二、計劃總結(jié)類事務(wù)文書

計劃總結(jié)類事務(wù)文書，包括兩個十分寬泛的文種概念“計劃”和“總結(jié)”。至于實際工作中這類文書到底有多少種存在形式和表現(xiàn)形式，則是無法統(tǒng)計的。計劃和總結(jié)，是首尾相接、相依相存的兩種事務(wù)文書，某種程度上可以說，它們的循環(huán)往復(fù)實際上反映了工作或事務(wù)的全部內(nèi)容及進程，即先計劃，再付諸實施，然后進行總結(jié)，再在總結(jié)了成績和失誤、經(jīng)驗和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，重新擬定下一步工作計劃，再付諸實施，然后再進行總結(jié)……如此循環(huán)往復(fù)，實際工作的進程和內(nèi)容就包含在“計劃——實踐——總結(jié)——再計劃——再實踐——再總結(jié)……”這一鏈條中。計劃與總結(jié)之于實際工作或?qū)嶋H事務(wù)的作用和意義，在這個鏈條中也就顯露無遺了。

(一)計劃

計劃是一個泛概念，是一個統(tǒng)稱。簡單地說，計劃就是對今后一段時間所作所為的安排和打算，既可以是關(guān)于個人的，也可以是關(guān)于機關(guān)單位的。這里講的計劃，專指后者，即機關(guān)單位對今后一段時間內(nèi)的生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)等所作的安排與打算。作為事務(wù)文書，這種安排與打算必須是書面化的文字材料。

具體說來，機關(guān)單位在一定的時間內(nèi)為完成工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)等任務(wù)，根據(jù)黨和國家的方針政策以及上級的有關(guān)指示精神，結(jié)合本單位具體實際，明確目的、任務(wù)及具體內(nèi)容，提出要求，制訂相應(yīng)的措施和辦法，確定完成時限，并將這些以書面文字固定下來，就是計劃。究其實質(zhì)，計劃是理想和目標的具體化，是打算與安排的書面化。實際使用時，計劃名目繁多，因為內(nèi)容及其涉及范圍不同、時限有區(qū)別，計劃的提法(名稱)多種多樣。常見的規(guī)劃、綱要、安排、打算、方案、要點、工作部署、工作布置、設(shè)想等，都屬于計劃。不同的名稱和提法，有著不同的約定俗成的規(guī)定性。通常，“計劃”是中性的，適用于各種計劃性的文字;“規(guī)劃”和“綱要”，則是時間長、范圍廣、帶全局性和方向性的計劃，內(nèi)容比較原則和概括，比如《╳╳省“十一五”經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃》;“方案”多是專業(yè)性強的單項工作的詳細計劃，內(nèi)容完整，比如《醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革近期重點實施方案(2009—2011年)》、《2009年關(guān)稅實施方案》;“安排”則適用于短期的單項工作計劃，內(nèi)容具體，比如《╳╳大學(xué)寒假工作安排》;“要點”則是提綱挈領(lǐng)地明確主要任務(wù)和主要措施的計劃，如《╳╳大學(xué)文學(xué)院2011年度工作要點》;“設(shè)想”是指粗線條的、尚未成熟和定型的初步計劃，比如《╳╳科技大學(xué)土木與環(huán)境工程學(xué)院2009年度學(xué)生會工作設(shè)想》;“工作部署”是涉及面廣、原則性比較強、富于指導(dǎo)性的計劃，如《╳╳廣電局2010年工作部署》。

“凡事豫(預(yù))則立，不豫(預(yù))則廢”，事先做好預(yù)測和安排，實則是有序、有效開展工作實施科學(xué)管理的重要措施和手段。由此也可以看出，制訂計劃應(yīng)該慎重，要讓計劃真正起到計劃的作用。這就需要簡單明確一下“計劃”這樣一種事務(wù)文書到底有哪些規(guī)定性，即有什么特點，只有弄清了計劃的特點，才能制訂出像樣的計劃、真正有用的計劃。

計劃是對未來的預(yù)定、設(shè)想，而且一旦制定即是行動的依據(jù)，它必須具有科學(xué)的預(yù)見性。沒有預(yù)見，不成其為計劃;預(yù)見缺乏科學(xué)性，不切實際或者違背客觀事物的規(guī)律，目標就永遠無法實現(xiàn)。

計劃是為加強管理、推動工作而制訂的，具有明確的目的性。這是制訂計劃的出發(fā)點，也是計劃的靈魂。沒有目的性的計劃，不成其為計劃。沒有明確目的的行動，只能是盲目的。

計劃是為實現(xiàn)目的而制訂的，必須切實可行。沒有可行性的計劃，根本無法付諸實踐，無異于一紙空文。這就是說，計劃既要遵循并體現(xiàn)方針政策，又要符合本單位的實際情況，提出的要求、目標、措施、辦法及時限必須是能夠或經(jīng)過努力可以達到和實現(xiàn)的。

制訂計劃是為了實施計劃，并不是有安排和打算就行，必須認真組織實施。也就是說，計劃是本單位內(nèi)部的執(zhí)行文件，一經(jīng)認可或通過即具有一定的約束力，應(yīng)該依計劃行事。

