了解并掌握選擇會場的方法與技巧；了解并掌握布置會場的方法與技巧，學會營造會場氣氛；重點了解并掌握主席臺的布置方法。

會務組成立后，各自的分工都比較明確，大家都緊鑼密鼓地準備著各項會前的準備工作。秘書處準備擬寫會議通知，同時遞送會議請柬給與會嘉賓，可寫著寫著才發(fā)現(xiàn)，會議地點不知道寫哪里，于是來電詢問總經(jīng)理秘書李丹。李丹這才想起，那天開會雖然大家推薦了幾個會議地點，可最后究竟要在哪里開會好像討論沒有結(jié)果。于是她請示領導，準備今天上午外出考察會場，根據(jù)考察情況回來再做決定。總經(jīng)理欣然應允，對李丹此次的慎重做法表示稱道。

李丹約上負責會場布置的有關(guān)人員匆匆奔會場去了……

（1）根據(jù)網(wǎng)上搜集和同事提供的資料，先對會場進行初步篩選，確定重點考察的幾處。

（2）制作會場考察表，把考察到的各會場的情況記錄下來，便于回去匯報領導。

（3）綜合比較各會場的情況，選定會議地點。

（4）提前簽約，預訂會場。

（5）組織有關(guān)人員前往會場布置。

跑了幾處地方后，李丹又學到不少東西，原來會場的選擇不是跑去看一看那么簡單，里面大有竅門呢！難怪老人們常說：處處皆有學問，行行能出狀元。李丹決定回去后要把“會場考察表”整理出一個模板來，以后再組織會議可以再利用上。

（一）為什么要認真考察和選擇會場

考察會議地點的各方面條件，這對整個會議組織起著極為關(guān)鍵的作用。好的會場能營造出恰當?shù)姆諊?，有利于推進會議進程，幫助實現(xiàn)會議效果；反之，則可能阻礙會議的進程，給會議的組織者帶來許多意想不到的麻煩，也給與會者造成諸多的不便或不適。

因此，選擇會場時，要認真仔細地對會議地點進行逐項考察，然后再綜合考慮決定會議最終的舉辦地點。

（二）如何選擇會場

選擇會場主要根據(jù)會議的規(guī)格、會議的規(guī)模及會議經(jīng)費開支這些主要因素來決定。具體的會場考察項目如下。

1．考察會場大小是否適中

（1）參會的人數(shù)：這是首要考慮的因素。我們必須先大致確定與會者的數(shù)量，然后才能去考察會場。切忌選擇的會場不夠容納所有的與會人員，造成擁擠、混亂的場面。

（2）會議室的間數(shù)：這是為了方便一些需要集中的大會又要分開（討論）的小會。會期長的會議往往都是大會、小會交錯著開的，只有一間會議室無法滿足實際需要。

2．考察會場規(guī)格是否合適

一般而言，接待規(guī)格高的會議、影響重大的會議十分注重考察會場本身的規(guī)格。如全國人民代表大會，其會場一定會選在首都北京的人民大會堂召開，這是由會議的規(guī)格與會場的規(guī)格相匹配決定的；反之，如果某大型連鎖企業(yè)召開各地區(qū)職工代表大會，那就不必要也不可能選在人民大會堂召開。因為，盡管該大會可能也人數(shù)眾多，但其會議的規(guī)格卻遠遠達不到使用該場地的要求。超規(guī)格使用會場只能造成浪費和誤會。而低規(guī)格使用會場則容易影響會議的效果，引起與會者的不滿。

考察會場規(guī)格的高低，主要看會場的裝潢設計水平、設施設備的檔次以及提供的服務等級等要素。具體而言，就是以下這些要素。

（1）考察裝潢設計水平：具體就是考察主席臺、天花板、大廳、偏廳、休息室、衛(wèi)生間、門窗等具體要素。

（2）考察設施設備檔次：包括會場內(nèi)部和會場外的基本設施設備。

場外基本設施設備，如停車場、電梯、房間、餐廳等，這些場外配套設施如果較多，那對會務組提供其他會務服務無疑會有很大幫助。

場內(nèi)設施設備，如電力設備、照明設備、音響設備、通信設備、放映設備、計算機、打印設備、空調(diào)設備、桌椅設備、衛(wèi)生設施及安全設施等。這些設備的品牌和質(zhì)量很重要。

