任務(wù)4　展會現(xiàn)場服務(wù)與管理

活動1:現(xiàn)場服務(wù)與管理流程

展會現(xiàn)場服務(wù)與管理是指在從進(jìn)場布展的第一天到展覽結(jié)束撤館結(jié)束的這段時間里，主辦方對包括參展商、搭建商、物流服務(wù)商等各類服務(wù)商在內(nèi)的各實(shí)施單位在展會現(xiàn)場按原有計(jì)劃進(jìn)行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，以及對參展商和觀眾在展會現(xiàn)場所發(fā)生的一切需求所進(jìn)行的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理。

展會現(xiàn)場服務(wù)與管理流程，如圖2－2－28所示。

圖2－2－28　展會現(xiàn)場服務(wù)與管理流程

活動2:參展商報(bào)到注冊

小組討論

展會已經(jīng)進(jìn)入倒計(jì)時階段，如何接待好參展商，為他們提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)?

學(xué)習(xí)材料

參展商是展會的核心要素之一。參展商是組展者的顧客，組展者要從各個方面、各個環(huán)節(jié)為參展商提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，才能保證展會順利進(jìn)行。

在展會開始前會有大批參展商到達(dá)現(xiàn)場，按照主辦方指定地點(diǎn)進(jìn)行展會現(xiàn)場的第一步工作——現(xiàn)場報(bào)到注冊。

圖2－2－29　參展商報(bào)到現(xiàn)場

為了提高展會效率，通常參展商的現(xiàn)場報(bào)到時間與布展時間是同步進(jìn)行的，一般在展會開幕前幾天進(jìn)行，具體時間的長短與展會題材和展品的復(fù)雜程度有關(guān)。汽車和大型機(jī)械設(shè)備展覽會布展可能需要一個星期的時間，而對于一般規(guī)模的展會，參展商報(bào)到、布展的時間安排在展覽開幕前2～4天進(jìn)行。

為使報(bào)到工作能順利、快速、有效地進(jìn)行，主辦方可以編制參展商報(bào)到時間表，如表2－7所示，并按照參展商的報(bào)到時間和不同類型，事先做出安排。

表2－7　參展商報(bào)到時間表

為了便于參展商報(bào)到，主辦方一般把報(bào)到地點(diǎn)安排在在展館內(nèi)部或展館附近，并安排工作人員在現(xiàn)場引導(dǎo)或安設(shè)明顯的指示標(biāo)識牌，以保證展商順利進(jìn)入報(bào)到地點(diǎn)。到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)后，具體報(bào)到流程如圖2－2－30所示。

圖2－2－30　參展商報(bào)到流程

參展商進(jìn)入報(bào)到現(xiàn)場后，按要求在簽到簿上進(jìn)行登記，一般需登記的項(xiàng)目有:參展企業(yè)名稱、展位人員名單、展位聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。

由于展會的題材和規(guī)模不同，主辦方所要求的報(bào)到材料可能會不同。參展商在報(bào)到前需要詳細(xì)閱讀參展商手冊，其中對現(xiàn)場報(bào)到所需材料有明確的說明。通常情況下，展會現(xiàn)場需要準(zhǔn)備出示和確認(rèn)的材料有:參展確認(rèn)書(或稱參展回執(zhí)單)、合同、匯款底單(復(fù)印件)和單位證明材料等。

所謂參展確認(rèn)書，即是參展商在展會前將展位費(fèi)匯入主辦方指定賬戶，在經(jīng)過主辦方確認(rèn)后，證明其參展資格的相關(guān)文件，有時與參展合同合二為一，參展商須持此類有效文件證明到現(xiàn)場進(jìn)行報(bào)到注冊。參展確認(rèn)書范例如下:

參展確認(rèn)書

____________:

貴單位于2009年______月______日展位費(fèi)定金______元，現(xiàn)組委會確認(rèn)貴單位的展位位于______區(qū)______號______個，面積___________。余款______元，廣告____________。

價格______定金______元，余款______元，定于2009年10月15日前付清。(如特殊原因需要調(diào)整，組委會將另行通知)

注意事項(xiàng):

1.布展時間:2009年11月8日～9日(9:00～17:00)。

2.報(bào)到地點(diǎn):武漢國際會展中心組委會現(xiàn)場服務(wù)處。

3.貴單位如需廣告宣傳、酒店住宿、返程票務(wù)預(yù)訂，請及時與組委會聯(lián)系，以便我們提前安排。

4.貴單位如需特裝布展，請?jiān)?0月25日前將特裝方案(包括平面圖、裝修效果圖、電路平面圖、用電量等詳細(xì)資料)報(bào)組委會，經(jīng)審核通過后，領(lǐng)取《施工證》方可施工。

本《參展確認(rèn)書》自蓋章發(fā)出起正式生效。

聯(lián)系人:

中國武漢農(nóng)業(yè)博覽會組委會　　

2009年______月______日　　

地址:武漢市漢口新華路19號五環(huán)賓館B座

電話:86－027－85809809

http://www.wuhannbh.com

現(xiàn)場注冊時，根據(jù)展會的實(shí)際情況和自己的需求，參展商需要繳納相應(yīng)的費(fèi)用，如展位費(fèi)、廣告費(fèi)、特裝施工管理費(fèi)、接電費(fèi)或押金等。另外，參展商現(xiàn)場持展位證明或收據(jù)可以領(lǐng)取相關(guān)發(fā)票。

在參展企業(yè)需交齊參展費(fèi)用后，方可辦理和領(lǐng)取與參展有關(guān)的各類證件和資料，如參展證、展銷證、施工證、車證等證件以及展會日程安排、會議活動安排、會刊等資料。參展商在領(lǐng)取證件后，需遵守相關(guān)證件管理規(guī)定，不得轉(zhuǎn)借、變賣、涂改證件，不得一證多用，不得更換姓名和單位等信息。

作業(yè)

對于以下情況，應(yīng)如何處理:

1.現(xiàn)場報(bào)到的參展商的重要資料沒有帶齊或遺失了，應(yīng)該怎么辦?

2.現(xiàn)場有違反證件管理規(guī)定的參展商，又該怎么辦?

小組討論

參展商報(bào)到注冊后，其信息需要整理歸檔么?

學(xué)習(xí)材料

為了便于主辦方在現(xiàn)場的有效管理，需要對已報(bào)到注冊的參展商的信息進(jìn)行分類、整理、歸檔，并對參展商的資料進(jìn)行核對管理。

1.記錄信息

現(xiàn)場注冊表能反映出很多信息來。主辦方要想收集到充足的參展商信息，注冊表上所有的信息都要保存在數(shù)據(jù)庫或者注冊記錄中，并由專人負(fù)責(zé)。記錄的內(nèi)容包括參展商的公司或者單位、展位號、展位費(fèi)、公司展臺代表人數(shù)、負(fù)責(zé)人姓名、職位、聯(lián)系方式等。

2.注冊資料的整理

現(xiàn)場的注冊資料是很重要的信息來源，可將其輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類。如果涉及到預(yù)收款項(xiàng)，應(yīng)將其加以標(biāo)注和記錄，特別注明使用的是支票、信用卡、現(xiàn)金還是“以后支付”等方式。每組經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的信息印制一份報(bào)告，附在注冊表復(fù)印件后注明注冊事項(xiàng)和付款金額。

此外，需要注意的是，現(xiàn)場注冊的工作人員應(yīng)該是熟悉后勤和注冊工作的人。每位工作人員都應(yīng)該配有展館、展位平面圖和活動場所的方位圖。而且，現(xiàn)場工作人員必須清楚以下幾件事情:展會活動的日程表、各類活動的次數(shù)、工作人員的分配、一些必要場所的位置，如電話間、洗手間等。

作業(yè)

以小組為單位，模擬進(jìn)行參展商報(bào)到注冊。

活動3:參展商服務(wù)

小組討論

展會過程中，我們可以為參展商提供哪些服務(wù)?