實際工作中使用的計劃，依據(jù)不同的標準可以分成不同的類別。常見的分類方法主要有以下幾種:一是按范圍分類，分為國家計劃、系統(tǒng)計劃、部門計劃、單位計劃等;二是按時間分類，分為長期計劃(三年以上)、短期計劃(年度、季度、月度、周)等;三是按性質(zhì)分類，分為生產(chǎn)計劃(企業(yè)、農(nóng)村)、工作計劃(機關(guān)、團體、學(xué)校等)、學(xué)習(xí)計劃(政治理論、業(yè)務(wù))、科研計劃、教學(xué)計劃、文體活動計劃等;四是按作用分類，分為指導(dǎo)性計劃(國家或部門所作的全局性部署，重在指導(dǎo)下級較長時段內(nèi)的工作)、指令性計劃(國家或部門下達的具有強制執(zhí)行性的計劃)、一般性計劃(單位自訂)等;五是按內(nèi)容分類，分為綜合性計劃、專項計劃。拘泥于分類標準或模式并無必要，因為實際工作中大量的計劃都是可以重復(fù)歸類的，如《╳╳大學(xué)教務(wù)處2009—2010學(xué)年工作計劃》既是專項計劃、年度計劃、單位計劃，也是一般性計劃、教學(xué)計劃。下面，我們按第五種分類法介紹計劃的寫作知識。

1.計劃的一般格式及寫法

計劃一般由標題、正文、落款三部分組成。它的表述形式比較靈活，常用的有條文式、表格式、綜合式。條文式，是以文字表述為主;表格式，是以表格形式體現(xiàn)計劃的內(nèi)容和項目;綜合式，則是綜合運用文字、表格兩種表述形式。我們這里所說的計劃的一般格式及寫法，主要是針對條文式而言。

標題。計劃的標題，沒有固定格式和要求，常用以下三種標題形式和方法:四項式完整標題，即機關(guān)名稱+計劃時限+計劃內(nèi)容+計劃種類，如《╳╳市商業(yè)局2006年財務(wù)工作計劃》;省略式標題，前述四項中省略機關(guān)名稱或計劃內(nèi)容，如《2009年度工作要點》和《2005—2010年科研工作規(guī)劃》;一般文章式標題，或標題中寫出計劃內(nèi)容或明確目標，如《抓學(xué)風(fēng)，促校風(fēng)》和《為扭虧為盈而奮斗》。要注意的是，未定稿的計劃，要在標題后或下一行正中括注“草案”、“初稿”、“征求意見稿”、“討論稿”、“送審稿”等，根據(jù)文稿性質(zhì)括注成熟程度。個人計劃，本人姓名應(yīng)寫在落款處。

正文。計劃的正文一般為三分式結(jié)構(gòu)，由前言、計劃事項、執(zhí)行希望三部分組成。

前言，即計劃正文的導(dǎo)語，開頭部分。一般是寫制訂計劃的指導(dǎo)思想，諸如依據(jù)什么政策規(guī)定或有關(guān)指示精神、本單位的現(xiàn)狀如何、制訂本計劃的意義和目的何在、有什么必要性和現(xiàn)實可能性、總的任務(wù)和要求是什么，等等。具體到每份計劃的寫作，前言部分當然不可能包含上述全部內(nèi)容。從根本上說，前言部分也并不是每份計劃都必須具備的，它的有關(guān)內(nèi)容分散到正文主體“計劃事項”部分表述，也比較常用。有“前言”部分時，這部分主要是明確“為什么要做”(制訂本計劃)的問題，也可以同時回答“能不能做”及“主要做什么”、“做到什么程度”等，寫作時可靈活處理，沒有定規(guī)和模式?？偟囊笫且芙y(tǒng)率全文。

例如，國務(wù)院環(huán)境保護委員會審議通過的《1987年環(huán)境保護工作要點》，其前言為:“1987年環(huán)境保護工作以強化監(jiān)督管理為中心，繼續(xù)以防治工業(yè)污染、開展城市環(huán)境綜合整治和搞好環(huán)境保護為主要內(nèi)容，堅持‘辦實事，見實效’，重點抓好以下幾項工作”。這個前言提供的是:工作中心、主要內(nèi)容、工作原則。

再如，《╳╳財政局2006年第四季度工作意見》的前言:“四季度是征收旺季，但我市財政收入要全面完成國家計劃，力爭有一定的增長速度，任務(wù)還比較艱巨，必須從生產(chǎn)上挖潛力，實現(xiàn)增產(chǎn)增收;在企業(yè)經(jīng)營管理上下功夫，提高經(jīng)濟效益;以政策調(diào)動積極性，大力開源節(jié)流;從加強管理和監(jiān)督入手，嚴肅財經(jīng)紀律，糾正不正之風(fēng)，確保全年財政任務(wù)的完成?！边@個前言比上例的內(nèi)容要豐富得多。

一般來說，以“根據(jù)……”為中心句的前言，重在提供制訂計劃的政策依據(jù)和對本單位現(xiàn)狀的扼要分析;以“為了……”為中心句的前言，重在闡釋制訂本計劃的目的和意義(可能性、必要性);以直接陳述(概括)總的任務(wù)和要求為主的前言，現(xiàn)狀分析和意義闡述的分量就相對較輕。計劃前言的寫作，也是因事而異的，規(guī)劃、綱要、方案、布置等較全面、完整的計劃，前言部分多要求寫得充分;而局部性特點明顯、非全面系統(tǒng)的、內(nèi)容較為具體的安排、要點等，“指導(dǎo)思想”中的內(nèi)容往往側(cè)重于一兩項。

計劃事項，是計劃正文的主體和核心，它是緊接前言，回答“具體做什么、怎么做、什么時候做”的問題，即要具體明確目標、措施、步驟，也就是通常所說的“計劃的三要素”。

目標，即“做什么”、“做到什么程度”，是計劃所要完成的具體任務(wù)和所要達到的基本要求，也表述為“任務(wù)和要求”。任務(wù)要具體、明確，且重點突出;要求應(yīng)有具體的量和質(zhì)的標準，且切合實際，有達到的可能性。表述時，應(yīng)條項分明，將整體任務(wù)分解成若干項，再逐項明確各自的要求。多部門協(xié)作時，也可以表格形式明確各部門的任務(wù)和要求。

