能出色地完成關鍵任務

凡是在工作上取得卓著成績的領導，辦事的效率都非常高。這是因為他們能夠利用有限的時間，高效率地完成至關重要的工作。我們做任何事情，都要有輕重緩急之分。在工作中，道理也是一樣。任何工作都有主次之分，如果不分主次，在每一項工作上都花掉相同的時間和精力，這就是一種浪費。所以，對于領導者來說，最重要的是分清哪些工作是最關鍵的，只要把精力集中在少數(shù)關鍵領域，把關鍵的做好，領導者才能把工作做得井井有條、卓有成效。

德國詩人歌德曾說過：“重要之事絕不可受芝麻綠豆小事的牽絆。”所以工作中要集中精力于緊急的、要緊的事務，同時還要排除一些次要事務的牽絆。作為領導，如果不能集中精力，不斷地被一些不那么重要的工作所干擾，那么向目標前進的腳步就會遭到阻礙。

效率專家艾維·李曾給出過一套思維方法，講的是怎樣在短時間里完成最多的工作。艾維·李建議把第二天最重要的工作記錄下來，然后按其重要程度編上號碼，最重要的排在第一位，依此類推。早上上班之后，立即從第一項工作做起，一直做到完成為止。然后用同樣的方法對待接下來的工作……直到下班為止。即使有人花了一整天的時間只完成了第一項工作，那也沒什么要緊的，因為它是最重要的一項工作。按照這個方法堅持下去，每天都從最重要的事開始，假以時日，就會發(fā)現(xiàn)許多關鍵的任務都在不知不覺中完成了。

很多人都做過這樣的測試：有一些石塊、沙子和水，要把它們都裝進一個體積剛好能容納它們的杯子中，要怎么做呢？先裝沙子和水的人會發(fā)現(xiàn)，裝完這些后，杯子里剩余的空間就裝不下石頭了。如果想把這些東西全部裝入木桶，正確的順序是先裝大石頭，再裝沙子，最后倒入水，在裝的過程中要不停地搖動杯子讓沙子均勻分布。

領導者做工作也應該像這個測試一樣，要從全局的角度來規(guī)劃和安排工作，將事情分出輕重緩急，并且在工作中逐漸養(yǎng)成先做關鍵工作的習慣，久而久之就能發(fā)現(xiàn)工作效率會越來越高，工作程序也會越來越有條理。

著名管理學家史蒂芬·科維提出了一個時間管理理論，叫“四象限法則”。所謂“四象限法則”，就是按照重要和緊急兩方面的不同程度對工作進行劃分，基本上可以分為四個象限：重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急?！八南笙薹▌t”可以幫助領導判斷事情的輕重緩急，并告訴他如何才能作出有針對性和有效的處理。

第一象限：重要而且緊急。

這類事情是最重要的事情，而且是當務之急的工作，必須立刻去做，否則就會造成非常嚴重的后果。它們一般是對未來有一定影響、時間上不能拖延、處于事務層的事件。例如處理某媒體對組織內(nèi)部某一事件的負面報道，某地發(fā)生車禍或人命案，等等。這種事情當然比其他事情重要，必須先去做。并且只有在這些問題都得到合理高效的解決，才有可能順利地進行別的工作。這類事件很大程度上都是被動地接受，如果領導能提前把事務安排好，就不會有這種情況發(fā)生。

第二象限：關鍵但不緊急。

如季度工作計劃、年度預算、在職人員培訓等，這類事務貌似不緊急，但是領導卻不能置之不理，而應該發(fā)揮出其積極性和自覺性。從一個領導對這類事情的處理結果上，可以看出領導對事業(yè)目標和進程的判斷力。就像很多人對待鍛煉身體的態(tài)度一樣，沒有人認為鍛煉不重要；當然也沒有人認為鍛煉很緊急，因此鍛煉被無限期地拖下去，直到病痛來臨大家才后悔當初為什么一直沒有重視它。所以，處理這類事件，領導必須具有預見性和計劃性，時刻防止這類事件轉化為火燒眉毛的第一象限事件。

第三象限：不關鍵但緊急。

比如一些緊急來電、臨時會議等瑣碎的事情。這個象限里的事件時間迫切，不能延期。其對這種事情的時間投入很可能會沒有一點兒產(chǎn)出。被如此瑣碎的事情牽著走，更重要的事情卻沒有辦法做，這種被動的工作狀態(tài)可能會延續(xù)很長一段時間。其實，“緊急”和“重要”兩者之間的關系不大，建議考慮請別人代勞。

第四象限：不關鍵而且不緊急。

這個象限里的事情都是用來打發(fā)時間的，可以當做前三個象限的調(diào)劑，但是不能過于沉迷，否則領導的價值就會大打折扣。

著名管理大師彼得·德魯克通過大量研究發(fā)現(xiàn)，那些在工作中忙忙碌碌卻總是不能完成關鍵任務的人，他們把自己90%的時間花在了第三象限，以應付那些沒有窮盡的緊急事情。他們并沒有搞清楚工作的主次次序。

假如這些領導者能夠認真地自我反省關鍵工作總是做不好的原因，就不難發(fā)現(xiàn)他們在工作安排中的次序問題：

1.先做喜歡或者容易做的事，然后再做難做的事情（這通常也是關鍵的工作）。

2.先處理資料齊全的事，然后再處理資料不齊全的事，等等。

有的領導甚至還把每天待處理的工作事項分為三個層次先后處理：第一，今天“必須”做的（即最為緊迫的事）；第二，今天“應該”做的事（即較不緊迫的事）；第三，今天“可以”做的事（即不緊迫的事）。這些準則，都不符合有效的時間管理的要求。實際上，科學有效的方法是：按事情的“重要程度”編排行事的優(yōu)先次序。所謂“重要程度”，是指在整個工作過程中處于關鍵環(huán)節(jié)的工作事務。完成關鍵任務隊實現(xiàn)整個目標非常重要，所以應當優(yōu)先處理；對整體目標意義不大的事情，就不是很重要，所以應延后處理。在工作的過程中應當先做關鍵部分的工作，這樣才能保證這部分工作能夠出色地完成。

成熟的領導者都非常善于安排和利用時間，他們知道怎樣合理地安排時間，怎樣集中精力有效完成關鍵任務，因此他們的工作更容易獲得成功，這種領導在時間分配上就可以稱作是自己真正的主人。

領導的“狠”智慧

要想保質(zhì)保量地完成關鍵任務，首先要懂得細分各個工作環(huán)節(jié)，然后找出對整個工作起決定性作用的地方，集中注意力把關鍵環(huán)節(jié)解決好。這樣，領導的工作才會井井有條、卓有成效。