（3）考察會場服務水平：這主要看會務人員及會場其他服務人員的服務態(tài)度和服務水平。如會場安全保衛(wèi)、入場票證檢查、會場導引等工作人員，其服務態(tài)度是否熱情主動，各人是否明確其責，能否各就各位、各司其職，這是會議順利進行的重要保障之一。

這方方面面的要素綜合在一起，就決定了整個會場的格調(diào)，體現(xiàn)出整個會場的規(guī)格。

如圖3-1所示，人民大會堂：會場裝潢格調(diào)大方典雅，設施設備先進齊全，特別適合舉辦特大規(guī)模、高規(guī)格的會議。

圖3-1　人民大會堂

如圖3-2所示，簡單的裝修、簡易的設備、樸素的會場布置，這樣的會場比較適合公司（或企業(yè)）召開一些日常性的部門工作會議或臨時性小會。

圖3-2　小型會場

3．考察會場環(huán)境

環(huán)境影響人的情緒這已是不爭的事實。會場的環(huán)境同樣也會不同程度地影響著每一個與會者的參會情緒。一般而言，會場內(nèi)是否有充足的光線，空氣是否流通，室內(nèi)溫度是否令人舒適，有沒有使人分心的東西，這些都會直接影響與會人員的情緒。所以，要根據(jù)會議（或活動）的不同目的和需要，認真考察會場的環(huán)境。如果環(huán)境不令人滿意，我們就應該盡力去改善，使其達到令人滿意的效果。

會務組織人員要營造好的會場環(huán)境其實并不難，只需從以下幾方面著手。

（1）保持溫度適宜。會務人員可通過空調(diào)設備掌控室內(nèi)溫度，并且盡量照顧特殊人群的要求，比如年老體弱者或身體欠佳的人，這些人對低溫空氣較敏感，會務人員應把溫度適當?shù)卣{(diào)高。

（2）保持空氣潔凈。會場內(nèi)應有足夠的通風排氣裝置，打開門窗和這些設備，使室內(nèi)空氣流通，保持清新的感覺。

（3）保持干凈和安靜。要盡量避免把會議地點安排在鬧市中，雖然鬧市可能交通更便利，但其吵鬧的聲音、混雜的氣息會給整個會場環(huán)境帶來許多不良的影響，對會議造成很大的干擾。所以，會場內(nèi)部的干凈和會場外部的安靜對于會議而言是尤為重要的。

4．考察會場交通條件

選擇會址時，還應考慮會議主辦方和各地與會者到會是否交通便利。盡量避免在偏僻山區(qū)、高寒地區(qū)和酷熱地區(qū)集會，這會增加與會者到會的困難；另一方面，不便的交通會增加會議的時間成本，導致會期的延長。所以，我們應多考慮選擇那些能使與會人員在較快較短的時間內(nèi)到達的會場，當然，確保交通安全是重要的前提。

5．考察現(xiàn)成的專業(yè)性會場

如果選用一些公共現(xiàn)成的專業(yè)性會場，那會省去許多場地布置的麻煩。但要提醒注意的是：這些會場基本都是按時間長短付費使用的，因此，在付會場訂金前，一要注意落實會議的場數(shù)，要明確落實租用會場的個數(shù)和具體時間，以確保該會場在相應的時間段內(nèi)能夠提供給你使用，要保證有足夠的使用時間使整個會議順利完成。切記不要無故拖延會期，因為，專業(yè)會場的租金比較昂貴。

下面是星級酒店內(nèi)的專業(yè)會場布置圖片。如圖3-3所示，布置格調(diào)高雅的、封閉較強的會場，特別適合召開高端洽談會、談判會等嚴肅而私密的會議。

圖3-3　星級酒店內(nèi)的專業(yè)會場（1）

如圖3-4所示，這類大型的、設施設備齊全的、會務接待經(jīng)驗豐富的專業(yè)會場，近年來特別受歡迎，是連鎖集團公司年會，單位、企業(yè)培訓會等大型會議的首選場地。

