第一節(jié)　應(yīng)用文概述

一、應(yīng)用文的概念

應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在傳遞信息、處理事務(wù)、解決問(wèn)題、實(shí)行管理時(shí)使用的，具有特定格式的文體，是一切社會(huì)組織和個(gè)人進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)和處理個(gè)人事務(wù)必不可少的工具。應(yīng)用文的使用范圍相當(dāng)廣泛，各行各業(yè)都有其常用的應(yīng)用文類(lèi)型。如國(guó)家機(jī)關(guān)中的公務(wù)文書(shū)、科研部門(mén)的學(xué)術(shù)論文、司法部門(mén)的法律文書(shū)、外交部門(mén)的外交文書(shū)等。我們個(gè)人日常生活中所接觸的應(yīng)用文也不少，如條據(jù)、契約、書(shū)信等。在現(xiàn)代社會(huì)里，應(yīng)用文與人們的學(xué)習(xí)、工作、生活關(guān)系十分密切。

二、應(yīng)用文的作用

(一)宣傳教育作用

黨和國(guó)家通過(guò)應(yīng)用文發(fā)布各種文件、法規(guī)、制度，宣傳各項(xiàng)方針政策，提高廣大人民的思想認(rèn)識(shí)水平和執(zhí)行政策的自覺(jué)性。各地區(qū)、各部門(mén)、各企業(yè)也通過(guò)應(yīng)用文推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，表彰先進(jìn)人物，批評(píng)揭露不良現(xiàn)象，制裁不法分子，以此來(lái)提高人們的思想政治覺(jué)悟，規(guī)范人們的行為，保障社會(huì)的安定，推動(dòng)各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展。所以，應(yīng)用文是強(qiáng)有力的宣傳、教育工具。

(二)溝通聯(lián)系作用

社會(huì)是一個(gè)有機(jī)整體，上下左右都要發(fā)生各種公務(wù)聯(lián)系。下級(jí)的工作狀況、希望要求，以及出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，需要向上級(jí)反映，尋求上級(jí)的支持幫助;上級(jí)制定的方針、政策、指示、意見(jiàn)等，需要盡快向下傳達(dá);同級(jí)或不同部門(mén)之間要商洽工作、交流情況、交換信息、協(xié)作共事，所有這些，都需要應(yīng)用文來(lái)承擔(dān)。應(yīng)用文的溝通聯(lián)系作用，使得全社會(huì)成為運(yùn)轉(zhuǎn)正常、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的有機(jī)整體，使得全社會(huì)的管理工作能夠有秩序進(jìn)行。

(三)依據(jù)和憑證作用

來(lái)自下級(jí)單位的應(yīng)用文常常是上級(jí)機(jī)關(guān)制定政策、部署工作的情況依據(jù);來(lái)自上級(jí)機(jī)關(guān)的應(yīng)用文常常是下級(jí)單位做出決策、開(kāi)展工作的政策依據(jù);與有關(guān)方面發(fā)生權(quán)益關(guān)系而形成的應(yīng)用文則是維護(hù)自身合法權(quán)益的憑證，一旦發(fā)生糾紛，它們就會(huì)成為處理糾紛、分清違約責(zé)任的依據(jù)。另外，一些重要的應(yīng)用文也是重要的歷史檔案資料，要了解某一時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)情況，或某一方面的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，只需查閱當(dāng)時(shí)存檔的應(yīng)用文便可得知。有些冤假錯(cuò)案在事后也能憑借這些檔案中的應(yīng)用文得以澄清，還其本來(lái)面目。

