信息發(fā)布會(huì)的程序_公關(guān)專題活動(dòng)與經(jīng)典案例

對(duì)于一個(gè)社會(huì)組織來說，無論是新聞發(fā)布會(huì)，還是新品發(fā)布會(huì)，其流程的制定是非常重要的。對(duì)于政府而言，可以公開傳遞信息，獲得公眾反饋；對(duì)于企業(yè)而言，新品發(fā)布會(huì)關(guān)系著企業(yè)未來的銷售。

一、發(fā)布會(huì)的程序[1]

（一）成立籌委會(huì)，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障

一個(gè)發(fā)布會(huì)牽涉到方方面面，各項(xiàng)工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時(shí)進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。一般來說，公司或組織的高層及分管副總會(huì)在籌委會(huì)中擔(dān)任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)有些講話和表態(tài)。在整個(gè)活動(dòng)中，相關(guān)部門人員的工作可能在時(shí)間上會(huì)與其日常工作相沖突，贏得各個(gè)部門的理解和支持很重要?；I辦新聞發(fā)布會(huì)，牽扯的精力和時(shí)間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請(qǐng)專業(yè)公司代理。這一環(huán)節(jié)的重要內(nèi)容是要建立對(duì)應(yīng)的原則。

1．專業(yè)原則

專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對(duì)口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組。

2．平衡原則

因事設(shè)組，每個(gè)組的工作量相對(duì)平衡。

3．分工原則

分工要明確，職責(zé)分明，以防止互相推諉的現(xiàn)象。另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確。

4．扁平原則

一般在大型的活動(dòng)中有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動(dòng)中，不宜層級(jí)太多，以保證靈活機(jī)動(dòng)，人員不要太多，要精干、高效。

5．制度原則

盡管是臨時(shí)性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。

（二）確定發(fā)布會(huì)的類型以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格

新聞發(fā)布會(huì)議的類型包括記者招待會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)等。一般來說，酒會(huì)更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對(duì)輕松一些，它可以單獨(dú)召開，也可以附屬于其他形式，例如有的新聞發(fā)布會(huì)在招待會(huì)后舉行酒會(huì)或茶會(huì)。記者招待會(huì)一般是專題性的，以“答記者問”為主要特色。另外，新聞發(fā)布會(huì)由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行，而記者招待會(huì)一般有更高層次官員出席。確定發(fā)布會(huì)的類型對(duì)確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格很關(guān)鍵，直接影響發(fā)布會(huì)效果。一般發(fā)布會(huì)的風(fēng)格有以下幾點(diǎn)：

1．政治性———嚴(yán)肅感；

2．高科技產(chǎn)品類———正規(guī)中帶有活潑；

3．農(nóng)業(yè)類別———親切、環(huán)保；

4．文化類別———文化感、歷史感；

5．一般工業(yè)品———科技感、品質(zhì)感；

6．娛樂類———活潑、前衛(wèi)；

7．時(shí)尚產(chǎn)品———經(jīng)典中帶有時(shí)代氣息；

8．工藝品類———經(jīng)典、古拙；

9．其他類別———相應(yīng)的風(fēng)格。

（三）確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整

時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表（倒計(jì)時(shí)）的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時(shí)間上要合理，同時(shí)要留有余地，一般來說，前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間來調(diào)整、完善。

整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過程管理。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場地，場地落實(shí)才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識(shí)，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。

（四）確定會(huì)議主題

“會(huì)議主題”是各類會(huì)議組織機(jī)構(gòu)經(jīng)歷和運(yùn)作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。從主辦單位的角度，一個(gè)適宜的會(huì)議主題是成功舉辦會(huì)議的第一步?！靶畔鞑ァ笔歉黝悤?huì)議成果無限放大的重要手段。隨著信息化時(shí)代的不斷推進(jìn)，主辦單位把“會(huì)議主題與信息傳播”看成是決定會(huì)議策劃成功與否的重要標(biāo)志。同樣的新聞?lì)}材，主題策劃是關(guān)鍵。從媒體角度，一個(gè)好的主題，要注重對(duì)新聞信息傳播的策劃；最大限度地挖掘新聞的社會(huì)價(jià)值，獲得最好的傳播效果和傳播效益?！皶?huì)議主題”僅是一個(gè)框架，需要通過“信息傳播”來讓大眾所熟知。面對(duì)讀者，會(huì)議的報(bào)道能否體現(xiàn)其精髓，這就要求新聞傳播者對(duì)會(huì)議主題策劃思路有充分的理解和認(rèn)知，在采訪、行文時(shí)將這些思路融入其中。當(dāng)會(huì)議主題被提升到更高的層次，文章也會(huì)變得更加耐人尋味，起到意想不到的效果。新聞策劃要圍繞會(huì)議主題策劃、活動(dòng)的過程，在各大新聞事件發(fā)生后或某個(gè)會(huì)議成功召開后，經(jīng)?？梢钥吹揭暯仟?dú)到、特色鮮明的報(bào)道。這些都是通過新聞中心成功策劃、討論主題策劃對(duì)新聞信息傳播起到的推動(dòng)作用。[2]

