五、涉外文書寫作·合營項(xiàng)目建議書

涉外文書是一個寬泛的概念，指在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各個領(lǐng)域的業(yè)務(wù)往來中形成和使用的有涉外因素的文書。簡言之，涉外活動中形成和使用的文書即為“涉外文書”。

涉外文書，包括我們國家、國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、其他組織和公民，在國際事務(wù)、國際協(xié)作、國際往來、對外貿(mào)易、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、勞務(wù)輸出、舉辦“三資”企業(yè)及這些企業(yè)的涉外事務(wù)活動中所使用的各種文書。

涉外文書主要包括三大部分:國家外交機(jī)關(guān)在外交活動中形成和使用的“外交文書”;國家機(jī)關(guān)、地方政府、軍隊和人民團(tuán)體在對外交往中形成和使用的“外事文書”;對外貿(mào)易、經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作與科學(xué)文化交流中形成和使用的“涉外事務(wù)文書”。

外交文書是國家外交機(jī)關(guān)的專用涉外文書，主要包括照會、外交函件、備忘錄、國書和頌詞、外交電報、全權(quán)證書、領(lǐng)事任命書、領(lǐng)事證書、委任書、公報、公告、聲明、條約等。外交文書的主體是特定的，是國家外交機(jī)關(guān)，包括國家元首、政府首腦、外交代表、外交部以及駐外外交代表機(jī)關(guān)(駐外大使館、公使館、代辦處，駐國際組織的代表機(jī)構(gòu)，派往國外的臨時外交使團(tuán))等。外交文書的內(nèi)容有特殊性，涉及國家外交機(jī)關(guān)對外表態(tài)、辦理交涉、禮儀往來等。外交文書的格式比較嚴(yán)格，應(yīng)嚴(yán)格按《外交文書格式》制作。

外事文書，也是外事交往中形成的，但不包括國家外交機(jī)關(guān)的專用涉外文書。外事文書主要有對外函件、對外電報、授權(quán)證書、委托書、公告、聲明、協(xié)議等。外事文書的主體是國家機(jī)關(guān)(不含外交機(jī)關(guān))、地方政府、軍隊和人民團(tuán)體等，外事文書的內(nèi)容涉及上述機(jī)關(guān)和團(tuán)體的對外交往。

涉外事務(wù)文書是涉外貿(mào)易、涉外經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作與科學(xué)文化交流活動中用來處理涉外事務(wù)的文書。這類文書的主體是沒有特定限制的，凡與境外有經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化領(lǐng)域業(yè)務(wù)往來關(guān)系的單位都要使用到涉外事務(wù)文書，如涉外會談紀(jì)要、涉外意向書、項(xiàng)目建議書、可行性研究報告、項(xiàng)目協(xié)議書、涉外合資、合營企業(yè)章程、涉外公證書、涉外仲裁申請書、涉外商業(yè)信函、涉外禮賓接待計劃等。對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易合作機(jī)關(guān)使用的國際貿(mào)易文書、對外貿(mào)易實(shí)務(wù)文書、對外經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作文書也屬于“涉外事務(wù)文書”。

涉外文書寫作，隨著國際交流與合作的進(jìn)一步加強(qiáng)，已突破外交機(jī)關(guān)、國家機(jī)關(guān)及地方政府、對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作機(jī)關(guān)、“三資”企業(yè)等主體限制，成為秘書寫作的一項(xiàng)專業(yè)專用文書寫作活動。當(dāng)然，秘書寫作的“涉外文書”主要是涉外事務(wù)文書，外交文書和外事文書在秘書寫作中較少涉及。

涉外事務(wù)文書的內(nèi)容具有涉外性，涉及經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化等的國際合作與交流以及合作與交流活動中的禮儀交往。通常來說，涉外事務(wù)文書的內(nèi)容較為復(fù)雜，格式要求較為特殊，表達(dá)的禮儀性要求強(qiáng)，限于篇幅，這里不詳細(xì)介紹。

(一)合營項(xiàng)目建議書概述

項(xiàng)目建議書，是在涉外合作項(xiàng)目(引進(jìn)技術(shù)或投資)的探討性洽談取得初步一致意見并簽訂了項(xiàng)目意見書的基礎(chǔ)上，中方主辦單位(即中方合作、合營單位)向其主管部門請求批準(zhǔn)立項(xiàng)而提出的概略的技術(shù)引進(jìn)建議或投資建議文書。項(xiàng)目建議書有技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目建議書和合營項(xiàng)目建議書兩種，這里要介紹的是后者。