(四)公關(guān)交際作用

在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，任何個(gè)人、任何單位部門(mén)都免不了與外界接觸、打交道。比如開(kāi)業(yè)，要向工商管理局申請(qǐng)執(zhí)照;雙方合作，需簽訂協(xié)議合同;推銷(xiāo)產(chǎn)品，要策劃廣告、寄發(fā)信函等。這些都需要應(yīng)用文聯(lián)系，以此來(lái)促進(jìn)業(yè)務(wù)的開(kāi)展、協(xié)調(diào)各方的關(guān)系。同時(shí)，應(yīng)用文表達(dá)清晰、準(zhǔn)確，語(yǔ)言規(guī)范，無(wú)疑會(huì)使單位和部門(mén)樹(shù)立良好的形象，促進(jìn)其事業(yè)的發(fā)展。

三、應(yīng)用文的特點(diǎn)

(一)實(shí)用性

應(yīng)用文寫(xiě)作的目的不是為了審美，而是為了應(yīng)用，為了解決實(shí)際問(wèn)題，具有很明確的實(shí)用性。如寫(xiě)一則新聞，就能達(dá)到傳遞消息的目的;寫(xiě)一份公文，就能發(fā)揮管理職能。任何一篇應(yīng)用文都有特定的緣由和需要解決的實(shí)際問(wèn)題，目的明確，針對(duì)性強(qiáng)，與實(shí)際生活、工作要求密切相關(guān)。它具有實(shí)事求是反映客觀事物、解決實(shí)際問(wèn)題的實(shí)用價(jià)值。

(二)真實(shí)性

應(yīng)用文所涉及的人與事必須絕對(duì)真實(shí)，包括情節(jié)、數(shù)字、細(xì)節(jié)，絕不允許有半點(diǎn)虛構(gòu)和夸張。否則，就不能達(dá)到解決現(xiàn)實(shí)生活中實(shí)際問(wèn)題的目的，還會(huì)給工作造成很大損失。如公務(wù)文書(shū)中的發(fā)布法規(guī)、傳達(dá)指示、做出決定，它體現(xiàn)的是國(guó)家政權(quán)的權(quán)威性和法規(guī)政策的嚴(yán)肅性，絕不能有任何的不真實(shí)之處。經(jīng)濟(jì)文書(shū)中的商品介紹、貿(mào)易商洽，也都要實(shí)事求是，否則，以虛假的情況騙取對(duì)方一時(shí)的信任，最終會(huì)帶來(lái)不良后果。

(三)時(shí)效性

應(yīng)用文寫(xiě)作必須講究時(shí)間和效益。隨著生活節(jié)奏的加快，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的工作效率也必然加快，而為之服務(wù)的應(yīng)用文必然要求更加迅捷、高效。

時(shí)效性的要求是:首先，在撰寫(xiě)時(shí)要講究時(shí)效，要隨時(shí)捕捉、反饋各種意見(jiàn)，迅速領(lǐng)會(huì)有關(guān)方針政策的精神及領(lǐng)導(dǎo)意圖。甚至在某些問(wèn)題出現(xiàn)蛛絲馬跡的預(yù)兆時(shí)就需及時(shí)做出預(yù)測(cè)，迅速擬稿，給有關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)提供有益的借鑒參考，以便順利開(kāi)展和進(jìn)行工作。如會(huì)議通知，就一定要在開(kāi)會(huì)前發(fā)出，若會(huì)議開(kāi)過(guò)后再寫(xiě)通知，則失去其效用了。其次，應(yīng)用文的處理也要講究時(shí)效。傳遞、閱讀以及辦理的整個(gè)過(guò)程都要講求時(shí)效。

(四)規(guī)范性

規(guī)范性是實(shí)用性在形式上的體現(xiàn)。在應(yīng)用文寫(xiě)作中，有些文體的模式是在漫長(zhǎng)的歷史發(fā)展過(guò)程中約定俗成的，如書(shū)信、條據(jù)、日記等，如不按約定俗成的模式寫(xiě)作，則會(huì)貽笑大方;有的則是由權(quán)力機(jī)關(guān)以法規(guī)的形式加以認(rèn)定而形成的，如行政公文、司法文書(shū)，如不按規(guī)定格式寫(xiě)作，則會(huì)影響文件的傳遞和辦理。我們必須了解這些規(guī)范和程式，不能隨意更改和杜撰。

