第8章　會展場館檔案資料與信息的管理

【本章導(dǎo)讀】

對會展場館進(jìn)行全壽命的管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，管理者必須妥善保管從項目建設(shè)開始的含可行性研究報告、立項、報批、招投標(biāo)、設(shè)計、施工、安裝、驗收到經(jīng)營管理活動所有人、財、物的檔案資料，以便需要時查閱參考。會展場館的信息搜集和發(fā)布在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時代也更顯得十分重要。本章主要介紹會展場館檔案和技術(shù)資料管理；會展資料、相關(guān)文案、合同協(xié)議的管理；會展信息的搜集與會展場館信息的發(fā)布管理；會展場館網(wǎng)站的創(chuàng)建及管理；會展場館相關(guān)活動的廣告宣傳等。

【關(guān)鍵詞匯】

檔案資料　合同管理　廣告宣傳　信息發(fā)布網(wǎng)站管理

8.1　會展場館檔案和技術(shù)資料管理

8.1.1　會展場館檔案資料室的建筑和設(shè)備

會展場館檔案資料室建筑，一般與場館的辦公部分結(jié)合在一起，也可獨立建筑。由于會展場館的性質(zhì)和規(guī)模的不同，檔案資料室的規(guī)模也不盡一樣。一般中小型場館，其主要任務(wù)是保存會議展覽資料和業(yè)務(wù)檔案，兼有圖書、報刊的借閱任務(wù)，建筑和設(shè)備比較簡單。一些較現(xiàn)代化的大型會展場館和博物館，檔案資料室除保管借閱外，還有資料的修復(fù)、復(fù)制、編輯、發(fā)行等任務(wù)，其業(yè)務(wù)技術(shù)用房較為齊備，如資料閱覽室，照相和翻拍洗印用房，靜電復(fù)印室，翻印裝訂室，聲像檔案保存和處理室，中心控制室，裱糊室，除塵室，接收室，以及整理編目、編研、出版、發(fā)行、美工、消毒、廣告室等。還有辦公室、會議室、打印室、儲藏室及廁所等輔助用房。

檔案資料室建筑應(yīng)按有關(guān)設(shè)計規(guī)范進(jìn)行設(shè)計，特別要滿足防護(hù)要求。其內(nèi)容包括外圍結(jié)構(gòu)保溫，隔熱，溫濕要求，防潮，防水，防日光及紫外線照射，防塵，防污染，防有害生物（蟲鼠等）。還應(yīng)注意資料室和其他設(shè)施的防盜要求，安裝報警裝置。檔案資料室內(nèi)部的隔墻應(yīng)采用耐火極限不少于2小時的非燃燒體，防火門寬不小于1 m。在業(yè)務(wù)及技術(shù)用房內(nèi)應(yīng)設(shè)鹵代烷、二氧化碳等氣體滅火裝置或其他消防設(shè)施，并應(yīng)設(shè)于較明顯的位置。另外煙囪不應(yīng)穿越或靠近建筑，資料庫區(qū)安全出口不少于兩個，門要向外開，樓梯采用封閉式。有的房間應(yīng)設(shè)有窗式或集中空調(diào)，房間溫度應(yīng)根據(jù)要求進(jìn)行采暖設(shè)計。檔案資料室內(nèi)層及頂層不應(yīng)設(shè)置給水設(shè)施，生活污水管應(yīng)與資料室保持一定距離。各房間的燈光照明應(yīng)根據(jù)要求配置。

檔案資料室建筑在大中型場館中，應(yīng)與展廳、會議廳有一定的距離，以便于獨立管理；對于小型的會展建筑，一般有直接對外的入口，以方便接洽和管理。若是設(shè)置在多層樓房的場館檔案資料室，則應(yīng)盡量按照以上要求來裝修和配置。

8.1.2　會展場館的檔案管理

1）檔案管理流程

（1）搜集

①凡場館處理完畢、有歸檔要求的文件、資料及其他材料均要歸檔保存。

②每年在規(guī)定的時間由檔案室協(xié)同各部門做好檔案搜集工作。搜集之前，檔案管理員不定期對各部門情況進(jìn)行調(diào)查、了解和掌握。

③各部門文件的搜集按確定的順序進(jìn)行，由檔案室統(tǒng)一安排。

④文件進(jìn)入檔案室時，由移交部門填寫文件明細(xì)表一式兩份，交接雙方簽字后，各留一份備查，《卷內(nèi)文件目錄》《卷末備考表》及文件一并交給檔案室（《卷內(nèi)文件目錄》《卷末備考表》由檔案室統(tǒng)一發(fā)放）。

⑤檔案室針對《卷內(nèi)文件目錄》和《卷末備考表》核實文件，核實無誤后歸檔。

（2）整理

檔案的整理是對零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、組合、排列，使之系統(tǒng)化。具體步驟是：

①分類；

②立卷；

③案卷排列；

④編制案卷目錄；

⑤編制檔號。

其中①、②兩項工作在各部門內(nèi)部進(jìn)行，③—⑤項在檔案室進(jìn)行。

（3）鑒定

文件的鑒定工作由場館辦公室牽頭，檔案員協(xié)同各部門綜合員共同進(jìn)行。根據(jù)重要程度將文件分為重要文件和一般性文件兩種。

（4）保存

①歸檔前要在計算機(jī)上錄入文件信息。

②每份文件上用鉛筆填寫編碼號和保存期限。

③填寫《卷內(nèi)文件目錄》和《卷末備考表》。

④在整個案卷上填寫案卷號。

⑤在目錄匯總表上登記。

⑥在檔案流轉(zhuǎn)全過程中，采取必要的保護(hù)措施。

⑦為延長檔案壽命，采取必要的（如復(fù)制、修補等）技術(shù)處理。

（5）檢索利用

①從目錄匯總表或計算機(jī)系統(tǒng)中以編碼、收文號／發(fā)文號、關(guān)鍵字三個方面入手，查詢所需文件。

②根據(jù)文件所編檔號在目錄柜中查找所需文件。

③填寫《借閱登記表》。

④文件借出后，做好督促、催還、驗收工作。

（6）剔除和銷毀

①為避免文件的積壓，須定時按規(guī)程進(jìn)行文件的剔除和銷毀工作。

②場館文書部門和各部門文件的剔除，在送交檔案室前進(jìn)行，具體情況自行掌握。

③檔案室文件的剔除需按照文件保存期限執(zhí)行。期滿需銷毀的檔案，報請辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對批準(zhǔn)可銷毀的文件，要填寫《檔案銷毀清冊》。剔除的文件不可立即銷毀，須集中起來統(tǒng)一保管一段時間后，確無人查詢的，方可銷毀。銷毀工作必須由兩人以上共同執(zhí)行。

2）檔案查閱紀(jì)律

①總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任可查閱檔案室所存全部文件（無范圍限制）。

②各部門只限查閱本部門送交或與本部門有關(guān)的文件。如確需查詢與本部門無關(guān)的文件，要由本部門經(jīng)理簽字同意及辦公室核準(zhǔn)后方可。

③各部經(jīng)理可查閱檔案室一般文件，涉密及其他機(jī)要、重要文件的查閱必須事先征得辦公室主任同意。

④查閱文件必須登記，副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)可由秘書代辦查閱并簽字。

⑤文件的查閱原則上要在檔案室進(jìn)行，必要時可復(fù)制；確需要借出的，要予以登記；涉密及其他機(jī)要、重要文件的借出須經(jīng)辦公室主任以上領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

⑥原則上不允許將文件帶出場館，確因工作需要須帶出的，須填寫事由單，提交辦公室主任簽字批準(zhǔn)方可。

⑦不準(zhǔn)攜帶私人物品進(jìn)入檔案室。

⑧借閱文件要注意保護(hù)，不得損壞。

3）文書檔案的管理

（1）管理范圍

①場館各部門間文書，場館各部門與外界往來的文書，凡場館處理完畢且有歸檔要求的其他文件和音像材料均應(yīng)歸檔保存。

②除公文正本（原件）外，還包括它的附件，如條例、會議紀(jì)要、圖表、計劃、總結(jié)、登記表、名單、收文處理單、傳閱單等。

③除經(jīng)過辦公室登記的文件外，還包括未經(jīng)收發(fā)文登記的各種文字材料，如：會議文件、調(diào)查報告、訪問記錄、合同契約、工作人員從其他機(jī)關(guān)帶回的文件材料等。