新聞發(fā)布會(huì)的主題必須具有新聞價(jià)值，否則記者不感興趣前來參加或者參加了又不報(bào)道，那么就達(dá)不到發(fā)布會(huì)的目的。因此，會(huì)議的舉辦與媒體信息傳播的質(zhì)量是密不可分的。一般主題有兩類：一是為了發(fā)布和解釋重大事件，比如組織有重大方針政策的調(diào)整改變、組織領(lǐng)導(dǎo)人的更改、組織的兼并、公司上市等，這些重大事件有時(shí)也關(guān)系到其他公眾的行為和生活，因此有必要通過新聞發(fā)布會(huì)予以公開傳播，提高組織的知名度。二是組織面臨棘手問題、重大突發(fā)事件需要澄清事實(shí)，減少誤會(huì)，爭取諒解。比如重大的公共危機(jī)事件、組織內(nèi)部的暴力糾紛事件、重大交通意外事故等，這些事件都是公眾非常關(guān)注的輿論焦點(diǎn)，組織有必要出面澄清謠言，或者誠懇道歉、認(rèn)錯(cuò)，以使公眾正面、客觀地評(píng)價(jià)，挽回組織形象。

（五）確定時(shí)間和地點(diǎn)

1．時(shí)間

時(shí)間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時(shí)機(jī)選擇不同，效果迥異。企業(yè)發(fā)布會(huì)有時(shí)要避開重大的事件、會(huì)議，比如“兩會(huì)期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時(shí)間上不能保證。有時(shí)則要趨近于某些時(shí)機(jī)，比如相關(guān)性大的時(shí)候，起到借勢的效果。另外，在時(shí)間上，一般選擇人們?nèi)菀子浧鸬娜兆?，如?jié)日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。一般應(yīng)選擇周一到周四的工作日，不要占據(jù)記者的休息時(shí)間和假日時(shí)間，避免所在地有某個(gè)更重要更吸引媒體記者前去報(bào)道的社會(huì)活動(dòng)時(shí)間，避免與其他組織撞車同時(shí)召開新聞發(fā)布會(huì)，一般新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)間最好在兩個(gè)小時(shí)以內(nèi)。通常認(rèn)為，舉行新聞發(fā)布會(huì)的最佳時(shí)間，是周一至周四的上午9點(diǎn)至11點(diǎn)，或是下午的3點(diǎn)至5點(diǎn)左右。在此時(shí)間內(nèi)，絕大多數(shù)人都是方便與會(huì)的。之所以將周五排除在外，主要是因?yàn)橹苣╇S之而至，此刻人心渙散，對(duì)新聞報(bào)道往往不予重視。

2．地點(diǎn)

地點(diǎn)選擇應(yīng)考慮給記者提供方便，可以是市中心，也可以是與會(huì)議內(nèi)容、規(guī)格相吻合的場所，地點(diǎn)選擇對(duì)發(fā)布會(huì)的成功有很重要的推動(dòng)作用。比如北京很多知名企業(yè)召開新聞發(fā)布會(huì)會(huì)選擇在人民大會(huì)堂，代表了政治地位和社會(huì)影響，交通也便利。不管是何種規(guī)模的新聞發(fā)布會(huì)，只要地點(diǎn)選擇符合以下幾個(gè)要求都可以：一是交通便捷，停車方便；二是設(shè)備齊全，如攝像、幻燈、電視播放設(shè)備等，通信設(shè)備也要完善，比如無線網(wǎng)絡(luò)寬帶，電視電話是否可用等；三是環(huán)境優(yōu)雅，會(huì)場安靜，沒有噪音干擾。地點(diǎn)選擇好之后，還要注意會(huì)場的環(huán)境布置，如氣溫、燈光等問題都要考慮周全，會(huì)場布置要使會(huì)場既體現(xiàn)組織文化或管理理念，又能使記者及其他來賓產(chǎn)生賓至如歸的感覺。會(huì)場一般應(yīng)該設(shè)有簽到處，在每個(gè)記者席上準(zhǔn)備好有關(guān)的書面資料，使記者們能夠了解所發(fā)信息和發(fā)布會(huì)的全部內(nèi)容。