學(xué)習(xí)材料

在激烈的市場競爭中，專業(yè)化的服務(wù)已經(jīng)日益成為展會方打造會展品牌的一種核心競爭力。在展會現(xiàn)場，主辦方會根據(jù)參展商的需求，為參展商進(jìn)行全方位的周到服務(wù)。為參展商提供的服務(wù)包括:

1.商務(wù)服務(wù)

展館內(nèi)通常設(shè)有商務(wù)服務(wù)中心，主辦方在現(xiàn)場也會設(shè)置辦公室和咨詢處，提供各種商務(wù)類服務(wù)。商務(wù)服務(wù)一般包括:

(1)協(xié)助展覽組邀請海關(guān)、商檢、銀行、移動通訊、速遞、保險(xiǎn)、民航等單位，在展館設(shè)點(diǎn)提供現(xiàn)場服務(wù)。

(2)在展館的商務(wù)中心設(shè)傳真、國際國內(nèi)長途電話、復(fù)印、打字、票務(wù)、外幣兌換等服務(wù)。

(3)布展用品、膠卷、飲料、快印名片等服務(wù)。

(4)組織搬運(yùn)設(shè)備和人員提供展品搬運(yùn)服務(wù)。

(5)提供展具租賃服務(wù)。

通常在場館內(nèi)會有明顯的標(biāo)識引導(dǎo)參展商了解商務(wù)服務(wù)區(qū)所在的位置以及提供服務(wù)的項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。

圖2－2－31　廣交會電子商務(wù)中心

2.酒店服務(wù)

在展會短短幾天的時間里，展會現(xiàn)場往往聚集數(shù)千名來自全國各地甚至是世界各地的參展商，他們的吃、住、交通等都需要協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)預(yù)訂酒店是展會主辦方為參展方提供的一項(xiàng)基本服務(wù)。

大多數(shù)主辦方與一些酒店簽訂合作協(xié)議，指定其為展會的接待酒店并推薦給參展商。一般情況下，合作酒店會以比市場價更優(yōu)惠的價格接待這些賓客。主辦方在選擇酒店時，應(yīng)選擇那些離場館距離較近、信譽(yù)好的賓館酒店，以保證服務(wù)質(zhì)量和方便客商。同時，還要考慮客商的需求，提供高、中、低不同檔次的酒店以供客商選擇，但一般不宜低于三星級。

3.餐飲服務(wù)

展會期間，主辦方要為參展商及所有工作人員提供現(xiàn)場餐飲服務(wù)。主辦方可以采取外包的方式，將展覽會期間餐飲區(qū)的經(jīng)營權(quán)臨時轉(zhuǎn)讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過合同條款對其菜單、分量和價格等進(jìn)行嚴(yán)格的約束，以確保展會現(xiàn)場餐飲服務(wù)的質(zhì)量。有些公司所采取的餐飲服務(wù)公開招標(biāo)的方法值得借鑒。

主辦方最終指定一家餐飲代理商，負(fù)責(zé)供應(yīng)展出期間的各種餐飲，包括中式和西式快餐、自助餐、工作餐、商務(wù)套餐、冷熱飲料等。同時，還為有需要的來賓提供穆斯林清真風(fēng)味餐和其他特殊要求的餐點(diǎn)。

但是需注意的是，餐飲服務(wù)人員要對簡易飯盒等餐具進(jìn)行及時清理，為展會營造一個良好的就餐環(huán)境。

圖2－2－32　北京皇家大酒店住宿、餐飲服務(wù)

4.交通旅游服務(wù)

參加展會的參展商大部分是商務(wù)人士，其中有許多參展商參加展會的一個目的是到展會當(dāng)?shù)厣钊肓私馐袌鲂畔?。還有部分參展商希望在展會前或展會后，到當(dāng)?shù)刂娘L(fēng)景區(qū)觀光休閑，放松身心。因此，交通旅游服務(wù)也成了展會主辦方打造品牌展會重要的構(gòu)成要素之一。

大多數(shù)辦展單位都傾向于把展會旅游的有關(guān)業(yè)務(wù)委托給專業(yè)的旅游公司，由該公司為參展商提供交通票務(wù)(火車票或飛機(jī)票的代訂、代送)、旅游和訂車等服務(wù)。指定的旅行代理商一般會在展會現(xiàn)場設(shè)立接待臺，提供相關(guān)旅行咨詢和預(yù)訂服務(wù)。主辦方則需做好協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作。

在指定展會旅游代理時，除了要考慮各旅游公司的實(shí)力和服務(wù)水平外，還要考察其接待能力、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和個性化服務(wù)等因素。對于海外參展商，旅游代理公司不僅要安排好他們的旅行路線，還要提供海關(guān)簽證、交通指引甚至語言翻譯等多種服務(wù)。

5.保潔服務(wù)

展會的現(xiàn)場保潔工作一般由主辦方監(jiān)督，場館方、搭建商和參展商分工負(fù)責(zé)。對于展會期間產(chǎn)生的垃圾，大多數(shù)展會的處理方式是:展館通道和公共區(qū)域的清潔工作由場館負(fù)責(zé)，展會主辦方協(xié)調(diào)，每天有專門的工作人員在展館內(nèi)處理通道和公共區(qū)域的垃圾;展位的清潔工作由參展商自行負(fù)責(zé)。在展會閉幕撤展時，參展商還需要將自己展位內(nèi)的搭建物和展品等及時撤離展館。如在展會前向場館方繳納了清潔押金，在清潔完畢后可到場館方設(shè)置的現(xiàn)場服務(wù)臺或其他相關(guān)管理部門進(jìn)行確認(rèn)并領(lǐng)還清潔押金。

6.咨詢與投訴處理

為了方便參展商現(xiàn)場咨詢，主辦方一般要在展會大廳、展館的主要通道或其他明顯的的地方設(shè)立一些“現(xiàn)場咨詢服務(wù)中心”，安排專門的人員接待和聯(lián)系客戶，為現(xiàn)場的參展商和觀眾提供各種信息咨詢服務(wù)。

展會現(xiàn)場常會在醒目和便利的位置設(shè)置電腦和電子觸摸屏等現(xiàn)代查詢系統(tǒng)，便于參展商和觀眾更加方便快捷地查詢其需要的信息。通常有關(guān)展會的相關(guān)情況介紹、展會的組織機(jī)構(gòu)及其分工、展館和展區(qū)的分布情況、展品的分類、展會提供的各種服務(wù)、展會所在城市的人文地理、交通、住宿、景點(diǎn)、美食、休閑購物等各方面信息。

此外，在展覽會現(xiàn)場，不可避免的會有個別參展商對場館現(xiàn)場管理、餐飲等配套服務(wù)表示不滿，并向主辦方提出投訴，有些則直接向問訊處或現(xiàn)場服務(wù)中心投訴。這時，必須有一個專門的機(jī)構(gòu)來處理各種投訴，以維護(hù)參展商的權(quán)益，保證展會現(xiàn)場在良好的氛圍中順利進(jìn)行。通常的做法是組委會在場館的總服務(wù)臺設(shè)立一個問訊投訴處，在展會期間負(fù)責(zé)回答參展商和觀眾的詢問并處理各種投訴，使一些問題及時得到處理保證展會收到比較好的效果。

圖2－2－33　中國國際展覽中心客戶服務(wù)中心

圖2－2－34　展會安保人員

7.展場安全保衛(wèi)

展會期間，主辦方協(xié)同展館方在展會現(xiàn)場維護(hù)正常交易秩序。通常，展館對展廳及其相關(guān)設(shè)施提供24小時保安服務(wù)，從布展到撤展期間展臺內(nèi)的安全保衛(wèi)工作交由參展商負(fù)責(zé)，其余時間段由展館負(fù)責(zé)。展館內(nèi)部及其建筑安全的工作，由展館的保安人員負(fù)責(zé)，參展商如需提供特殊的保安服務(wù)及保安措施，則需根據(jù)實(shí)際情況另行支付相應(yīng)費(fèi)用。

作業(yè)

1.了解廣交會和科博會為參展商提供的展會現(xiàn)場服務(wù)內(nèi)容。

2.到附近的展館參觀，觀察其各項(xiàng)服務(wù)部門的設(shè)置。

活動4:媒體接待與服務(wù)

小組討論

在展會現(xiàn)場經(jīng)?？吹揭恍┬侣劽襟w記者，應(yīng)該怎樣接待他們?