④場館的會議紀(jì)要、規(guī)章制度、各種統(tǒng)計報表、重要文件的修正稿及具有保存價值的圖片、音像資料等。

（2）管理程序

①搜集。

a．各部門每季度末向檔案室移交文件（時間根據(jù)具體情況確定）。

b．檔案室清點核收文件，并檢查文件的文本及附件是否完整，如有短少，立即追查歸入；如有抽存的，須由辦公室主任簽字確認(rèn)。

c．檢查文件處理手續(xù)是否完整，如有遺漏，立即退回經(jīng)辦部門補齊。

②整理。

a．一律按正度16開（B5）紙張大小裁剪存放，加入《卷內(nèi)文件目錄》和《卷末備考表》一并裝訂，前后用硬紙板護(hù)封，特殊情況下，可折疊保存。

b．有褶皺、破損、參差不齊等情形的文件，應(yīng)先整補、裁切、折疊，使其整齊劃一。

③分類。按內(nèi)容特征進(jìn)行分類：場館收文按發(fā)文單位，場館發(fā)文按收文單位，場館文件按文種，各部門文件按部門類別。詳見檔案室的《場館文書檔案編號說明》。

④查閱。查閱分內(nèi)部查閱和外部查閱兩種情況。

內(nèi)部查閱，指場館內(nèi)部人員的查閱。內(nèi)部只允許經(jīng)理及綜合員查閱文件。綜合員查閱，必須出具經(jīng)本部門經(jīng)理簽字核準(zhǔn)的《業(yè)務(wù)通知單》。各部經(jīng)理及綜合員需查閱涉密、機(jī)要和重要的文件時，須經(jīng)辦公室主任在《業(yè)務(wù)通知單》上簽字批準(zhǔn)方可。查閱時，必須有檔案員在旁協(xié)助。

外部查閱，指場館以外人員的查閱。查閱人須出具單位介紹信，經(jīng)辦公室主任（重要文件經(jīng)場館主管領(lǐng)導(dǎo)）簽字核準(zhǔn)后辦理查閱。查閱時，必須有檔案員在場協(xié)助，必要時，須辦公室主任到場。

查閱文書檔案原則上必須在檔案室進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室，如需借出，要在業(yè)務(wù)通知單上注明，并做借閱登記。向外單位提供資料檔案要報經(jīng)場館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。文件／檔案借閱審批表如表8-1所示。

表8-1　文件／檔案借閱審批表

（3）清理與保存

檔案員應(yīng)經(jīng)常拂拭檔案架，保持檔案的清潔，防止蟲蛀腐朽。年度更換時，依照檔案保管期限表剔除注銷，并填寫《檔案銷毀清冊》。

中心章程，組織及規(guī)章制度，重大決定、決議、批文，重要會議紀(jì)要，政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件，上級文件等永久保存。

期滿或解除之合約，場館一般性文件（文字、函字）等通常保存5年。

結(jié)束后無長期保存必要文件，中心各部門文件等通常保存1年。

4）財務(wù)檔案的管理

（1）管理范圍

①會計憑證。

②財務(wù)賬簿，包括日記賬，明細(xì)賬，總賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，涉外會計賬簿，采購、供應(yīng)、物資管理賬簿等。

③財務(wù)報表，包括財務(wù)計劃，月、季、年度會計報表，年度合并報表，財務(wù)預(yù)算、決算報表，匯總報表，納稅申報表等。

④會計資料檔案，包括會計行文、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、規(guī)定等。

⑤工資表。

⑥其他有歸檔要求的財務(wù)、會計資料和文件等。

（2）管理程序

①分類。依照上述六種形式分類。

②歸檔。

a．財務(wù)檔案由財務(wù)部負(fù)責(zé)按歸檔要求整理、立卷并裝訂成冊。財務(wù)部保管期滿后，編制清冊連同檔案一并移交場館檔案室保管。

b．檔案室接收、保存的財務(wù)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，要會同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

③查閱。

a．內(nèi)部查閱，指場館領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)人員及其他相關(guān)人員的查閱。財務(wù)人員查閱財務(wù)檔案必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理允許并持有《業(yè)務(wù)通知單》。除財務(wù)部外，其他部門原則上不允許查閱財務(wù)檔案，如有特殊需要，須經(jīng)總經(jīng)理或總會計師批準(zhǔn)。

b．外部查閱，指中心以外人員的查閱。外單位不允許查閱本單位財務(wù)檔案，如有特殊情況（如：涉及訴訟案件，檢察院、法院、財政部門、稅務(wù)部門、工商部門、審計部門行使其職權(quán)等），須出示查閱單位的有效介紹信，經(jīng)總經(jīng)理或總會計師簽字批準(zhǔn)方可。查閱時，總會計師、財務(wù)經(jīng)理、財務(wù)主管及場館檔案員必須同時在場。

c．查閱財務(wù)檔案原則上必須在檔案室進(jìn)行，不許將財務(wù)檔案帶出檔案室。如需借出，要在《業(yè)務(wù)通知單》上注明并詳細(xì)登記。查閱或借閱檔案均不得拆散原來卷冊，并限期歸還。

④保管和保密。

a．場館財務(wù)檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久和定期兩類，原則上按《企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表》執(zhí)行，如表8-2所示。

b．在財務(wù)檔案保存過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

表8-2　《企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表》

5）工程檔案的管理

（1）工程建設(shè)檔案管理范圍

①歸檔內(nèi)容。

a．前期工作資料：

?項目建議書、審批表、立項批文。

?土地使用權(quán)有償出讓合同書、用地批文及紅線圖。

?拆遷、補償協(xié)議書。

?建設(shè)用地規(guī)劃許可證及規(guī)劃藍(lán)線圖、用地批準(zhǔn)書。

?建設(shè)用地許可證。

?建設(shè)許可證。

?總平和市政方案批文。

?工程規(guī)劃許可證。

?項目報建表。

?工程招投標(biāo)有關(guān)資料（招標(biāo)申請表、評定表、公司招標(biāo)管委會意見）。

b．基礎(chǔ)材料：

?工程地質(zhì)、水文地質(zhì)的勘察報告、勘察設(shè)計、地質(zhì)圖、地質(zhì)化驗、試驗報告。

?地形、地貌、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)材料。

c．設(shè)計文件：

?初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計及總體規(guī)劃設(shè)計等及批文。

?設(shè)計變更報告及批文。

d．施工文件：

?施工許可證、開工執(zhí)照、工程施工合同。

?土建施工內(nèi)業(yè)技術(shù)資料（含基礎(chǔ)工程施工及隱蔽工程施工）。

?水電施工內(nèi)業(yè)技術(shù)資料。

?設(shè)備及管線安裝施工內(nèi)業(yè)技術(shù)資料。

e．竣工文件：

?建施、結(jié)施、水施、電施等項目竣工圖。

?單位工程質(zhì)量評定材料等竣工驗收證明。

?竣工驗收會議決議。

?工程結(jié)算材料。

?消防審定通知書、消防驗收意見書。

?抗震審查意見書。

②歸檔要求。工程建設(shè)人員必須認(rèn)真做好工程建設(shè)項目的檔案的搜集、整理立卷工作，分門別類裝訂成冊，編寫好卷內(nèi)目錄、號碼、案卷標(biāo)題、保管期限，于竣工驗收后完成歸檔工作。

（2）工程設(shè)施設(shè)備檔案管理范圍

工程設(shè)施設(shè)備檔案管理范圍包括：土建、裝修工程，電力及供、變電系統(tǒng)，動力配電系統(tǒng)，室內(nèi)、外照明系統(tǒng)，防雷與接地系統(tǒng)，水管系統(tǒng)；風(fēng)管系統(tǒng)，通風(fēng)系統(tǒng)，排風(fēng)、排煙系統(tǒng)，正壓送風(fēng)系統(tǒng)，給排水系統(tǒng)，消防系統(tǒng)，電梯系統(tǒng)，音樂噴泉系統(tǒng)，樓宇自控系統(tǒng)，消防報警系統(tǒng)，PDS綜合布線系統(tǒng)，電視監(jiān)控系統(tǒng)，公共廣播系統(tǒng)，電話通信系統(tǒng)，計算機(jī)系統(tǒng)，音響燈光和同聲傳譯系統(tǒng)。

工程設(shè)施設(shè)備檔案包括以上各項設(shè)計、施工的圖紙、文字和圖片資料等。

（3）管理程序

①整理。按文字卷在前，圖紙卷在后的順序進(jìn)行排列。

②分類。依照上述形式執(zhí)行（必要時根據(jù)情況進(jìn)行修改、調(diào)整）。

③歸檔。工程部門驗收工程資料后，編制工程資料目錄表，并在移交資料時派人協(xié)助。檔案室對工程檔案原則上以原封裝保存，出現(xiàn)問題時，檔案員協(xié)同工程部人員共同解決。

