即時通訊軟件的主要功能在編輯工作中的應(yīng)用

張凱英，段桂花，張維維，張婉博

（《高等學(xué)?；瘜W(xué)學(xué)報》編輯部，長春 130012）

摘　要：介紹了即時通訊軟件的在線聊天與視頻電話、屏幕截圖、群/討論組與共享文件、郵箱、點(diǎn)對點(diǎn)斷點(diǎn)續(xù)傳文件和文件中轉(zhuǎn)站等功能。在編輯工作中合理使用這些功能，可以有效提高信息傳遞質(zhì)量和速度，節(jié)約出版成本和時間成本。

關(guān)鍵詞：即時通訊；騰訊QQ；信息；交流

Title：Application of Main Function of Instant Messaging Software in Editorial Work

Abstract：Chat online video and telephone，screen shots，group/discussion group and share files，E－mail，peer－to－peer breakpoint continuing files and file transfer station etc.functions of the instant messaging software are introduced.Reasonable uses of these functions in editorial work can effectively improve the quality and speed of information transmission，save publishing cost and time cost.

Key Words：instant messaging；Tencent QQ；information；exchange

1　即時通訊的主要功能

1.1　在線聊天與視頻電話

在線聊天功能，可以與好友實(shí)時進(jìn)行信息交流，即時發(fā)送和接收電子文件，是QQ的最基本功能。這項(xiàng)功能被命名為“在線聊天”，僅突出了其在休閑交友方面的應(yīng)用，實(shí)際上該功能在機(jī)關(guān)辦公、商務(wù)洽談和服務(wù)等很多領(lǐng)域都大有用武之地，稱之為“在線通訊”、“在線消息”似乎更準(zhǔn)確些。上下級的聯(lián)絡(luò)、電子文檔的收發(fā)、技術(shù)問題的研究、各部門工作的協(xié)調(diào)，都可以通過“在線聊天”來完成，無論對方是否在線都可以發(fā)送消息和文件。這種通訊方式對雙方聯(lián)絡(luò)人的手頭工作影響很小，接收方可以在方便的時候再進(jìn)行溝通和處理。當(dāng)然，復(fù)雜的、重要的、緊急的消息還是采用面談或電話方式進(jìn)行交流更穩(wěn)妥。

視頻電話功能，通過網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)崿F(xiàn)多人視頻語音即時交流，可以一對一，也可以一對多。視頻電話與在線聊天最大的區(qū)別就在于，視頻電話的聲音、視頻能夠同步傳輸，讓雙方聯(lián)絡(luò)人輕松實(shí)現(xiàn)面對面地交流，不必受到時間、地域、網(wǎng)關(guān)等限制。不會計(jì)算機(jī)打字也可以視頻電話，在聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上安裝麥克風(fēng)、耳機(jī)及攝像頭就能實(shí)現(xiàn)互視通話、傳輸文件，無需擔(dān)心別人竊聽，而且費(fèi)用極低。

1.2　屏幕截圖

登錄QQ客戶端，點(diǎn)擊“屏幕截圖”圖標(biāo)或按下快捷鍵“Ctrl＋Alt＋A”，即可實(shí)現(xiàn)屏幕截圖，通常與在線聊天配合使用。當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、操作使用、文件內(nèi)容等方面出現(xiàn)問題，一時又無法用語言表達(dá)清楚時，把出現(xiàn)問題的畫面截取出來，通過在線聊天或電子郵件傳遞給對方，加上簡單的說明，就可以表達(dá)得非常清楚了。

1.3　群/討論組與共享文件

QQ群的功能是為多人同時在線交流提供服務(wù)，群主創(chuàng)建QQ群以后，可以邀請朋友或者有共同興趣愛好的人加到一個群里。在群內(nèi)，成員既可以采用基本方式進(jìn)行信息交流，還可以使用群空間中的BBS、相冊、共享文件等多種方式進(jìn)行交流。討論組是一個人數(shù)上限為20人的臨時性對話組，加入對象可以是創(chuàng)建者的所有好友和其所在群的所有成員。討論組成員范圍比群廣，但成員數(shù)量有限，相當(dāng)于臨時召集的小型討論會。群成員的數(shù)量可達(dá)500人，相對固定，有共同話題，能夠分享圖片和文件。

1.4　郵箱

QQ郵箱，向用戶提供安全、穩(wěn)定、快速、便捷電子郵件服務(wù)，并為超過1億的郵箱用戶提供免費(fèi)和增值郵箱服務(wù)。QQ郵箱具有如下特點(diǎn)。