（1）場地落實(shí)要考慮的因素：

1）品位與風(fēng)格。場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見，因?yàn)楦鞣矫娴呐涮缀靡恍?。酒店有不同的星?jí)，從此次發(fā)布會(huì)來看，選擇五星級(jí)或四星級(jí)是可以的。另外，非正式的會(huì)議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。酒店也有不同的風(fēng)格、不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會(huì)的內(nèi)容相統(tǒng)一。

2）實(shí)用性與經(jīng)濟(jì)性。會(huì)議廳容納人數(shù)，主席臺(tái)的大小，投影設(shè)備、電源、布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)，相關(guān)服務(wù)如何，住宿、酒品、食物、飲料的提供，價(jià)錢是否合理，有沒有空間的浪費(fèi)等等，這些都要考慮。

3）方便性。離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便？

（2）現(xiàn)場布置要考慮的因素：

1）背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會(huì)議日期，有的會(huì)寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。

2）酒店外圍布置。如酒店外橫幅、豎幅、飄空氣球、拱形門等，各個(gè)酒店有所不同，有的允許，有的不允許。

3）席位擺放。發(fā)布會(huì)一般是主席臺(tái)加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì)的會(huì)議是圓桌擺放式。注意確定主席臺(tái)人員。不過，現(xiàn)在很多會(huì)議采用主席臺(tái)只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。擺放原則為“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。注意席位的預(yù)留，一般在后面會(huì)準(zhǔn)備一些無桌子的坐席。

4）相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會(huì)前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。

5）簽到與迎接。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項(xiàng)服務(wù)。事先可請(qǐng)好禮儀小姐迎賓。一般會(huì)議會(huì)要求與會(huì)者留下名片，準(zhǔn)備好“請(qǐng)賜名片”盒。

（3）現(xiàn)場控制要考慮的因素

1）預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時(shí)做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。從實(shí)踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫?，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面。

2）要在事前準(zhǔn)備好備選方案，注意積累現(xiàn)場靈活應(yīng)變的處理技巧。

對(duì)于前來的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對(duì)于前來的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對(duì)A媒體公開某些情況而對(duì)B媒體則保密。對(duì)于記者個(gè)人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。

3）在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個(gè)平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會(huì)者的心情也會(huì)舒暢。另外一個(gè)重要因素是主持人，如果是自己主持則會(huì)好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會(huì)中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持人充分溝通，讓他（她）對(duì)整個(gè)會(huì)議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。

4）在產(chǎn)品的演示講解過程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄像、幻燈片等，以助與會(huì)者的理解。

5）答記者問時(shí)，一般來說，由一位主答人負(fù)責(zé)回答，必要時(shí)，如涉及專業(yè)性強(qiáng)的問題，由他人輔助。大多數(shù)記者不會(huì)提惡意刁難的問題，有時(shí)連善意刁難的問題都少涉及，往往覺得太不精彩。事實(shí)上，提問能夠反映記者對(duì)會(huì)議內(nèi)容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場提出爭議點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)和大眾關(guān)心的“點(diǎn)”，更有助于傳播。

6）發(fā)布會(huì)前一般會(huì)準(zhǔn)備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識(shí)。

在發(fā)布會(huì)的過程中，對(duì)于記者的提問應(yīng)該認(rèn)真作答，對(duì)于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對(duì)于涉及企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告知是企業(yè)機(jī)密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對(duì)于復(fù)雜而需要大量解釋的問題，可以先簡單答出要點(diǎn)，邀請(qǐng)其在會(huì)后探討。

整個(gè)會(huì)議應(yīng)有正式的結(jié)尾。如果發(fā)布會(huì)安排在晚餐或午餐前結(jié)束，則應(yīng)該有酒會(huì)或自助宴會(huì)等，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，由主持人通知時(shí)間與地點(diǎn)。發(fā)布會(huì)后、宴會(huì)前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。

（六）確定主持人和發(fā)言人

在準(zhǔn)備新聞發(fā)布會(huì)時(shí)，組織必須安排好主持人與發(fā)言人，這往往決定了新聞發(fā)布會(huì)的成功與否。一般主持人由組織公關(guān)部經(jīng)理或組織的辦公室領(lǐng)導(dǎo)等擔(dān)任，主持人的作用在于把握主題范圍，掌握發(fā)布會(huì)的進(jìn)程并控制會(huì)場的氣氛，從而促進(jìn)新聞發(fā)布會(huì)的順利進(jìn)行，主持人個(gè)人外在形象素質(zhì)要佳，見多識(shí)廣，反應(yīng)靈活，語言流暢，善于把握大局，具有豐富的主持會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)。