④查閱。

a．內(nèi)部查閱，指場館內(nèi)部人員的查閱。工程部人員查閱須經(jīng)過工程部經(jīng)理同意并在《業(yè)務(wù)通知單》上簽字。檔案員根據(jù)要求提取工程檔案，并登記借閱數(shù)量及明細(xì)，以便核對。

b．為提高工作效率，工程部經(jīng)理、副經(jīng)理查閱全部工程檔案及主管工程師查閱相關(guān)工作檔案時，可不必提交《業(yè)務(wù)通知單》。具體是：

機(jī)電主管工程師———空調(diào)、通風(fēng)、給排水、消防水系統(tǒng)；

土建主管工程師———土建及裝飾工程；

中控主管工程師———弱電系統(tǒng)，音響、燈光及同聲傳譯系統(tǒng)；

變電主管工程師———電力系統(tǒng)；

計算機(jī)主管工程師———計算機(jī)系統(tǒng)、電話系統(tǒng)等。

主管工程師查閱非上述范圍內(nèi)檔案時，必須填寫《業(yè)務(wù)通知單》。

c．其他部門原則上不允許查閱工程檔案，確有需要的，須經(jīng)工程經(jīng)理批準(zhǔn)并在《業(yè)務(wù)通知單》上簽字方可。

d．外部查閱，指場館以外人員的查閱。外單位原則上不允許查閱本館工程檔案，確有需要的，須出示查閱單位有效介紹信，經(jīng)工程部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可查閱。查閱時，必須由場館工程部派專人和場館檔案員同時在場。

e．查閱工程檔案原則上在檔案室內(nèi)進(jìn)行，如需將其帶出檔案室，必須在《業(yè)務(wù)通知單》上詳細(xì)標(biāo)注事由、明細(xì)、期限等項目，依次經(jīng)工程部長、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字核準(zhǔn)后，由檔案員登記并辦理必要的手續(xù)后方可借出。催還工作由工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)。

⑤保管。

a．檔案室保管的工程資料為永久性保管資料。

b．工程資料的保管要分類謹(jǐn)慎保管，嚴(yán)禁毀損和丟失。

6）人事檔案的管理

（1）管理范圍

管理范圍包括場館員工人事檔案、員工花名冊、員工履歷表、員工進(jìn)出手續(xù)、勞動保險檔案、干部任免文件等。

（2）管理程序

①歸檔。歸檔材料要真實、完整、齊全，文字要清楚，對象要明確，手續(xù)要完備。凡需組織審查、蓋章或本人簽字的，需完備后方能歸檔，本人未簽字的應(yīng)由組織注明原因。

②鑒別。

a．下列情況的材料不得歸入人事檔案。

?“同名異人”“張冠李戴”或?qū)ο蟛幻鞔_的材料。

?雖屬本人的但不需要歸檔的材料，如結(jié)婚證書、學(xué)生證、學(xué)術(shù)論文、筆記本等。

?來往文書、資料、大小字報、會議記錄等材料。

?應(yīng)由組織蓋章而未蓋章，應(yīng)由本人簽字而未簽字，應(yīng)注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)和批注時間及文號而未注明等手續(xù)不完備材料。

?頭尾不清，來源和時間不明，內(nèi)容不真實、不齊全、不完整，字跡不清的材料。

b．不能歸檔的材料，要區(qū)別不同情況予以處理。

?有保存價值的文書、資料，可轉(zhuǎn)文書檔案或有關(guān)部門保存。

?屬于本人應(yīng)保存的材料、物品，要退還本人，不宜退回的由有關(guān)部門酌情處理，無保留價值的予以銷毀。

?內(nèi)容不完整，來源及時間不明，殘缺不全，手續(xù)不完備，字跡擴(kuò)散的材料，要搜集齊全，補辦手續(xù)或復(fù)制后再歸檔。

?涉及政治歷史問題及其他重要問題的，需要查清而未查清的材料，交場館黨組織及領(lǐng)導(dǎo)審查處理，未做出決定以前不得歸檔。

c．未經(jīng)鑒別，任何人不得擅自銷毀場館人事檔案，如有此類現(xiàn)象發(fā)生，將追究行為人責(zé)任。

③整理。

a．人事檔案整理工作要經(jīng)常進(jìn)行。整理過程中，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不得擅自處理和銷毀材料，包括新建的和不斷補充新形成的人事檔案材料。

b．按規(guī)定剔除的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后視情況予以處理。

④查閱。

a．事由。

?因場館員工的考核、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等工作需要查閱本人檔案的。

?與他人案件有密切聯(lián)系而后該人員已經(jīng)死亡或因病不能直接提供材料以及其他特殊原因，必須從其檔案中取得證明材料的。

?編寫史書、地方志，撰寫人物傳記等，一般不得查閱人事檔案，可直接向本人采訪。如該人已經(jīng)死亡，因年邁喪失記憶，有病不能口述或書寫的，可直接查閱其履歷和自傳材料。

?場館人員因子女及親屬入黨、升學(xué)、參軍等政審，需了解該人員情況的，一般不予查閱其人事檔案，均由所在單位黨組織根據(jù)中組部組通字（79）第六號文件規(guī)定出具證明材料。

b．審批。

?外單位查閱、借閱人事檔案必須填寫《查閱人事檔案審批表》并嚴(yán)格履行審批手續(xù)，僅憑調(diào)查證明介紹信和行政介紹信不得查閱和借用檔案。檔案員根據(jù)《查閱人事檔案審批表》所注明的項目和領(lǐng)導(dǎo)審批意見提供材料，表上未列的項目，不予提供。

?內(nèi)部查閱人事檔案必須由人事部指派的專門人員查閱，人事部其他人員如因工作需要查閱人事檔案，必須經(jīng)人事部經(jīng)理在《業(yè)務(wù)通知單》上簽字許可。

c．紀(jì)律。

?除主管領(lǐng)導(dǎo)、人事部經(jīng)理和人事部專門人員外，其他部門人員原則上不許查閱人事檔案。

?外單位一般不得跨系統(tǒng)、跨地區(qū)查閱人事檔案，如必須查閱，須征得場館主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在《查閱人事檔案審批表》備注欄內(nèi)簽署意見后方可查閱。

?外單位查閱人事檔案應(yīng)按相關(guān)規(guī)定并持《查閱人事檔案審批表》、工作證到場館辦公室檔案室查閱，《查閱人事檔案審批表》依次由人事部經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字核準(zhǔn)后方可查閱。審批表或?qū)忛喨擞袉栴}的，應(yīng)查明理由，補齊手續(xù)后，再予以查閱。

?人事部查閱人事檔案，檔案員必須同時在場，外單位查閱人事檔案，必須由場館主管領(lǐng)導(dǎo)或人事部經(jīng)理、檔案員同時在場。

?人事檔案一般不外借，特殊情況需借出使用的，要經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。借用單位要注意保密，妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱或中途轉(zhuǎn)借他人。借檔單位用畢，按期退還（時間不得超過一周，如超過一周尚未使用完畢要即時辦理續(xù)借手續(xù)），逾期不還者，須向場館辦公室說明情況。如發(fā)生丟失、損壞，場館將按《檔案法》追究責(zé)任。

⑤保密和保管。

a．辦公室、人事部是人事檔案的管理部門，其他部門不得保管人事檔案。

b．檔案室對于人事部門轉(zhuǎn)交的人事檔案，原則上保持原卷冊的封裝，不予拆封。如拆封，須依次征得人事部經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)的同意，并在人事部經(jīng)理監(jiān)管下進(jìn)行，用后封存。

c．檔案在檔案室中設(shè)專柜保管，鑰匙由人事部專人負(fù)責(zé)，檔案員不得私自配備。

d．查閱人事檔案時，嚴(yán)禁在檔案附近吸煙、喝水，以免損壞污染檔案材料；嚴(yán)禁拆除、涂抹、勾圈、批注、折疊、抽取、撤銷檔案材料，如發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。

e．檔案室設(shè)置防火、防潮、防盜、防塵、防光、防高溫等安全防護(hù)措施，檔案員要經(jīng)常對安全防護(hù)設(shè)施進(jìn)行檢查并記錄，做到萬無一失。

⑥剔除與銷毀。

a．人事檔案的剔除、抽取、撤出必須由專人把關(guān)，重要材料的取舍須請示主管領(lǐng)導(dǎo)。

b．對經(jīng)鑒別后認(rèn)為確應(yīng)銷毀的人事檔案材料要全部進(jìn)行登記，履行批準(zhǔn)手續(xù)后方可銷毀。

8.2　會展資料與合同的管理

8.2.1　會展場館的資料管理

廣義的會展場館資料管理包括會展場館資料管理和圖書、報刊資料管理。這里主要講會議展覽資料的管理。

1）會展資料范圍

①籌備會議、展覽所搜集的原始資料。

②辦會展中形成的籌備計劃、實施方案、經(jīng)費預(yù)算、陳列大綱、平面圖、效果圖；有關(guān)照片、前言、簡介、解說詞、版面詞、重要展品及其說明書；上級領(lǐng)導(dǎo)對展覽的指示與題字，開幕剪彩錄像、錄音以及展覽有關(guān)的印刷物、出版物；報刊所刊登的展覽廣告、消息報道、對展覽的評價、觀眾反應(yīng)、邀請函、請柬、參觀券、會刊、學(xué)術(shù)報告等。

