一、項目管理的周期和一般過程

為便于對項目活動進行管理控制，人們通常把一個項目從開始到結(jié)束的全過程按照先后順序劃分為若干階段，例如項目選定、項目設(shè)計、項目實施和項目評價等，每個階段的結(jié)束一般要提供明確的階段結(jié)果。項目階段之間有密切的聯(lián)系，一些重要階段結(jié)束時通常要進行嚴格的審查，以確定項目是否進入下一階段，這被稱為關(guān)鍵節(jié)點控制。項目周期就是將一個項目劃分成含有不同內(nèi)容又相互聯(lián)系著的各個階段的總和。比如，一個典型的產(chǎn)品開發(fā)項目周期的階段劃分如圖1-3所示。

圖1-3　一個典型的產(chǎn)品開發(fā)項目周期的階段劃分

一個項目分為若干階段，每個階段通常又包含五個管理過程，如圖1-4所示。啟動過程發(fā)生在項目階段之初，用于確認項目階段的開始；計劃編制過程針對項目的情況，編寫一個可執(zhí)行的工作計劃；計劃執(zhí)行過程是對既定計劃進行實施；控制過程是通過監(jiān)測項目進展并采取相應(yīng)的措施來確保項目不偏離計劃目標；收尾過程發(fā)生在項目階段的末尾，用于確定項目階段的結(jié)束。

圖1-4　項目管理的一般過程和各階段的工作強度

1．項目啟動

項目啟動是項目管理過程最初的階段，也是十分重要的一個階段，因為此時，項目管理的要求者（項目發(fā)起人或項目顧客）與項目經(jīng)理要就項目的一些重要方面達成一致。任何好的項目定義都需回答好以下五個重要問題：

——被提出的問題或機會是什么？

——項目的目的是什么？

——為實現(xiàn)這一目的，有哪些目標是必要的？

——如果項目已成功，將如何確認？

——是否存在可能影響項目成功的假設(shè)、風(fēng)險和障礙？

啟動階段還需確立項目的范圍，由于種種原因，項目的范圍會發(fā)生變更——有時會達到項目經(jīng)理無法接受的地步，因此把這些變更叫做“范圍默變”，這也正是當(dāng)今組織的一種生存方式。它是項目經(jīng)理的“天敵”，但如果希望項目成功的話，就必須有效地對待它。項目經(jīng)理必須針對項目變更而產(chǎn)生的其他方案和結(jié)果對范圍默變作出反應(yīng)，好的項目經(jīng)理會有一套正式的變更管理程序。

2．項目計劃

項目計劃不僅是指導(dǎo)工作的路標，而且也是一種制定決策的工具。一套完整的計劃會清楚地說明將要做什么、如何去做、由誰來做、在何時做、將在什么地方做、將需要什么資源。項目計劃也宣布項目完成和成功必須滿足哪些標準。計劃可以降低不確定性，但并不期待項目工作像計劃的那樣精確地發(fā)生，已計劃好了的工作可以考慮到可能的結(jié)果，并在適當(dāng)?shù)臅r候采取必要的糾正行動。計劃可以提高效率：當(dāng)定義了要做的工作和完成工作所需要的資源后，就可以根據(jù)資源安排計劃進度；也可以平行安排工作進度而不一定按順序安排，這樣就可以最大限度地利用資源，也能比其他方式花更少的時間完成項目工作。制訂計劃能更好地理解項目目的和目標。即使不使用計劃，也會從計劃中獲益。計劃還為實際完成的工作與計劃的工作之間進行對比、評價提供了一個基礎(chǔ)。

項目計劃是項目管理中最重要的環(huán)節(jié)之一。所謂“磨刀不誤砍柴工”，在項目正式實施之前未雨綢繆是使項目最終取得成功的重要保障。項目管理學(xué)者羅伯特· K.威索基等人認為，“項目經(jīng)理必須抵擋住立即開始工作的壓力（和誘惑），并制訂詳細的項目管理計劃。事實證明：差的項目計劃最終會付出進度延遲、質(zhì)量低劣、不能滿足既定期望的代價?！?/p>

項目計劃的重要性用項目“痛苦曲線”（見圖1-5）可以非常直觀地呈現(xiàn)出來：制訂計劃是痛苦的，但痛苦的計劃可以減少項目后期工作的痛苦，而差的計劃甚至不做計劃，那將使項目的進展舉步維艱。

圖1-5　項目計劃與項目“痛苦曲線”

3．項目執(zhí)行

執(zhí)行項目計劃包括幾個步驟：除了組織人員外，它還包括確定完成計劃規(guī)定工作所需資源（人力、材料和資金）；根據(jù)進度計劃安排工人完成其各自的任務(wù)；安排活動開始與結(jié)束的時間。

4．項目控制

作為計劃過程一部分的初始進度計劃已建立，它規(guī)定了將要做什么、何時做、誰去做以及希望交付什么。無論項目班子在計劃時如何投入，項目工作也不會完全按照計劃進行，而且有時進度計劃會落空，這就是項目管理的現(xiàn)實。在任何情況下，項目經(jīng)理都必須用一套系統(tǒng)不間斷地監(jiān)督項目的進展或其不足。這個監(jiān)督系統(tǒng)不僅對項目相對計劃的實際完成情況進行匯總，而且對項目的未來加以預(yù)測并重新計劃，對可能的問題做出預(yù)警。問題修正程序和一套正式的變更管理程序是有效項目控制的基礎(chǔ)。

5．項目收尾

收尾階段是非常重要的，但它經(jīng)常被管理者忽略，人們總是急于繼續(xù)下一個項目。在每個項目結(jié)束的時候，都有幾個問題需要回答：

——項目是按要求者所要求的那樣做的嗎？

——項目是如項目經(jīng)理要求的那樣做的嗎？

——項目班子是根據(jù)計劃完成項目的嗎？

——獲得了哪些有助于今后項目的信息？

——項目管理方法起到怎樣的作用，項目班子合作得怎樣？

因此，結(jié)束階段需要對所做的工作進行評價，并為今后的項目提供歷史信息。由于這一階段的工作被認為會多出一筆間接費用，因而容易被跳過。

項目階段的管理過程與過程之間有著密切的聯(lián)系，一個過程產(chǎn)生的輸出結(jié)果會成為下一個過程的輸入條件。對于計劃編制、計劃執(zhí)行和控制三個過程，在實際過程中會形成一個動態(tài)閉環(huán)，控制過程的輸出將反饋給項目計劃編制和執(zhí)行過程，從而做出相應(yīng)的調(diào)整。