新聞發(fā)布會(huì)的發(fā)言人是會(huì)議的主角，通常由組織最高領(lǐng)導(dǎo)者或者主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任，因?yàn)闆Q策者了解組織的整體情況及方針、政策，講話具有權(quán)威性，或者專職的新聞發(fā)言人。必要時(shí)還可以安排一位或幾位專業(yè)技術(shù)人員，做主要發(fā)言人的現(xiàn)場助手。發(fā)言人必須思維敏捷，有較強(qiáng)的靈活應(yīng)變能力，學(xué)識(shí)淵博，修養(yǎng)良好，能言善辯，有較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力，言行舉止彬彬有禮，與媒體關(guān)系好。

同時(shí)還要確定具體的材料準(zhǔn)備人員、發(fā)布會(huì)現(xiàn)場的服務(wù)人員和禮儀接待人員，引導(dǎo)記者入場，準(zhǔn)備好資料發(fā)放，同時(shí)還要安排一名攝影師專門拍攝會(huì)場情況，以備將來作宣傳或紀(jì)念之用。

（七）通稿等相關(guān)事宜的準(zhǔn)備

在做新聞發(fā)布會(huì)策劃之前，要對(duì)新聞媒體議程（媒體的采前會(huì)、編前會(huì)）、新聞傳播途徑、新聞話題設(shè)置、公眾輿論走向、媒體運(yùn)作機(jī)制有深刻理解，同時(shí)對(duì)新聞發(fā)布會(huì)主辦方所在行業(yè)背景、產(chǎn)業(yè)動(dòng)向、競爭對(duì)手傳播策略有著透徹的分析和把握，具備這些專業(yè)知識(shí)，才能策劃出好的新聞事件，達(dá)到好的傳播效果。但是，要吸引公眾關(guān)注，首先在形式和內(nèi)容上要引起媒體興趣。比如借勢當(dāng)前公眾關(guān)注的新聞事件，迎合新聞熱度，釋放相關(guān)性話題；借明星、大腕助陣；結(jié)合宏觀背景、產(chǎn)業(yè)背景、行業(yè)背景等，這些內(nèi)容的設(shè)計(jì)為新聞發(fā)布會(huì)造勢，為媒體提供更多新聞?dòng)深^和報(bào)道角度。同時(shí)，會(huì)議資料的發(fā)放很關(guān)鍵，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會(huì)前發(fā)放給新聞媒體。

第一，資料發(fā)放的準(zhǔn)備

1．會(huì)議議程；

2．新聞通稿；

3．演講發(fā)言稿；

4．公司／組織宣傳冊；

5．有關(guān)圖片；

6．紀(jì)念品（或紀(jì)念品領(lǐng)用券）；

7．企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片（新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò)）。

第二，新聞通稿的準(zhǔn)備

1．消息稿。

字?jǐn)?shù)較短，一般在1000字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會(huì)結(jié)束不到一小時(shí)就已經(jīng)出版。

2．通訊稿。

篇幅較長，內(nèi)容充實(shí)，一般是深度分析，重點(diǎn)報(bào)道。消息不能講清楚的背景等問題可以進(jìn)行詳細(xì)闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。

3．背景材料。

4．圖片資料。

以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。

5．重要發(fā)言。

對(duì)新聞?dòng)浾哂杏玫陌l(fā)言稿。比如，企業(yè)最高負(fù)責(zé)人的發(fā)言，技術(shù)、營銷分管領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言等，有些有新聞價(jià)值的代表的發(fā)言也可以列入新聞?dòng)浾叩馁Y料中，但是以對(duì)記者報(bào)道有益為標(biāo)準(zhǔn)

6．公司或組織的宣傳冊。

7．參會(huì)重要人物、知名人士材料。

前期準(zhǔn)備工作：

1．發(fā)言人的發(fā)言提綱。內(nèi)容要圍繞主題，全面準(zhǔn)確、真實(shí)生動(dòng)，一般發(fā)言提綱是由熟悉組織的成員組織發(fā)言起草小組圍繞發(fā)布會(huì)主題寫作而成的。

2．報(bào)道提綱。事先把組織情況介紹、會(huì)議背景資料、新聞發(fā)布會(huì)相關(guān)圖片、數(shù)據(jù)等，打印出來發(fā)送給每位記者，以供記者寫新聞稿之用，并且將組織的聯(lián)系方法和傳真號(hào)碼等寫上，以便記者將來核實(shí)之用。