③展會閉幕后的總結(jié)、統(tǒng)計材料等。由于展會的內(nèi)容、規(guī)模和要求有區(qū)別，其資料的種類和多寡也不盡相同。

2）展會資料搜集

將分散的無系統(tǒng)的各類資料加以搜集整理，它是資料管理的基礎(chǔ)。展會資料的專業(yè)性和針對性很強，搜集工作應(yīng)根據(jù)本場館具體情況制訂計劃，明確搜集目的，確定搜集范圍。搜集方法可采用征集、收購、接受捐贈、預(yù)訂、交換、復(fù)制、購買等。為保證資料的系統(tǒng)性、完整性和針對性，應(yīng)通過多種渠道進(jìn)行搜集。

①個別搜集，即向有關(guān)人員或資料編印人、保管人及有關(guān)部門直接搜集。

②社會搜集，根據(jù)征集方案提出具體要求，通過會議或信函，將征集表格寄發(fā)有關(guān)單位或個人，請其代為搜集。前者多用于專題搜集，后者用于綜合搜集。

③若是場館自辦會展活動，要求策劃部門提供全套資料；若是出租展廳則要求承辦單位提供全套資料。

3）展會資料管理

對已搜集的資料，必須實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)管理，其目的在于合理地組織館藏，為充分利用館藏資料提供檢索手段，做到查找迅速、使用方便。

其主要任務(wù)是：完整地、系統(tǒng)地搜集和存儲文獻(xiàn)資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)工作提供依據(jù)與參考，并積極開發(fā)文獻(xiàn)資源，傳播科學(xué)知識，在豐富館內(nèi)群眾文化生活的同時努力為館外用戶提供參考資料，為兩個文明建設(shè)服務(wù)。

展會資料管理的基本程序是：搜集、鑒選、查重、蓋館藏章、登記、分類、著錄編目、入庫上架、宣傳報道和提供利用。

4）展會資料登記

可采用總括登記（以一批或一套資料為登記對象按入館先后進(jìn)行登記），也可按類登記（以一種資料為登記對象，將同類資料登記在一起）。照片除總括登記外，還須貼樣片本，逐張編號并寫好簡要說明，底片應(yīng)裝入底片袋或底片夾，底片的編號要與樣片中的相應(yīng)的照片號碼一致，若是數(shù)碼照片則以單次會展活動的素材歸類刻錄存盤。請柬、參觀券一律按時間先后，用透明膠帶張貼成冊，并分別注明展會日期、規(guī)模、效益等。

5）展會資料分類

將性質(zhì)相類似的、同一學(xué)科的資料歸納在一起，而將性質(zhì)不同的區(qū)別開來。資料分類一般以整套資料為單位，按所屬學(xué)科歸類，為方便利用，分類時間可根據(jù)各場館具體情況靈活處理，將資料歸入最大用途的類，做到歸類正確，反映充分，前后一致，便于檢索。

6）著錄編目

展會資料一般編制兩套目錄，即書本式目錄和卡片式目錄。

8.2.2　會議、展覽策劃部門文件存放管理規(guī)定

為使各業(yè)務(wù)人員文件存檔管理規(guī)范化，對文件存放方法和內(nèi)容應(yīng)做相應(yīng)規(guī)定。

每份文件夾存放同一類文件，扉頁要注明目錄和標(biāo)號以便于查閱。同一項目的文件須存放在一檔內(nèi)，以利綜合使用。具體存放內(nèi)容以會展策劃部為例可分類如下。

1）會展策劃部經(jīng)理

展會項目文件夾：全年會展項目方案、進(jìn)度表、預(yù)算表、邀請函樣本、招展函樣本、專業(yè)觀眾請柬、樣本等。

客戶檔案夾：商務(wù)接待表、重要客戶文字檔案等。

項目計劃夾：會展計劃表，主辦、協(xié)辦單位確認(rèn)函等。

合同夾：辦會合作協(xié)議、招展合作協(xié)議、服務(wù)商協(xié)議、其他合作協(xié)議。

2）項目經(jīng)理

展會項目文件夾：會展項目方案、招展文件、進(jìn)度表、預(yù)算表、會議請柬、招展函、觀展函、合作協(xié)議。

參展商回執(zhí)函夾：參展商回執(zhí)函、參展商預(yù)訂展位函、參展商名錄。

貿(mào)易商登錄類：貿(mào)易商邀請函、買家回執(zhí)、專業(yè)觀眾登錄表。

傳真文件夾：已發(fā)傳真原稿并表明是否收知，接收人，接收時間，落實情況。

工作手冊文件夾：崗位責(zé)任說明，招展程序表，展覽會通則，場館服務(wù)項目，報價單，客戶檔案，商務(wù)接待表，參展商須知，展位圖，場館內(nèi)外重要部門聯(lián)系人和電話，場館服務(wù)功能表。

3）信息員

展會信息資料夾：展會統(tǒng)計表、展會通報、展會總結(jié)等。

市場信息資料夾；展會信息、剪報信息、經(jīng)濟(jì)情報等。

收傳真夾：所有接收傳真存根，注明處理結(jié)果。

發(fā)傳真夾：所有已發(fā)傳真存根，注明是否處理及結(jié)果。

商務(wù)接待夾：所有來訪客人登記表存檔。

重要文件夾：場館下發(fā)文件及外部門轉(zhuǎn)發(fā)文件。

8.2.3　合同的管理

合同檔案包括合同正本、往來函電（信函、電話記錄、傳真、電傳電報、電子郵件等）、批文、授權(quán)書、圖紙、技術(shù)資料、合同對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等有關(guān)資料。

與合同有關(guān)的傳真收文不應(yīng)僅以傳真熱敏紙存檔，以避免隨著時間的推移字跡逐漸淡化無法認(rèn)清，應(yīng)復(fù)印后與原收文共同存檔。傳真發(fā)文如有傳真報告條，該報告條應(yīng)復(fù)印后與傳真發(fā)文和傳真報告條共同裝訂后存檔。

法律室負(fù)責(zé)公司合同的分類、編號、登記工作。檔案室負(fù)責(zé)保管合同檔案。

合同是場館的機(jī)密文件，屬于永久保存資料。場館合同在執(zhí)行完畢之后，財務(wù)部要在確定無誤的前提下向場館領(lǐng)導(dǎo)提交合同履行情況的報告書，經(jīng)場館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，此項合同結(jié)束。經(jīng)一段時間后，合同及其所有資料由財務(wù)部轉(zhuǎn)交辦公室檔案室存檔。檔案室要做好合同的入庫管理工作，詳細(xì)完備地做好登記、造冊工作。要堅持保密原則，場館合同內(nèi)容除場館主管領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員一律不得查閱。

對于違反規(guī)定造成公司經(jīng)濟(jì)或信譽損失的部門和個人，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人的責(zé)任。

8.3　會展信息的搜集與場館信息發(fā)布的管理

8.3.1　會展場館的信息工作

信息是客觀世界各種事物的變化和特征的反映。人們在獲得信息之后，就能消除某種知識上的不確定性，由不知到知，或由知之不足到知之較多。因此，信息是社會共享的人類一切知識、學(xué)問，以及從客觀現(xiàn)象提煉出來的具有新內(nèi)容的消息的總和。信息是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的三大支柱之一，與會展場館各項工作有密切關(guān)系，是會展場館提高效益的重要條件。會展場館內(nèi)部同外界之間的物質(zhì)、能量交換必須以信息交換為基礎(chǔ)和先導(dǎo)，場館在整個經(jīng)營管理活動中，貫穿著人流、物流、資金流和信息流。前三大流的暢通取決于信息流程的暢通，這表明會展場館工作的每一個環(huán)節(jié)都是做信息處理。信息與會議、展覽更是緊密聯(lián)系、相互促進(jìn)的。信息是會展賴以產(chǎn)生的基礎(chǔ)。各類會議展覽首先需通過各種信息源，有針對性地搜集各種信息（如經(jīng)濟(jì)信息、科技信息、產(chǎn)品信息、市場信息、需求信息等），在比較鑒定、去偽存真、去粗取精的基礎(chǔ)上，做出辦會、辦展的決策，使展會適應(yīng)社會的需要并取得好的效果。因此，會議展覽既是綜合和激活各種信息的產(chǎn)物，又是傳遞信息的媒體。其特點是信息量大，而且具體、形象、直觀；它的傳播具有中介作用和導(dǎo)向作用。