(五)簡(jiǎn)約性

為提高文章的實(shí)用效能，應(yīng)用文一般篇幅短小，要求用最精練的文字準(zhǔn)確地說(shuō)明緣由，解說(shuō)事理，陳述辦法，從而達(dá)到解決問(wèn)題的目的。在表達(dá)方式上，應(yīng)用文寫(xiě)作多用說(shuō)明、敘述、議論，但敘述多用直筆，不用曲筆，議論不旁征博引，只就事論理。在語(yǔ)言運(yùn)用上，應(yīng)用寫(xiě)作貴在精要，要根據(jù)處理事務(wù)和文種的要求，用精煉的語(yǔ)言平實(shí)明快的表達(dá)，有什么說(shuō)什么，有多少說(shuō)多少。

四、應(yīng)用文的分類(lèi)

應(yīng)用文廣泛應(yīng)用于各種不同的社會(huì)交際領(lǐng)域，因其目的、性質(zhì)、特點(diǎn)、使用范圍、格式的不同，形成眾多的文種。本教材大致將其劃分為以下幾大類(lèi)。

(一)社交專(zhuān)用文書(shū)

指企事業(yè)單位和個(gè)人在社交活動(dòng)中用于特定目的，具有特定使用范圍和特定格式的書(shū)信。包括邀請(qǐng)信、感謝信、賀信、慰問(wèn)信、求職信等。

(二)機(jī)關(guān)事務(wù)文書(shū)

指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位處理內(nèi)、外部事務(wù)時(shí)使用的文書(shū)。包括計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、規(guī)章制度等。

(三)會(huì)務(wù)管理文書(shū)

指企事業(yè)單位在召開(kāi)各類(lèi)大中型會(huì)議時(shí)使用的文書(shū)。包括開(kāi)幕詞、閉幕詞、講話(huà)稿、會(huì)議記錄等。

(四)商務(wù)管理文書(shū)

指企事業(yè)單位在進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)中使用的文書(shū)。包括經(jīng)濟(jì)合同、招標(biāo)與投標(biāo)書(shū)、意向書(shū)、訂貨單、備忘錄、傳真等。

(五)技術(shù)管理文書(shū)

指企事業(yè)單位處理各類(lèi)經(jīng)濟(jì)技術(shù)業(yè)務(wù)時(shí)使用的文書(shū)。包括市場(chǎng)調(diào)查、市場(chǎng)預(yù)測(cè)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、可行性研究、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等。

(六)訴訟文書(shū)

指解決企事業(yè)單位之間經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)使用的文書(shū)。包括起訴狀、上訴狀、申訴狀和答辯狀等。

(七)科技文書(shū)

指記錄各項(xiàng)管理經(jīng)驗(yàn)及總結(jié)各種科學(xué)研究成果的文章，包括學(xué)術(shù)論文、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、申論等。

(八)行政公務(wù)文書(shū)

指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位處理公務(wù)時(shí)使用的文書(shū)。包括命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要共13種。

五、應(yīng)用文的學(xué)習(xí)方法

應(yīng)用文寫(xiě)作教程是研究和講授應(yīng)用文寫(xiě)作規(guī)律和方法的課程，它具有一定的理論性和極強(qiáng)的實(shí)踐性。要學(xué)好該門(mén)課程，必須從理論和實(shí)踐兩方面下功夫。在理論方面，要深入鉆研黨和國(guó)家的方針政策，熟練掌握專(zhuān)業(yè)的有關(guān)理論和知識(shí)，為讀寫(xiě)應(yīng)用文奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ);在實(shí)踐方面，要通過(guò)大量的閱讀、寫(xiě)作、使用，掌握寫(xiě)作規(guī)律，提高寫(xiě)作應(yīng)用文的水平。

