任務(wù)一　文書的整理與歸檔

一、文書整理歸檔的對(duì)象

1.應(yīng)該收集的文件資料

文書立卷歸檔的對(duì)象是指需要立卷歸檔的文書類型。文書整理、歸檔首先要判斷哪些文件材料應(yīng)該作為檔案保存，哪些不應(yīng)該作為檔案保存。判斷文件材料是否應(yīng)該歸檔的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是文件材料對(duì)日后工作是否具有查考利用價(jià)值。

歸檔對(duì)象應(yīng)當(dāng)由各職能部門和秘書檔案管理人員共同確定。因?yàn)楦髀毮懿块T最清楚本單位的工作職責(zé)范圍，工作中會(huì)形成哪些文件材料，哪些文件材料對(duì)日后工作具有查考利用價(jià)值。另外，秘書人員可從檔案業(yè)務(wù)管理方面對(duì)文件加以合理立卷歸檔。按照有關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，文書立卷歸檔的對(duì)象是：

（1）企業(yè)發(fā)文。本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文，如命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。本企業(yè)重要經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相關(guān)文件，如重要會(huì)議資料；主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、報(bào)表、計(jì)劃等；與有關(guān)企業(yè)簽訂的合同、協(xié)議書等；本企業(yè)與上、下級(jí)單位的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告等；企業(yè)高層任免、員工工資、福利調(diào)整等；反映企業(yè)歷史沿革、重要活動(dòng)的大事記、剪報(bào)、錄音、錄像等；財(cái)產(chǎn)、物資等的交接憑證。

（2）企業(yè)收文。包括上級(jí)部門發(fā)來(lái)的與本企業(yè)主管業(yè)務(wù)有關(guān)的各類文書，如：有關(guān)決議、決定、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等；下級(jí)部門報(bào)送的各種報(bào)告、請(qǐng)示等；同級(jí)單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本企業(yè)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的文件等。

2.不需要收集和歸檔的文件

在準(zhǔn)確掌握文書立卷歸檔對(duì)象的同時(shí)，還要準(zhǔn)確把握不歸檔的文書，這樣既有助于保證檔案的精確性，又便于檔案的有效管理，提高工作效率。按有關(guān)規(guī)定，不應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文書材料包括：

（1）重份文件。同一份文件，除特別重要的文件可保留多份外，其他的只需保留一份。

（2）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性，臨時(shí)性文件。如：一般的會(huì)議臨時(shí)通知、洽談工作的介紹信、節(jié)假日的放假通知等。

（3）未成文的草稿、一般性文件的修改稿，定稿之外的各種核對(duì)稿。

（4）與本企業(yè)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件材料。越級(jí)和非隸屬單位抄送的不需辦理的文件材料，外單位征求意見的未定稿文件。

（5）內(nèi)容被其他文件包括了的文件材料。

（6）無(wú)特殊保存價(jià)值、無(wú)參考價(jià)值的會(huì)議文件，一般性建議來(lái)信，不需貫徹執(zhí)行的文件材料。

對(duì)于不需要立卷的文件資料應(yīng)及時(shí)銷毀或移交相關(guān)部門。

二、文書整理歸檔的步驟

文書整理歸檔是秘書人員對(duì)企業(yè)文件材料的一種日常管理，就是對(duì)文件進(jìn)行一個(gè)分類、組合、編目的過程，我們可以把文書立卷歸檔的步驟分為準(zhǔn)備、立卷、歸檔三個(gè)階段。

1.整理歸檔準(zhǔn)備

文書整理歸檔首先要編制歸卷類目。歸卷類目是方便文書的立卷而設(shè)置的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設(shè)置有按問題分類、按機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類兩種方法。在設(shè)立了類目之后，就要設(shè)立條款并進(jìn)行編號(hào)，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內(nèi)容。編制歸卷類目應(yīng)注意類目的設(shè)置要適當(dāng)、靈活，要根據(jù)本機(jī)關(guān)的文件多少來(lái)設(shè)置類目，既不能太粗，又不能太細(xì)。案卷類目的名稱和概念要清楚準(zhǔn)確，不能籠統(tǒng)、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復(fù)。類的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)要前后一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時(shí)，應(yīng)考慮到文件的保管價(jià)值，要準(zhǔn)確地注明每個(gè)條款里文件的保管期限。