1）會展場館信息工作任務(wù)

會展場館信息工作的主要任務(wù)是快、廣、精、準(zhǔn)地做好信息的搜集、整理和提供利用，為場館的經(jīng)營管理決策服務(wù)，為社會信息用戶服務(wù)，其內(nèi)容包括：

①通過各種信息源廣泛搜集信息（如場館內(nèi)的各種原始資料和社會的市場需求、客戶意見等）。

②篩選。

③分類編目。

④儲存。

⑤檢索。

⑥發(fā)布（報道）。

⑦提供利用。

⑧信息反饋。這是一個由簡單到復(fù)雜的不斷創(chuàng)新的循環(huán)、變化過程，每一環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生以感覺、知覺和知識為內(nèi)容的智能或新信息。其流程如圖8-1所示。

圖8-1　會展場館信息管理流程示意圖

2）會展場館信息工作的基本要求

①建立信息機(jī)構(gòu)，完善管理制度，即各館要有自己的情報信息機(jī)構(gòu)。

②有一批信息工作的專業(yè)人才，他們應(yīng)具有較高的政策水平，有淵博的科學(xué)知識，執(zhí)著的專業(yè)熱情，甘為人梯的服務(wù)精神，熟練精湛的業(yè)務(wù)技術(shù)，快、廣、精、準(zhǔn)的情報意識和資源共享的協(xié)作風(fēng)格。

③加快信息現(xiàn)代化的步伐。重視信息工作的投入，配備傳遞、處理信息的必要設(shè)備（如電話、電報、電傳、電腦、網(wǎng)絡(luò)寬帶、廣播、電視、錄像、錄音等），建立以電子計算機(jī)為主要基礎(chǔ)的信息網(wǎng)絡(luò)，實行內(nèi)外、上下聯(lián)網(wǎng)。

8.3.2　信息交流程序

1）目的

為及時、準(zhǔn)確地搜集、傳遞及反饋有關(guān)信息，做好信息管理工作。

2）范圍

適用于會展場館內(nèi)部信息傳遞、處理及與外部各方相關(guān)信息的交流。

3）職責(zé)

①辦公室負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外相關(guān)信息的傳遞與處理。

②各部門負(fù)責(zé)與對口相關(guān)單位的信息交流和搜集，建立信息檔案，保存和管理相關(guān)的信息，并負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)信息的傳遞與交流。

③職工代表負(fù)責(zé)與職工有關(guān)信息的搜集和傳達(dá)。

④保衛(wèi)部負(fù)責(zé)治安消防信息的處理。

4）內(nèi)容

（1）信息的搜集與處理

①外部信息。

a．治安、消防、新聞媒體等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反饋的信息，由辦公室、保衛(wèi)部負(fù)責(zé)搜集，并傳遞給公司相關(guān)部門，當(dāng)監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合要求時，按照《事故報告、調(diào)查及處理程序》的規(guī)定進(jìn)行處理。

b．客戶反饋的信息及投訴按《不合格控制程序》由各相關(guān)部門處理。

c．供方反饋的信息及其投訴分別由對口部門負(fù)責(zé)與各自供方的質(zhì)量、職業(yè)健康安全等信息的溝通，并對其職業(yè)健康安全方面施加影響；上述供方反饋的其他信息，對口部門應(yīng)按有效的形式傳遞給相關(guān)部門和人員；對來自供方投訴，對口部門可按《糾正預(yù)防措施程序》提交辦公室處理。

d．政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，如職業(yè)健康安全法律法規(guī)、條例、標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)質(zhì)量法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等，按《法律、法規(guī)識別程序》執(zhí)行。

e．其他外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關(guān)職業(yè)健康安全等方面的信息，由相關(guān)人員反饋給部門處理，并反饋到辦公室或保衛(wèi)部，由其負(fù)責(zé)分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門處理。

f．對于與外部的溝通應(yīng)記錄于相應(yīng)的《記錄本》或《聯(lián)絡(luò)單》中。

②內(nèi)部信息。

a．正常信息，如方針、目標(biāo)、監(jiān)測記錄、內(nèi)部審核與管理評審報告以及體系正常運行時的其他記錄等，各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接搜集并傳遞；辦公室按照相應(yīng)文件的規(guī)定傳遞方針、目標(biāo)、管理方案、內(nèi)部審核結(jié)果等信息。

b．有關(guān)工作存在不符合或潛在不符合的信息，如體系內(nèi)部審核的不符合項報告、糾正和預(yù)防措施記錄等，由相關(guān)部門按《糾正預(yù)防措施程序》《內(nèi)部審核程序》《管理評審程序》處理；服務(wù)的不符合信息按《不合格控制程序》規(guī)定傳遞。

c．緊急信息，如出現(xiàn)火災(zāi)、爆炸、臺風(fēng)災(zāi)害等情況下的相關(guān)信息與記錄，由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給保衛(wèi)部處理，參見《應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序》。

d．其他內(nèi)部信息，提供者反饋給部門主管或辦公室進(jìn)行處理。職工還可以通過職工代表、工會組織反映有關(guān)信息。

③信息可采用總經(jīng)理辦公會或書面資料、記錄、討論、培訓(xùn)、電子媒體、聲像設(shè)備、辦公自動化系統(tǒng)等其他通信方式予以傳遞。

（2）信息的整理和應(yīng)用

各部門及時將信息交流過程中的相關(guān)信息匯總整理后，按《記錄控制程序》的要求建立信息檔案。

8.4　會展場館網(wǎng)站的管理

互聯(lián)網(wǎng)在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)中的迅速崛起極大地改變了傳統(tǒng)會展業(yè)的運作方式。為會展場館建立專門網(wǎng)站，將場館的硬件設(shè)施設(shè)備有關(guān)情況介紹、資料、展會信息，以及管理模式、機(jī)構(gòu)設(shè)置、服務(wù)項目、相關(guān)價格等的有關(guān)信息在網(wǎng)上向外界傳播，并從網(wǎng)上搜集辦會辦展單位、參展商和目標(biāo)觀眾的資料和反饋的信息，促進(jìn)會展場館（特別是有自辦展的場館）和客戶的信息溝通彼此互動，對成功舉辦展會有很大的幫助。

8.4.1　會展場館網(wǎng)站的作用

互聯(lián)網(wǎng)具有空間虛擬化、時間隨意化、信息處理便捷化和內(nèi)容個性化的特點，一個精心設(shè)計的專門網(wǎng)站，對擴(kuò)大會展場館的影響，促進(jìn)更多展會成功舉辦具有很大的作用，其表現(xiàn)為以下幾點。

1）為會展場館營銷和客戶服務(wù)拓展了市場空間

互聯(lián)網(wǎng)具有全球性，一旦會展場館建立起了專門網(wǎng)站，不論你在世界哪個角落，只要能上網(wǎng)，你就能從網(wǎng)上看到該場館的有關(guān)信息。網(wǎng)站極大地拓寬了展會的營銷渠道。從網(wǎng)站上，參展商可以了解在該場館舉辦的展會相關(guān)交通、住宿、登記等各種必需事項的處理辦法，這會極大地拓寬展會的營銷空間。同時，會展場館將各有關(guān)服務(wù)事項在網(wǎng)上提前通知客戶，極大地便利了客戶對各項參展（參觀）工作的準(zhǔn)備，使會展場館可以在網(wǎng)上為客戶服務(wù)。

2）為會展場館提供了快速的市場應(yīng)變能力

現(xiàn)代會展業(yè)已經(jīng)向規(guī)?；?、國際化和市場化的方向發(fā)展，適應(yīng)市場變化的要求，盡快提高展會的市場應(yīng)變能力，是許多展會迫切的需要?；ヂ?lián)網(wǎng)具有互動性，會展場館不僅可以在網(wǎng)上發(fā)布展會信息，也可以從網(wǎng)上搜集客戶對展會的意見和建議，促進(jìn)場館與客戶之間的溝通和互動，使場館和展會更快更直接地了解市場和客戶的需求變化，并制訂相應(yīng)應(yīng)對措施。

3）有利于會展場館特定信息的傳播

互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)容具有個性化的特點，網(wǎng)站對各種信息內(nèi)容的包容性很強，各種信息都可以在網(wǎng)上傳播，而且信息內(nèi)容的更新很方便，信息傳播的成本也較小，傳播的速度快。場館和展會完全可以根據(jù)會展題材、行業(yè)的特點和客戶的需要來編制網(wǎng)站的內(nèi)容，使各種特定的信息通過網(wǎng)站傳播到行業(yè)和客戶那里。