圖3-4　星級酒店內(nèi)的專業(yè)會場（2）

如圖3-5所示，柔和的光線、柔軟的皮沙發(fā)、暖色調(diào)的裝修和家具顏色，營造了溫馨、隨和、適意的會場氛圍。這樣的會場是座談會、交流會的首選。

圖3-5　星級酒店內(nèi)的專業(yè)會場（3）

圖片來源：http://www.800155.cn/hotel/disp_image.asp？hotelid＝345&imageid＝57091（大連富麗華大酒店董事會議室圖片｜…）

6．會場考察情況記錄表

同時考察多個會場時，要注意填寫會場考察情況記錄表，以便于回去之后向領導和同事匯報有關(guān)情況，進行比較甄選。會場考察情況記錄表格式如表3-1所示。

（一）會場布置的作用

會場布置是一項有明確意圖的會務工作，其根本目的在于創(chuàng)設與會議主題、性質(zhì)相適應的會場氛圍，從而有利于會議目標的實現(xiàn)。會場布置的重要作用可以概括為以下四點。

（1）充分利用場地，在會場面積有限的情況下合理安排座位格局，最大限度地利用會場。

（2）提供完備的會議設施，確保實現(xiàn)會議的各項需要。

表3-1　會場考察情況記錄表

注：此表格可提供給會務組進行會場考察時記錄考察情況用。尤其是當進行多個會場的考察和比較時，此表格能將各會場的基本情況一目了然地呈現(xiàn)在決策者面前，使用起來很方便。

（3）安排好座位、座次、導引、保衛(wèi)等，充分體現(xiàn)出會議的嚴肅性和有序性。

（4）可以運用座位格局和會場裝飾的特殊效果，營造適當?shù)臅h氣氛，幫助實現(xiàn)會議效果。

所以，我們要重視會議場地的布置，應注意根據(jù)會議的性質(zhì)與主題、規(guī)模與規(guī)格、會期與要求、會議類型和會場條件等要素綜合考慮會場布置事宜。

（二）會場設計的原則

不同性質(zhì)的會議，要求有不同的會場設計形式。我們在設計會場時應該注意：會場色調(diào)要協(xié)調(diào)，與會議的類型和主題相適應；會場的座位排列要合理，與參加人員的基本情況相適應。通用的原則概括如下：

