學會制訂商務旅行計劃和日程表，熟悉商務旅行各環(huán)節(jié)，掌握在制訂商務旅行計劃和日程表時應注意的事項。

張明的上司揚州市金洲集團黃平總經理將于2010年12月13日前往西安，與西安市第二建筑集團公司談判管道訂購事宜。黃經理要求小張為他設計西安商務旅行計劃及具體日程安排表。

秘書張明接到任務后，立即梳理工作思路：

（1）制訂旅行計劃；

（2）搜集相關商業(yè)信息；

（3）準備業(yè)務洽談資料；

（4）了解旅館信息；

（5）整理旅行用品清單；

（6）安排差旅費；

（7）準備行李；

（8）領導審查；

（9）根據領導意見修改表格。

黃平經理西安之行商務旅行計劃如表9-4所示。

表9-4　黃平經理西安之行商務旅行計劃

黃平經理西安之行日程表
揚州—西安
2010年12月13—14日

商務旅行計劃應該包括日期、時間、地點、交通工具、具體事項、備注等內容。旅行計劃是領導出差是否能順利完成工作任務的重要前提，一份合理、周全、程序規(guī)范的旅行計劃，能保證領導在最短的時間內完成工作任務。

商務旅行計劃的具體內容如下。

（1）時間：一是指旅行出發(fā)、返回的時間，包括因商務活動需要到兩個或兩個以上地點的抵離時間和中轉時間；二是指旅行過程中各項活動的時間；三是指旅行期間就餐、休息時間。

（2）地點：一是指旅行抵達的目的地（包括中轉地），目的地名稱既可詳寫（寫清楚哪個地區(qū)、哪個公司），也可略寫（直接寫到達的公司名稱）；二是指旅行過程中開展各項活動的地點；三是指食宿地點。

（3）交通工具：一是指出發(fā)、返回的交通工具；二是指商務活動中使用的交通工具。這要求秘書了解這方面的知識，如識別火車種類等。

（4）具體事項：一是指商務活動內容，如訪問、洽談、會議、宴請、娛樂活動等；二是指私人事務活動。

（5）備注：記載提醒上司注意的事項，諸如抵達目的地需要中轉、中轉站名稱、休息時間、飛機起飛時間，或者需要中轉時轉機機場名稱、時間，為旅客提供的特殊服務，或者開展活動及就餐時要注意攜帶哪些有關文件材料，應該遵守的對方民族習慣等。

計劃制訂后，至少打印3份，一份交出差上司，一份由秘書留存，一份存檔。

安排完訂房訂票的工作后，就要著手制作旅行日程表了。一份周密的旅程表主要包括以下五項內容。

（1）時間、日期：出發(fā)及返回的時間、日期，包括目的地的抵達和離開的時間、日期和中轉時間、日期，開展各項活動的時間、日期，就餐、休息的時間、日期等。

（2）地點：上司本次出差的目的地（包括中轉地點）、旅行過程中開展各項活動的地點及食宿地點等。

（3）交通方式：出發(fā)、返回時使用的交通工具，停留地的交通安排等。

（4）事項：商務活動內容，如訪問、洽談、會議、宴請娛樂活動及私人事務活動等。

（5）備注：記載提醒上司注意的事項，如抵達目的地需要中轉的中轉站或中轉機場，休息時間、飛機起飛時間，以及某國家為旅客提供的特殊服務；在當地需要注意的一些風俗習慣和禮儀等。

（1）要明確上司旅行的意圖，目的地、旅行時間及到達目的地后的商務活動計劃。

（2）了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉公司對出差的有關規(guī)定。

（3）向公司所在國家的有關服務機構或向旅行目的地的旅游機構索取有關資料，了解當地的乃至其全國各交通（航空、航海、鐵路、公路）工具運行情況，旅行路線，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣、外匯管理規(guī)則，經商特點及有關護照、簽證、健康規(guī)定等常識。需要中轉時，盡量選擇銜接時間在2小時至4小時的班機，將因中轉而導致的時間浪費情況減少到最低限度。

（4）制訂行程計劃時，若能直接利用定期航班的航線來設計旅行路線則盡量利用。

（5）編排計劃時，在時間一欄中必須考慮時差的變化，買機票（車票、船票）時也要注意時差。

（6）擬訂幾個旅行方案，與上司共同討論，最后選定最佳方案。

（7）旅行行程工作計劃表制作要清楚，離開和到達的時間都應以當地時間為準，秘書應熟悉國際時間的計算方法。

·訓練目標

（1）能夠熟練掌握編寫出國旅行日程安排表的步驟。

（2）能夠制作并編寫出國旅行日程安排表。

·知識要求

（1）熟悉編寫出國旅行日程安排表的步驟。

（2）熟悉出國旅行日程安排表的格式和內容。

·訓練要求

（1）收集公司的相關資料。

（2）選擇去西安的旅行方式，查詢杭州到西安的火車、航空等信息資料，書面整理車次、航班、價位、起訖時間等。

（3）預訂車票、機票：

①收集當地預訂票受理點的電話、地點和聯系人；

②了解預訂車票、機票的基本程序。

（4）預訂在西安住宿的客房及了解預訂過程中的注意事項。

·任務描述

××公司執(zhí)行副總經理李漢良于2008年7月14日至17日從北京出發(fā)前往韓國首都首爾對LG商事、三星電子等公司進行考察。王芳是該公司的辦公室主任，要為執(zhí)行副總經理李漢良編寫出國旅行日程安排表。

·操作提示

（1）以小組為單位進行，實訓的準備工作需要6～8課時（課外完成），模擬慶典活動需要4課時。

（2）一定要定好小組負責人，并協商合理分配好任務，在小組長的統(tǒng)一協調下，成員相互合作，共同完成。

（3）訓練前布置學生復習出國旅行日程安排表的寫作知識與要求，充分領會領導的意圖和要求，通過分工合作完成。