學(xué)習(xí)材料

展會常常要召開新聞發(fā)布會，或邀請媒體記者對展會開幕式現(xiàn)場和展會現(xiàn)場進(jìn)行采訪和新聞報(bào)道，如圖2－2－35所示。因此，主辦方要為有關(guān)媒體機(jī)構(gòu)和記者提供接待服務(wù)。

圖2－2－35　展會媒體服務(wù)

1.召開新聞發(fā)布會

許多展會在開幕前舉辦一次新聞發(fā)布會，向媒體通報(bào)展會籌備情況，并告知社會各界，展會將按計(jì)劃如期舉行。這是展會開幕的一個重要組成部分，起到將展會消息提前通知新聞界的作用，使新聞界提前對展會進(jìn)行預(yù)備報(bào)道，并為正式開幕做一定準(zhǔn)備。

2.設(shè)立新聞中心

在展會現(xiàn)場，通常會在適當(dāng)?shù)牡胤介_辟一定的區(qū)域作為展會的“新聞中心”，供各媒體和記者使用。在新聞中心，一般都配備計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、寫字臺、紙筆等，供記者寫稿、發(fā)稿之用，還會備有茶水、咖啡及點(diǎn)心等。另外，還要準(zhǔn)備一些有關(guān)展會的介紹資料，如展會的辦展背景、行業(yè)概括、展會特點(diǎn)、相關(guān)活動安排以及展會的相關(guān)數(shù)據(jù)等，以供記者在寫新聞報(bào)道時參考。

3.發(fā)放新聞袋

展會為所有的媒體記者發(fā)放“新聞袋”，內(nèi)有展會開幕新聞通稿、展會背景介紹、展會特點(diǎn)介紹、展會有關(guān)數(shù)據(jù)、展會相關(guān)活動安排計(jì)劃、會刊、參觀指南以及一些小禮品等。新聞袋務(wù)必要發(fā)放到每一個記者手中，以便媒體記者編寫新聞報(bào)道。

4.引導(dǎo)媒體報(bào)道

展會可以有意識地組織、引導(dǎo)和安排各新聞媒體對展會進(jìn)行報(bào)道，為各媒體記者提供必要的展會資料，積極回答記者提出的各種問題。還可以根據(jù)不同媒體的需求，提供不同的展會資料。

5.新聞報(bào)道后續(xù)整理

主辦方在展會期間和展會閉幕后要注意及時收集和整理各媒體和新聞記者對展會的各種采訪報(bào)道，并分析展會報(bào)道的內(nèi)容和角度是否符合展會發(fā)展的需要，以及這些報(bào)道還有哪些可以改進(jìn)的地方，以便下一屆展會與媒體更好地溝通。

作業(yè)

收集至少3份有關(guān)科博會的媒體報(bào)道，比較其內(nèi)容和角度。

活動5:觀眾服務(wù)與管理

小組討論

在展會中，大量的觀眾涌入現(xiàn)場，應(yīng)如何服務(wù)和管理展會的觀眾?

學(xué)習(xí)材料

所謂“展覽”，應(yīng)是既有參展商“展”出產(chǎn)品與服務(wù)，又有觀眾“覽”其展出的產(chǎn)品與服務(wù)。沒有觀眾的展會是不完整的，觀眾服務(wù)與管理不到位的展會是不成功的，因此，作為展會的一個重要部分，觀眾服務(wù)與管理對于展會的成功舉辦是至關(guān)重要的。在觀眾服務(wù)與管理中，主辦方需要為觀眾提供登記、入場、參觀咨詢、餐飲通信、展臺接待等服務(wù)。

1.預(yù)登記服務(wù)

傳統(tǒng)的觀眾登記是在展會現(xiàn)場購票和登記注冊。這樣的登記方式有一個很大的弊病，即在參觀高峰期，排隊(duì)等候的觀眾人數(shù)眾多，經(jīng)常導(dǎo)致現(xiàn)場秩序混亂、觀眾和參展商怨聲載道、入場時間延后等問題，最終會影響該展會的聲譽(yù)，不利于展會的發(fā)展。

圖2－2－36　觀眾登記處

借助現(xiàn)代信息設(shè)備和工具，目前已經(jīng)有越來越多的展會主辦方開辟了觀眾預(yù)先登記服務(wù)(即預(yù)登記服務(wù))，而更多的觀眾也開始接受并嘗試此種服務(wù)，因?yàn)檫@不僅可以免去現(xiàn)場付款、排隊(duì)等候的麻煩，通常還可以得到一定的優(yōu)惠，如減免票價、免費(fèi)領(lǐng)取紀(jì)念品和會刊等等。對于主辦方來說，觀眾預(yù)登記既有效改善了展會入場秩序，也提高了觀眾的入場參觀效率。

(1)郵寄和傳真預(yù)登記。通常主辦方在郵寄參觀邀請函時都會附上參觀回執(zhí)表格，決定參觀的觀眾需要填寫后用郵寄或傳真的方式交回主辦方，以便主辦方盡早了解其參觀信息。在實(shí)際的展會預(yù)登記過程中，這種預(yù)登記回執(zhí)也被稱為觀眾邀請確認(rèn)函或觀眾預(yù)約登記表。

以下為AIMEX2006(第十七屆韓國國際工業(yè)自動化博覽會)觀眾邀請確認(rèn)函。

參會確認(rèn)函

本公司系在國家工商行政管理部門注冊的、具有獨(dú)立法人資格的企業(yè)，現(xiàn)接受上?！痢痢琳褂[服務(wù)有限公司的邀請，決定赴韓參觀AIMEX2006(第十七屆韓國國際工業(yè)自動化博覽會)。

單位名稱(NameofCompany):_______________

地址(Add):____________郵編(P.C):___________

電話(Tel):____________傳真(Fax):____________

電子郵箱(E-mail):____________

聯(lián)系人(Contactperson):____________

本公司希望出發(fā)地:□上?！跗渌?/p>

公司類型:

□生產(chǎn)企業(yè)□銷售商/代理商□行業(yè)協(xié)會

□專業(yè)媒體□進(jìn)出口貿(mào)易商□學(xué)院、科研機(jī)構(gòu)

□其他(請注明)________

參會人員工作性質(zhì):

□總裁、總經(jīng)理、CEO□企業(yè)技術(shù)部門

□設(shè)計(jì)/研發(fā)部門□采購/計(jì)劃部門

□設(shè)備管理部門□生產(chǎn)/制造部門

□企業(yè)行政管理□市場/銷售/國際貿(mào)易

□工程、技術(shù)服務(wù)□其他(請注明)____________

參觀目的:

□技術(shù)交流□采購產(chǎn)品□尋求代理合作

□開展國際貿(mào)易□市場調(diào)查□尋求合資合作

□其他(請注明)____________

□感興趣的產(chǎn)品或企業(yè)____________

確認(rèn)(蓋章):__________

以上內(nèi)容請?jiān)敿?xì)填寫后連同企業(yè)簡介傳真至021－××××××××

(2)網(wǎng)上預(yù)登記。隨著信息時代的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為眾多企業(yè)了解信息的首選便捷工具。因此，現(xiàn)在許多展會主辦單位在網(wǎng)站上開辟了觀眾預(yù)登記服務(wù)。有意到展會現(xiàn)場參觀的觀眾可以通過網(wǎng)絡(luò)方便快捷地填寫預(yù)登記信息表，并向主辦方在線提交。

