一、使用公司標(biāo)準(zhǔn)的信箋

備忘錄流通于組織內(nèi)部，一般要使用公司標(biāo)準(zhǔn)的信箋。此類信箋一般頂部有公司名稱、公司的logo，底部印有公司的地址和聯(lián)系方式。

二、標(biāo)準(zhǔn)的備忘錄格式

（1）四要素：收件人、發(fā)件人、日期和主題。例如：

收件人：理查德院長

發(fā)件人：愛麗絲，貝克學(xué)院創(chuàng)業(yè)協(xié)會(huì)主席（發(fā)件人后用逗號(hào)并緊跟職位）

日 期：2016年4月5日

主 題：設(shè)立貝克學(xué)院創(chuàng)業(yè)協(xié)會(huì)獎(jiǎng)學(xué)金（采用描述性的主題）

（2）主體部分，不需要再有特別的問候語，直接寫主要內(nèi)容。中文備忘錄每段首行縮進(jìn)2字符，段間不用空行。例如：

貝克大學(xué)創(chuàng)業(yè)協(xié)會(huì)與您一樣，對(duì)增加管理系現(xiàn)有獎(jiǎng)學(xué)金種類懷有興趣。

為了實(shí)現(xiàn)目的，我們最近投票決定為企業(yè)管理專業(yè)大三和大四學(xué)生設(shè)立獎(jiǎng)學(xué)金。

英文備忘錄頂格書寫，段間需空行。

三、采用正面的結(jié)束語

采用具有獨(dú)創(chuàng)性、積極正面的結(jié)束語來結(jié)束備忘錄，無需添加簽名行。例如：

期待明天你們的精彩亮相。

期待下周與你們會(huì)晤。

案 例

創(chuàng)業(yè)協(xié)會(huì)獎(jiǎng)學(xué)金

你是管理學(xué)院創(chuàng)業(yè)協(xié)會(huì)的主席沈飛揚(yáng)。管理學(xué)院創(chuàng)業(yè)協(xié)會(huì)是十個(gè)學(xué)生組織中最新創(chuàng)立的，成員有18人。它是兩年前學(xué)院開設(shè)企業(yè)管理專業(yè)時(shí)設(shè)立的。

該協(xié)會(huì)最近投票設(shè)立了一項(xiàng)8000元的創(chuàng)業(yè)協(xié)會(huì)獎(jiǎng)學(xué)金。該獎(jiǎng)學(xué)金根據(jù)學(xué)習(xí)成績頒給管理學(xué)院企業(yè)管理專業(yè)大三或大四學(xué)生。獎(jiǎng)學(xué)金的基金來源是上午7：30—10：30之間在教學(xué)樓大廳出售咖啡和甜甜圈的收入。給院長顧康明教授寫份備忘錄，請(qǐng)求他同意近期開展這項(xiàng)募集資金的項(xiàng)目。

收件人：顧康明院長

發(fā)件人：沈飛揚(yáng)，管理學(xué)院創(chuàng)業(yè)協(xié)會(huì)主席

日 期：2017年4月3日

主 題：設(shè)立管理學(xué)院創(chuàng)業(yè)協(xié)會(huì)獎(jiǎng)學(xué)金

上海杉達(dá)學(xué)院管理學(xué)院創(chuàng)業(yè)協(xié)會(huì)與您一樣，對(duì)增加管理系現(xiàn)有獎(jiǎng)學(xué)金種類懷有興趣。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，我們最近投票決定為企業(yè)管理專業(yè)大三和大四學(xué)生設(shè)立金額為8000元的年度獎(jiǎng)學(xué)金。為了設(shè)立此項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金，我們建議每天上午7：30至10：30之間在教學(xué)樓大廳出售咖啡和甜甜圈，所有收益將專門用作獎(jiǎng)學(xué)金基金。

這項(xiàng)計(jì)劃的第二個(gè)好處是能夠給我們協(xié)會(huì)的會(huì)員提供獲得實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會(huì)。我們會(huì)自己采購貨品和設(shè)備并保證賬目清楚。當(dāng)貨品和設(shè)備不用的時(shí)候，我們會(huì)將其存放在贊助人的辦公室里。數(shù)據(jù)處理管理協(xié)會(huì)在教學(xué)樓大廳出售二手電腦的過程和我們的類似。

除了籌募獎(jiǎng)學(xué)金基金和提供會(huì)員實(shí)踐機(jī)會(huì)之外，我們提供的服務(wù)還將方便廣大教員、職工和學(xué)生。

我們期待您同意我們一月份開展的這項(xiàng)基金籌募活動(dòng)。

練一練

你是學(xué)校的學(xué)生會(huì)主席。學(xué)院教學(xué)大樓前的空地經(jīng)常被教職員工、學(xué)生當(dāng)作臨時(shí)停車場(chǎng)，上下課高峰期，行人、機(jī)動(dòng)車和非機(jī)動(dòng)車混雜在一起，有嚴(yán)重的安全隱患。

你需要撰寫一篇備忘錄給學(xué)校的校長，請(qǐng)他批準(zhǔn)將教學(xué)大樓前的空地專門用作學(xué)生會(huì)及各種學(xué)生社團(tuán)開展活動(dòng)的室外場(chǎng)所，禁止一切機(jī)動(dòng)車和非機(jī)動(dòng)車停放。