2009年幾個(gè)新項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，工程師人力明顯不足，因此我要求對(duì)產(chǎn)品理解較深、綜合水平較高的、有經(jīng)驗(yàn)的檢驗(yàn)員幫忙起草IQC的檢驗(yàn)作料指導(dǎo)書。檢驗(yàn)員接到任務(wù)的第一反應(yīng)就是，“這個(gè)不行，我做不了，我英文不好?！蔽艺f(shuō)道：“不要用英文，先用中文寫好就不錯(cuò)了。包括我本人在內(nèi)，公司中能用中文寫好作業(yè)指導(dǎo)書的幾乎都沒(méi)有。把公司內(nèi)用中文寫得最好的作業(yè)指導(dǎo)書當(dāng)做范本。同時(shí)，更要學(xué)會(huì)拍圖片，圖片要讓別人看懂?！?/p>

一次，生產(chǎn)線反饋有包裝盒外觀質(zhì)量問(wèn)題，因出貨緊急，供應(yīng)商征求客戶是否可以讓步接收使用，反饋的信息如圖10-1所示。經(jīng)再次確認(rèn)，重新拍攝的圖片如圖10-2所示，可見(jiàn)前后反饋的信息真是大相徑庭。同樣，如圖10-3所示，因?yàn)閳D片的拍攝方法不對(duì)，存在的問(wèn)題無(wú)形中被縮小，根據(jù)圖片無(wú)法確認(rèn)噴粉質(zhì)量，也無(wú)法做出正確的判斷。

圖10-1問(wèn)題被擴(kuò)大

圖10-2再次確認(rèn)圖1反映的問(wèn)題

圖10-3問(wèn)題被圖片縮小

隨著全球化進(jìn)程的不斷深入，現(xiàn)在的業(yè)務(wù)往來(lái)往往涉及幾個(gè)地區(qū)或國(guó)家，可視化、形象化的圖片傳遞著重要的信息，其重要性是語(yǔ)言文字無(wú)法替代的。然而由于問(wèn)題被擴(kuò)大或縮小所導(dǎo)致的錯(cuò)誤判斷是不可避免的。因此，用圖片來(lái)傳遞信息時(shí)，需要用到對(duì)比說(shuō)明的方法，如圖10-4；正常的拍攝和微距拍攝相結(jié)合的方法，如圖10-5；設(shè)置參照物的方法，如圖10-6；復(fù)雜的同一物品多角度多方位對(duì)比拍攝，如圖10-7，等等。

圖10-4對(duì)比圖片

圖10-5正常視距與微距結(jié)合

此外，還需注意圖片的格式和大小，通常幾百K大小的圖片質(zhì)量就可以判斷問(wèn)題，以免動(dòng)輒幾M大小的圖片占用大量郵件資源和發(fā)送大小的限制。

圖10-6參照物拍照

圖10-7同一物料六方向展示

2007年，對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估審核時(shí)，我查看年度內(nèi)部審核報(bào)告，其內(nèi)容是滿滿的2頁(yè)紙，幾千字之多。無(wú)論是身為審核者的我，還是被審核者，查看相關(guān)內(nèi)容都十分困難……此外，在供應(yīng)商所提交的FA（Failure Analysis）報(bào)告中，也經(jīng)常密密麻麻地寫滿幾頁(yè)來(lái)介紹原材料、半成品、成品庫(kù)存、運(yùn)輸途中產(chǎn)品的調(diào)查情況。然而，這些內(nèi)容無(wú)非就是一兩個(gè)圖表所涵蓋的事情。

法國(guó)統(tǒng)計(jì)學(xué)家Jaccques Bertins認(rèn)為圖形是解決邏輯問(wèn)題的視覺(jué)方法。[1]在工作中要善于利用圖片、圖形和表格來(lái)簡(jiǎn)化事件的描述、強(qiáng)化邏輯結(jié)構(gòu)，以此供應(yīng)商的內(nèi)審報(bào)告為例，幾千字的文件完全可以用兩個(gè)圖表來(lái)表達(dá)，如圖10-8和圖10-9。