（1）QQ郵件服務(wù)以高速電信骨干網(wǎng)為強(qiáng)大后盾，獨(dú)有獨(dú)立的境外郵件出口鏈路，免受境內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)瓶頸影響，全球傳信。采用高容錯性的內(nèi)部服務(wù)器架構(gòu)，確保用戶的正常使用，隨時隨地穩(wěn)定登錄郵箱，及時收發(fā)郵件。

（2）擁有QQ號碼，可直接登錄郵箱（無需注冊），使用“QQ號碼@qq.com”作為郵箱地址。進(jìn)入QQ郵箱的方式相當(dāng)便捷，無需打開IE瀏覽器、找到郵箱網(wǎng)址、輸入用戶名和密碼等一系列動作，只需將QQ客戶端設(shè)置為開機(jī)自動登錄，然后點(diǎn)擊“QQ郵箱”圖標(biāo)即可快速登錄郵箱。

（3）QQ郵箱的容量策略為：按需擴(kuò)容，足夠大的郵箱容量！QQ郵箱可以手工方式免費(fèi)擴(kuò)容，或者當(dāng)實(shí)際使用量達(dá)到郵箱容量的50％時，容量也會自動翻倍。郵箱容量可充分滿足不同用戶的需求（容量默認(rèn)從2G起）。

（4）QQ郵箱支持的普通郵件附件大小為50MB（群郵件附件依然限制為2MB）。需要注意的是，一些外部郵箱不一定能收這么大的附件，這時可以選擇給對方的QQ郵箱發(fā)送或用支持2GB文件的超大附件功能來發(fā)送。

1.5　點(diǎn)對點(diǎn)斷點(diǎn)續(xù)傳文件、文件中轉(zhuǎn)站

點(diǎn)對點(diǎn)斷點(diǎn)續(xù)傳文件，指當(dāng)前文件傳輸過程中意外中斷，再次傳輸時將從斷點(diǎn)處繼續(xù)傳輸，前提是文件的位置沒有發(fā)生改變。這項(xiàng)功能在進(jìn)行50MB以上超大附件傳輸時發(fā)揮很大作用，超大文件傳輸一般用時較長，短則幾分鐘，長則幾個小時，如果每次中斷后都重新傳輸就會耗費(fèi)使用者大量的時間和精力，也會更多地占用網(wǎng)絡(luò)資源。文件中轉(zhuǎn)站提供大文件網(wǎng)絡(luò)臨時存儲服務(wù)，為普通用戶提供2GB的存儲容量（不占用郵箱容量），支持上傳最大2GB的文件，文件上傳后保存30天，QQ會員根據(jù)等級還享有更高的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

2　在編輯工作中的應(yīng)用

QQ在技術(shù)上體現(xiàn)了具備海量用戶的支撐能力、海量信息量的傳輸能力、海量用戶的信息安全保護(hù)能力、復(fù)雜功能的融合能力以及快速更新版本能力。QQ在信息傳遞方面的快速、準(zhǔn)確、大容量、多方式、價格低廉的特點(diǎn)，為編輯工作中的信息交流提供了更便捷的渠道^［12］。

2.1　管理方面

《高等學(xué)校化學(xué)學(xué)報》編輯部與各數(shù)據(jù)庫的聯(lián)絡(luò)，除了紙版刊物需郵寄外，數(shù)據(jù)傳遞均采用QQ郵箱超大附件的方式。QQ郵箱的強(qiáng)大功能，吸引了很多數(shù)據(jù)庫選擇QQ郵箱作為常用聯(lián)絡(luò)郵箱（詳見表1）。

表1　數(shù)據(jù)庫常用聯(lián)絡(luò)郵箱

未開通QQ郵箱時，由于某些原因?qū)е聦ν饩W(wǎng)FTP的訪問受限，編輯部只能通過電子郵件發(fā)送期刊數(shù)據(jù)。由于普通郵箱附件容量小，接收容量一般也都在10MB以內(nèi)，每期幾百兆的文件壓縮后還要分成幾個部分分別發(fā)送，偶爾還有收不到的情況發(fā)生。實(shí)踐證明，使用QQ郵箱的超大附件功能傳送期刊數(shù)據(jù)，方便、快捷、準(zhǔn)確、安全，大大提高了工作效率。

《高等學(xué)校化學(xué)學(xué)報》編輯部與管理部門的聯(lián)系除了使用傳統(tǒng)的電話方式外，大多建立了QQ聯(lián)系方式。吉林省新聞出版局、吉林省報刊發(fā)行局等管理部門有時通過QQ發(fā)送通知、消息，我們也時常通過QQ向管理部門咨詢、請示、匯報工作，報送的電子文檔通過QQ視窗可以實(shí)時觀察文件傳輸?shù)倪^程，不會出現(xiàn)文件丟失的情況，也免去了電話確認(rèn)環(huán)節(jié)。

