不同狀態(tài)發(fā)票管理要求不同

發(fā)票既是一種經(jīng)濟(jì)信息載體，又是一種經(jīng)濟(jì)責(zé)任、法律責(zé)任證書，還是會(huì)計(jì)核算的原始憑證，審計(jì)監(jiān)督、消費(fèi)維權(quán)的重要依據(jù)。為了維護(hù)其合法性、安全性，保證其真實(shí)性、時(shí)效性，利用其共享性、可傳遞性，除了要在印制、領(lǐng)購(gòu)、開具使用等環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理、規(guī)范操作以外，用票單位和個(gè)人還應(yīng)明確如下處于各種不同狀態(tài)下發(fā)票保管與處理的有關(guān)規(guī)定和要求。

1.空白發(fā)票的保管　空白發(fā)票是指用票單位和個(gè)人向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)印制或者購(gòu)買而未使用的發(fā)票，包括由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的各類通用發(fā)票(不包括特種發(fā)票)和帶有企業(yè)單位名銜的發(fā)票。空白發(fā)票的保管，是發(fā)票保管最重要的環(huán)節(jié)，也是整個(gè)發(fā)票管理工作的一個(gè)重要方面。倘若保管責(zé)任不落實(shí)，管理措施不得力，勢(shì)必發(fā)生污損、遺失、被盜等現(xiàn)象，不但會(huì)破壞正常的發(fā)票使用管理，還將沖擊、擾亂市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序，給國(guó)家和企業(yè)帶來損失。

企業(yè)單位領(lǐng)用的空白發(fā)票一般以一個(gè)月或一個(gè)季度的用量為宜，需要時(shí)再向稅務(wù)機(jī)關(guān)領(lǐng)購(gòu)。對(duì)稅務(wù)機(jī)關(guān)沒有條件實(shí)行集中保管的，訂購(gòu)、領(lǐng)購(gòu)發(fā)票的企業(yè)，應(yīng)視具體情況，設(shè)立專庫(柜)保管空白發(fā)票，做到防盜、防潮、防蟲、防火，確保發(fā)票安全。

用票單位和個(gè)人都要指定專人保管空白發(fā)票。領(lǐng)發(fā)空白發(fā)票一律由發(fā)票管理員統(tǒng)一辦理，其他人員不得替代。凡領(lǐng)取空白發(fā)票，必須由領(lǐng)用人提出申請(qǐng)，經(jīng)發(fā)票管理員同意，并注明領(lǐng)取發(fā)票種類、數(shù)量、字軌、號(hào)碼等要素，由領(lǐng)用人自己當(dāng)面點(diǎn)清后簽章負(fù)責(zé)。

2.作廢發(fā)票的保管　對(duì)由于開票人員工作失誤或其他原因開錯(cuò)的發(fā)票，應(yīng)當(dāng)及時(shí)在發(fā)票上加蓋“作廢”戳記，重新開具發(fā)票，不得在開錯(cuò)的發(fā)票上涂改。開錯(cuò)的“作廢”發(fā)票必須將全部聯(lián)次妥善保管，缺一不可，并粘貼在原發(fā)票存根上，不能私自損毀，以備查對(duì)。如果稅務(wù)機(jī)關(guān)實(shí)行發(fā)票統(tǒng)一換版或相關(guān)政策變化，則一般會(huì)規(guī)定一個(gè)過渡期，在過渡期內(nèi)，新舊發(fā)票可以同時(shí)使用，到期后舊版發(fā)票全部作廢。此后，企業(yè)財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)審核、用心鑒別，不得接收此類過期作廢發(fā)票收付款入賬。過期作廢發(fā)票通過稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一清理完畢后，應(yīng)指定專人集中保管，登記造冊(cè)，由經(jīng)辦人員和負(fù)責(zé)人簽字后，按規(guī)定統(tǒng)一銷毀。

3.發(fā)票存根的保管　用票單位和個(gè)人已使用過的填開式發(fā)票存根的保管期為5年、剪填式定額發(fā)票存根的保管期為2年。在保管期限內(nèi)，任何單位和個(gè)人都不得私自銷毀。發(fā)票存根應(yīng)當(dāng)專柜保管，按年限、種類分別存放，以備核對(duì)。