4）有利于場館、展會與有關(guān)企業(yè)和機(jī)構(gòu)的協(xié)作

現(xiàn)代大型展會往往都是多方合作的成果，許多機(jī)構(gòu)的共同努力和精誠協(xié)作才能促成展會的成功舉辦；同時，展會的成功舉辦還有賴于展會與參展單位以及觀眾的相互合作。互聯(lián)網(wǎng)具有超時空互聯(lián)性，它可以成為各有關(guān)方面進(jìn)行精誠協(xié)作的重要工具和紐帶。

5）有利于展會招展招商活動的展開

展會的招展和招商活動是一項費時費力的浩大工程，展會一般廣泛利用各種渠道進(jìn)行營銷，通過各種媒體發(fā)布展會信息，使目標(biāo)參展商和觀眾了解展會、知道展會并進(jìn)而參加展會。會展場館網(wǎng)站在展會招展和招商活動中可以扮演重要角色，可以為展會招展和招商提供很多幫助。

6）有利于提高會展場館客戶服務(wù)水平

網(wǎng)站所附帶的客戶數(shù)據(jù)庫是展會進(jìn)行客戶關(guān)系管理的信息基礎(chǔ)，這個數(shù)據(jù)庫信息的準(zhǔn)確性和新鮮度會直接地影響到展會的客戶管理和服務(wù)工作。網(wǎng)站通過與客戶的互聯(lián)互通，可以及時更新這個數(shù)據(jù)庫的客戶信息，改善展會的客戶管理和服務(wù)工作。

8.4.2　會展場館網(wǎng)站的建立與管理

隨著IT技術(shù)在現(xiàn)代展覽業(yè)中的廣泛使用，當(dāng)今，為了適應(yīng)日益激烈的市場競爭的需要，已經(jīng)很少有不開通自己的專門網(wǎng)站的會展場館了，可以說，是否開通和辦好自己的專門網(wǎng)站已經(jīng)成為業(yè)內(nèi)評價一個場館的重要指標(biāo)。如果一個會展場館沒有自己的專門網(wǎng)站，它在其目標(biāo)客戶的心目中的形象必然會受到很大影響。那么，該如何建立會展場館的專門網(wǎng)站呢？一般來說，建立會展場館專門網(wǎng)站可以按以下步驟進(jìn)行。

1）對網(wǎng)站的主要功能定位

要為會展場館建立一個專門網(wǎng)站，首先必須明確要給會展場館建立一個什么類型的網(wǎng)站，就是必須對該網(wǎng)站的主要功能進(jìn)行定位。例如，希望該網(wǎng)站具有哪些功能？希望該網(wǎng)站對會展場館帶來哪些幫助？如果沒有明確的目標(biāo)，網(wǎng)站的內(nèi)容必將十分混亂，這樣的網(wǎng)站即使建立起來了，又能對場館有多大幫助呢？網(wǎng)站的功能在建設(shè)場館網(wǎng)站之前必須明確。并且，網(wǎng)站的功能一定要符合場館和展會的需要，而不一定求全、求大。對于一些目前還不需要的功能可以暫時不安排，但可以根據(jù)場館的發(fā)展趨勢而為其預(yù)留接口，為將來豐富網(wǎng)站內(nèi)容和功能留有余地。

2）確定網(wǎng)站需要的欄目和內(nèi)容

對會展場館網(wǎng)站進(jìn)行定位以后，還必須仔細(xì)考慮網(wǎng)站將開通哪些欄目，各欄目將有些什么內(nèi)容。網(wǎng)站的欄目和內(nèi)容是網(wǎng)站向目標(biāo)客戶展示的重要部分，必須精心安排，巧妙設(shè)計，讓它們既能滿足會展場館營銷和宣傳推廣的需要，又能為目標(biāo)客戶服務(wù)，還能為目標(biāo)客戶所喜聞樂見。例如，為宣傳場館可設(shè)：“展覽空間”“會議場所”“場館資源”“場館示圖”“場館查詢”“技術(shù)參考”“服務(wù)報價”“招聘信息”等；考慮到參展商的需要，網(wǎng)頁欄目安排可以有“參展指南”“展會服務(wù)”“展商報到”“展會信息”等；考慮到觀眾的需要，網(wǎng)頁欄目可以有“參觀指南”“展會新聞”；考慮到新客戶對展會和該城市還不了解，可以開設(shè)“展會回顧”以及“城市指南”欄目等。另外，為增加網(wǎng)頁內(nèi)容的可讀性，還可以開設(shè)“行業(yè)動態(tài)”和“市場信息”“會展文摘”“專家論壇”等欄目?？傊?，網(wǎng)站的內(nèi)容要為展會服務(wù)，為目標(biāo)客戶服務(wù)，要能吸引目標(biāo)客戶的眼球。

3）設(shè)計網(wǎng)頁的界面

網(wǎng)頁上的內(nèi)容不能亂七八糟地呈現(xiàn)在網(wǎng)上沖浪者面前，也不能對所有內(nèi)容一概平均分布，因為誰也不會花時間仔細(xì)瀏覽一個內(nèi)容主次不分、雜亂無章的網(wǎng)站。要注意精心設(shè)計網(wǎng)頁的界面，盡量安排好網(wǎng)頁界面的布局，各欄目的輕重緩急，按場館VI設(shè)計統(tǒng)一使用主色調(diào)，將網(wǎng)頁界面盡量設(shè)計得簡單明了、重點突出、圖文并茂，使瀏覽者能輕松瀏覽，方便地找到自己感興趣的內(nèi)容。

4）確定網(wǎng)站內(nèi)容的更新方法

網(wǎng)站是用來服務(wù)于場館、展會和客戶的，隨著場館的發(fā)展和展會籌備的進(jìn)展，網(wǎng)站的內(nèi)容也應(yīng)該不斷更新。有些場館和展會在建立網(wǎng)站時很積極，但網(wǎng)站建立起來后，內(nèi)容卻很少更新。如果網(wǎng)站內(nèi)容始終一成不變，那么很多目標(biāo)客戶就會對該網(wǎng)站失去興趣，他們可能從此不再瀏覽該網(wǎng)站。因此，網(wǎng)站建立起來以后，及時更新網(wǎng)站內(nèi)容十分重要，它是維持網(wǎng)站與客戶聯(lián)系的黃金紐帶。場館要明確網(wǎng)站內(nèi)容的更新辦法，并安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，只有這樣，會展場館網(wǎng)站才能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

5）制訂網(wǎng)站技術(shù)維護(hù)辦法

除了要及時更新網(wǎng)站內(nèi)容以外，會展場館網(wǎng)站還必須有一套實際可行的技術(shù)維護(hù)辦法。場館網(wǎng)站離不開專業(yè)技術(shù)支持和維護(hù)，要有專職的網(wǎng)絡(luò)管理員，不然，將會對各種網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲束手無策，對網(wǎng)絡(luò)故障無法及時排除。不管采用哪種維護(hù)策略，場館都要為網(wǎng)站的暢通運行制訂一套技術(shù)維護(hù)辦法，這樣會展場館網(wǎng)站才不會經(jīng)常出現(xiàn)故障而關(guān)閉。

建立會展場館專門網(wǎng)站是一項技術(shù)性很強的工作，在進(jìn)行這一項工作時，一定要精心策劃，合理安排，認(rèn)真設(shè)計。如果沒有這方面的人才，可以委托有關(guān)機(jī)構(gòu)完成，但不管怎樣，對自己網(wǎng)站的定位、欄目設(shè)計、內(nèi)容安排和瀏覽界面一定要有符合場館需要的明確主張。只有這樣，會展場館網(wǎng)站才不會只流于形式，才有較大的使用價值。

會展場館網(wǎng)站頁面如圖8-2所示。

圖8-2　會展場館網(wǎng)站頁面實例

8.5　會展場館相關(guān)活動的宣傳

8.5.1　場館會展廣告的選擇

會展廣告策略的具體執(zhí)行可以有兩種選擇，一種是委托廣告公司全面代理，一種是會展場館自己執(zhí)行。

前者是指選擇一家合適的廣告公司，由其全面代理會展產(chǎn)品的營銷策劃、廣告宣傳和推廣促銷工作及相應(yīng)費用。選擇廣告公司的參考標(biāo)準(zhǔn)是：豐富的行業(yè)經(jīng)驗及優(yōu)秀的策劃能力。好的廣告公司擁有強大的智力資源優(yōu)勢和傳播網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，對如何運作、推廣展會有較深入的了解，其行為帶有科學(xué)的投機(jī)性，可為企業(yè)所用。