3．宣傳輔助材料。發(fā)布會(huì)需要的與主題和內(nèi)容有關(guān)的口頭、文字、視頻、實(shí)物、照片、錄音、錄像等有助于信息發(fā)布的輔助材料。

4．會(huì)前應(yīng)該將會(huì)議主題、發(fā)言稿和報(bào)道提綱的內(nèi)容在組織內(nèi)部通報(bào)一下，以統(tǒng)一口徑，防止在會(huì)上出現(xiàn)自相矛盾的現(xiàn)象，從而引起記者的猜疑和混亂。不過，不要事先向外界透露任何重要的消息。

（八）確定媒體邀請(qǐng)

召開新聞發(fā)布會(huì)是將組織有關(guān)信息傳達(dá)告知給新聞媒體，邀請(qǐng)的記者范圍應(yīng)根據(jù)問題涉及的范圍或事件發(fā)生的地點(diǎn)而定。

1．要了解各新聞媒體的特點(diǎn)，電視、廣播、報(bào)紙等特點(diǎn)都不一樣，根據(jù)媒體特點(diǎn)以及該媒介的報(bào)道方針與組織的經(jīng)營內(nèi)容、與本次新聞發(fā)布會(huì)主題是否有關(guān)或者吻合。

2．要考慮該媒介的知名度和影響范圍等。新聞發(fā)布會(huì)是為了擴(kuò)大組織影響力，但也視具體情況而定，一般先邀請(qǐng)影響力大、報(bào)道公正客觀、具有權(quán)威性或與本單位關(guān)系向來較為友善的新聞單位參加。

3．選擇媒體不能有所偏頗，要一視同仁，都顧及到考慮到。比如有價(jià)值資料的發(fā)放，報(bào)紙、廣播、電視、雜志、網(wǎng)絡(luò)的記者都要邀請(qǐng)到，包括記者的類型要全面，要有文字記者、攝影記者等。

4．確定名單后要提前一周向記者發(fā)出書面邀請(qǐng)，讓記者充分安排時(shí)間。因?yàn)椴⒎撬械挠浾叨寄艿綍?huì)，最好在邀請(qǐng)函上附一張回執(zhí)。在邀請(qǐng)函上應(yīng)將新聞發(fā)布會(huì)的內(nèi)容及時(shí)間進(jìn)行說明，并一定要確切地落實(shí)對(duì)方能否出席。最好是打電話后再派人親自將請(qǐng)柬或邀請(qǐng)函送過去，以當(dāng)面確定他們是否能夠來。

（九）準(zhǔn)備參觀和宴請(qǐng)

在發(fā)布會(huì)前后，可以配合主題組織記者進(jìn)行實(shí)地參觀、采訪。為了使新聞發(fā)布會(huì)收到最大的實(shí)效，在財(cái)力允許的情況下，可在會(huì)后安排宴會(huì)或工作餐，可以增進(jìn)相互溝通，聯(lián)絡(luò)感情，在輕松愉悅的氛圍下及時(shí)獲得反饋信息。

（十）制訂費(fèi)用預(yù)算

應(yīng)根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和規(guī)格做出費(fèi)用預(yù)算。發(fā)布會(huì)費(fèi)用一般包括：場租費(fèi)、會(huì)場布置費(fèi)、印刷費(fèi)、禮品、交通住宿費(fèi)、音像器材費(fèi)、郵費(fèi)、通信費(fèi)等。注意在制訂費(fèi)用預(yù)算時(shí)，要留有余地，以備急用。

（十一）預(yù)演

如果條件允許，最好是進(jìn)行一次預(yù)演，以保證屆時(shí)新聞發(fā)布會(huì)能順利進(jìn)行。如果來賓較多、影響較大的新聞發(fā)布會(huì)，事先則一定要進(jìn)行預(yù)演，開會(huì)前應(yīng)當(dāng)研究一下有可能被提問的主要問題，考慮每一個(gè)可能提出的問題，預(yù)備好針鋒相對(duì)的答案，寫一份問答提綱，可以使發(fā)言人在現(xiàn)場正式回答提問時(shí)表現(xiàn)自如，不慌不忙。

二、新品發(fā)布會(huì)的程序

（一）流程的制訂

結(jié)合目前大部分信息發(fā)布會(huì)的流程，基本為以下環(huán)節(jié)構(gòu)成，有些新品發(fā)布會(huì)專場可以穿插在開業(yè)活動(dòng)中進(jìn)行。

