內(nèi)容，使公文管理從源頭上就步入了正規(guī)?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》指出，新設(shè)立的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級(jí)黨委、政府的辦公廳(室)提出發(fā)文立戶申請(qǐng)。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機(jī)關(guān)合并或者撤銷時(shí)，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。

發(fā)文立戶總的原則是:嚴(yán)格控制，以屬地管理為主，按照機(jī)構(gòu)隸屬關(guān)系和干部管理權(quán)限決定。