下面是第八屆中國國際標(biāo)簽、商標(biāo)印刷展及原輔材料展覽會網(wǎng)上預(yù)登記頁面，供大家參考。

時間:2008年9月3日－5日

地點(diǎn):中國－上海－上海世貿(mào)商城

注意事項(xiàng):

歡迎您光臨我們的展會，為了使您輕松、便捷地領(lǐng)取到專業(yè)觀眾參觀證，我們制作了本系統(tǒng)。通過它您可以提前填好并提交觀眾登記卡，提交日期截止到2008年8月1日。

觀眾預(yù)登錄程序:

第一步:填寫個人信息

第二步:填寫觀眾問卷

第三步:預(yù)登錄成功

通過完成觀眾預(yù)登錄，您能獲得:

◇預(yù)登錄觀眾專屬通道，不用排隊(duì)換卡，更快捷的進(jìn)入展館

◇更早的收到參觀邀請函，方便參觀準(zhǔn)備工作

◇提前收到更多的參展商信息

根據(jù)主辦方計(jì)劃和安排的不同，在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)登記之后，觀眾通常可以:

a.在線打印“觀眾登錄信息錄入表”，在對應(yīng)展會期間，到指定票務(wù)窗口向服務(wù)人員出示該表，經(jīng)身份確認(rèn)后即可換取展會入場券。

b.預(yù)登記系統(tǒng)自動生成胸卡頁面，觀眾將此胸卡打印保存，在展會期間攜帶打印的胸卡參觀，不必另行現(xiàn)場填寫資料，直接掃描胸卡條行碼，通過門禁。

c.主辦方按填寫內(nèi)容郵寄印有姓名及單位的胸卡至預(yù)登記觀眾，觀眾憑胸卡可直接進(jìn)入現(xiàn)場參觀。

d.主辦方將登記成功的條形碼號碼以短信或郵件的形式發(fā)送給觀眾，然后在展會現(xiàn)場憑短信或郵件復(fù)印件報(bào)到。

其實(shí)，無論是郵寄和傳真預(yù)登記，還是網(wǎng)上預(yù)登記，都是主辦方邀請觀眾來參觀的一種方式，應(yīng)該根據(jù)展會要求進(jìn)行相應(yīng)的選擇和設(shè)計(jì)，并需要在展會前進(jìn)行確認(rèn)。

2.現(xiàn)場登記服務(wù)

現(xiàn)場登記是在觀眾正式入場時收集有關(guān)人員基本信息的過程。但是，由于展會現(xiàn)場人流較大，可將觀眾分類接待，根據(jù)觀眾類別采用不同的登記方式:

(1)對于嘉賓和VIP觀眾，采用綠色通道，由主辦方負(fù)責(zé)引導(dǎo);

(2)對于外賓、記者，設(shè)立海外和媒體通道，提交名片或填寫調(diào)查表;

(3)對于網(wǎng)上預(yù)登記觀眾，設(shè)立預(yù)登記通道，出示預(yù)登記打印信息或驗(yàn)證

號碼;

(4)對于團(tuán)體觀眾，設(shè)立快速通道，提交信息或名片，可以快速辦理團(tuán)隊(duì)的所有人員的證件;

(5)對于普通觀眾、專業(yè)觀眾，設(shè)立一般通道，提交名片及填寫調(diào)查表。

除了分為幾類通道，為了便于識別，通常還要分發(fā)不同顏色的胸卡將觀眾分類，如設(shè)定紅色胸卡為貴賓，黃色胸卡為觀眾，藍(lán)色胸卡為參展商，綠色胸卡為展會工作人員等。只有投入大量的物力和人力，細(xì)分觀眾人群，保證人流快速移動，才能保證登記現(xiàn)場的合理有序。

第九屆高交會電子展觀眾登記表

Visitor Registration Form

時間:2007年10月12日—17日

地點(diǎn):中國深圳會展中心

必填項(xiàng):

單位名稱:________職務(wù):________

姓名:________身份證號碼:________

電話:________傳真:________

電子信箱:________郵編:________

地址:_______________

選填項(xiàng):

1.所從事行業(yè):(單選)

□信息產(chǎn)業(yè)　□生物、醫(yī)藥　□能源與材料　□農(nóng)林畜牧漁　□制造業(yè)(電子電工、人工智能及數(shù)控?cái)?shù)顯、機(jī)電一體化、儀器儀表、通訊設(shè)備、計(jì)算機(jī)及其他設(shè)備制造等)　□科研院所、教育　□金融業(yè)　□貿(mào)易　□會展業(yè)　□政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、商會、國際組織□其他

2.公司業(yè)務(wù)性質(zhì):(可多選)

□原材料供應(yīng)商　□生產(chǎn)制造商　□服務(wù)提供商　□科研設(shè)計(jì)開發(fā)機(jī)構(gòu)　□代理分銷商　□貿(mào)易公司　□政府采購　□單位用戶　□個人用戶　□其他

3.參會目的:(可多選)

□尋找項(xiàng)目　□尋找合作伙伴　□尋找投資　□采購　□收集資料　□考慮下次參展　□其他

4.您想?yún)⒂^:(可多選)

□電子展　□信息技術(shù)與產(chǎn)品展　□光電子及平板顯示技術(shù)與產(chǎn)品展　□高新技術(shù)成果交易　□高新技術(shù)人才與智力交流會　□世界科技與經(jīng)濟(jì)論壇　□Super_SUPER專題活動

5.您如何知道高交會電子展(多選)

□宣傳資料　□報(bào)紙　□雜志　□電視　□電臺　□推介會　□搜索引擎　□電子展覽網(wǎng)www.elexcon.com網(wǎng)站鏈接　□各類展會(含現(xiàn)場招聘會)　□朋友推薦　□其他

6.您是否希望收到我司舉辦的其他展會的動態(tài)信息電子郵件(單選):

□希望收到　□不希望收到

我希望參加電子展同期研討會活動:

□全球半導(dǎo)體市場大會(2007中國)

□第四屆中國手機(jī)制造技術(shù)論壇(CMMF2007)

□2007便攜式產(chǎn)品設(shè)計(jì)與電源管理技術(shù)研討會(PDPM2007)

□IPCWorksAsia2007

□2007國際被動元件技術(shù)與市場發(fā)展論壇(PCF2007)

1.請用正楷填寫完整準(zhǔn)確信息，復(fù)印有效。

2.觀眾所登記個人信息，僅供高交會及有關(guān)服務(wù)使用，不作其他用途。

觀眾登記時，需要處理好以下問題:

(1)指派專人負(fù)責(zé)管理觀眾登記的現(xiàn)場事務(wù)，使現(xiàn)場秩序井然，不雜亂。

(2)觀眾提交的資料要盡量完整。如果觀眾沒有填寫好觀眾登記表的相關(guān)內(nèi)容，現(xiàn)場工作人員要提醒觀眾登記，并在觀眾按要求填寫后再給其辦理進(jìn)館手續(xù)。

(3)工作人員現(xiàn)場錄入的觀眾信息要力求準(zhǔn)確，盡量少出錯誤。如果現(xiàn)場來不及錄入觀眾的所有信息，可以錄入其中主要的信息，其他信息在展會后期錄入。

(4)觀眾提交的填寫好的觀眾登記表、邀請函和名片等資料要妥善保管，分類整理，以便以后對錄入的觀眾資料進(jìn)行核對。

(5)現(xiàn)場工作人員的工作態(tài)度要好，動作要迅速，并對展會有一定的了解，能回答觀眾提出的關(guān)于該展會的一般問題。

作業(yè)

上面這張圖片為某展會的觀眾登記現(xiàn)場。請站在展會主辦方、參展商、觀眾的不同角度，對此次展會的觀眾組織進(jìn)行簡單初步的評價。

相關(guān)鏈接

一名成功的觀眾應(yīng)注意的一些細(xì)節(jié)

1.目標(biāo)要明確;

2.制定合理的參觀順序;

3.要果斷自信;

4.參觀時避免與大的團(tuán)隊(duì)同行;

5.簡明扼要地自我介紹，并告訴他你在展位停留的目的;

6.對交談中的要點(diǎn)要做記錄;

7.充分利用展覽會提供的優(yōu)惠價格;

8.讓參展商把有關(guān)資料郵寄給你，減少隨身攜帶;

9.舉止著裝要職業(yè)化;

10.穿舒適的鞋，注意休息，帶充足的飲用水;

11.拿贈品時要慎重。

小組討論

對于觀眾來說，要好好參觀一個數(shù)千平方米甚至數(shù)萬平方米的展會，很不容易。如何指導(dǎo)觀眾參觀展會呢?

