三、秘書寫作的表達方式

文章的表達方式，有敘述、描寫、抒情、議論、說明、對話等。表達方式，是使用語言表現(xiàn)和傳達內容、主旨的一定方式。寫作實踐中，表達方式既要適合表現(xiàn)內容和傳達主旨的需要，又要能夠很好地將內容和主旨表現(xiàn)、傳達出來，表達方式的好壞(是否合適，有效)直接關系到內容的表現(xiàn)和主旨的傳達。通常，我們說文章缺乏表現(xiàn)力，就是指表達方式不太合適，沒有很好地、最有效地表現(xiàn)和傳達出文章的內容和主旨，如敘述不清楚、描寫欠生動傳神、缺乏必要的解釋說明、議論沒有邏輯缺乏力量等。

秘書寫作中，由寫作的實用目的、直接顯露主旨的原則、合理合法合意的寫作要求、簡明準確平實莊重的語體特征所決定，表達方式以敘述、說明和議論為主，使用抒情和描寫的表達方式要特別慎重，一般不用“對話”。而且，秘書寫作中，敘述、說明、議論的使用還有著獨具的特點和要求，與一般文章寫作區(qū)別明顯。

第一，直接明確的敘述。秘書寫作中，使用到“敘述”這一表達方式，多是直接明確，講究平鋪直敘，忌曲折波瀾和鋪墊、曲筆?！爸苯用鞔_”是秘書寫作中敘述的特色。

敘述，作為一種基本的、使用最廣泛的表達方式，在記敘、說明、議論等各體文章寫作中都要用到。敘述的具體方法，有順敘、倒敘、插敘、補敘和分敘(也稱并敘或平敘)等。依詳略的區(qū)別，敘述又可分為概括敘述和具體敘述(詳述)。

秘書寫作中，敘述主要用于介紹人物、概括事實、述說緣由、交待情況、綜合事跡等，或介紹某一人物的經歷和事跡，或交待某一事件發(fā)生發(fā)展的過程，或提供具體事例，或介紹有關情況。秘書寫作中的敘述，有以下特點:

首先，秘書寫作中的敘述，多是“順敘”。在秘書寫作中，或按照事件發(fā)生發(fā)展的進程順序進行敘述，或按時間先后次序進行敘述，或按事物的因果邏輯關系及提出問題、分析問題、解決問題的邏輯順序進行敘述，都是順敘法。秘書寫作中一般不使用倒敘、插敘、補敘、分敘等敘述方法，顛倒過程和結局的位置或提前某一突出片斷、敘述中又插進另一有關事件的敘述、敘述到一定階段又補充前面的某些事實和事件、“花開兩朵，各表一枝”的并列(平行)分別敘述等，一般不宜使用。倒敘、插敘、補敘(或稱追敘)、分敘等，容易產生藝術效果，但也容易使結構層次不清、頭緒紛亂，與秘書寫作“直接顯露主旨”的要求、“簡明準確、平實莊重”的文體特征是背道而馳的。

秘書寫作中的順敘，準確地說，是單一性的順敘，敘述的順序是順應時序、進程、因果邏輯的，敘述的對象又是單一的。

其次，秘書寫作中的敘述多是概括敘述，即不求細致、詳細的敘述。概括敘述，是一種“扼要”的敘述法，不宜注重繁復的現(xiàn)象、繁瑣的過程，宜直接概括本質，著重于整體的簡明扼要。如調查報告中關于調查對象的介紹、交待調查工作的基本情況，注重的就是給人整體的把握和認識、給人大致輪廓，無需敘述對象的方方面面詳細而具體的情況，也無需敘述調查工作的細枝末節(jié)。一般記敘文和敘事性文學作品，講究概括敘述與詳細(具體)敘述相結合，注重整體和細節(jié)“相得益彰”，既不失于空泛，也不失于瑣碎。秘書寫作，則更多的是使用概括敘述。

概括敘述，也包括“綜述”，即抓住同類若干事物的共同特征進行綜合概括，敘述全面的現(xiàn)象或過程(同類若干事物共有的)。這是敘述對象不是具體的個人或單一事件時較常用的敘述方法。如概括敘述某一系統(tǒng)的工作成績、廣泛性普遍性的社會現(xiàn)象、若干單位共同的經驗等。

