一、會議的基本要素

在會議活動中,凡是參加會議的人都是和會議內(nèi)容有直接或間接關(guān)系的人,應(yīng)是“會議主體”的組成部分。會議常有以下幾類人員組成:1.會議主持人;2.會議出席人員;3.會議特邀和列席人員及會議來賓;4.會議工作人員。這些人都可稱為會議的主體,是會議活動中有意識、有意志的人,對會議同樣負(fù)有責(zé)任。作為會議的組織者,應(yīng)把所有與會人員作為“會議主體”看待,積極啟發(fā)和調(diào)動與會人員的智慧,認(rèn)真傾聽他們的意見,發(fā)揮集中優(yōu)秀意見的作用。

會議的重要主體是會議的主持人和召集人。主持人是負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議按程序召開的組織者,受會議召集人或有關(guān)方面的委托,對會議過程實(shí)施組織。與會議召集人不同的是:1.會議主持人對會議直接、全面負(fù)責(zé),召集人通常只對會議進(jìn)行的過程負(fù)責(zé),不對會議結(jié)果負(fù)責(zé);2.會議主持人的身份是法定的或代表大會代表選定的;會議召集人臨時接受委托,或被指定而不是選舉的;3.會議主持人在會議進(jìn)行過程中可以回答與會人員提出的有關(guān)問題,而會議召集人的責(zé)任只是負(fù)責(zé)向會議有關(guān)方面轉(zhuǎn)達(dá)與會人員提出的問題。

在會議上,作為參加會議的正式出席人員,每個人的發(fā)言都應(yīng)有一定保障,這種權(quán)利稱作會議表達(dá)權(quán)或會議發(fā)言權(quán)。表達(dá)權(quán)屬于與會人員的基本權(quán)利,表決權(quán)、選舉權(quán)屬于與會人員享有的特別權(quán)利。會議發(fā)言必須在會議的職權(quán)和計劃范圍內(nèi),針對與會議有關(guān)的問題,在會議安排的時間內(nèi)得到會議主持人的允許后進(jìn)行。在正常情況下,會議的表達(dá)權(quán)不應(yīng)被剝奪。但這種權(quán)利也有適當(dāng)?shù)南拗?主要是指發(fā)言的順序和時間,限制的確立或由契約的方式共同商討,或由會議主席團(tuán)研究而定。

會議的規(guī)模因會議的性質(zhì)和類型不同,參加的人數(shù)有很大差別。一個國家的議會或人民代表會議可由幾百或幾千人參加,一般研討會也往往有百人左右,小型會議或分組會議易于使與會人員充分發(fā)表意見并得出一致結(jié)論,往往限于幾十個人。集體心理學(xué)的研究表明,用于研究工作或討論問題的會議,參加的人數(shù)不宜超過12人。十幾個人的會議不僅與會者都有發(fā)言的機(jī)會,而且分歧意見少、意見遭到反對的范圍小,不至于產(chǎn)生心理壓力。對與會人員分組時,每組的人數(shù)也最好不要超過12個人,如果超過了12個人,就會助長與會者的惰性,出現(xiàn)濫竽充數(shù)或不積極思考問題的人。會議主持人也會因人數(shù)多、意見分散而不易概括或抓住重點(diǎn),如果有幾百或上千人參加的會議,一次發(fā)言的人數(shù)也不要超過12個人。

在會議上,推動輿論活動的人,稱作會議輿論能手,他們大多數(shù)都善于發(fā)表意見,提出有價值的見解。有的利用幽默消除緊張情緒;有的愿意作出讓步以求討論取得進(jìn)展,起到協(xié)調(diào)作用;有的稱贊和支持別人,使會議消除不必要的紛爭;有的提出新的或不同意見供討論和探討;有的能夠及時澄清問題,提供有關(guān)事實(shí),奠定議題的正確方向,等等,對會議統(tǒng)一意見作出貢獻(xiàn)。