后者則是會展活動的一切推廣完全由場館自己來做，這通常是指場館自己擁有獨立的廣告公司，有組織、管理、策劃、營銷、公關(guān)、工程等工作人員，設(shè)施和設(shè)備以及得天獨厚的廣告位資源。其自辦展的廣告費用可以自由支配，利潤獨享，還可以同當(dāng)?shù)氐拿襟w合作，承接大量會展客戶的廣告項目，既為在場館舉辦的會議展覽活動提供配套服務(wù)，又帶來較好的經(jīng)濟(jì)效益。

廣告是會展宣傳的重要方式，也是吸引辦會辦展單位、參會參展對象的主要手段之一。會展廣告是覆蓋面最廣的，范圍可能覆蓋已知的和未知的所有參展參會對象，可以將會展情況傳達(dá)到直接聯(lián)絡(luò)所遺漏的企業(yè)，還可以加強直接聯(lián)絡(luò)的效果。會展廣告同時也是較昂貴的宣傳手段，因此要嚴(yán)格控制，登廣告要目標(biāo)明確，根據(jù)需要、意圖和實力進(jìn)行安排。

8.5.2　廣告規(guī)模

廣告預(yù)算決定廣告規(guī)模，要根據(jù)需要和條件決定預(yù)算。如果經(jīng)費充裕可以多在幾家報刊上反復(fù)登載廣告；如果經(jīng)費有限，則集中力量在少數(shù)影響大效果好的報刊上做廣告，而不要使用很多家影響小的報刊。廣告開支與效果不一定是正比例，選擇合適的媒體是降低成本提高效率的最好辦法。

8.5.3　廣告時間

廣告時間也需要進(jìn)行合理規(guī)劃，一般情況下，做好展會決定時就要開始并持續(xù)刊登。時間的間隔要事先安排，連續(xù)刊登廣告有利于加深客戶的印象。美國有一專項調(diào)查顯示，比起未刊登廣告的辦展單位，連續(xù)登6次廣告的要多招收50%的參展企業(yè)，連續(xù)登12次整版廣告的辦展單位要多招收70%的參展企業(yè)。

8.5.4　廣告媒體選擇

選擇媒體主要看媒體的對象是否是會展活動的目標(biāo)參展企業(yè)。如果是消費品的展出，可以選擇大眾傳媒，包括大眾報刊、電視、電臺、集中地的招貼、條幅、路牌、旗幟等。如果是專業(yè)性質(zhì)的貿(mào)易展出，就要在綜合媒體上刊登廣告，要選擇生產(chǎn)和流通領(lǐng)域里針對觀眾的專業(yè)媒體，包括電臺、電視臺、專題欄目、專業(yè)報刊、內(nèi)部刊物、會展刊物等。

1）電視和電臺

組織消費性質(zhì)展覽會的組織者可選擇使用電視和電臺。因為它是覆蓋面最廣的媒體，廣告之效果十分理想，但費用通常很高。

2）電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

由于電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，在國際互聯(lián)網(wǎng)上做廣告的情況越來越普遍。利用電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)做廣告費用低廉，覆蓋面卻非常廣。但作為“信息海洋”的網(wǎng)絡(luò)信息，信息量太多，被淹沒的可能性很大，會展企業(yè)可將它作為一個輔助宣傳方式。

3）專業(yè)刊物

專業(yè)刊物是指生產(chǎn)、流通領(lǐng)域的專業(yè)報紙、雜志，專業(yè)刊物如果受眾包括會展企業(yè)的目標(biāo)參展企業(yè)，就可以選擇其刊登廣告，效果很好，而且費用比大眾媒體低。某一專業(yè)領(lǐng)域往往會有數(shù)家報刊，如果預(yù)算有限，就要選擇影響最大的專業(yè)報刊刊登；如果預(yù)算充足，可以在多家報刊刊登廣告，交叉使用行業(yè)內(nèi)的不同刊物刊登廣告還可以加深參展客戶的印象。

4）內(nèi)部刊物

內(nèi)部刊物指政府有關(guān)部門、貿(mào)促機(jī)構(gòu)、工商會、行業(yè)協(xié)會刊物。在內(nèi)部刊物上刊登廣告的優(yōu)勢是讀者專業(yè)。發(fā)行對象多是特定的專業(yè)讀者，費用低、效果好。缺點往往是覆蓋面不夠理想。會展企業(yè)如果與內(nèi)部刊物有特殊關(guān)系，可以在做廣告的同時安排新聞性質(zhì)的報道，以加強宣傳的可信性。

5）廣告夾頁

在重點刊物中設(shè)廣告夾頁，可以刊登較多的信息和照片，印刷質(zhì)量也容易控制，可給人留下印象。也可單獨印制宣傳場館及其舉辦會展活動的彩色宣傳材料，放置場館指定地點供觀眾索取。

6）廣告牌

廣告牌主要用于吸引注意，激發(fā)參展興趣。廣告牌廣告主要作用不是推銷而是吸引注意，擴(kuò)大影響。

7）其他形式

還可充分利用場館的廣告資源，如路牌、燈箱、模型、大型電視屏、充氣模型、旗幟、空飄氣球條幅、航空飛艇等（參考本書7．6廣告位的管理）。

8.5.5　廣告制作的注意事項

1）廣告內(nèi)容要簡潔、清楚、準(zhǔn)確

清楚是廣告成功的關(guān)鍵。閱看廣告的人只關(guān)心事實，因此，廣告用語一定要簡潔明了。廣告用語要講究措辭語法，但切不可過于修飾。廣告對象不是語言學(xué)專家，廣告所表達(dá)的內(nèi)容要使很隨意的讀者也能立即領(lǐng)會。

2）廣告內(nèi)容要有吸引力、要全面

要將有關(guān)信息傳達(dá)給目標(biāo)觀眾，還要吸引觀眾的注意和興趣，因此，僅僅刊登公司名稱、聯(lián)絡(luò)地址、會議展覽目的、展出產(chǎn)品還不夠，必須強調(diào)項目的特色，適合哪些需要，對參展參會企業(yè)帶來的益處等，要有承諾。如果可能，要在廣告中提及會展企業(yè)在當(dāng)?shù)氐拇砘虼?，可以注明有興趣者可以索取更詳細(xì)的信息。

3）廣告要有規(guī)模、要重質(zhì)量

廣告要有一定規(guī)模，可以相對集中做，即次數(shù)可以少些但容量可以大些（報刊的大版面、電視電臺的長時間），這樣做比分散做效果好。時間短、版面小往往被人忽略，效果不佳。對廣告質(zhì)量最有影響的人是廣告設(shè)計師和撰稿人，他們可能不太在乎廣告公司的贏利，他們最關(guān)心的是他們作品的質(zhì)量，與他們建立良好的關(guān)系，可能會使他們下工夫制作出高質(zhì)量的廣告?？菑V告可以使用代理。代理有專業(yè)技術(shù)和經(jīng)驗，可以協(xié)調(diào)廣告安排，并且報價可能比直接的媒體報價低。展會所在地的廣告代理比主辦者所在地的代理要好，展會所在地代理熟悉所在地的新聞媒體并與之有更近的關(guān)系，并熟悉當(dāng)?shù)氐膹V告文化和效果。

本章小結(jié)

通過本章的學(xué)習(xí)應(yīng)懂得會展場館的檔案和信息管理的基本常識，能夠?qū)箞鲳^文書影像檔案、財務(wù)檔案、工程檔案、人事檔案、會展經(jīng)營活動相關(guān)文案、合同協(xié)議等進(jìn)行管理，能夠合理安排會展場館網(wǎng)站的欄目，能夠進(jìn)行會展場館相關(guān)信息的搜集、發(fā)布及廣告宣傳的管理工作。

復(fù)習(xí)思考題

1．檔案查閱紀(jì)律包括哪些？

2．會展資料包括哪些主要項目？

3．會展場館信息工作的基本要求是什么？

4．你認(rèn)為會展場館設(shè)立專門網(wǎng)站有作用嗎，為什么？

5．會展廣告制作應(yīng)注意的事項有哪些？

實　訓(xùn)

1．試為某會展場館設(shè)計網(wǎng)站的欄目。

2．試設(shè)計一份會展場館舉辦展覽會的報紙廣告。

案　例

案例一　展會現(xiàn)場紙質(zhì)廣告遍地　浪費驚人

推銷員手捧一厚疊色彩繽紛的廣告宣傳單，在展廳入口處、購票窗口邊、大門兩旁一邊賣力吆喝，一邊對過往觀眾“圍追堵截”；許多人匆匆掃了一眼廣告單，沒走幾步就隨手丟棄了。廢棄的廣告單灑落一地，還塞滿了周圍的垃圾箱。在某些會展活動場所見到的這種既浪費又影響環(huán)保的現(xiàn)象實在令人心痛。如圖8-3所示。