學(xué)習(xí)材料

1.觀眾參觀指南

圖2－2－37　第三屆中國國際軟件和信息服務(wù)交易會參觀指南

圖2－2－38　青島奧帆中心參觀指南

展會，尤其是專業(yè)展，其功能結(jié)構(gòu)一般都比較復(fù)雜，節(jié)奏也比較快，密度也比較大，對觀眾的專業(yè)性要求比較高。而且，要成功實(shí)現(xiàn)觀眾與參展商的對接，必須要有好的指導(dǎo)。因此，觀眾指南和觀眾導(dǎo)向服務(wù)非常重要。一般來說，觀眾指南包括觀眾參觀指南(又叫參觀手冊)、展位指南等。觀眾導(dǎo)向服務(wù)則包括標(biāo)識導(dǎo)向和參觀咨詢導(dǎo)向。

為了便于觀眾參觀，組展者通常都印制觀眾參觀指南。一個完整的參觀指南應(yīng)包括:展覽的舉辦時間、詳細(xì)地址(包括展館名稱、展館號)、組織者、展會名稱、展覽具體內(nèi)容、交通(包括免費(fèi)班車的提供)、展覽的每天開放和閉館時間、餐飲服務(wù)、會刊等資料的購買、入場流程、參展商的展臺分布、緊急事件處理(應(yīng)急電話、衛(wèi)生服務(wù)等)。

2.機(jī)動車車位指南

展會期間，特別是開幕式前后一段時間是車流量的高峰期，大量的車輛涌入展館。只有有序地進(jìn)行調(diào)控和引導(dǎo)，才不會出現(xiàn)擁堵的現(xiàn)象，因此需要精心準(zhǔn)備機(jī)動車車位。這段時間出入展館的車輛主要有:貴賓車輛;消防、救護(hù)等特種車輛;私家車、客車等社會車輛;出租車。

通常，貴賓線路靠近主席臺，以避開擁擠的人群，確保安全。特種車輛需?？吭陔x場館較近的地方，出入展館相對便捷;社會車輛特別是參展商的車輛，由于流動性較小，可?？吭谙鄬坷锏奈恢?，而觀眾的車輛則需停放在相對外面的位置，便于出入;出租車由于流動性最大，應(yīng)停放在相對方便的位置，既要便于乘客上下車，又需便于出租車出入。

圖2－3－39　黃圃國際會展中心機(jī)動車車位指南

3.標(biāo)識導(dǎo)向

我們可以運(yùn)用空間、文字、符號、色彩、材料等多種形式和元素來進(jìn)行標(biāo)識導(dǎo)向。例如，不同的版式、材質(zhì)、安裝形式、色彩聯(lián)系、色彩區(qū)分、箭頭、圖文等，從而讓觀眾在不同的空間中憑借不同的標(biāo)識元素自覺地進(jìn)行參觀。因此，標(biāo)識導(dǎo)向通過建立人與空間的互動，使觀眾能夠方便、快速、有效地在展館空間內(nèi)穿行，有效的組織了觀眾人流在展館空間中的交通秩序，于觀眾是人性化的親善考慮，也是展會品牌形象和價值提升的重要手段。

標(biāo)識導(dǎo)向主要由信息標(biāo)識、指示標(biāo)識和管理標(biāo)識構(gòu)成。

(1)信息標(biāo)識。是展館環(huán)境與觀眾之間的溝通載體，展館總平面圖和各館及展位劃分示意圖即是一種信息標(biāo)識，指導(dǎo)觀眾了解展會相關(guān)信息。

(2)指示標(biāo)識。是從功能需求的角度為觀眾設(shè)置的。指示標(biāo)識的位置安排是觀眾人流交通疏導(dǎo)系統(tǒng)的一部分，因此，它一般出現(xiàn)于兩個或多個空間相互轉(zhuǎn)換或交叉的地方，為觀眾指路，讓觀眾無論身處何處，都能叫出自己所在的空間的名稱或者編號，不至于使觀眾如闖迷宮。

(3)管理標(biāo)識。多以明示、告知、勸說、指令、警告、禁止等為特征，能起到規(guī)范行為、預(yù)防事故、保護(hù)展館設(shè)施等作用。如小心觸電、禁止吸煙等標(biāo)識。

圖2－2－40　標(biāo)識導(dǎo)向牌

4.參觀咨詢導(dǎo)向

現(xiàn)代展館多為大型場館，且結(jié)構(gòu)復(fù)雜，功能設(shè)施齊全，對于不熟悉環(huán)境的觀眾來說，需要大量的現(xiàn)場參觀咨詢指導(dǎo)。因此，在展館內(nèi)通常都設(shè)有咨詢服務(wù)臺，設(shè)專人為觀眾提供參觀咨詢服務(wù)。這些咨詢服務(wù)處應(yīng)合理地分布在展館各處，為觀眾提供咨詢，發(fā)放展會資料，使現(xiàn)場觀眾快捷地了解展館現(xiàn)場和周邊情況，從而引導(dǎo)觀眾進(jìn)行參觀和洽談。同時，細(xì)致周到的咨詢服務(wù)還可以提高觀眾滿意度，提高服務(wù)附加值，提升展會整體形象。

圖2－2－41　咨詢臺

作業(yè)

參觀近期的一次展會，觀察觀眾導(dǎo)向的相關(guān)情況，進(jìn)行評價。

相關(guān)鏈接

展臺工作人員的要求和標(biāo)準(zhǔn)

實(shí)現(xiàn)展出目標(biāo)、建立展出者形象要靠展臺人員，要靠展臺人員的業(yè)務(wù)知識、工作方式、穿著、舉止等。因此，必須對展臺人員提出相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)。

A.業(yè)務(wù)知識。展臺人員必須掌握展臺工作所需的知識，包括公司情況、所展出產(chǎn)品和服務(wù)的情況、客戶需求、市場情況、競爭情況等。需要強(qiáng)調(diào)的是展臺人員必須完全了解展品，必須能夠回答有關(guān)展品的任何問題。若做不到，必須知道如何獲得答案。

B.工作方式與態(tài)度。展臺工作的特點(diǎn)是在很小的空間內(nèi)，很短的時間內(nèi)，接待大量的參觀者，向參觀者推銷，與參觀者進(jìn)行貿(mào)易洽談等等。展臺工作需要展臺人員有工作積極性，有技巧和經(jīng)驗(yàn)。

展臺人員首先應(yīng)當(dāng)保持良好的精神狀態(tài)，態(tài)度友善，使參觀者有受歡迎之感。展臺人員應(yīng)主動接觸對展臺和展品表現(xiàn)出興趣的參觀者。交談過程中，保持清醒的頭腦，注意交流的方向和內(nèi)容，始終牢記展出目的。同時言談措辭要簡潔、直接、實(shí)際。通過交談迅速辨別判定參觀者的身份和價值，在授權(quán)范圍內(nèi)盡量深入交談，介紹公司、推銷產(chǎn)品，引導(dǎo)、激發(fā)客戶購買興趣。如果有可能，就進(jìn)入實(shí)質(zhì)性的貿(mào)易洽談，爭取簽約成交。如果是重要的潛在客戶或是重要的合同，即使到了閉館時間，仍應(yīng)設(shè)法易地繼續(xù)洽談，爭取簽約或取得階段結(jié)果。接待、推銷、洽談結(jié)束后，迅速記錄相應(yīng)的詳細(xì)情況。