2.文件收集整理

文件收集整理是指文件辦理完畢后，秘書人員按規(guī)定把分散的、有保存價(jià)值的文書材料有計(jì)劃地集中統(tǒng)一收集，并按一定的分類標(biāo)準(zhǔn)通過編目進(jìn)行集中管理的過程。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，秘書人員要注意平時(shí)對(duì)文件的收集，將本企業(yè)需要立卷的文件材料及時(shí)集中到一起，以免散失。本企業(yè)的發(fā)文要有專人負(fù)責(zé)將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時(shí)立卷集中。同時(shí)，要建立收文制度，將收文及時(shí)、完整地移交。文件收集整理的步驟：

（1）平時(shí)收集整理。平時(shí)收集整理是指秘書人員根據(jù)立卷方案將處理完畢的文件隨時(shí)或定期收集起來(lái)，進(jìn)行初步分類并歸入卷宗的工作。秘書人員平時(shí)都要準(zhǔn)備必要的文件裝具，如：文件夾、文件盒、文件柜等，并根據(jù)立卷標(biāo)準(zhǔn)將類目名稱、卷宗條款、順序號(hào)等分別標(biāo)寫于裝具上，隨時(shí)把文件收集。收集時(shí)還要注意文件的完整性，如文件正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、定稿與正本、紙質(zhì)文件與其他載體文件等，應(yīng)收集齊全。收集起來(lái)的文件要隨時(shí)或定期歸卷。

（2）年終調(diào)整定卷。文秘人員在每年工作結(jié)束后，對(duì)平時(shí)歸卷的文件要進(jìn)行全面的檢查、調(diào)整、排序與編目，最后歸檔。年終調(diào)整定卷要檢查文件的完整性，檢查有無(wú)歸類不當(dāng)、卷類文件數(shù)量不符合等現(xiàn)象，并及時(shí)進(jìn)行文件調(diào)整。

3.鑒別與歸卷

在對(duì)文件進(jìn)行了收集之后，就要及時(shí)進(jìn)行整理、鑒別和歸卷，并進(jìn)行分類。不同保管期限的文件，要按本機(jī)關(guān)保管期限表的要求將永久、長(zhǎng)期、短期保管的文件初步分開。鑒別與歸卷應(yīng)注意本單位自己在職能活動(dòng)中形成的文件材料；上下級(jí)機(jī)關(guān)及其他機(jī)關(guān)針對(duì)本單位主管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的文件材料；歸檔的文件材料必須符合文書處理的基本要求，禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩筆書寫，所有字跡不得超過裝訂線。

三、文書整理歸檔的方法

1.文件歸類

文件的歸類是指按照分類表的規(guī)定將文件歸入各個(gè)類別，文件歸類方法包括：

（1）年度分類法。年度分類法即將歸檔文件歸入分類方案中相應(yīng)的年度，也就是將文件材料按其形成或處理年度分開。由于各文件在形成、處理的具體過程中有所不同，致使一些文件上存在兩個(gè)或更多的日期，有的日期還分屬于不同的年度。按形成或處理年度分類可按歸檔文件的簽發(fā)年度、辦結(jié)年度及專門年度分類。文件中如決定、通知、通告、通報(bào)、計(jì)劃、預(yù)算等一般以簽發(fā)年度；請(qǐng)示與批復(fù)、詢問函與復(fù)函、工程項(xiàng)目、總結(jié)決算等應(yīng)按辦結(jié)年度；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件，其內(nèi)容所針對(duì)的日期與制發(fā)日期屬于不同年度的，應(yīng)歸入內(nèi)容針對(duì)的專門年度。