1．新品發(fā)布地點(diǎn)與時(shí)間；

2．發(fā)布會(huì)現(xiàn)場布置氛圍；

3．邀請(qǐng)對(duì)象；

4．發(fā)布會(huì)主題；

5．形式：專場新品發(fā)布會(huì)、整合至開業(yè)活動(dòng)的發(fā)布會(huì)、論壇、現(xiàn)場訂貨會(huì)等。

新品發(fā)布會(huì)組織執(zhí)行流程包括前提準(zhǔn)備與預(yù)熱流程和現(xiàn)場執(zhí)行流程。

前提準(zhǔn)備與預(yù)熱流程

現(xiàn)場執(zhí)行流程

續(xù)表

資料來源：http：／／hi．baidu．com／yudi0306blogitem／8a98a401f12b421a1d958325．html

（二）新品發(fā)布會(huì)實(shí)例

企業(yè)新品上市發(fā)布會(huì)，目的是為了能更好地推出新產(chǎn)品而舉辦的新聞發(fā)布會(huì)。對(duì)于企業(yè)來說，新品上市發(fā)布會(huì)的流程在整個(gè)活動(dòng)中占據(jù)很重要的位置，因?yàn)槠髽I(yè)新品上市發(fā)布會(huì)關(guān)系著未來的銷售，因此出色的新品發(fā)布會(huì)流程策劃會(huì)給新產(chǎn)品的推出帶來正面的影響。下面是廣州慶典策劃公司的手機(jī)新品發(fā)布會(huì)活動(dòng)策劃方案流程，希望對(duì)企業(yè)制訂新品上市發(fā)布會(huì)流程有一定的參考作用。

活動(dòng)對(duì)象：共計(jì)人數(shù)約150～180人

活動(dòng)策劃策略：

1．以推薦會(huì)為明線，參觀旅游為暗線，與全國各地經(jīng)銷商建立并維護(hù)良好的公共關(guān)系，積累強(qiáng)大的品牌勢能，獲得更高的關(guān)注程度，推動(dòng)新品銷售。

2．通過強(qiáng)勢公關(guān)，將產(chǎn)品特質(zhì)與主題內(nèi)容全方位融合，針對(duì)經(jīng)銷商發(fā)揮提供反饋信息、預(yù)測公眾雙向功能，以充分實(shí)現(xiàn)互動(dòng)。

3．活動(dòng)現(xiàn)場進(jìn)行產(chǎn)品實(shí)體展示，讓經(jīng)銷商切身體驗(yàn)，增強(qiáng)信心。

新品發(fā)布會(huì)方案———活動(dòng)現(xiàn)場會(huì)場布置：

1．嘉賓簽到處：會(huì)場入口處設(shè)嘉賓簽到區(qū)，設(shè)活動(dòng)主形象背景板與中國地圖的KT板，嘉賓簽到，并在中國地圖KT板上張貼小精靈，小精靈張貼的位置與嘉賓所屬經(jīng)銷區(qū)域?qū)?yīng)，設(shè)簽到臺(tái)，簽到用品、名片盤、嘉賓胸花及媒體資料袋，由兩名精靈（背后帶有翅膀）裝扮的禮儀接待，指引、送達(dá)活動(dòng)會(huì)場。

2．產(chǎn)品模擬銷售及展示區(qū)：設(shè)置多個(gè)易拉寶及一個(gè)展示柜，展示柜中放滿鮮花，將發(fā)布的新品手機(jī)一一陳列于其中。

3．中心舞臺(tái)區(qū)：設(shè)立主背景板，背景板為半圓弧形，背景板上有主題語、企業(yè)LOGO，同時(shí)舞臺(tái)也為半圓弧形，整體以半圓立體呈現(xiàn)，以神秘、夢幻為主調(diào)氛圍，色調(diào)以深藍(lán)為主，舞臺(tái)中央設(shè)立一枝花式的造型，花為白色，花片上放置波斯藍(lán)、羅馬紅、希臘銀三款手機(jī)，花式造型帶燈光，活動(dòng)過程中，舞臺(tái)中央投射燈光打至花式造型以示突出，在舞臺(tái)的左側(cè)設(shè)置演講臺(tái)，右側(cè)設(shè)置投影幕布，用于進(jìn)行新品講解。