展臺人員應(yīng)堅(jiān)守崗位。展覽會時間展臺不能無人照管，也不能讓外行代看展臺。無人看守意味著丟失貿(mào)易機(jī)會，而外行做接待、洽談工作可能會使客戶的第一次接觸變?yōu)樽詈笠淮谓佑|，把潛在客戶推給競爭對手。參觀者稀少、展臺人員疲乏時，也不要松懈，保持良好精神狀態(tài)。這不僅是為了保持良好的展出者形象，也是為了接待參觀者。一些有經(jīng)驗(yàn)的、重要的客商會在人少時候參觀展覽。接待參觀者可以有技巧的不同，但是，態(tài)度應(yīng)該是一樣的，要禮貌、平等地接待所有參觀者，尤其是在散發(fā)資料和小紀(jì)念品時更要注意這一點(diǎn)。

C.舉止。要想建立良好的展出者形象，僅有好的展臺設(shè)計(jì)和展臺布置還不夠，還需要展臺人員有恰當(dāng)?shù)男袨榕e止。展臺人員必須保持良好的工作狀態(tài)和精神狀態(tài)，必須站立，隨時準(zhǔn)備接待參觀者。而且不論有無參觀者，都應(yīng)站立。展臺工作期間展臺人員無事不得聚集、聊天。展臺上禁止飲食、抽煙。展臺上禁止閱讀報(bào)刊、資料。在展臺上看書讀報(bào)，反映展臺蕭條，也反映展臺人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，這都有損于展出者的形象。

D.穿著。展臺人員穿著影響展臺人員的形象和展臺的形象，并能影響展臺人員的工作。因此，也應(yīng)予以重視。展臺人員的穿著有多方面的影響和作用:區(qū)別于參觀者、體現(xiàn)展出者的行業(yè)、體現(xiàn)展出者的品位等等。

活動6:展中活動服務(wù)與管理

小組討論

閱讀第十三屆科博會活動一覽表，分析除展覽會外其他活動的類型。

第十三屆科博會活動一覽

續(xù)表

續(xù)表

一般來說，展會具有貿(mào)易、展示、信息和發(fā)布四大基本功能?，F(xiàn)在，展會很少只舉辦一個展覽。為了各種目標(biāo)，展會越來越講究在展會期間舉辦一系列相關(guān)活動。

學(xué)習(xí)材料

展會相關(guān)活動是指為創(chuàng)造展會現(xiàn)場氣氛或豐富展會功能而在展會期間舉辦的各種活動。可以是展會主辦方組織，也可以由參展商或其他有關(guān)單位組織。這些活動的作用有:

(1)豐富展會信息

(2)強(qiáng)化展會發(fā)布

(3)擴(kuò)展展會交易

(4)延伸展會貿(mào)易

(5)吸引更多的潛在參展商和觀眾

(6)提升展會檔次，擴(kuò)大展會影響

(7)活躍展會現(xiàn)場氣氛

在展會期間舉辦的相關(guān)活動一般包括會議、表演、比賽和相關(guān)活動等。

圖2－2－42　科博會相關(guān)活動

1.會議

會議是展會期間最常見的相關(guān)活動，是擴(kuò)大產(chǎn)品和服務(wù)影響最直接有效的方法。通過舉辦各種會議，可以交流行業(yè)內(nèi)最新信息和動態(tài)，可以傳播新技術(shù)、介紹新項(xiàng)目，可以提倡產(chǎn)業(yè)內(nèi)發(fā)展的新理念和新思維。因此，會議是幫助展會加強(qiáng)行業(yè)信息交流、增進(jìn)友誼、架設(shè)橋梁的紐帶，對提升展會檔次、提高展會品質(zhì)和擴(kuò)大展會影響力起著重要的促進(jìn)作用。

展會中常見的會議有:

(1)專業(yè)研討會。專業(yè)研討會是研究行業(yè)發(fā)展動態(tài)為主要內(nèi)容的會議，最主要的目標(biāo)是為聽眾開拓思路，啟迪思維，開闊視野，加深對行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展特點(diǎn)和發(fā)展趨勢的了解。會議的主要演講人往往是一些科研機(jī)構(gòu)、大專院校和專業(yè)期刊雜志的有關(guān)專家以及來自企業(yè)的管理人員。專業(yè)研討會聽眾的范圍很廣，可以是企業(yè)管理和技術(shù)人員、一般工作人員，也可以是來自各種科研機(jī)構(gòu)、大專院校和專業(yè)期刊雜志的有關(guān)人員。涉及的議題較為抽象，不需要太多的設(shè)備和演示。比如，2009年上海國際汽車展高峰論壇主題為“國際金融危機(jī)下的汽車業(yè)發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)”。

(2)技術(shù)交流會。技術(shù)交流會是以技術(shù)的傳播和交流為主要內(nèi)容的會議。主要目標(biāo)是促進(jìn)技術(shù)的交流和傳播。會議的主要演講人往往來自企業(yè)技術(shù)部門以及科學(xué)研究機(jī)構(gòu)、大專院校的有關(guān)技術(shù)人員。聽眾的范圍較窄，基本上是一些負(fù)責(zé)技術(shù)方面的人員，也有一小部分的企業(yè)管理人員。涉及的議題基本都與技術(shù)有關(guān)，需要較多的設(shè)備以供使用，需要更多的操作示范和技術(shù)演示。比如，2009年上海國際汽車展上，東風(fēng)公司進(jìn)行了一場名為“未來調(diào)溫器行業(yè)發(fā)展趨勢”的技術(shù)交流會。

(3)行業(yè)會議。一般是由行業(yè)協(xié)會或者政府主管部門組織舉辦，行業(yè)協(xié)會會員或者該行業(yè)有關(guān)企業(yè)參加的會議。國際會議協(xié)會將行業(yè)會議分為三類:科技會議、商貿(mào)會議和會員會議?？萍紩h以技術(shù)推廣、科技交流與合作為主要目的，商貿(mào)會議以傳播商業(yè)和貿(mào)易信息、研討行業(yè)貿(mào)易問題為主要目的，而會員會議主要由行業(yè)協(xié)會會員參加，旨在促進(jìn)會員之間的項(xiàng)目了解和合作。

行業(yè)會議常由行業(yè)協(xié)會或政府主管部門策劃和主辦，其主題具有前瞻性、總結(jié)性，有較強(qiáng)的行業(yè)號召力，并與展會主題相統(tǒng)一。討論的問題所得出的結(jié)論帶有政策指導(dǎo)傾向，會被有關(guān)部門作為解決某些問題的政策依據(jù)。

(4)產(chǎn)品發(fā)布會。產(chǎn)品發(fā)布會是以發(fā)布新產(chǎn)品或者有關(guān)新產(chǎn)品信息為主要內(nèi)容的會議活動?？刹扇⌒侣劙l(fā)布會、記者招待會、情況通報(bào)會、記者通氣會、政策說明會、技術(shù)推介會以及成果發(fā)布會等類型，一般聽眾是新聞記者、產(chǎn)品設(shè)計(jì)等技術(shù)人員和企業(yè)管理人員。產(chǎn)品發(fā)布會通常由發(fā)布新產(chǎn)品的企業(yè)或行業(yè)協(xié)會來策劃和實(shí)施，展會主辦方起到穿針引線、提供展示平臺和現(xiàn)場管理與服務(wù)的作用。