措施，即“怎么做”，是要完成計劃、達到目標的具體做法，包括擬采取什么決策、采用什么手段和方法、通過什么途徑、創(chuàng)造什么條件、依靠和動員多少人力物力財力、排除和克服什么困難，以及領(lǐng)導(dǎo)措施、各部門的分工與協(xié)作、獎懲措施等。任何一項任務(wù)的完成，都必須有全面而得力的措施作保證，寫作時應(yīng)注意措施要具體、落實并且切實可行。

步驟，即“什么時候做”，是對完成任務(wù)的時段安排和設(shè)想，也就是什么時候完成哪些任務(wù)，整個工作分哪幾個階段進行，先干什么后干什么等。通常說的“分幾步走”、“幾大環(huán)節(jié)”就是指的步驟。擬訂計劃時，應(yīng)注意到任務(wù)或工作的階段性、連續(xù)性特點，提供穩(wěn)妥的步驟，以保證工作的有序和有效。

計劃的三要素，實際寫作時，文面表現(xiàn)形式多種多樣。三要素之間并沒有固定的表述順序，也不是一定要以三大塊文字或三部分表述。注意表述清楚四方面內(nèi)容就行:做什么?怎么做?什么時候做?做到什么程序?至于哪個內(nèi)容在前哪個內(nèi)容在后，則可靈活處理。正文可以幾項或幾個方面的任務(wù)(工作)分層結(jié)構(gòu);也可以“什么時候做”，即幾個步驟(階段)或環(huán)節(jié)分層結(jié)構(gòu)。

執(zhí)行希望，是計劃正文的結(jié)束語，可提出希望、發(fā)出號召，以鼓勵本單位全體人員為實現(xiàn)計劃而努力?，F(xiàn)不寫“執(zhí)行希望”部分的計劃更為多見。

落款。落款一般寫明制訂計劃的單位或部門名稱和時間。標題中已明確單位名稱的，落款只注明時間(年、月、日完整標明)。

2.計劃的寫作要求

計劃的寫作，總的要求是:目的明確，任務(wù)具體，措施得力，時限、步驟、要求切實可行。尤其應(yīng)該注意避免極端化和表面化傾向。極端化，是指只憑主觀臆想，不顧客觀條件和實際可能性，或者一味追求高指標作不切實際的空想計劃，或者一味求穩(wěn)妥作無視潛力的保守計劃(甚至有意降低要求，期望“超額完成計劃”的獎勵以自滿)。表面化，是指計劃只停留在表面文章上，不考慮實際效果，從文字上看可能有理有據(jù)、頭頭是道，而實際上毫無現(xiàn)實依據(jù)及針對性，只是一紙空文。

另外，還應(yīng)該注意，作計劃和擬寫計劃應(yīng)該留有靈活余地。計劃畢竟只是預(yù)測性的安排和打算，在實際執(zhí)行過程中，會遇到實際困難和問題，也可能因時間或條件的改變使原目標變得輕而易舉或難以企及，需要及時進行調(diào)整。

【文例9-1】

╳╳市人民政府2004年第一季度工作要點

2004年，全市首季工作必須主攻“四大工程”，實現(xiàn)“四大指標”，確保首季開門紅，奪取全年工作的主動權(quán)。

一、咬住目標進度，實現(xiàn)首季開門紅

為了確保今年第一季度各項經(jīng)濟指標達到全年奮斗目標的25%以上，實現(xiàn)首季開門紅，全市工業(yè)產(chǎn)值要達到4.76億元，其中╳╳廳╳╳╳╳萬元，其他工業(yè)╳╳╳╳萬元;產(chǎn)品銷售率要達到96%以上;預(yù)算內(nèi)全民工業(yè)銷售收入要增長40%以上……

二、明確目標，分解落實

一是要落實好全年計劃目標。今年的各項經(jīng)濟指標和工作目標要在元月中旬以前逐項分解，逐級落實到鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門和單位，各級機構(gòu)要逐月按目標要求從緊從嚴抓好落實工作。二是要兌現(xiàn)上年考核結(jié)果，對各地的經(jīng)濟指標和工作目標的檢查考核及獎罰兌現(xiàn)工作要在元月底以前全部結(jié)束。三是要落實好重點項目。對已經(jīng)初步確定的18個技改續(xù)改項目和9個重點新上項目要專人負責，分頭落實。

三、圍繞重點，務(wù)實基礎(chǔ)

1.適應(yīng)市場經(jīng)濟需要，進一步強化改革開放措施。

2.調(diào)整農(nóng)業(yè)結(jié)構(gòu)，進一步強化農(nóng)村工作。要及早動手搞好備耕，調(diào)運良種、化肥、農(nóng)藥、農(nóng)膜等農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料，及時發(fā)放農(nóng)業(yè)貸款。

3.提高經(jīng)濟效益。

4.搞活商品流通，進一步強化市場建設(shè)。

5.突出綜合治理，強化中心意識。各行各業(yè)都要圍繞經(jīng)濟建設(shè)這個中心開展工作;要深入開展“掃黃”、除“六害”活動，保證全市人民過一個安全、文明、祥和的春節(jié)。

二〇〇四年一月三日

文例9-1為短期(季)綜合性工作計劃。開頭自然段概述“指導(dǎo)思想”，雖然文字簡短，但卻有總的任務(wù)和要求、目的和意義等多項內(nèi)容。“計劃事項”部分，明確了工作要點(主要任務(wù))、要求以及“確保首季開門紅，奪取全年工作的主動權(quán)”的措施(甚至整個“計劃事項”部分均可看成是這一目標的措施)。