圖8-3　展廳散發(fā)廣告單實況

案例二　廣交會館內(nèi)宣傳品管理規(guī)定（發(fā)布日期：2013-01-25）

一、總則

（一）為維護(hù)廣交會的聲譽和權(quán)益，規(guī)范廣交會館內(nèi)宣傳品發(fā)放秩序，根據(jù)《中華人民共和國著作權(quán)法》《中華人民共和國商標(biāo)法》《中華人民共和國廣告法》等國家有關(guān)法律法規(guī)和商務(wù)部相關(guān)要求制定本規(guī)定。

（二）廣交會館內(nèi)宣傳品，特指廣交會宣傳品、廣交會參展企業(yè)宣傳品和廣交會駐會商務(wù)單位宣傳品。

（三）廣交會各部門、各參展單位、各宣傳品服務(wù)單位應(yīng)遵守本規(guī)定。

（四）廣交會新聞中心對廣交會宣傳品發(fā)放行使管理職能，包括實施審核和監(jiān)管，并對違規(guī)行為進(jìn)行處分。

二、廣交會宣傳品

（一）廣交會宣傳品，是指經(jīng)廣交會批準(zhǔn)，廣交會開幕期間在廣交會展館內(nèi)由新聞中心統(tǒng)一安排發(fā)放，以宣傳國家商務(wù)政策、廣交會、參展企業(yè)和參展商品為主要內(nèi)容，直接為參展商和采購商服務(wù)的印刷品、電子出版物及其他用于宣傳的信息載體。

廣交會宣傳品分為三類：①廣交會授權(quán)印制的宣傳品，包括《廣交會會刊》《參展商名錄》《廣交會宣傳光盤》《展區(qū)指南和導(dǎo)向圖》等直接為大會服務(wù)的宣傳品；②各進(jìn)出口商會、外商投資企業(yè)協(xié)會的廣交會專刊（每個單位限一本）；③經(jīng)廣交會批準(zhǔn)進(jìn)館發(fā)放的商務(wù)部直屬單位宣傳品以及全國性外經(jīng)貿(mào)類報紙、雜志或其他宣傳品（每個單位限一種）。除上述三類外，其他任何宣傳資料均不具備廣交會宣傳品資格。

（二）未經(jīng)廣交會許可，任何單位或個人不得擅自以中國進(jìn)出口商品交易會（廣交會）名義征集文稿和廣告；不得在任何宣傳品上使用“中國進(jìn)出口商品交易會”“廣交會”中英文字樣（包括簡寫體）和廣交會Logo；不得在任何宣傳品上使用可能對廣交會聲譽和形象造成不良影響的字樣和標(biāo)志；不得采取與中國進(jìn)出口商品交易會（含廣交會各辦）或中國對外貿(mào)易中心聯(lián)合或合作名義編印、發(fā)放宣傳品。

（三）廣交會宣傳品必須標(biāo)明宣傳品和編印單位名稱。所選用文稿、圖片，以及涉及廣告、專利、版權(quán)等內(nèi)容，必須符合國家有關(guān)規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)任何違法違規(guī)行為，由編印單位承擔(dān)全部責(zé)任。宣傳品主辦單位應(yīng)立足為參展企業(yè)和采購商提供信息資訊服務(wù)，嚴(yán)格控制營利性廣告篇幅。

（四）廣交會宣傳品（樣刊）必須在當(dāng)屆廣交會開幕前一個月報廣交會新聞中心審批，審批當(dāng)屆有效。其中的第一類宣傳品內(nèi)容由廣交會新聞中心審核；第二、三類宣傳品內(nèi)容由編印單位自行按本規(guī)定要求嚴(yán)格審核后，填寫發(fā)放申報表，簽訂遵守相關(guān)管理規(guī)定的保證書，連同樣刊在當(dāng)屆廣交會開幕前一個月報送廣交會新聞中心審核。審核通過后方能在當(dāng)屆廣交會印制發(fā)放。

（五）廣交會宣傳品由廣交會新聞中心安排在指定發(fā)放地點供采購商和參展商自愿免費領(lǐng)取，不得售賣和強行派發(fā)。各進(jìn)出口商會、外商投資企業(yè)協(xié)會的宣傳品僅限于在本會辦公室和會員企業(yè)展位發(fā)放；各交易團(tuán)的宣傳品僅限于在本團(tuán)辦公室和本團(tuán)所屬企業(yè)展位發(fā)放。

（六）廣交會新聞中心有權(quán)對廣交會宣傳品的質(zhì)量、內(nèi)容進(jìn)行檢查，對有下列情況之一的宣傳品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即予取締：①違反本規(guī)定擅自對外發(fā)放宣傳品；②超出指定的宣傳品發(fā)放區(qū)域；③編印單位申報不實，虛報，假報；④出現(xiàn)嚴(yán)重知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)行為；⑤出現(xiàn)其他違法違規(guī)行為。

（七）廣交會宣傳品在每屆廣交會對外發(fā)放的數(shù)量不少于8 000冊，編印單位須在廣交會開幕前交納發(fā)放工本費（每種10 000元人民幣／屆）。否則，其下一屆的進(jìn)館發(fā)放資格將被自動取消。

（八）經(jīng)商務(wù)部批準(zhǔn)在廣交會發(fā)放的部分展會招商宣傳資料以及外貿(mào)中心的展會招商宣傳資料，歸入新聞中心統(tǒng)一管理，具體辦法參照廣交會宣傳品有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（九）廣交會休會期間，相關(guān)工作由外貿(mào)中心辦公室負(fù)責(zé)。

三、廣交會參展企業(yè)宣傳品

廣交會參展企業(yè)宣傳品，是指廣交會進(jìn)口展區(qū)、出口展區(qū)參展企業(yè)自備的企業(yè)介紹、產(chǎn)品目錄或宣傳單張等，內(nèi)容僅限于介紹本企業(yè)和本屆參展的產(chǎn)品，僅限于在本企業(yè)展位內(nèi)派發(fā)。

未經(jīng)廣交會許可，企業(yè)在參展期間不得在展覽場地，以任何形式陳列、展示其他展覽會或電子商務(wù)網(wǎng)站的資料；不得為該展覽會或網(wǎng)站進(jìn)行任何形式的宣傳活動。

各交易團(tuán)按大會有關(guān)規(guī)定對出口展區(qū)參展企業(yè)的宣傳品行使管理職能。

四、廣交會駐會商務(wù)單位宣傳品

廣交會駐會商務(wù)單位宣傳品，是指經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)入廣交會的商務(wù)單位，用于介紹本單位以及專門為廣交會參展商或采購商提供業(yè)務(wù)服務(wù)的宣傳資料。

駐會商務(wù)單位宣傳品僅限于在本單位服務(wù)點范圍內(nèi)發(fā)放。外貿(mào)中心廣交會工作部對駐會商務(wù)單位宣傳品行使管理職能。

五、違規(guī)處罰

宣傳品所屬單位人員超越其固定區(qū)域發(fā)放，或擅自派發(fā)未經(jīng)審批的宣傳品，一經(jīng)證實，大會將予以勸阻，沒收資料和證件等處罰。對情節(jié)嚴(yán)重或?qū)医滩桓恼撸瑥V交會保衛(wèi)辦將會同其他管理部門做出清場處罰。

六、檢查和處理

除廣交會新聞中心實施監(jiān)管外，廣交會現(xiàn)場服務(wù)指揮部大會檢查組有權(quán)對館內(nèi)宣傳品發(fā)放情況進(jìn)行檢查，并依據(jù)第五條規(guī)定對違規(guī)單位做出處理。

七、附則

（一）本規(guī)定由廣交會新聞中心負(fù)責(zé)解釋。

（二）本規(guī)定自2013年1月15日起施行。2011年7月15日發(fā)布的《廣交會館內(nèi)宣傳品管理規(guī)定》同時廢止。

（摘自：中國進(jìn)出口商品交易會官方網(wǎng)站）

案例討論：

許多交易會上都存在濫發(fā)廣告的現(xiàn)象，參展商明知可能造成浪費卻都照樣進(jìn)行，在場館內(nèi)外形成發(fā)廣告的通道“夾道歡迎”來賓和觀眾，造成不好的影響。而有些較規(guī)范的品牌展會，主辦單位配合場館采取了相應(yīng)的措施，此種浪費和不雅觀的現(xiàn)象也是可以杜絕的，可見主辦者的態(tài)度和措施是關(guān)鍵。思考一下還可以采取哪些措施？