(5)產(chǎn)品推介會。產(chǎn)品推介會的主要目的是為了向市場推介一種或幾種正在市場上出售的、可以大批量生產(chǎn)的產(chǎn)品。一般采用用戶座談會、經(jīng)銷商會議等形式，并伴以現(xiàn)場演示和示范等手段，聽眾常是產(chǎn)品的經(jīng)銷商和最終用戶。

產(chǎn)品推介會對展示平臺的設(shè)計(jì)和環(huán)境布置等的要求一般比產(chǎn)品發(fā)布會要低，可以安排在展臺現(xiàn)場舉行，面積也要小些，而且不需要新聞采訪和報(bào)道。

2.表演

展會中的表演有兩種:一種是與展覽題材無關(guān)的表演，如演唱會和其他娛樂性表演活動等;另一種是與展覽題材有關(guān)的表演，如某項(xiàng)展品的制作演示和操作演示等。

圖2－2－43　廣交會娛樂演出

圖2－2－44　第18屆全國發(fā)明展覽會“機(jī)器人樂隊(duì)”表演

組織表演活動的基本原則就是舉行不能對參展商的展出效果、觀眾的參觀產(chǎn)生不利的影響，并需要制定表演現(xiàn)場的安全防范措施和現(xiàn)場秩序維持辦法。

3.比賽

在展會期間，組織各種比賽也是一項(xiàng)比較引人注目的活動，對于活躍展會氣氛和吸引潛在觀眾有較大幫助，有些專業(yè)性比賽活動也對吸引企業(yè)參觀展會有一定幫助。

圖2－2－45　2009加拿大國家展覽會沙雕比賽

圖2－2－46　第四屆中國藏獒展覽會藏獒新秀公開賽

比賽一般需要事先邀請專家評審團(tuán)負(fù)責(zé)有關(guān)比賽的評比工作，評審團(tuán)要有一定代表性，并向所有參賽者公開，保證比賽結(jié)果的說服力。同時，還要事先制定比賽范圍和比賽規(guī)則，并征求參展商的意見，擬定評獎辦法，由參展商自行決定是否參加比賽。比賽規(guī)則和評獎方法要做到公正、公開、合理。在揭曉比賽結(jié)果時，一般要組織一個公開的頒獎儀式，使比賽更加正式和有影響力，并為所有獲獎?wù)哳C發(fā)一些有紀(jì)念意義的獎品，如獎杯、獎狀、獲獎證書等。有時，還可以頒發(fā)一定數(shù)量的獎金，以更受參展商歡迎。

4.其他活動

在展會期間，還會舉辦一些其他相關(guān)活動。有些是與展品無關(guān)的娛樂性活動，如群眾性參與活動，明星及公眾人物見面會，其主要目的是吸引觀眾，造成展會轟動效應(yīng)，擴(kuò)大展會影響。還有一些活動是與展會有關(guān)的經(jīng)營性活動，如投資項(xiàng)目招商洽談活動、項(xiàng)目或產(chǎn)品招標(biāo)活動等。

舉辦投資項(xiàng)目招商洽談活動時，要對投資方進(jìn)行一定的資質(zhì)審定，保證投資方的資質(zhì)值得信賴，不會出現(xiàn)欺詐行為，由招商方和投資方自愿洽談、自愿簽訂合同。而在舉辦項(xiàng)目或產(chǎn)品招標(biāo)活動時，則需要注意開標(biāo)的公平和公正性，并在展會前的合理時間讓有關(guān)企業(yè)知道該招標(biāo)信息，使有意投標(biāo)的企業(yè)有時間準(zhǔn)備標(biāo)書。

作業(yè)

1.將展會中會議活動的有關(guān)情況按下表的形式進(jìn)行整理。

2.了解2010年北京國際車展期間的相關(guān)會議活動。

活動7:展中信息收集整理

小組討論

閱讀“2008中國國際婦幼嬰童產(chǎn)業(yè)博覽會統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)”，其中包括哪些信息?這些信息是如何得到的?

2008中國國際婦幼嬰童產(chǎn)業(yè)博覽會統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)

一、展會概況:

2008第四屆中國國際婦幼嬰童產(chǎn)業(yè)博覽會

主辦單位:中國輕工業(yè)聯(lián)合會杭州市人民政府

承辦單位:杭州市嬰童行業(yè)協(xié)會杭州市經(jīng)濟(jì)委員會中國國際貿(mào)易促進(jìn)委員會杭州市分會

時間:2008年3月12－16日(星期三至星期四布展;星期五至星期日開展)

地點(diǎn):中國杭州浙江世貿(mào)國際展覽中心

展位規(guī)模:450個國際標(biāo)準(zhǔn)展位

展覽面積:12000平方米

二、參展商情況

1.參展商家數(shù):253家，較上屆增長35%;

2.參展商品牌數(shù):310個，較上屆增長28%;其中新品牌115家，占37%

3.參展商人數(shù):3317人，較上屆增長42%

4.參展品牌類別比例:

5.參展品牌地區(qū)比例:

6.下屆續(xù)參展意愿度:

7.參展商滿意度情況調(diào)查:

(1)展會主辦方的組織服務(wù)工作?

(2)對展會的總體評價?

(3)對組委會觀眾組織的評價?

8.專業(yè)觀眾情況

(1)人數(shù):總計(jì)10203人，較上屆增長52%;

(2)比例:

9.普通觀眾情況

(1)人數(shù):總計(jì)7119個家庭，約19358人，較上屆增長56%;

(2)消費(fèi)力:2天公眾開放日共成交金額為人民幣306511元，實(shí)現(xiàn)人均消費(fèi)15.83元，較上屆增長68%

10.展會總計(jì)人數(shù)

A.參展商:3317人

B.專業(yè)觀眾:10203人

C.普通觀眾:19358人

D.總計(jì):32878人

學(xué)習(xí)材料

通過上述案例，我們發(fā)現(xiàn)，在展會現(xiàn)場，還有一項(xiàng)重要工作，即收集參展商和觀眾信息。

一、收集參展商信息

主辦方為了更好地服務(wù)于參展企業(yè)、提升展覽會形象，為下屆展會做好全面、充分的準(zhǔn)備，通常會在展會中持續(xù)收集參展商數(shù)據(jù)，并在展會即將結(jié)束時向參展企業(yè)收集意見與建議。對參展商的調(diào)查統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括:

◆獲得展會信息的渠道，如報(bào)刊新聞、廣告、同行、電視新聞、網(wǎng)絡(luò)等。

◆參展商來參展的主要目的和動機(jī)

◆參展商的展臺布置情況

◆展商對展會組織管理水平和服務(wù)水平的總體評價

◆參展商對客戶群質(zhì)量的評價

通常情況下，主辦方收集參展商意見與建議的方法主要有以下幾種:

1.書面調(diào)查

主辦方在展覽會展出期間可以派工作人員將有關(guān)此次展會的調(diào)查問卷送至各個展位，向其簡要說明問卷的作用、目的、填寫注意事項(xiàng)及回收時間等，并留出一定的時間請參展企業(yè)協(xié)助填寫，按期收回。在國際性展覽會，調(diào)查問卷要有中英文兩種文本。

問卷上的問題必須經(jīng)過認(rèn)真的設(shè)計(jì)，既要有價值，又要讓觀眾有興趣回答。問題不能過多，語言要通俗、簡潔、明了。答題采用選擇法，每道問題后有兩三個答案，供答題者選擇其中的一個或幾個打鉤回答。此外，在問卷的最后也應(yīng)當(dāng)留有空白，鼓勵參觀者寫下有關(guān)上述問題或其他問題的比較長的文字意見。