還有與紙版印刷、技術(shù)支持、文件處理、打字社等服務(wù)單位的聯(lián)系，基本都是通過QQ，常用功能有在線聊天、屏幕截圖、郵箱超大附件等。

2.2　業(yè)務(wù)方面

在日常的編輯工作中，編輯、讀者、作者、審稿人之間的信息交流十分頻繁且重要。利用QQ在線聊天功能，可以與相關(guān)人員進(jìn)行文字、語音、視頻的即時交流。可以根據(jù)問題的多少、難易程度選擇以下四種方式：①文字描述，適用于簡單、明了的問題，幾個字或幾句話就可以解決；②屏幕截圖，適用于描述起來復(fù)雜、問題不多、有電子文檔的，則可以將有問題的部分進(jìn)行屏幕截圖，然后粘貼到聊天窗口，再配上文字說明；③網(wǎng)絡(luò)攝像頭，適用于描述復(fù)雜、問題不多、沒有電子文檔的情況，可以利用網(wǎng)絡(luò)攝像頭進(jìn)行展示；④發(fā)送電子文檔，適用于問題較多、改動量大的問題，可將修改意見與電子文檔一起發(fā)送給對方。張維維等^［13］在應(yīng)用即時通訊軟件進(jìn)行稿件退修方面的研究，取得了一定效果，不但提高了退修稿件的質(zhì)量和時效，而且對提高作者群的科技論文寫作能力也有很大幫助。

目前，在線交流已經(jīng)運(yùn)用得非常廣泛，但QQ群的功能還有待進(jìn)一步開發(fā)和利用?！陡叩葘W(xué)校化學(xué)學(xué)報》編輯部現(xiàn)已建立了內(nèi)部辦公群，在群內(nèi)發(fā)布通知、進(jìn)行業(yè)務(wù)交流、信息傳遞等，內(nèi)部電話少了很多。常用的電子文檔上傳到共享文件中，編輯部每個人都可以隨時調(diào)用或修改，保證所調(diào)用的文檔都是最新版的。

如果能建立編委QQ群，編輯與編委的溝通將更加方便，編委之間也有了互相交流的平臺。有機(jī)會實(shí)現(xiàn)多人在線交流，甚至召開網(wǎng)上視頻編委會，不受時間和地點(diǎn)的限制，也免去了編委的異地奔波之苦。學(xué)科編輯分別建立各學(xué)科的專家群、作者群，加強(qiáng)編輯與專家、作者互動，提高溝通的時效性、擴(kuò)大信息傳播范圍。

由于QQ群的建立很容易，使得QQ群種類多、范圍廣、數(shù)量大，我們可以有選擇地加入。加入學(xué)術(shù)群，可以關(guān)注學(xué)科動態(tài)、了解學(xué)科前沿方向；加入編輯群，可以進(jìn)行出版理論學(xué)習(xí)、工作經(jīng)驗(yàn)交流；加入會議群，可以隨時了解會議活動、組織方面信息，同與會代表交流。加入專業(yè)化程度比較高的QQ群，對編輯開拓視野、結(jié)識同行、交流經(jīng)驗(yàn)大有裨益。

商素芳等^［14］在長期的QQ使用過程中，研究出了利用QQ的屏幕截圖功能獲取高質(zhì)量的Word文檔圖片的簡便、快捷的方法。具體方法：登錄QQ客戶端，對Word文檔的科技論文中的圖片進(jìn)行截圖，然后存儲為PNG或BMP格式，即可獲得高質(zhì)量的圖片文件。通過與常用的幾種截圖方法比較，該方法完全能夠滿足科技期刊對圖片質(zhì)量的要求。

3　結(jié)束語

即時通訊軟件的發(fā)展非常迅速，現(xiàn)已成為裝機(jī)必備軟件之一。科技期刊的編輯應(yīng)該熟練掌握即時通訊軟件，充分利用即時通訊軟件的各項(xiàng)功能，發(fā)揮即時通訊軟件的優(yōu)勢，進(jìn)一步做好信息時代的編輯工作。

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作者簡介

張凱英（1970—），女，本科，《高等學(xué)?；瘜W(xué)學(xué)報》編輯部，副編審。通信地址：長春市南湖大路5372號綜合樓207號（郵編：130012）。電話：0431－88499216。電子郵箱：cjcu@jlu.edu.cn。