一個單位的辦公廳（室）既是單位的綜合性研究部門，也是為單位決策和領導工作服務的參謀與助手。從行政管理學的角度及意義看，辦公廳（室）工作人員尤其是文秘人員素質的優(yōu)劣、工作水平的高低、工作成效的好壞，一定程度上將影響著團隊整體功能的發(fā)揮，從而制約著團隊事業(yè)的發(fā)展。

隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟建設的發(fā)展，特別是我國加入WTO之后，市場經(jīng)濟體制逐步規(guī)范，各項改革正不斷深化，新的形勢對文秘人員的素質要求也越來越高。對此，我們必須從現(xiàn)在起加以注意、著手準備；文秘人員自己除了理解上級意圖、了解全局情況、通曉民風民情外，也應主動朝以下方面努力：

1. 文秘人員必須具備求實精神

什么叫求實？求實就是依照“實踐是檢驗真理的唯一標準”，一切從實際出發(fā)，實事求是；就是堅持主觀與客觀的統(tǒng)一，堅持對國家、對公眾、對團隊高度負責的原則立場，有一說一，有二說二，有喜報喜，有憂報憂，對問題的分析和作出的判斷，力求經(jīng)得起實踐的檢驗。

鄧小平先生指出實事求是是馬列主義的精髓；毛澤東先生提出了“沒有調查就沒有發(fā)言權”的著名論斷；江澤民先生曾指示大興調查研究之風。都強調了調查研究即“了解實際情況”的重要性。完全可以說，調研的目的就在于避免失實，調研的過程、方法也就是求實的過程、方法。

歷史經(jīng)驗說明，各種問題的解決首先得取決于正確的決策，而正確的決策則來源于對客觀實際的周密且符合客觀實際的調查研究。如果不了解實際情況，僅憑想當然，坐在家里拍腦袋，把自己的主觀愿望或少數(shù)人的一相情愿當作客觀現(xiàn)實，必然不可能得出正確的結論、作出正確的決策?；仡櫣沤裰型饣蜃约簣F隊、個人成長的歷史，不難看出，什么時候工作指導方針符合客觀實際，事業(yè)就順利發(fā)展；反之，則造成工作上出現(xiàn)或大或小的失誤，使團隊或自己個人的事業(yè)遭受損失甚至挫折。因此，堅持理論與實際相結合，由此制定出并執(zhí)行好正確的路線、方針、政策，已經(jīng)成為各國精英團隊走向成功的一條基本經(jīng)驗。所有文秘人員任何時候都應堅持這條原則，并以之指導好自己的行動，貫穿于全部行政或管理活動的每一個環(huán)節(jié)，這才是辦公廳（室）工作的成功之基、立足之本；離開了這一點，一切成功、效果都無從談起。

辦文的全過程尤其必須求實：有多少人關心這事？他們在想些什么？問題能不能順利解決......？都必須符合受文者的客觀實際，才能針對性設計出合理的解決方案，達到預期的目的。

2. 文秘人員必須具有超前意識

超前意識就是預先進行思考、調查研究、擬制方案、供領導決策的一種自覺行為和思想狀態(tài)。這既能有效地避免挫折，“防患于未然”，又能迅速地達到目標，實現(xiàn)效益（包括有形的經(jīng)濟效益和無形的政治或社會效益）。因而是一種高度責任感和職業(yè)水平的表現(xiàn)。

作為管理實施全過程中的直接參與者，無論是在政策、措施擬訂前提供有關參數(shù)，或是政策、措施擬訂中全部或部分把關，還是政策、措施實施后的收集反饋，文秘人員都必須學會并習慣超前思考、超前籌劃、超前擬制方案，未雨綢繆、早做準備，才可能出言有據(jù)，確保無差錯、無事故。要做到這點，文秘人員平時就需要盡可能的多花些時間與精力，去鉆研理論、熟悉業(yè)務，培養(yǎng)出一個敏捷的頭腦；同時積極深入基層，親口品嘗“螃蟹”，針對性地進行專題調查研究，力求深入、全面、系統(tǒng)地多掌握些第一手資料，才能透過目前的現(xiàn)狀，預見出可能出現(xiàn)的勢頭或偏差，并借助必要、及時的行政手段或措施來盡早加以防范。這樣，既加強了領導決策的針對性，也增加了決策的科學性和可行性，還能提高貫徹執(zhí)行的速度和程度，更有利于整體工作。

公務工作本身就是一個動態(tài)的過程，情勢會變，環(huán)境會變，制文者及受文公眾也都在變，一成不變的東西是根本不存在的。公務文書的制作者只有具備符合事物規(guī)律的客觀超前意識，才可能把握種種不斷變化的情勢，從而順利實現(xiàn)自己的預期目標。

