10.不可忽視發(fā)送電子郵件的細(xì)節(jié)

電子郵件，亦可稱為電子函件或電子信函。它有如下的使用規(guī)范：

應(yīng)認(rèn)真撰寫

向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。在撰寫電子郵件時，有3點(diǎn)注意事項：其一，主題要明確；其二，語言要通暢；其三，內(nèi)容要簡潔。

應(yīng)當(dāng)避免濫用

在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子信件，尤其是不要與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征友”。一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的。

應(yīng)當(dāng)注意編碼

編碼的問題，是每一位電子郵件的使用者必須注意的。辦公人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的電子郵件。

應(yīng)當(dāng)慎選功能

現(xiàn)在市場上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇，這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個人特色，但是此類功能辦公人士是必須慎用的，因為對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長，既浪費(fèi)時間又浪費(fèi)金錢，而且往往會給人以華而不實之感，還有，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能，因此慎選功能是必要的。