合營項(xiàng)目建議書，即中外合資經(jīng)營企業(yè)項(xiàng)目建議書，是中方主辦單位把項(xiàng)目設(shè)想規(guī)劃變?yōu)楦怕缘耐顿Y建議的文書，目的是要求上級主管部門批準(zhǔn)立項(xiàng)。如果中外雙方在合資項(xiàng)目洽談中取得了比較一致的意見，可簽訂意向書，表明雙方對合作的原則性意向，此后中方主辦單位即可進(jìn)入初步的可行性研究，制寫項(xiàng)目建議書。

合營項(xiàng)目建議書是為了爭取上級主管部門批準(zhǔn)立項(xiàng)而制寫并上報的，因此必須圍繞項(xiàng)目設(shè)立的必要性和可能性來寫。

合營項(xiàng)目建議書的內(nèi)容一般應(yīng)包括:(1)項(xiàng)目的名稱及項(xiàng)目的主辦單位;(2)中方合營者的基本情況(現(xiàn)有資金設(shè)備、技術(shù)力量及生產(chǎn)情況等);(3)外方經(jīng)營者的基本情況(名稱、國別、資信情況及生產(chǎn)情況等);(4)舉辦合營項(xiàng)目的目的和理由(著重說明引進(jìn)外資的必要性和可能性);(5)合營項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營的范圍、規(guī)模及生產(chǎn)能力;(6)合營方式和合營年限;(7)總投資額，注冊資本，合營各方的投資比例、出資方式及資金來源;(8)合營項(xiàng)目產(chǎn)品的技術(shù)性能，在國內(nèi)外市場的銷售比例、銷售渠道;(9)合營企業(yè)的地點(diǎn)、周圍環(huán)境、基礎(chǔ)設(shè)施、市政配套以及交通運(yùn)輸條件;(10)外匯平衡估算及平衡辦法;(11)初步的經(jīng)濟(jì)效益分析;(12)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度安排。

此外，合營項(xiàng)目建議書呈報時，應(yīng)將便于上級主管部門全面了解情況的有關(guān)材料作為附件同時上報。附件一般包括:合營項(xiàng)目意向書;關(guān)于外商資信的調(diào)查報告;國內(nèi)外市場的預(yù)測報告(合營項(xiàng)目產(chǎn)品);有關(guān)主管部門對物料安排的意向書，有關(guān)部門對資金安排的意向書等。

(二)合營項(xiàng)目建議書的一般格式及寫作注意事項(xiàng)

合營項(xiàng)目建議書，一般由封面、目次頁和內(nèi)文組成。

封面，包括標(biāo)題、中方單位基本情況即申報單位基本情況。標(biāo)題中，“項(xiàng)目建議書”即文體一般單獨(dú)占行，上一行如公文標(biāo)題中的前兩項(xiàng)，即申報單位名稱+關(guān)于+事由。如《關(guān)于與英國╳╳公司合作經(jīng)營鐘表機(jī)械與專機(jī)生產(chǎn)項(xiàng)目建議書》。也可在標(biāo)題中省略申報單位名稱。申報單位基本情況，即在標(biāo)題下依次寫明項(xiàng)目名稱、申報單位名稱、負(fù)責(zé)人姓名及職務(wù)、單位電話號碼、填報日期。如合營對象已選定，應(yīng)在申報單位之后寫明合營外方單位基本情況。

目次頁，可以是封二或內(nèi)頁第一頁，注明合營項(xiàng)目建議書的主要內(nèi)容目錄。

內(nèi)文，是合營項(xiàng)目建議書的具體內(nèi)容，包括正文和附件。

正文一般分條列項(xiàng)寫前述12項(xiàng)內(nèi)容。要注重突出中心，即項(xiàng)目設(shè)立的必要性與可能性。前述12項(xiàng)內(nèi)容，第2～3項(xiàng)可合為一項(xiàng)“合作雙方的基本情況”。第5～11項(xiàng)可合為“項(xiàng)目的主要內(nèi)容”，在這個大標(biāo)題下再分列細(xì)項(xiàng)，以便正文綱目清楚。這樣，正文就是五大部分:項(xiàng)目名稱及主辦單位，合營雙方(或各方)的基本情況;舉辦合營項(xiàng)目的目的和理由;合營項(xiàng)目的主要內(nèi)容;項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度安排。正文的寫作，要注重事實(shí)，以確鑿可靠的事實(shí)和統(tǒng)計數(shù)字說明問題，增強(qiáng)說服力。

附件，對爭取上級主管部門批準(zhǔn)立項(xiàng)有重要意義?？勺鞲郊闹饕牧弦讶缜笆觥?/p>

初步的可行性調(diào)查研究，是合營項(xiàng)目建議書寫作的前提、基礎(chǔ)和依據(jù)，不可或忘。

【注釋】

[1]載2010年8月8日《人民日報》。

[2]載2001年7月14日《人民日報》。