【文例9-2】

╳╳縣三月份植樹造林工作安排

根據(jù)縣人民政府今年2月5日下達的《今年3月份植樹造林要求》(╳╳府辦［2010］25號)的精神，經(jīng)縣常務(wù)會議研究討論，并征求群眾意見，特制訂我縣今年三月份植樹造林工作安排:

一、任務(wù)

在馬鞍山荒坡上造林60畝，在南石山地造林40畝，并在池塘、水渠和房前屋后普遍植樹，要求搶在春耕前10天內(nèi)完成。

二、措施

1.人力分配和時間安排

①在馬鞍山60畝荒坡上挖坑，由縣綠化委員會組織60個強勞力負責，3天完成。植馬尾松22000棵，由東村和西村負責，7天完成。

②在南石山地造林40畝……

③在池塘、水渠和房前屋后植樹……

2.具體做法和質(zhì)量要求

①馬鞍山荒坡每畝植馬尾松380棵，株距行距都在4尺左右要做到苗正、根舒、土實。

②南石山地(略)

③池塘(略)

3.樹苗來源(略)

三、檢查評比

由縣長和各村代表組成檢查評比小組，于3月28—29日檢查評比。出色完成任務(wù)的，全縣通報表揚;完成任務(wù)不好的，返工補種。

二〇一〇年二月二十五日

文例9-2為短期專項工作計劃。前言提供了“根據(jù)”(上級指示精神)，說明了計劃形成過程。正文為兩大部分，“計劃事項”分條列項，任務(wù)明確，措施具體，質(zhì)與量的要求以及時限都比較具體，還提供了獎懲措施。應(yīng)該說本例是一份比較規(guī)范的計劃。

通過文例9-1和文例9-2可以看出，計劃的格式和寫法是比較靈活的，它只有一個總要求，即寫清為什么做?做什么?什么時候做?做到什么程度?至于具體表述則因事而異。

(二)總結(jié)

總結(jié)是對過去某段時期或某一方面的工作進行回顧、檢查、評價，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，得出規(guī)律性認識的一種事務(wù)文書。從某種意義上說，它也是對計劃執(zhí)行和完成情況的檢查和評價?？偨Y(jié)是在工作或活動進行到一定階段(暫告一段落)或完成以后進行的，也是各項實際工作的一個必要環(huán)節(jié)。有工作就有計劃和總結(jié)，計劃是為保證工作的有序、有效，克服工作的盲目性;總結(jié)是為了不斷提高，有所改進，有所發(fā)展，推動工作的前進，以期取得更大成績。總結(jié)與計劃，既是相互依賴、相互制約，又是相互促進的:下一階段的計劃，要依賴上一階段實踐的總結(jié);總結(jié)又是以計劃為依據(jù)的，計劃——實踐——總結(jié)——再計劃——再實踐——再總結(jié)，如此相互促進和提高。它們的任務(wù)和目的，各有區(qū)別。計劃是在實踐之前，總結(jié)是在實踐之后;計劃是對實踐進行科學(xué)預(yù)測、克服實踐的盲目性，總結(jié)是對實踐進行理性思考、提高實踐的自覺性;計劃是預(yù)測“做什么、怎么做、做到什么程度”等，總結(jié)則是檢查“做了什么、怎么做的、做到了什么程度”等;計劃主要是敘述和說明事先的安排和打算，總結(jié)主要是敘述、分析和評價(議論)具體實踐，表述方式也有區(qū)別。

概括起來，總結(jié)具有三個方面的顯著特點。首先，總結(jié)的內(nèi)容具有客觀性。總結(jié)是事后回顧，所回顧的都是客觀存在的，做過什么、成功與否等都必須符合客觀實際，實事求是。其次，總結(jié)具有主觀自覺性。一方面，總結(jié)是對本組織、本部門、本單位或本人的實踐進行回顧、檢查、分析評價，自身實踐是總結(jié)的對象;另一方面，總結(jié)是實踐主體自覺地進行回顧檢查、分析評價，否則就失去了意義。最后，總結(jié)具有理論性和概括性，它是將感性認識上升為理性認識，重在從實踐中總結(jié)出經(jīng)驗教訓(xùn)，得到規(guī)律性認識，簡單地復(fù)述(重復(fù))具體實踐是沒有意義的，必須有所側(cè)重、有所概括、有所分析研究。

1.總結(jié)的分類

實際工作中，總結(jié)的種類較多，如工作總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、思想總結(jié)、科研總結(jié)、教學(xué)總結(jié)等。它們既可以是行業(yè)或部門的，也可以是科室或班組甚至個人的;既可以是年度的、季度的，也可以是月份的、學(xué)期的、階段性的。將總結(jié)分為綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩大類，是比較常用的分類法。

綜合總結(jié)，是對本部門、本單位或本人一段時間內(nèi)的工作進行全面系統(tǒng)的總結(jié)。這類總結(jié)的內(nèi)容涉及面廣，涵蓋本單位或本部門某段時間的所有工作，能反映出全貌，綜合性特點明顯。如《╳╳縣人民政府2008年度工作總結(jié)》，就包括╳╳縣本年度農(nóng)業(yè)、工業(yè)、科教文衛(wèi)等經(jīng)濟社會發(fā)展各方面工作的總結(jié)。當然，綜合總結(jié)并不是要求面面俱到，它重在“綜合性”，往往是比較全面地總結(jié)幾個主要方面的工作情況，做到點面結(jié)合，突出重點?！懊妗眰?cè)重概括和綜合;“點”則具體詳細，常常是指取得突出成績或存在明顯問題、有新情況新問題新經(jīng)驗的幾項主要工作或幾方面工作。

專題總結(jié)，是對某項工作或某方面工作的單項總結(jié)，內(nèi)容單一。如班主任工作總結(jié)、計劃生育工作總結(jié)、某單位某年度財務(wù)工作總結(jié)等。專題總結(jié)多側(cè)重于某項或某方面工作的成績和經(jīng)驗，也稱經(jīng)驗總結(jié)。

