能全面、快速、準確地收集會間信息，以適當形式發(fā)送，加強會間的交流溝通。

揚州正泰公司將于2011年11月28日至29日舉辦公司成立10周年慶典活動，活動的主要內(nèi)容有慶典開幕儀式、參觀公司、客戶座談、宴請、晚會、揚州一日游等項目。因人數(shù)眾多，小規(guī)?；顒宇l繁，為了讓與會者了解活動的全部情況，總經(jīng)理讓秘書小王負責本次會議的信息收集、發(fā)送工作，并要小王拿出工作方案。

小王接到任務(wù)后，考慮要收集信息，就要了解慶典活動的各個環(huán)節(jié)，及時準確地收集各類活動的信息，整理后以簡報形式發(fā)出。為此，小王擬出信息收集、發(fā)送工作方案。

為保證慶典活動各類信息的暢通交流，及時準確地收集、發(fā)送信息，現(xiàn)制訂如下方案。

一、確定簡報的編發(fā)期數(shù)、時間與主要內(nèi)容

在活動正式開始前，根據(jù)活動項目安排專人負責采集信息，將信息進行分類，以簡報形式發(fā)出。

簡報編發(fā)安排表

二、簡報內(nèi)容采編

簡報內(nèi)容的來源主要有兩個：一是編輯選擇會議現(xiàn)成的文件，例如開幕詞（閉幕詞）等；二是編制人員親自采訪寫作相關(guān)報道，例如會議開幕消息、參觀活動消息等。

注意：采編時應(yīng)當隨時搜集會議相關(guān)文件，考慮哪些文件可以在簡報中直接使用；同時還應(yīng)積極搜集相關(guān)信息，按簡報寫作要求編寫；簡報編制完成送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。

三、發(fā)放簡報

簡報完成編輯、印刷、裝訂等一系列環(huán)節(jié)后，應(yīng)當及時向參會者發(fā)放。發(fā)放時可以人手一份；如果參會人員較多，也可以根據(jù)會議分組情況，每組若干份；也可以按照住宿情況，每個房間1份。在本任務(wù)中，由于人員數(shù)量較多，且分組不明顯，因此可以按照住宿房間分發(fā)。分發(fā)時應(yīng)當注意不能漏發(fā)、重發(fā)，可以使用發(fā)放登記表對發(fā)放情況進行統(tǒng)計。

會議簡報發(fā)放登記表

會議簡報是簡報的一種，是黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位廣泛使用的一種事務(wù)文書。它是指在會議期間為反映會議進行情況，包括與會人員在討論中提出的意見、建議，以及會議的決定事項而編寫的簡明扼要的報告，又稱“動態(tài)”、“簡訊”、“要情”、“摘報”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內(nèi)部參考”等。也可以說，會議簡報就是簡要的調(diào)查報告、簡要的情況報告、簡要的工作報告、簡要的消息報道等。

會議簡報便于領(lǐng)導(dǎo)了解情況，推動會議深入進行；便于溝通情況，交流經(jīng)驗；便于備考存查歸檔。由此可見會議簡報的重要性。

會議簡報有些近似于新聞報道，其特點主要體現(xiàn)在簡、快、新、真四個方面。

“簡”是最重要的特點，指內(nèi)容集中、篇幅短小、提綱挈領(lǐng)、不枝不蔓，無關(guān)的東西不說，一般性的東西少說，專業(yè)性的東西多說。

“快”是報道迅速及時。簡報寫作要快，盡量讓讀者在第一時間里了解到最新的現(xiàn)實情況。

“新”是指內(nèi)容的新鮮感。簡報如果只報道一些司空見慣的事情，就沒有多大價值和意義了。簡報要報道新事物與新情況，反映新動向與新趨勢，宣傳新思想與新典型。

“真”是簡報的本質(zhì)特性，指內(nèi)容真實準確，用事實說話。簡報所反映的內(nèi)容、涉及的情況，必須嚴格遵循真實性原則，時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果，所有要素都要真實，所有的數(shù)據(jù)都要確鑿。虛構(gòu)編造不行，移花接木、添枝加葉也不行。

此外，簡報一般在編報機關(guān)管轄范圍內(nèi)各單位之間交流，不宜甚至不能公開傳播，特別是涉外機關(guān)和行政機關(guān)主辦的會議簡報更是如此。有的會議簡報，往往是專給某一級領(lǐng)導(dǎo)人看的，有一定的保密要求，不能任意擴大閱讀范圍。