3. 文秘人員必須具有立體思維

立體思維指的是全方位地看問題。以聯(lián)系、全面的觀點，既看到正面，又看到反面；既看到此一事物，又看到與之聯(lián)系的彼一事物。總之，照顧上下、服務八方，盡可能滴水不漏，考慮各個層次、各種因素，兼顧左鄰右舍、方方面面、各種可能，不能厚此薄彼，更不能顧此失彼。

具體地說，就是立足點要站高些，目光得看遠一些，視野宜開闊一些，各種正反可能都應估計充分一些。既要對領導負責，也要對群眾負責；既要對現(xiàn)在負責，還要對將來負責；既要保證上級的決定和規(guī)章制度及時得到有效的貫徹落實，又要考慮長久的實際需要。務必胸懷全局，使自己的工作緊跟并配合全局，以求真正走活全局這盤棋，使內外上下形成合力，共同推動自己所在單位或團隊事業(yè)的發(fā)展。

就公務文書工作而言，立體思維也就是多角度地看問題，也多角度地想問題。既要看到領導，也要想到公眾；既要看到此一事，也要看到可能引發(fā)的彼一事；既要看到現(xiàn)在，也要看到將來；既要看到事物的順利一面，也要看到事物的困難一面。只有全面、聯(lián)系地看問題，才可能真正處理好每一個現(xiàn)實的問題。

4. 文秘人員必須具有開放精神

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，形勢也在不斷地變化，新問題、新事物層出不窮，需要分析、引導；許多老辦法、老定義又有待重新認識和界定。作為管理層次的文秘工作必須由過去單一、封閉、書齋學究式的框架中解放出來，擴展為信息收集、調查研究、分析決策等多種功能的綜合體系。為適應這種新形勢的要求，文秘人員就必須主動適應形勢發(fā)展的步伐，更新陳舊保守的觀念，養(yǎng)成多面手、開放式、快節(jié)奏的思維形式，能上能下，能管能干，把自己的業(yè)務工作放到整個團隊大興旺、大發(fā)展，放到國內的市場經(jīng)濟，放到走出國門、面向世界的大背景、大環(huán)境中來考慮、來衡量，切實改進作風，深入基層，積極擴大交往、更新知識、培養(yǎng)能力，促進政策、文件成果的轉化；與各機關、企事業(yè)更好地攜手合作，共同促進本單位乃至整團隊、行業(yè)事業(yè)的興旺、發(fā)展。

辦文中的改革開放也就是創(chuàng)新，既包括文稿思維角度的創(chuàng)新，又包括語言表述上的創(chuàng)新，也包括設備硬件上的創(chuàng)新，比如現(xiàn)在普遍使用的各種辦公軟件等；甚至某些文件的傳達范圍，只要不影響保密、又有利于工作，同樣可以考慮適當擴大范圍。我國《國務院公報》的擴大發(fā)行、不少地方開展的文件超市，實際上都是這種開放精神的體現(xiàn)。

5. 文秘人員必須確立主動服務的觀念

“服務”是所有國家公職人員最基本的職能和公德，也是我們各行各業(yè)一切管理工作的出發(fā)點與歸宿。文秘人員服務對象多，范圍也更廣，任務更繁重，形式與層次又非常復雜，因此，文秘人員樹立主動服務的思想、落實主動服務的行動，就更加必要而且迫切，這是職業(yè)的要求、行業(yè)的要求，也是時代的要求。

文秘人員自身，要做好主動服務，就必須：

（1）主動做好領導的助手，為現(xiàn)代化管理服務。要通過調研與實踐，多提準確有效的合理化建議，協(xié)助領導做好決策全過程中的各項服務工作；同時積極參與決策的實施，將其中的情況、問題、改進辦法及時收集、反饋上來，并歸納、上升為一般性的結論。

（2）主動協(xié)調各方，為上下左右服務。從某種角度上說，文秘人員同時又處于聯(lián)結和樞紐地位。而眾多的單位、團體、人群要協(xié)調、高效、健全、正常的運轉，都離不開這一樞紐（盡管其樞紐作用有時表現(xiàn)得比較隱晦）。因此，文秘人員務必要強化使命感，增強責任心，多動腦子想辦法，多動手實踐，多觀察社會，主動、積極地協(xié)調好上下左右、干部群眾間的關系，使之潤滑良好、運轉自如、高效靈活。

（3）主動認真地為公眾服務。文秘人員既是聯(lián)結社會與團隊的橋梁，又是團隊內溝通領導與群眾的紐帶。橋梁貴在四通八達，紐帶妙在雙方皆連。明了這一點，文秘人員就應多一分責任感，認真傾聽群眾的意見與呼聲，然后積極向有關單位或領導反映，想方設法為他們解決些問題；同時也將領導的意圖、國家政策與要求及時做出傳達、解釋，努力求得公眾和社會各界的理解、配合與支持。這才是真正意義上的服務。也只有這樣的服務，才可能產生出良好的政治和經(jīng)濟效益；同時有效地提高著文秘人員自身的素質。