黨的代表會議要求樸素大方；

人民代表大會要求莊嚴隆重；

慶祝大會、表彰大會要求喜慶熱烈；

追悼會要求莊重肅穆；

座談會要求和諧融洽；

紀念性會議會場要求隆重典雅；

日常工作會議會場要求簡單實用；

……

簡單實用的日常工作會議會場的設計圖片如圖3-6、圖3-7所示。

圖3-6　日常工作會議會場（1）

圖3-7　日常工作會議會場（2）

（三）會場布置的方式

布置會場的工作可以分主席臺的布置、代表席的安排、會場氣氛的營造幾個部分同時進行。

1．主席臺的布置

會議主席臺——是領導人就座之處，也是與會者矚目的焦點，一定要根據(jù)會議的主題精心布置。

大型會議的會場大多設主席臺，主席臺一般設在舞臺上，和與會人員成面對面的形式。

中型會議的主席臺設在舞臺上下均可。如設在舞臺下，要離與會者近一點，并且稍微墊高一點。

小型會議一般不設主席臺。

（1）主席臺前幕：可在其上方懸掛醒目的會標。

（2）主席臺后幕：可在其居中處懸掛會徽。

（3）主席臺中央：設與會領導及嘉賓的座位，座位要求排列座次。

（4）主席臺下或周圍：可適當擺放綠色植物或鮮花作裝飾點綴。

會場的主席臺布置圖片如圖3-8～圖3-10所示。

圖3-8　會場的主席臺（1）
（圖片來源：http://www.hinews.cn/news/systed120/06111/010253402.shtml…）

圖3-9　會場的主席臺（2）
（圖片來源：人民網(wǎng)）

圖3-10　會場的主席臺（3）
（圖片來源：新華網(wǎng)）

2．主席臺座位及座次的安排

大型、隆重、正式的會議，尤其強調(diào)依靠排列座次來保證與會領導就座的秩序。為了保證會議和活動能夠有條不紊地進行，在主席臺上排列座次是必不可少的工作。

主席臺座次的安排是按照參加會議的領導人的職務高低來安排落實的，這既是一項技術(shù)性工作，也是一個嚴肅的政治問題，秘書人員必須極其認真地對待。

要做好這項工作，會務組織人員首先要確定主席臺就座領導的名單，嚴格按照名單人員的職務安排各人的座位和座次，并且應該制作座簽，擺放在其相應的座位桌上。

國內(nèi)會議安排主席臺座次的通常做法是：第一領導人坐正中間，有時是最有聲望的來賓就座前排正中央位置，其他領導人則按先左后右（以主席臺的朝向為基準）、一左一右的順序逐一安排座位，也就是名單上第二位領導人坐在第一位領導人（居中）的左側(cè)，第三位領導人則坐在右側(cè)，以此類推，如圖3-11所示（國際活動時以右為尊）。

圖3-11　主席臺座次的安排

如果主席臺上設有專門的發(fā)言人席，則一般設在臺上最右側(cè)，主持人位置設在發(fā)言人席的左側(cè)；如果在主席臺外另設發(fā)言人席，則主持人席設在主席臺的最右側(cè)。有時主持人席也設在主席臺的中央。

注意主持人及發(fā)言人講臺的布置，要既顯隆重，又顯美觀，如圖3-12所示。

圖3-12　發(fā)言人席

圖3-13（a）所示為當主席臺領導人數(shù)為單數(shù)時的座次安排，序號表示領導人身份的高低；圖3-13（b）所示為當主席臺領導人數(shù)為雙數(shù)時的座次安排，序號表示領導人身份的高低。

圖3-13　主席臺座位、座次布置的示例

3．會場整體布置的方式

會場整體布置的方式有以下四種。

（1）相對式：具體有弦月式、禮堂式（見圖3-14）等。

圖3-14　相對式：禮堂式

（2）全圍式：具體有圓桌式（見圖3-15）、橢圓式、方形中空式（見圖3-16）、多邊形式（見圖3-17）等。

圖3-15　全圍式：圓桌式

圖3-16　全圍式：方形中空式

圖3-17　全圍式：長方形式

（3）半圍式：有馬蹄形（見圖3-18）、T字形（見圖3-19）和方拱形（見圖3-20）等。

圖3-18　半圍式：馬蹄形

圖3-19　半圍式：T字形

圖3-20　半圍式：方拱形

（4）分散式：將會場分成若干個中心，每個中心設一個圓桌。

4．代表席的安排方法

代表席的座位（面對主席臺來說）有前后和左中右之分，要合理安排?？蓪⑴c會的代表名單按姓氏筆畫排列后再排座，也可按不同領域的代表團名稱來安排大塊座位區(qū)域，還可以按與會代表所屬的地區(qū)來安排就座區(qū)域，或者直接按人名擺放座簽落實各人座位。總之，代表席的座位安排方法可靈活多樣，組織者應根據(jù)會議的實際情況來正確選擇安排座位的方法，使每一個與會者都能較快地找到自己的座位，把會開好。

需要提醒的是，凡已固定的座位和座次，應在出席證和簽到證上注明座號，并在會議桌上擺置座簽，同時還應印制“座次表”發(fā)給與會人員。當與會人員入場時，會議工作人員應做適當?shù)囊龑?。當然，并非所有的會議都要安排座位及座次，多數(shù)會議可以自由入座。

圖3-21～圖3-24是一些會場代表席布置的圖片。在圖3-21所示的代表席上，非常細致周到地擺放好了會議文件和飲用水，這樣可以減少會議簽到時的麻煩。圖3-22所示的代表席上，已備好茶杯和會議記錄用品，會場服務十分人性化。如圖3-23所示，分區(qū)域安置代表座位，便于會間的分組討論。