2.總結(jié)的一般格式及寫法

總結(jié)一般由標題、正文、落款三部分組成。落款與計劃的落款寫法相同，標題則比計劃的標題更靈活?？偨Y(jié)的標題，寫法多樣，不拘一格，常用的標題形式是“總結(jié)單位+總結(jié)時間+總結(jié)內(nèi)容+文種”，如《╳╳市2009年環(huán)衛(wèi)工作總結(jié)》、《╳╳大學(xué)人事處2008年度人才引進工作總結(jié)》。實際工作中，總結(jié)的標題揭示總結(jié)的觀點或概括經(jīng)驗或表明范圍和內(nèi)容的形式也比較常見，如《技術(shù)開發(fā)的關(guān)鍵是人才開發(fā)》(某集成電路廠的總結(jié))、《我們是怎樣做計劃生育工作的》、《縣辦工業(yè)企業(yè)扭虧增盈的幾點做法》等。正副題結(jié)合的總結(jié)標題使用頻率也比較高，如《堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)，促進文藝繁榮——╳╳省2004年文化藝術(shù)工作總結(jié)》。正副雙行標題，一般以正題揭示主旨，以副題明確總結(jié)的單位、時間、范圍，并加“總結(jié)”或“回顧”等表明文種。

正文的基本內(nèi)容。總結(jié)的正文，一般應(yīng)包括四個方面的內(nèi)容:基本情況概述、主要成績及經(jīng)驗、存在的問題和教訓(xùn)、今后努力的方向(也可概括為:基本情況、成績與缺點、經(jīng)驗與教訓(xùn)、存在的問題及今后努力的方向)。這四方面內(nèi)容，表現(xiàn)在文面形式上，多為三分式結(jié)構(gòu)，中間兩個方面的內(nèi)容常合二為一。

基本情況概述，即正文的開頭。一般是簡要說明(交待)工作或活動的基本情況，包括時間、地點、具體任務(wù)、進程、任務(wù)完成情況、成績、經(jīng)驗及問題等，有時還要介紹背景情況(如工作基礎(chǔ)、主客觀條件等)。寫作時，語言表述應(yīng)有很強的概括力，力求對某項(某方面)工作或某時期工作有一個總的認識和評價。無論是總結(jié)生產(chǎn)、工作，還是總結(jié)科研、學(xué)習(xí)、活動等，完成任務(wù)情況能量化的都應(yīng)盡量提供量的數(shù)據(jù)，有質(zhì)的要求的都應(yīng)盡量明確質(zhì)的標準。當然，具體到不同的總結(jié)，因為總結(jié)的對象不同或總結(jié)的目的不同，“基本情況概述”(開頭部分)所包含的內(nèi)容也各有區(qū)別，并不是每份總結(jié)的開頭都要求具備上述內(nèi)容項，應(yīng)根據(jù)不同對象和目的來概述“基本情況”。如某班級畢業(yè)教育實習(xí)總結(jié)，開頭可能先明確時段(某年某月某日至某年某月某日)，接著寫明總結(jié)主體(╳╳班多少同學(xué))，再明確地點(在哪里進行實習(xí))，然后明確總的任務(wù)及完成情況(比如在哪些年級、班級進行╳課的教學(xué)及班主任工作實習(xí)，共授課多少節(jié)，家訪人次，批改作業(yè)份數(shù)，組織活動多少次等)，最后可概括明確順利完成或圓滿完成了任務(wù)、概述總結(jié)主體對本次實習(xí)的感受或體會(含存在的問題)。而《╳╳飯店實行承包后營業(yè)情況總結(jié)》的開頭則是:“我們飯店地處商業(yè)區(qū)，有職工90人。未實行承包責任制以前，每年都完不成上交利潤計劃。自今年元月份實行經(jīng)理承包責任制以后，飯店營業(yè)情況發(fā)生了很大變化:至今年六月底，半年營業(yè)額為╳╳萬元，比去年同期增加╳╳萬元;實現(xiàn)利潤╳╳萬元，比去年同期增加╳╳萬元;勞動效率每人每天╳╳╳元，比去年同期增加╳╳元。促成上述變化的原因是……”也就是說，總結(jié)的開頭是提供基本情況的，只要能達成這一目的，表述形式完全可以不拘一格。

正文的主體，是寫成績與缺點、經(jīng)驗與教訓(xùn)，其中成績、經(jīng)驗是本部分的重點和核心。在總結(jié)成績和經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，簡要明確存在的缺點和不足，是主體部分慣常的寫法。成績，包括完成的主要工作或開展的主要活動、達到的效果等;經(jīng)驗，通常是分析歸納取得成績的原因、采取的有力措施或有效措施(做法)、有什么體會等。寫作中應(yīng)注意實事求是，讓事實說話，提供充分的典型事例和令人信服的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，以肯定成績，并進行認真的分析，歸納取得成績的經(jīng)驗和體會。人們常說“成績要講夠，缺點要講透”，就是針對總結(jié)而言的，有成績要給予充分肯定，有缺點和不足甚至錯誤也應(yīng)該實事求是，不能只講成績不提缺點?？隙ǔ煽儯偨Y(jié)經(jīng)驗，找出不足，吸取教訓(xùn)，這正是進行總結(jié)的目的:發(fā)揚成績，借鑒經(jīng)驗，指出不足，明確差距，不斷改進和推動工作。

通俗地講，總結(jié)的正文主體部分，要具體明確的是兩個連鎖問題。一是有什么成績?主要表現(xiàn)在哪些方面?怎么取得的?二是存在哪些不足?主要表現(xiàn)在哪些方面?什么原因造成的?什么性質(zhì)的缺點?解答清楚了這兩個連鎖問題，一份總結(jié)也就基本完成了。