因此，對(duì)于報(bào)告內(nèi)容的表達(dá)，能用圖表表述的、能用圖片說(shuō)明的，就盡量不要用詳細(xì)的文字描述，語(yǔ)言文字只是對(duì)圖表和圖片的補(bǔ)充、解釋，是對(duì)整個(gè)報(bào)告內(nèi)容起高度的概況、總結(jié)和“點(diǎn)睛”的作用。

對(duì)于圖表，簡(jiǎn)要文字說(shuō)明是十分必要的，特別是有異?，F(xiàn)象發(fā)生時(shí)或需要特別說(shuō)明和強(qiáng)調(diào)的部分，否則圖表就去了意義，沒(méi)有人可以通過(guò)圖表了解其背后的事情和數(shù)據(jù)。圖10-10截選自2009年5月份質(zhì)量管理月報(bào)，該圖表表示的是供應(yīng)商的PPM數(shù)據(jù)和趨勢(shì)，然而在報(bào)告中除了這個(gè)圖表之外，沒(méi)有任何的文字說(shuō)明。對(duì)于9月、11月、2月和3月質(zhì)量的異常情況需給出解釋。

圖10-8內(nèi)審發(fā)現(xiàn)問(wèn)題趨勢(shì)圖2006~2007（按現(xiàn)象）

圖10-9內(nèi)審發(fā)現(xiàn)問(wèn)題趨勢(shì)圖2006~2007（按部門）

根據(jù)報(bào)告的性質(zhì)，解釋的內(nèi)容可簡(jiǎn)單或詳細(xì)，如果此份報(bào)告是向高級(jí)管理者匯報(bào)，則需注明以下內(nèi)容：

·2008.9：RTU箱體噴粉不良，30臺(tái)。

·2008.11：DESX配件混料，76件。

·2009.2：RTU箱體標(biāo)志模糊，47臺(tái)。

·2009.3：U ET配件外觀、螺紋不良，39件。

如果此份報(bào)告是內(nèi)部質(zhì)量管理評(píng)審的內(nèi)容，則需參照表10-1的模式，詳細(xì)說(shuō)明。

圖10-10 供應(yīng)商質(zhì)量PPM數(shù)據(jù)表

表10-1 對(duì)圖10-10的解釋說(shuō)明

此外，對(duì)于突然的變化趨勢(shì)，除以上的月份以外如10月、12月、1月和4月份應(yīng)給出合理的解釋，采取了什么樣的措施，為何突然變好，如何繼續(xù)保持質(zhì)量的穩(wěn)定。

無(wú)論是積極的結(jié)果還是消極的結(jié)果，都應(yīng)該進(jìn)一步地分析和說(shuō)明，列出下一步的行動(dòng)方案和計(jì)劃，從而掌控工作內(nèi)容，而不是應(yīng)付工作內(nèi)容。至少，這是我們工作和努力的方向。

正如郵件要有言簡(jiǎn)意賅的主題一樣，報(bào)告也需要有正確、簡(jiǎn)潔的標(biāo)題可以概括其主旨，透過(guò)標(biāo)題可以表明該份報(bào)告所要表達(dá)的主要內(nèi)容。

對(duì)于內(nèi)容較長(zhǎng)的報(bào)告，如質(zhì)量管理體系審核表及報(bào)告、重大質(zhì)量問(wèn)題的失效分析報(bào)告、樣品的性能檢測(cè)和可靠性試驗(yàn)報(bào)告等，除報(bào)告的正文外，要有額外的，高度概括的、總結(jié)性內(nèi)容放置首頁(yè)或者直接在郵件中發(fā)送，要突出重要的內(nèi)容、結(jié)論或大家關(guān)心的條款，以便使閱讀者快速地了解報(bào)告的核心內(nèi)容，必要時(shí)還需要進(jìn)行列表。如表10-2為某測(cè)試儀器新樣品測(cè)試報(bào)告情況概覽。

表10-2 新儀器設(shè)備樣品測(cè)試表