新品發(fā)布會(huì)方案———現(xiàn)場氣氛如何營造：

1．音樂：背景音樂主要圍繞不同的活動(dòng)內(nèi)容有所區(qū)分，極富激情、動(dòng)感，具有很強(qiáng)的融合感；

2．環(huán)境：整體設(shè)計(jì)效果色彩以深色為主，體現(xiàn)出神秘、夢幻、冷艷，與品牌傳播中提到的熒光夜精靈緊密聯(lián)系在一起；

3．燈光：設(shè)有幻影燈，極強(qiáng)的光速配合不斷變化，同時(shí)打出小精靈的幻影，讓來賓沉醉在夢幻的世界中；

4．整體：全方位營造神秘、夢幻的視覺感受，刺激來賓感官，統(tǒng)一VI設(shè)計(jì)及整體形象。[3]

三、各類發(fā)布會(huì)禮節(jié)[4]

1．搞好會(huì)議簽到

要搞好新品發(fā)布會(huì)的簽到工作，讓來賓在事先預(yù)備好的簽到簿上簽下自己的姓名、單位、聯(lián)系方式等內(nèi)容。來賓簽到后按事先的安排把與會(huì)者引到會(huì)場就座。

2．嚴(yán)格遵守程序

要嚴(yán)格遵守會(huì)議程序，主持人要充分發(fā)揮主持者和組織者的作用，公布會(huì)議的主要內(nèi)容、提問范圍以及會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間，一般不要超過兩小時(shí)。主持人、發(fā)言人講話時(shí)間不宜過長，過長了則影響來賓提問。對(duì)來賓所提的問題應(yīng)逐一予以回答，不可與來賓發(fā)生沖突。會(huì)議主持人要始終把握會(huì)議主題，維護(hù)好會(huì)場秩序。

3．留意相互配合

在新品發(fā)布會(huì)上，主持人和發(fā)言人要相互配合。首先要明確分工，各司其職，不應(yīng)越俎代庖。在發(fā)布會(huì)進(jìn)行期間，主持人和發(fā)言人通常要保持一致的口徑，不應(yīng)公然頂牛、相互拆臺(tái)。

4．態(tài)度真誠、主動(dòng)

發(fā)布會(huì)自始至終都要留意對(duì)待來賓的態(tài)度，因?yàn)榻哟齺碣e的質(zhì)量如何，直接關(guān)系到新品發(fā)布會(huì)的成敗。

四、信息發(fā)布會(huì)的善后事宜[5]

1．整理會(huì)議記錄

整理會(huì)議資料有助于全面評(píng)估發(fā)布會(huì)會(huì)議效果，為今后舉行類似會(huì)議提供借鑒。發(fā)布會(huì)后要盡快整理出會(huì)議記錄材料，對(duì)發(fā)布會(huì)的組織、布置、主持和回答問題等方面的工作進(jìn)行回顧和總結(jié)，從中汲取經(jīng)驗(yàn)，找出不足。發(fā)布會(huì)結(jié)束后要盡快整理出新聞發(fā)布會(huì)的記錄資料，包括所有的文字、圖片、圖像材料，對(duì)新聞發(fā)布會(huì)的組織、主持和發(fā)言等方面的工作進(jìn)行總結(jié)、歸檔，以吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2．搜集各方反應(yīng)

首先要收集與會(huì)者對(duì)會(huì)議的總體反應(yīng)，檢查在接待、安排、服務(wù)等方面的工作是否有欠妥之處，以便今后改進(jìn)。新聞發(fā)布會(huì)后要馬上搜集與會(huì)記者是否發(fā)布了相關(guān)新聞稿，并檢查報(bào)道內(nèi)容是否與發(fā)布會(huì)目標(biāo)相符，對(duì)報(bào)道進(jìn)行歸類分析，一般分為正面報(bào)道、中性報(bào)道和負(fù)面報(bào)道，以此作為以后舉辦新聞發(fā)布會(huì)的參考依據(jù)。如果出現(xiàn)了負(fù)面報(bào)道，則應(yīng)該及時(shí)做出正確的應(yīng)對(duì)策略，調(diào)查原因。一般來講，對(duì)于不正確的或歪曲事實(shí)的報(bào)道，應(yīng)該采取措施向新聞機(jī)構(gòu)加以說明，澄清誤解，向報(bào)道機(jī)構(gòu)提出更正要求，如果是批評(píng)性報(bào)道則應(yīng)該吸取教訓(xùn)，虛心接受，并且希望對(duì)方能進(jìn)行督促，及時(shí)改正錯(cuò)誤，表示道歉。同時(shí)要對(duì)已發(fā)稿件的記者打電話致謝。

3．了解與會(huì)者對(duì)新聞發(fā)布會(huì)的評(píng)價(jià)和反應(yīng)