提高寫(xiě)作能力的主要方法如下:

(一)思想重視，掌握規(guī)律

有的學(xué)生對(duì)學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫(xiě)作思想上不夠重視。理由有二:一是認(rèn)為應(yīng)用文寫(xiě)作與常用文體寫(xiě)作類(lèi)似，無(wú)需再學(xué)。這主要是不了解應(yīng)用文體與常用文體寫(xiě)作的根本區(qū)別，不了解應(yīng)用文在工作生活中的地位所致。應(yīng)用文寫(xiě)作課程是專(zhuān)門(mén)培養(yǎng)應(yīng)用文寫(xiě)作能力的獨(dú)立學(xué)科，掌握語(yǔ)文基礎(chǔ)知識(shí)及常用文體寫(xiě)作知識(shí)，只是寫(xiě)好應(yīng)用文的基礎(chǔ)，要真正寫(xiě)好應(yīng)用文，還必須認(rèn)真學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫(xiě)作的專(zhuān)門(mén)知識(shí)。二是認(rèn)為應(yīng)用文內(nèi)容簡(jiǎn)單，好學(xué)。實(shí)際上，應(yīng)用文內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，不僅要貫徹黨和國(guó)家的方針政策，而且還要反映本單位的實(shí)際情況，更要依據(jù)規(guī)范的格式進(jìn)行寫(xiě)作。這些方面稍有疏忽，都會(huì)給工作帶來(lái)?yè)p失。

學(xué)好應(yīng)用文寫(xiě)作，不但要思想重視，還必須掌握寫(xiě)作規(guī)律。應(yīng)用文寫(xiě)作的規(guī)律就是有關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作的理論知識(shí)及其應(yīng)用技能，即關(guān)于應(yīng)用文寫(xiě)作的材料、主旨、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言等方面的要求和各種文種的寫(xiě)作格式、寫(xiě)作方法等。

(二)博學(xué)精思，觸類(lèi)旁通

博學(xué)是寫(xiě)作的基礎(chǔ)，古今中外的名作家無(wú)一不是得益于博學(xué)的，學(xué)習(xí)應(yīng)用文也是如此。不博覽各種類(lèi)型的應(yīng)用文例文，不熟悉它的寫(xiě)作格式，就學(xué)不好應(yīng)用文。

應(yīng)用文是一門(mén)綜合性學(xué)科。它涉及三個(gè)層次的內(nèi)容:一是各種基礎(chǔ)知識(shí)，如語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)等。二是專(zhuān)業(yè)知識(shí)。三是有關(guān)文體的應(yīng)用寫(xiě)作知識(shí)。而要獲得以上知識(shí)和能力就必須借助于閱讀，只有通過(guò)閱讀，才能正確理解文章內(nèi)容，達(dá)到正確使用的目的。在了解有關(guān)文體知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)質(zhì)量較高的各類(lèi)應(yīng)用文例文博學(xué)精思，掌握其詞匯、句式、文章結(jié)構(gòu)方式和論述方法，作為借鑒。

(三)多寫(xiě)勤改，日臻完善

寫(xiě)作是學(xué)好應(yīng)用文的主要途徑。首先要敢寫(xiě)、堅(jiān)持不懈地寫(xiě)，實(shí)踐多了，文章就會(huì)逐步寫(xiě)好。其次，要多寫(xiě)，進(jìn)行大量的仿寫(xiě)訓(xùn)練。再次，要掌握寫(xiě)作的規(guī)律和方法，經(jīng)過(guò)反復(fù)訓(xùn)練，養(yǎng)成寫(xiě)作習(xí)慣，寫(xiě)起文章來(lái)自會(huì)得心應(yīng)手，運(yùn)用自如。

多寫(xiě)還要勤改，從內(nèi)容和表達(dá)技巧這些方面反復(fù)修改，達(dá)到正確表達(dá)寫(xiě)作意圖為止。