正文主體部分的表述形式多種多樣，一般分為幾個部分或幾個方面來寫，也有全文貫通式和條目式的寫法。分部分或分幾個方面來寫，通常又有以時間線索為主或以階段為標志分層(部分)、以內(nèi)容邏輯關(guān)系分層、以內(nèi)容板塊分層三種方法。這三種分層方法，實際上是兩種結(jié)構(gòu)形式，一種是橫式結(jié)構(gòu)，另一種是縱式結(jié)構(gòu)。縱式結(jié)構(gòu)能反映出明顯的時序及工作或活動進程;橫式結(jié)構(gòu)則打亂了時空順序，突出具體內(nèi)容，較縱式結(jié)構(gòu)靈活。如以概括完成的幾項或幾方面主要工作或其成績、經(jīng)驗的語句為小標題，以概括存在的幾方面主要問題或問題癥結(jié)所在的語句為小標題，以“主要工作及成績”等為小標題，都是橫式結(jié)構(gòu)?？v式結(jié)構(gòu)則以概括階段性特征、成績的語句為小標題。以小標題明確表示部分或?qū)哟?，常用于綜合總結(jié)的正文結(jié)構(gòu)。

條目式和貫通式，正文都沒有小標題。條目式是在概述基本情況以后，按工作或活動的項目分條表述，每個條目下又有“基本情況”、“成績與缺點”、“經(jīng)驗與教訓(xùn)”等內(nèi)容(但不標明)。貫通式則既不標小標題也不列條目，內(nèi)容全文貫通，常是圍繞主旨先談?wù)J識、再敘情況、后談經(jīng)驗體會、最后談今后的打算。貫通式只適用于專題總結(jié)。

存在的問題與今后的打算(努力方向)，多單獨作為總結(jié)的結(jié)尾部分。這部分一般側(cè)重在打算，“存在的問題”實則在主體部分已明確，結(jié)尾部分只需概括提出“尚有不足”或“仍存在一些問題”、“有不夠完善的地方”等，然后明確今后的任務(wù)(發(fā)揚成績、改正缺點、著重在哪些方面努力、主要解決哪些問題等)。

總結(jié)的正文，一般包括上述三大部分或四項基本內(nèi)容。一般來說，綜合總結(jié)的內(nèi)容全面、復(fù)雜一些，四項基本內(nèi)容應(yīng)完備，在完備的基礎(chǔ)上突出重點;專題總結(jié)則無需四項齊備，除必備“基本情況概述”外，其余三項可有側(cè)重、有取舍(依總結(jié)的內(nèi)容及主體意圖而定)，即專題總結(jié)中，如主要總結(jié)經(jīng)驗或成績，“問題及教訓(xùn)”甚至“打算”均可視具體情況取舍;如主要總結(jié)問題及教訓(xùn)(存在的問題或失誤)，大談“成績及經(jīng)驗”則大為不妥。

四項基本內(nèi)容，具體到寫作表述，“基本情況”部分可有敘有議，以敘述為主;“成績、缺點”要如實介紹，是敘述;“經(jīng)驗與教訓(xùn)”則以議論為主;結(jié)尾部分“打算”也是敘述。從整體看，總結(jié)的寫作是敘議結(jié)合。

3.總結(jié)的寫作要求

首先，應(yīng)充分掌握材料。客觀存在的事務(wù)(已經(jīng)完成的工作或活動)，是總結(jié)的對象和依據(jù)，離開了客觀事務(wù)就無從總結(jié)，因此，總結(jié)的寫作，最關(guān)鍵的是必須了解、熟悉、掌握材料。既要對客觀事務(wù)有整體的認識和了解(面上的材料)，又要清楚其具體的局部情況(典型的點上的材料)，同時還必須了解工作或活動是在什么條件什么環(huán)境什么背景下進行并完成的(背景材料)。只有充分掌握了這些材料，才有可能清楚某一方面工作、活動的基本情況、主要成績、存在的問題及不足，才能真正明確成績有多大、缺點在哪里，并提供令人信服的證據(jù)。離開了充分的、具體的材料，經(jīng)驗和教訓(xùn)都無從談起，這樣的總結(jié)只能是空談，無異于杜撰捏造，有害無益。

其次，總結(jié)的寫作必須注意實事求是。有成績要肯定，有不足要指出來，并且要準確具體。做過哪些主要工作，有多大的成績，存在哪些問題和缺點，絕對不能夸大其詞或者熟視無睹，應(yīng)該毫不走樣地進行總結(jié)。

再次，總結(jié)的寫作，即使是要求全面而系統(tǒng)的綜合總結(jié)，也應(yīng)該做到突出重點。包羅萬象、面面俱到、眉毛胡子一把抓的總結(jié)，表面上好像事無巨細全都說到了毫無遺漏，實際上等于什么也沒說。總結(jié)的寫作，應(yīng)該注意抓典型、出重點，提供有普遍意義、有規(guī)律性的東西，否則就沒有進行總結(jié)的必要。一般來說，取得突出成績的某項工作、活動或有突出效果的做法，應(yīng)作為總結(jié)的重點;有普遍意義、有借鑒作用的經(jīng)驗或教訓(xùn)，應(yīng)作為總結(jié)的重點;除專為反思過錯失誤、總結(jié)教訓(xùn)的一類總結(jié)外，一般的總結(jié)都應(yīng)突出“成績及經(jīng)驗”。綜合總結(jié)要求全面系統(tǒng)地回顧、檢查、評價，但也要求有主次、有詳略、有重點。

