信訪文書信息化處理_文書學(xué)教程

第三節(jié)　信訪文書信息化處理

信訪文書信息化處理是結(jié)合信訪工作的要求，采用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)處理各種信訪信息的方法。它通過程序化、制度化、規(guī)范化的軟件設(shè)計，對信訪活動進行全面計算機化管理，實現(xiàn)了信訪文書處理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化，推動了信訪工作的發(fā)展。

信訪文書處理系統(tǒng)主要針對來電、來信、來訪，郵件、傳真等，也可以納入到該系統(tǒng)之中進行統(tǒng)一管理。

一、來電管理

來電管理是信訪文書工作的子系統(tǒng)，主要包括來電記錄、來電辦理情況。

(一)來電記錄

來電處理信息包含:來電編號、來電日期、來電時間、記錄人、來電人、來電人身份、聯(lián)系電話、來電地區(qū)、單位地址、來電性質(zhì)大類、來電性質(zhì)小類、舉報分類、來電編號種類、來電編號、來電標(biāo)題、摘要、批示領(lǐng)導(dǎo)、批示日期、批示內(nèi)容、錄入人員、錄入時間、是否重復(fù)來電、重電號。一旦錄入完畢，系統(tǒng)便自動記錄該條來電信息，見圖7-1、圖7-2。

圖7-1　來電信息登記界面

(二)來電處理

來電處理信息包含處理形式、處理日期、經(jīng)辦人、承辦單位、承辦人、催辦日期、報抄送單位、處理意見、辦完日期、辦完否、處理結(jié)果、備注信息，見圖7-3、圖7-4。

圖7-2　來電登記信息

圖7-3　來電辦理情況

二、來信管理

(一)概況

來信信息包括流水號、受信人、受信日期、來信日期、來信人、來信人身份、聯(lián)系電話、郵政編碼、來信地區(qū)、單位地址、來信分類、轉(zhuǎn)來機關(guān)及文號、來信性質(zhì)大類、來信地址小類、舉報分類、來信編號種類、來信編號、來信標(biāo)題、摘要、批示領(lǐng)導(dǎo)、批示日期、批示內(nèi)容、錄入人員、錄入時間。一旦錄入完畢，系統(tǒng)自動生成一條來信登記信息，見圖7-5。

圖7-4　來電辦理登記

圖7-5　來信登記信息

如果來信是紙質(zhì)文書，可掃描來信內(nèi)容，以減輕數(shù)據(jù)錄入量。如果來信是電子郵件，則可以將其作為附件錄入。

一旦是重復(fù)來信，系統(tǒng)具有自動檢測重信功能。

(二)辦理概況

來信辦理情況包括處理形式、處理日期、經(jīng)辦人、承辦單位、承辦人、催辦日期、報(抄)送單位、處理意見、辦完日期、辦完否、復(fù)信否、處理結(jié)果、備注。

三、來訪管理

(一)概況

來訪信息包括:流水號、來訪日期、來訪人身份、聯(lián)系電話、上訪規(guī)模、來訪人數(shù)、性別、年齡、來訪地區(qū)、單位地址、上訪方向、接訪人、反映的問題分類、來訪性質(zhì)大類、來訪性質(zhì)小類、舉報分類、來訪編號種類、來訪編號、來訪標(biāo)題、摘要、批示領(lǐng)導(dǎo)、批示日期、批示內(nèi)容、錄入人員、錄入時間、是否重復(fù)來訪、重訪號。來訪登記完畢，系統(tǒng)自動生成一條來訪信息，見圖7-6。

圖7-6　來訪登記信息

(二)辦理情況

來訪辦理情況有處理形式、處理日期、經(jīng)辦人、承辦單位、承辦人、催辦日期、報(抄)送單位、處理意見、辦完日期、辦完否、處理結(jié)果、備注信息。

上述信訪業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中來電管理、來信管理和來訪管理是信訪業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，該系統(tǒng)還具有綜合查詢、信訪督辦、打印輸出等功能，能滿足信息化環(huán)境下的信訪文書工作的基本需求。

復(fù)習(xí)與思考

1.信訪文書與行政公文相比較有何特點?

2.信訪工作有哪些要求?

3.如何認(rèn)識信訪文書的獨特性?

4.信訪文書處理有何特點?

5.信訪登記有哪些主要項目?

6.如何管理來電?

7.如何管理來信?

8.來訪處理需要注意什么?

9.設(shè)計信訪文書處理單時需要注意哪些項目?

10.信訪文書系統(tǒng)設(shè)計需要考慮哪些功能?