圖3-21　會場代表席（1）

圖3-22　會場代表席（2）

圖3-23　會場代表席（3）

如圖3-24所示，如果會場已在代表席上擺放了座簽，代表們就可以按座簽對號入座。

圖3-24　會場代表席（4）

5．會場氣氛的營造

為不同主題而召開的會議，其所對應的會場氣氛要求是各不相同的，慶祝會要喜慶、研討會要莊重、交流會要熱烈、座談會要融洽、悼念會要嚴肅……

通常，營造會場氣氛可以從以下方面著。

（1）懸掛會標。會標即會議標語，它體現(xiàn)會議的主要信息。會標應懸掛于主席臺前幕的上端或天幕上，色調(diào)要與主題一致，并且要有視覺沖擊力。

（2）懸掛會徽。會徽是體現(xiàn)和象征會議精神的圖案性標志，應懸掛于主席臺的天幕中央。

（3）安插旗幟。應選擇能表現(xiàn)會議主題的旗幟，如黨旗、國旗、紅旗等，也可以根據(jù)需要插上各色彩旗。

（4）張貼標語。要張貼那些能宣傳、烘托會議主題的主體性標語，以及能表達歡迎和熱烈祝賀之意的禮儀性標語。

（5）擺放花卉。會場擺放花卉很能烘托會議主題，營造出隆重熱烈的會場氣氛，同時，擺放花卉還能減輕與會者長時間開會的疲勞。

（6）調(diào)設燈光。燈光的明亮度要適應會議的需要，應該根據(jù)會議不同的階段有所變化。比如與會人員做筆記時應調(diào)亮，否則難以記筆記；而當與會者觀看屏幕投影時，則又該調(diào)暗，否則屏幕顯示會模糊。

（7）調(diào)節(jié)音響。組織者可選取一些常用于會議會前播放的進行曲、會中的休息曲、會后的結(jié)束曲等，用以調(diào)節(jié)會場的氣氛，打破會場的單調(diào)沉悶感。一般不宜播放流行音樂。

播放音響要注意控制音量，不必太大聲，以保證讓每一個角落都能聽清為宜。

圖3-25～圖3-28是一些會場營造氣氛的效果圖。如圖3-26所示，會標突出了會議主題；紅色的幕布、明亮的燈光、鮮艷的花卉，這些擺設，使會議顯得隆重而熱烈。

圖3-25　會場氣氛的營造（1）

圖3-26　會場氣氛的營造（2）

圖3-27　會場氣氛的營造（3）

圖3-28　會場氣氛的營造（4）

圖3-26和圖3-27中，細節(jié)的布置，常常是營造會場氣氛的點睛之筆。在圖3-28中，氣球的運用使原本比較單調(diào)的舞臺有了活力和動感。

·訓練目標

（1）能夠選擇恰當?shù)臅凡⒏鶕?jù)實際工作要求編制會場安排方案。

（2）能夠編制會議會標、證件、桌簽等。

·知識要求

（1）熟悉選擇會址和會場安排方案的要求。

（2）熟練掌握制作會議會標、證件、桌簽等要素。

·訓練要求

（1）能夠選擇恰當?shù)臅?，編制會場安排方案?/p>

（2）能夠布置會場。

·任務描述

××大學決定在10—11學年的第二學期教學工作結(jié)束之后，召開一次教學工作研討會，對本學年的教學工作進行全面總結(jié)，進一步加大教學改革力度，完善課程教學體系，以適應市場對人才的需求。會期擬安排2天，時間為2011年7月14日—15日；參會人員除院領導、各二級學院負責人外，還有全院各教研室主任、教學督導室成員，共35人，會議籌備工作由學院教務處負責。6月21日，教務處處長×××將籌備這次會議的任務交由教務處行政秘書小夏負責，要求擬制會場安排方案并布置會場。

·操作提示

（1）以小組為單位進行，4課時內(nèi)在實訓室機房里完成。

（2）訓練前布置學生查找資料、咨詢相關(guān)部門和教職人員，進行合作探討。

（3）在這項訓練中，你需要利用課余時間走訪相關(guān)單位和部門，收集該單位的一個編寫實例以及該單位的組織結(jié)構(gòu)。假設你為該單位某部門的秘書，請按照上述工作情境及工作要求，安排并布置會議會場。