秘書寫作中，多用順敘、單敘、概敘、綜述，目的是為了直接明確，直接給讀者明確的內容和主旨，避免曲折委婉或含蓄、繁復的表述。秘書寫作的敘述，是直接明確的敘述，這一特點也可概括為“敘述的直陳性”(直接陳述)。

第二，平實質樸的說明。秘書寫作的說明，是平實質樸的，不求形象化和藝術感，也不摻雜個人主觀情感因素(要有客觀態(tài)度)，要求用簡明扼要的文字把事物的形狀、性質、特點、成因、功能及內在規(guī)律等解說清楚。

說明這一表達方式，廣泛運用于公文及事務文書、日常生活文書、各專業(yè)文書的寫作中，公文中的規(guī)范性公文(如條例、規(guī)定)更是完全采用說明這一表達方式。

秘書寫作中，平實質樸的說明，既要求內容真實客觀，也要求說明主體(作者)的態(tài)度真實客觀和文字平實簡樸。秘書寫作中常用的說明方法，有定義說明、概括說明、分類說明、對比說明、舉例說明、數(shù)字說明、圖表說明、分解說明和分析說明等，這些說明方法的含義及使用要求，在一般的基礎寫作著作、教材中有詳細介紹，這里從略。

秘書寫作中，“說明”主要用于說明事物的性質和特點、說明事物的范圍、說明事物的類別、說明制文意圖、說明開展公務活動的措施和方法、說明事物的優(yōu)劣等。平實質樸，是秘書寫作中說明的總的要求，即使是偶爾用到比喻說明，也要求貼切、簡明、樸素。

第三，簡約概括的議論。議論，是作者對事物發(fā)表見解，以表明自己的觀點和態(tài)度。一段完整的議論，包括論點、論據和論證三部分，即提出主張、看法和觀點，用正確的理論和確鑿具體的事實加以證明。

秘書寫作中的議論，具有簡約概括的特點，不具備議論的完整形式，往往只是作者對事物的評價和論斷。這也是秘書寫作直接顯露主旨的原則所決定的，無論是分析問題產生的原因、提出意見和要求，還是提出解決問題的措施和辦法、明確注意事項或者闡述行文的必要性、解決問題的可能性和建議的可行性，都要求直截了當，注重的是觀點和態(tài)度，而不是邏輯推理過程。簡約概括的議論，是一種直截了當?shù)脑瓌t性的表述?！把灾衫怼钡倪壿嬤^程是無需反映在書面文字上的。秘書寫作中的議論，常常是用簡約的文字直截了當?shù)孛鞔_贊成什么、反對什么、為什么要做、要做什么、能不能做等內容，或一針見血，或畫龍點睛，或一語道破，有時甚至是簡要總結性的結論。

簡約概括的議論，也是一種客觀的感情色彩平淡的議論，無論是正面闡述自己的觀點和態(tài)度，還是反駁錯誤的觀點和態(tài)度，都只是原則性表述事理。

議論的方法多種多樣，秘書寫作中較常用的演繹法(主要是“三段論”推理)、歸納法(由個別前提歸納出一般性結論)、引證法、對比法、喻證法、例證法、因果法等。

第四，慎用描寫和抒情。文章的六種基本表述方式，秘書寫作中最少使用到的是“對話”，也較少用到描寫和抒情。使用描寫、抒情、對話這三種表達方式要特別慎重，既不能影響到“講究實效”的寫作目的，也不能影響到“直接顯露主旨”的原則，還不能有損于秘書寫作文體的基本特征。也就是說，在少數(shù)文書寫作(如調查報告、簡報、講話稿、新聞宣傳文書的消息、通訊、廣告等)中，可適當使用描寫、抒情、對話，以增加文稿的生動性和感染力，但一定要注意使用得是“地方”、是“時候”，并且要能使表義更清楚明確、更便于讀者理解和接受，同時又不至于影響到行文的平實和莊重。

一般來說，各種講話稿較常有描述和抒情文字。