會議簡報一般由會議秘書處或主持單位編寫。規(guī)模較大、時間較長的會議常要編發(fā)多期簡報，以起到及時交流情況、推動會議進行的作用。小型會議一般是一會一期簡報，常常在會議結(jié)束后，寫一期較全面的總結(jié)性的簡報。

會議簡報通常由報頭、報核、報尾三部分構(gòu)成（見圖4-1）。

圖4-1　會議簡報

（一）報頭

（1）簡報名稱一般用套紅印刷的大號字體。如有特殊內(nèi)容而又不必另出一期簡報時，就在名稱或期數(shù)下面注明“增刊”或“××專刊”字樣。秘密等級寫在左上角，也有的寫“內(nèi)部文件”或“內(nèi)部資料，注意保存”等字樣。

（2）期號寫在名稱下一行，用圓括號括上。

（3）編印單位與印發(fā)日期在同一行，前者居左，后者居右。

編印單位與印發(fā)日期下面，用一道橫線將報頭與報核隔開。

（二）報核

報核，即簡報所刊的一篇或幾篇文章。簡報的寫法是多種多樣的，因此，它的形式也較靈活。報核大多數(shù)是消息，包括按語、標題、導(dǎo)語、主體、結(jié)尾和穿插在敘述中的背景材料。除了消息，還有別的文體，所以，不是每篇簡報都有這幾項內(nèi)容。

（1）按語，即對整個會議情況的大概說明。

（2）簡報的標題類似新聞的標題，要揭示主題，簡短醒目。簡報正文標題在報頭橫線之下居中書寫，如果需要，也可以使用副標題。使用兩個標題時，正標題是虛題，用以概括全文的思想意義或者內(nèi)容要點；副標題是實題，用以交代單位及事件，對正標題起補充說明的作用。

（3）導(dǎo)語通常用簡明的一句話或一段話概括全文的主旨或主要內(nèi)容，給讀者一個總的印象。導(dǎo)語的寫法多種多樣，有提問式、結(jié)論式、描寫式、敘述式等。導(dǎo)語一般要交代清楚誰（某人或某單位），什么時間，干什么（事件），結(jié)果怎樣等內(nèi)容。

（4）主體用足夠的、典型的、有說服力的材料，把導(dǎo)語的內(nèi)容加以具體化。寫作時要注意合理地劃分層次，一般來說，主體層次的劃分常有兩種。一是以時間先后為序，把材料按照事件由發(fā)生、發(fā)展到結(jié)局的過程，逐層予以安排。這種寫法多用于典型事件及一次性全面報道某一會議的簡報，其優(yōu)點是時序清楚、一目了然。二是按事物之間的邏輯關(guān)系，從材料的主從、因果、遞進等關(guān)系入手，安排層次。這種寫法的優(yōu)點是便于揭示、表現(xiàn)事物的內(nèi)在本質(zhì)，突出主要內(nèi)容和思想意蘊。

（5）結(jié)尾或總結(jié)全文內(nèi)容、點明文旨，或指明事情發(fā)展趨勢，或提出希望及今后打算。是否要結(jié)尾，要根據(jù)簡報內(nèi)容表達的需要而定。如果簡報內(nèi)容較多，篇幅較長，讀者不易把握，就應(yīng)在結(jié)尾概括一下；如果簡報內(nèi)容單一，篇幅較短，且在主體部位已把話講完，就不必另寫結(jié)尾。

（6）背景，即對人物、事件起作用的環(huán)境條件和歷史情況。背景可以穿插在各個部分。

（三）報尾

在簡報最后一頁下部，用一橫線與報核隔開，橫線下左側(cè)寫明發(fā)送范圍，在平行的右側(cè)寫明印刷份數(shù)。

·訓(xùn)練目標

學(xué)會收集會議信息、編發(fā)簡報。

·知識要求

了解并把握信息收集的途徑、簡報寫作的格式、發(fā)送簡報的要求。

·訓(xùn)練要求

（1）靈活運用人際交往的技巧，善于溝通交流。

（2）將信息合理分類。

（3）按照簡報格式編制簡報。

（4）正確發(fā)送簡報。

·任務(wù)描述

模擬揚州正泰公司2011年11月28日—29日舉辦的公司成立10周年慶典活動，編制簡報。

·操作提示

（1）多途徑了解慶典活動舉辦的過程。

（2）擬出初步的活動方案，展現(xiàn)多種項目。

（3）按照項目種類安排信息收集人員。

（4）參照本任務(wù)工作成果中的簡報編發(fā)安排表操作。

（5）實訓(xùn)時間為3課時，其中1課時為課內(nèi)課時，主要用于成果展示、教師點評。