要了解與會(huì)者對(duì)這次會(huì)議的評(píng)價(jià)如何，是否有不足之處以便下次改進(jìn)。

知識(shí)鏈接

喬布斯發(fā)布蘋果新產(chǎn)品的特點(diǎn)[6]

1．宣傳自己的優(yōu)勢，通過對(duì)比的方式或直接抨擊對(duì)手產(chǎn)品，來吸引眼球。

最早期，年輕的喬布斯咄咄逼人，通過抨擊IBM的產(chǎn)品缺點(diǎn)來吸引眼球。邀請(qǐng)來聽演講的人非常多，但可能有些僅僅是員工、朋友等。從發(fā)布會(huì)的現(xiàn)場能看出來，喬布斯所做的是整合，把喇叭、CD－ROM等集成在一個(gè)屏幕上，通過對(duì)比的方式進(jìn)行說服并把這樣的宣傳貫穿于所有的產(chǎn)品發(fā)布會(huì)上。

2．邀請(qǐng)記者，對(duì)其“洗腦”，再通過他們向世界宣傳。

在i Pad發(fā)布時(shí)，邀請(qǐng)來聽的可能基本上都是媒體記者。因此喬布斯考慮到媒體記者一般側(cè)重時(shí)效性，經(jīng)常會(huì)給他們準(zhǔn)備簡單而又直觀的圖形和表格，深得追求獲取新聞效率而又缺乏電腦科技深度的記者們的歡心。喬布斯認(rèn)為這些記者好比形成的千萬倍的喇叭筒，將不斷把蘋果的信息發(fā)布到世界的各個(gè)角落。

3．通過自問自答方式演講，完全控制宣傳演講節(jié)奏，不錯(cuò)過其產(chǎn)品的每一個(gè)賣點(diǎn)。

自問自答的好處是能始終控制節(jié)奏，并對(duì)自己的產(chǎn)品進(jìn)行完整闡述。既然是完整演講，所以勢必條理清晰，嚴(yán)絲合縫，勾起聽眾的消費(fèi)需求，并在最后引出能滿足這一需求的新產(chǎn)品。以實(shí)物展示和PPT演示的方式，不錯(cuò)過其產(chǎn)品的每一個(gè)賣點(diǎn)。

4．關(guān)鍵處停頓，重復(fù)對(duì)己有利的關(guān)鍵詞。

凡是遇到關(guān)鍵詞或者對(duì)蘋果意義重大的數(shù)據(jù)時(shí)，喬布斯總是停下來，然后重復(fù)對(duì)蘋果有利的關(guān)鍵詞。

5．培養(yǎng)“粉絲”，活躍會(huì)場氣氛，加強(qiáng)洗腦。

喬布斯發(fā)布蘋果新產(chǎn)品的現(xiàn)場經(jīng)常不乏吹口哨、喝彩的情景出現(xiàn)。作為有職業(yè)追求的記者，一般都不會(huì)這么干，哪怕他真的很激動(dòng)。所以，這些人可以是蘋果的員工和朋友，也可以是真正的粉絲，或者是國內(nèi)稱為“托”的一種職業(yè)。這些“粉絲”的熱情和演唱會(huì)一樣，直接把現(xiàn)場的熱情帶動(dòng)起來，也直接把那些媒體記者洗腦了，于是回去大肆宣傳。

一般而言，普通的商品只有4個(gè)生命周期：初生期、發(fā)展期、衰退期、消亡期。而APLLE公司居然演變出7個(gè)周期，在歸納之后，APPLE的產(chǎn)品銷售周期為以下7個(gè)周期，值得借鑒。

1．上市造勢期（時(shí)間很短，可以忽略，但作用非常之大）；

2．真正搶貨狂潮期；

3．平穩(wěn)大量出貨期；

4．淡定期；

5．禮品銷售高峰期；

6．退市搶購狂潮期；

7．淡定退市。

[1] 資料來源：http：／／www．58meeting．com杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司。

[2] 會(huì)議策劃，主題與信息傳播缺一不可．《會(huì)議》雜志．2011年第12期。http：／／www． meetingschina．com／news5491．a(chǎn)spx．

[3] 消息來源：http：／／www．feedsearch．net／company Movement Info＿c－gzcy＿26id－84015． htm

[4] http：／／baike．baidu．comview7296133．htm。新品發(fā)布會(huì)，百度百科。

[5] http：／／baike．baidu．comview7296133．htm，新品發(fā)布會(huì)，百度百科。

[6] 資料來源：蘋果網(wǎng)站，http：／／www．weiphone．com／applenews2011 －08 －25／Jobs＿change＿the＿world＿products＿Video＿Collection＿240297．shtml