實際上，通常說的“情況清、經(jīng)驗新”即是總結(jié)寫作的總要求?！扒濉?、“新”都有突出重點的要求。沒有重點的“情況”盡管全面，卻難以讓人把握，不能算“情況清”;寫不出“新”經(jīng)驗，做法、體會都與別人的總結(jié)相同，等于沒有經(jīng)驗。也就是說，總結(jié)經(jīng)驗，應(yīng)重在獨創(chuàng)或獨特的做法及體會。

另外，應(yīng)該注意，總結(jié)的寫作要體現(xiàn)出一定的理性色彩，有所總結(jié)有所思考、分析、研究，將感性的認識最終上升為理性認識。能否寫好“經(jīng)驗”這項內(nèi)容，是衡量一份總結(jié)優(yōu)劣的重要標志。而要寫好“經(jīng)驗”，就必須對情況、成績、措施、問題及缺點作認真的分析研究，避免“流水賬”式的敘述、介紹、說明，應(yīng)該抓住重點和實質(zhì)?？偨Y(jié)的寫作要求，雖然可作如上的分條列項，但實際上卻是一個整體，各條項是相輔相成的，彼此間有著緊密的聯(lián)系。說到底，總結(jié)的寫作，應(yīng)體現(xiàn)文體特征，自始至終注意自覺地貫徹制文意圖，以便最有效體現(xiàn)總結(jié)的作用，達成總結(jié)的目的，即“總結(jié)是實踐的本質(zhì)概括”、“總結(jié)就是提高”，這兩句話是必須牢記的，要自覺地在寫作中貫徹下去并體現(xiàn)出來。

【文例9-3】

╳╳電力學(xué)院“八五”教育事業(yè)發(fā)展回顧

在電力部和╳╳網(wǎng)局的直接領(lǐng)導(dǎo)下，在全院廣大教職工的共同努力下，“八五”期間，我院全面貫徹黨的教育方針，堅持社會主義辦學(xué)方向，以教學(xué)改革為核心，以專業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整為重點，不斷深化改革，教育事業(yè)有了較大發(fā)展。

1.專業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和改造初見成效。為適應(yīng)電力系統(tǒng)人才市場需求的變化，幾年來，我們增大了對電、熱、財三大專業(yè)的投入，加強了對師范專業(yè)的改造，我院的專業(yè)設(shè)置更加緊貼電力工業(yè)發(fā)展的需要。全院現(xiàn)有10個系14個本科專業(yè)(方向)，5個?？茖I(yè);有師范專業(yè)5個，非師范專業(yè)9個。與1990年的8個師范專業(yè)、5個非師范專業(yè)相比，專業(yè)結(jié)構(gòu)更加合理。

2.招生人數(shù)不斷增加，辦學(xué)規(guī)模不斷擴大。

3.師資隊伍建設(shè)得到了加強?，F(xiàn)有教職工954人(不含大集體2168人)，專任教師437人。專任教師中，教授由1990年的13人增加到28人，副教授由83人增加到126人，具有研究生學(xué)歷的教師由90人增加到166人。師資隊伍無論從數(shù)量，還是從學(xué)歷、職稱、專業(yè)等結(jié)構(gòu)上都有了較大的改善。

4.科研、科技開發(fā)有較大發(fā)展。據(jù)不完全統(tǒng)計，“八五”期間我院教職工在國內(nèi)外公開刊物上發(fā)表論文1727篇，出版專著、教材104部?？蒲谐晒@省部級獎8項，有我院教師參與完成的課題獲國家級獎l項、省部級獎17項。

5.辦學(xué)條件有了改善。

“八五”期間我院教育事業(yè)發(fā)展存在的問題和不足主要表現(xiàn)在:對市場經(jīng)濟條件下如何辦好學(xué)院還缺乏足夠的思想準備，工作思路、方法還不適應(yīng)新形勢的新要求;管理工作跟不上改革及發(fā)展的形勢;師資隊伍的結(jié)構(gòu)、行政人員和教師的比例不合理;還缺乏穩(wěn)定和引進人才的有力措施和辦法;專業(yè)改革和專業(yè)建設(shè)的任務(wù)還相當大，辦學(xué)經(jīng)費嚴重不足，教學(xué)設(shè)備、教學(xué)條件不能滿足辦學(xué)需要。

“九五”期間我院發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)并存，希望與困難同在?！鞍宋濉卑l(fā)展中存在的問題和不足，有賴于全院教職工共同努力，使之盡快得到解決?！熬盼濉逼陂g，我們要抓住機遇，深化改革迎接挑戰(zhàn)，使我院教育事業(yè)發(fā)展躍上一個新臺階。

文例9-3為條目式的綜合總結(jié)(就總結(jié)主體高等院校來說)，開頭部分高度概括了“基本情況”;主體部分側(cè)重寫“成績及問題”，又以成績(發(fā)展實績)為主，簡要明確存在的問題及不足;結(jié)尾部分為“努力方向”。主體部分寫了5個方面的發(fā)展實績，事實具體，重點突出(“教育事業(yè)發(fā)展”涵蓋的內(nèi)容很廣，只寫了有較大發(fā)展的5個方面工作);指出的“問題和不足”有概括力，從感性材料和事實上升到了理性認識。注意體會文體部分的寫法。本例側(cè)重“成績”，故以概括發(fā)展實績的語句作各條目的提要性語句。通常，以成績?yōu)橹鞯目偨Y(jié)，正文主體各部分小標題或條目提要語，均以概括成績最為常見;以經(jīng)驗為主的總結(jié)，正文主體各部分小標題或條目提要語，以概括做法、措施或體會(認識)最為常見〔如一份關(guān)于縣屬工業(yè)企業(yè)扭虧增盈工作的總結(jié)，有這樣三個部分標題:“從整頓入手，健全經(jīng)濟責任制”、“利用科學(xué)技術(shù)，提高經(jīng)濟效益”、“加強經(jīng)營管理，挖掘企業(yè)潛力”。另如文例9-4，各層次側(cè)重具體做法。