（2）組織機(jī)構(gòu)分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法是指按文件制發(fā)與承辦的部門來(lái)劃分，即一份文件由哪個(gè)部門制發(fā)或承辦就歸入哪個(gè)部門。對(duì)于發(fā)文，以文件上的發(fā)文名義為標(biāo)志分類。對(duì)于收文應(yīng)歸入承辦部門。一般是全局性、綜合性、領(lǐng)導(dǎo)性的文件歸入辦公室類；業(yè)務(wù)性文件歸入相關(guān)部門類別中。

2.文件立卷

文件立卷是在歸類基礎(chǔ)上，對(duì)各類別文件進(jìn)行系統(tǒng)化組織。立卷的基本方法就是認(rèn)真把握文書的特征，對(duì)文書進(jìn)行科學(xué)有效的分類、組合、編目。立卷的目的是建立文件之間的關(guān)系，讓具有內(nèi)在聯(lián)系的有次序的文件立卷，使日后的查閱更方便。常用的立卷方法有：?jiǎn)栴}特征、時(shí)間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊特征。

問題特征立卷就是將有關(guān)同一人物、同一事物、同一問題或同一工作性質(zhì)等形成的文件材料，組合在一起進(jìn)行立卷的方法。文件材料的內(nèi)容共同點(diǎn)是指反映的問題、事物、事件、工作等具有的共同性質(zhì)。按問題特征立卷是一種較為常見的立卷方法，由于企事業(yè)單位的工作活動(dòng)都是圍繞貫徹執(zhí)行有關(guān)的方針、政策，解決處理各種問題，完成各項(xiàng)工作任務(wù)的，因而在解決問題的過程中會(huì)形成許多文件材料，每一個(gè)文件的形成都反映了這一問題的處理過程。按問題立卷，對(duì)于工作考查、研究問題、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，了解某一問題的全面情況提供了便利條件，滿足了查找方便的要求，從而達(dá)到了立卷的目的。按問題立卷的關(guān)鍵是對(duì)問題的判斷理解要準(zhǔn)確，對(duì)于同時(shí)涉及幾個(gè)問題的，要根據(jù)主要問題立卷，不能拆開立卷。企業(yè)管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的各種業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料、制度、條例、法規(guī)等，一般按單一問題組合，同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)組合在一起。

時(shí)間特征立卷是指把屬于同一時(shí)間階段內(nèi)的文件組合成案卷。按時(shí)間特征立卷，就是將形成于同一時(shí)間的文件或內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間的文件組合在一起的立卷方法。按時(shí)間立卷文件的時(shí)間特征指文件的形成時(shí)間和內(nèi)容所指時(shí)間兩個(gè)方面，同一年度的文件集中在一起，便于反映本年度企業(yè)工作的全面狀況，歷年的文件依次排列下去，可以反映企業(yè)工作的延續(xù)性，便于分階段地考查企業(yè)工作的發(fā)展變化。

文種特征立卷是指把相同文種名稱的文件組合在一起進(jìn)行立卷的方法。按文種立卷是把相同的文件組合在一起立卷。通常將命令、決定、通知、報(bào)告、函等文件按文件名稱立卷。

作者特征立卷就是把同一作者的文件組成案卷，這種立卷方法特征明顯，便于查找利用。按作者立卷可以將上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)文件分別立卷，但同時(shí)要注意問題之間的聯(lián)系，不能由此而導(dǎo)致案卷不全。工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按作者或名稱組合。

地區(qū)特征立卷又稱地理特征立卷，是指文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)，又指文件作者所在的地區(qū)。按地區(qū)特征立卷就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起的立卷方法。統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，一般同一種格式、名稱或同一地區(qū)的立一卷（或數(shù)卷）。

通訊特征立卷是指按文件的收發(fā)或問答雙方進(jìn)行立卷的方法。按通訊特征立卷，就是將針對(duì)一個(gè)或幾個(gè)問題雙方機(jī)關(guān)的問復(fù)往來(lái)的文件組合在一起進(jìn)行立卷。

立卷的六個(gè)特征的運(yùn)用，是文件之間聯(lián)系的具體體現(xiàn)，文件之間的聯(lián)系是多方面的，不可能只采用一種固定的模式組卷。因此在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。