4.丟失發(fā)票的處理　使用發(fā)票的單位和個(gè)人發(fā)票丟失，應(yīng)據(jù)實(shí)于丟失當(dāng)日書面報(bào)告主管稅務(wù)機(jī)關(guān)，并在省級(jí)以上報(bào)刊和電視等媒體上公告遺失作廢的規(guī)范聲明，即寫清楚發(fā)票全稱、字軌號(hào)碼、金額位數(shù)等重要事項(xiàng)。同時(shí)，稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)遺失發(fā)票的當(dāng)事人給予每份200元的罰款。作廢聲明刊登或播出以后，應(yīng)將有關(guān)資料報(bào)送主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和發(fā)票管理部門;對(duì)丟失數(shù)量較多的大額商品銷售發(fā)票，還應(yīng)抄送有關(guān)進(jìn)出口海關(guān)稅收主管部門以及工商、公安部門。

5.臨時(shí)使用發(fā)票的管理　為了防止發(fā)票領(lǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)的失控、造成發(fā)票的大量流失，對(duì)下列幾種對(duì)象，稅務(wù)機(jī)關(guān)不允許其領(lǐng)購(gòu)發(fā)票，采取在基層稅務(wù)機(jī)關(guān)門市開票點(diǎn)按實(shí)際需要直接開具臨時(shí)使用發(fā)票。(1)未領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照的臨時(shí)性經(jīng)營(yíng)者;(2)不符合印制、領(lǐng)購(gòu)發(fā)票條件的單位、中小企業(yè)和個(gè)體工商戶;(3)使用限額發(fā)票的個(gè)體戶業(yè)務(wù)成交額超過限額，需要開具超限額發(fā)票者;(4)外省(或外市、外縣)持有關(guān)稅收證明到本地區(qū)經(jīng)營(yíng)的業(yè)務(wù)(如施工企業(yè)、流動(dòng)演出公司);(5)對(duì)那些會(huì)計(jì)核算不健全的企業(yè)，如果從事生產(chǎn)和擬定業(yè)務(wù)，并且一向認(rèn)真履行納稅業(yè)務(wù)，可暫由基層稅務(wù)站(所)為其代開增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。

6.應(yīng)當(dāng)繳銷的發(fā)票　(1)用票單位和個(gè)人已使用的發(fā)票存根保管期滿后，應(yīng)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)繳銷;用票單位和個(gè)人發(fā)生合并、聯(lián)營(yíng)、分設(shè)、遷移、停業(yè)、歇業(yè)等事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)在辦理變更稅務(wù)登記、注銷稅務(wù)登記的同時(shí)，對(duì)原來印制、購(gòu)買的發(fā)票向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)繳銷。(2)稅務(wù)機(jī)關(guān)在統(tǒng)一實(shí)行發(fā)票換版、更換發(fā)票監(jiān)制章等事項(xiàng)時(shí)，原來的發(fā)票使用期滿后，用票單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)將其登記造冊(cè)，集中送稅務(wù)機(jī)關(guān)繳銷。(3)用票單位和個(gè)人有嚴(yán)重違反稅務(wù)管理和發(fā)票管理的行為(非法攜帶、郵寄、運(yùn)輸或者存放空白發(fā)票，包括經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的空白發(fā)票和偽造的假空白發(fā)票)，由稅務(wù)機(jī)關(guān)將其發(fā)票予以收繳。

發(fā)票繳銷并非稅務(wù)機(jī)關(guān)一方的事。用票單位和個(gè)人應(yīng)依據(jù)發(fā)票管理規(guī)定，編制詳細(xì)的發(fā)票繳銷清冊(cè)，列明印制或購(gòu)領(lǐng)發(fā)票的年限、種類、號(hào)碼，已使用發(fā)票和未使用發(fā)票情況，繳銷發(fā)票的數(shù)量、號(hào)碼，說明繳銷發(fā)票的依據(jù)和理由，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或分管經(jīng)理(廠長(zhǎng))簽章后，加蓋用票單位公章，連同發(fā)票一并報(bào)送主管稅務(wù)機(jī)關(guān)。

(本文發(fā)表于《農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)》2006年第3期)