【文例9-4】

╳╳縣林業(yè)局2010年度政務(wù)信息公開工作總結(jié)

2010年在縣委、縣政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，我局政務(wù)信息公開工作堅持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，認真實施《中華人民共和國政府信息公開條例》，按照《╳╳縣人民政府信息公開規(guī)定》有關(guān)要求，深入推進行政權(quán)力公開透明運行，規(guī)范行政審批和行政許可行為，提高辦事效率，以公正便民、廉潔廉政為基本要求，切實推進了政務(wù)信息公開工作，加強了對行政權(quán)力的民主監(jiān)督，方便了群眾辦事，有力地促進了林業(yè)行政各項業(yè)務(wù)工作的有序開展。

一、加強領(lǐng)導(dǎo)，健全組織，確保政務(wù)信息公開工作落到實處

實行政務(wù)信息公開，讓群眾了解政府工作，參與政府決策，監(jiān)督政府依法行政符合廣大人民群眾的愿望，是加強基層民主政治建設(shè)的重要內(nèi)容。為確保政務(wù)信息公開各項工作落到實處，我局先后多次召開領(lǐng)導(dǎo)辦公會議，精心部署，落實責任，成立了局政務(wù)信息公開工作領(lǐng)導(dǎo)小組。在開展政務(wù)信息公開工作時，按照“規(guī)范、及時、便民”的原則，通過縣政府門戶網(wǎng)站公布有關(guān)政務(wù)信息，采取常年公開、定期公開與隨時公開相結(jié)合，事前公開與事后公開相結(jié)合的方法，及時更新已公開的內(nèi)容。我局還把信息公開工作的具體任務(wù)落實到各科室，作為年終檢查評比的重要依據(jù)。

二、規(guī)范程序，突出重點，不斷深化政務(wù)信息公開

在政務(wù)信息公開工作中，講求實效，突出重點，創(chuàng)新形式，不斷提高政務(wù)公開工作水平。在公開內(nèi)容上，按照縣委、縣政府的要求，重點公開與群眾切身利益密切相關(guān)、群眾最關(guān)心、社會最敏感、反映最強烈的林業(yè)行政事務(wù)。

三、加強學(xué)習(xí)、培訓(xùn)工作，提高政府信息公開質(zhì)量

今年以來，我局組織安排全局干部學(xué)習(xí)《條例》，確?！稐l例》全面、正確、有效施行。多次派有關(guān)人員參加市林業(yè)局舉辦的文秘信息人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)和縣政府信息辦、縣直機關(guān)工委舉辦的各類信息知識學(xué)習(xí)班，不斷提高信息人員業(yè)務(wù)水平和工作能力，確保信息質(zhì)量。

四、創(chuàng)新思路，真抓實干，推動林業(yè)政務(wù)公開工作全面發(fā)展

在政務(wù)公開工作中，我局注重創(chuàng)新工作思路，努力做到“四個結(jié)合”:一是把政務(wù)公開與全年綜合目標考核工作相結(jié)合;二是把政務(wù)公開工作與社會服務(wù)承諾工作相結(jié)合;三是把政務(wù)公開工作與開展行風(fēng)評議工作相結(jié)合;四是把政務(wù)公開工作和加強黨風(fēng)廉政建設(shè)工作相結(jié)合。通過這“四個結(jié)合”，有力地推進了政務(wù)公開工作的開展，取得了一定成效。

(一)促進了領(lǐng)導(dǎo)決策的民主化和科學(xué)化。通過政務(wù)公開，充分發(fā)揚了民主，讓群眾及時了解當前全局各項政務(wù)活動，提高了干部群眾參與林業(yè)建設(shè)的積極性，同時，也提高了領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和準確性。

(二)推進了行政行為的規(guī)范化和高效化。通過政務(wù)信息公開，使政府內(nèi)部形成了行為規(guī)范、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、公開透明、廉潔高效的政務(wù)氛圍，進一步增強了局機關(guān)工作人員的工作責任感，促進了依法行政，提高了依法辦事的水平。同時，有助于改進機關(guān)工作作風(fēng)，進一步提升了機關(guān)工作人員的形象，受到群眾的普遍好評。

(三)增加了行政工作的透明化和公開化。政務(wù)信息公開使得政府的各項行政行為均處在廣大群眾的監(jiān)督之下，增強了機關(guān)工作人員的工作責任心和使命感，提高了工作透明度和辦事效率。

五、2011年政務(wù)公開工作計劃

2011年，我局政務(wù)信息公開工作要以十七屆五中全會精神為指導(dǎo)，結(jié)合全縣正在開展的創(chuàng)先爭優(yōu)活動，深入推進政務(wù)信息公開，促進林業(yè)事業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展。一是完善公開載體，繼續(xù)加強政務(wù)公開網(wǎng)站建設(shè)，做好信息上報，爭取實現(xiàn)政務(wù)公文全部上網(wǎng)。二是完善工作制度，認真落實局政務(wù)公開工作制度，強化崗位職責制度，確保全局政務(wù)公開工作制度化。三是完善考核體系，把政務(wù)信息公開工作納入重要管理日程，加強考核;完善政府信息公開監(jiān)督機制，保證公開信息的完整性和準確性。同時，進一步推進公開信息的電子化，為公眾信息查詢提供便利。對于在工作中存在的問題和不足，在相關(guān)部門的指導(dǎo)下，虛心接受，認真分析，切實加以改進，促進信息公開工作再上新臺階。

文例9-4為專項工作總結(jié)。第五部分小標題中有“工作計劃”，即為下一步工作安排、打算。