下面是中國(華南)食品機(jī)械與包裝展覽會(CMPE)參展商調(diào)查表的范例。

2010CMPE參展商服務(wù)調(diào)查表

續(xù)表

注:參展企業(yè)已付參展費(fèi)用，請認(rèn)真填寫本調(diào)查表，我們將根據(jù)此表為您邀請對口采購商。

2.走訪

以走訪的形式征求參展商意見與建議有兩種形式。一是由主辦方某部門的領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)工作人員在展出期間逐個展位走訪，征求他們的意見與建議。二是以召開座談會的形式，把有關(guān)人員邀請到某一地點(diǎn)讓大家充分發(fā)表意見。采用這種征求意見的形式時，必須注意邀請的人員要有代表性。

不論采取那種形式，主辦方一定要耐心聽取各種意見與建議，對其進(jìn)行認(rèn)真的整理與分析，提出改進(jìn)措施，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的提高和展覽會的發(fā)展。

3.網(wǎng)絡(luò)調(diào)查

隨著電子技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的人習(xí)慣利用網(wǎng)絡(luò)來傳遞信息。所以，利用網(wǎng)絡(luò)來征求意見與建議也是一種不錯的選擇。將上述有關(guān)問卷掛在辦展機(jī)構(gòu)的門戶網(wǎng)站上，供有關(guān)人員反饋?zhàn)约旱囊庖娕c建議。

圖2－2－47　青海國際藏毯展覽會國外參展商座談會

4.咨詢臺工作人員搜集

咨詢臺是主辦方向參展企業(yè)提供服務(wù)最直接、最集中的地方，也是他們反映意見與建議最為集中的場所。這就需要咨詢臺的工作人員善于聽取他們的各種意見，除了及時解決和解答他們提出的各種問題外，還要準(zhǔn)確地記錄和整理他們所反映的各種意見，按照這種意見的類別及時傳遞給各有關(guān)部門。這對改進(jìn)各職能部門的工作、提高服務(wù)質(zhì)量都是大有益處的。

5.工作人員現(xiàn)場搜集

在展會期間，有些參展商會將自己的意見與建議直接反映給工作人員。有時候，工作人員還會在現(xiàn)場聽到人們相互訴說自己對展會的感受和想法，甚至是抱怨。這些信息都是最原始、最真實(shí)的，需要工作人員具備捕捉信息的意識和能力。

在以上信息收集方式中，發(fā)放調(diào)查表是典型的定量方式，適用于廣泛收集數(shù)據(jù)，可以用于貿(mào)易效果、成本效益等的評估。而走訪座談則屬于定性方式，適用于深入地了解性質(zhì)、發(fā)現(xiàn)問題，可以用于設(shè)計(jì)工作、宣傳工作等內(nèi)容的評估。

不管是哪種收集信息的方式，每個參展企業(yè)都應(yīng)有發(fā)表意見和見解的機(jī)會。不僅要有不同規(guī)模的參展企業(yè)，被調(diào)查的各類企業(yè)還應(yīng)有一定數(shù)量，這樣的調(diào)查結(jié)果才會具有全面性和代表性。

二、收集觀眾信息

觀眾信息可以分為基本信息、需求信息、行為信息三大類。

▲基本信息。以觀眾的名片信息為主。包括觀眾的姓名、單位、部門、職務(wù)、所在城市區(qū)域信息，以及通過郵寄、電話、傳真、電子郵件、手機(jī)五種方式能夠聯(lián)系觀眾的必要數(shù)據(jù)。

▲需求信息。這部分信息能清楚地定義每個觀眾的參觀目的和個人需求，能夠根據(jù)這些信息查找到有價值的觀眾。

▲觀眾現(xiàn)場行為信息。這是指觀眾在展會中進(jìn)出各展館、參加研討會、訪問各展臺留下的相關(guān)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)將對展會評估起到極其重要的作用。

收集觀眾信息的方式有:

1.入場觀眾信息收集

觀眾入場信息收集是在觀眾登記區(qū)完成的。通過觀眾登記表，可以了解觀眾的參觀目的、所屬行業(yè)、參展興趣、了解展會的渠道等相關(guān)信息。下面是“中國中西部醫(yī)療器械展覽會專業(yè)觀眾登記表”范例。

2.現(xiàn)場觀眾信息收集

在展會期間，采用抽樣調(diào)查的方式對已經(jīng)參觀過的觀眾進(jìn)行調(diào)查，由專門的工作人員用面對面的方式完成。通過這些調(diào)查，可以收集觀眾對展會的意見和建議，這是最直接了解觀眾觀展感受的方式。通常，主辦方在向觀眾發(fā)放調(diào)查表時，都會準(zhǔn)備一些小禮品，表示對觀眾的感謝。

下面是一份現(xiàn)場觀眾調(diào)查表范例。

觀眾調(diào)查表

作業(yè)

1.參觀近期的一個展會，收集至少一份參展商調(diào)查表或觀眾調(diào)查表。

2.為學(xué)校的一次校園活動(如藝術(shù)節(jié))設(shè)計(jì)一份觀眾調(diào)查表。

活動8:撤展管理

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展會閉幕是否就意味著展出結(jié)束?

實(shí)際上，展會閉幕標(biāo)志著觀眾參觀結(jié)束，但是，并不意味著展出結(jié)束。在展會閉幕至展臺人員離開展館之間的時間里，參展企業(yè)要進(jìn)行展品和展具的拆除、運(yùn)輸、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)、結(jié)賬等撤展工作。這時，主辦方必須對撤展進(jìn)行管理。

學(xué)習(xí)材料

撤展工作必須在展會閉幕后開始，但是撤展準(zhǔn)備工作要在展會期間甚至展會開幕前就考慮和著手。撤展管理工作需要考慮并安排的內(nèi)容包括:展品處理、展架展具拆除、花草裝飾拆除、展品和道具的回運(yùn)手續(xù)、回運(yùn)公司包裝箱、集裝箱、場地清掃用品交還手續(xù)等等。其工作流程如圖2－2－48所示。

圖2－2－48　撤展工作流程

1.撤展工作會議

撤展工作會議一般在撤展前一天召開，一般由展覽組織者召集，也可由展館方召集召開。參加人員包括展覽組織者、主場搭建商、展品運(yùn)輸代理、展覽場館、公安消防交管等。會口各方都將自己工作將會遇到的問題提出，經(jīng)討論并指定協(xié)調(diào)和配合方案。在會議上通常需要與展館方確認(rèn)以下內(nèi)容:

(1)撤展當(dāng)天觀眾停止入場的時間;

(2)撤展當(dāng)天供應(yīng)展臺照明電及動力電的時間;

(3)撤展當(dāng)天展館的貨門開啟時間;

(4)撤展當(dāng)天的閉館時間;

(5)撤展當(dāng)天空調(diào)關(guān)閉的時間;

(6)加強(qiáng)展館內(nèi)的安全保衛(wèi)和安全巡視。

另外，還需要與運(yùn)輸代理、主場搭建商協(xié)調(diào)好撤館順序和行動步驟，主要涉及一些大型設(shè)備的企業(yè)。此外，還需要與展館及交管部門協(xié)調(diào)好展館周邊的交通管制或疏導(dǎo)、運(yùn)輸進(jìn)入展場的路線和順序。

2.展臺拆除

由于展臺拆除工作比較危險(xiǎn)，主辦方要負(fù)責(zé)監(jiān)督搭建商和參展商嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行拆除工作，并保證在展臺電源和其他設(shè)施設(shè)備的電源都被切斷后才能進(jìn)行拆除。在與主場搭建商及物流服務(wù)商進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)時，主辦方要根據(jù)整個展館的展臺分布，按先小后大、先外后里的順序，明確在撤館開始后第一時間拆卸的標(biāo)準(zhǔn)展臺和特裝展臺，以保持展館內(nèi)通道的暢通。

相對來說，撤館當(dāng)天要比進(jìn)館的最后一天還混亂。一個非常重要的原因就是特裝展臺拆卸時，會造成通道的擁堵甚至展館進(jìn)出口、貨門門口的擁堵。因此，需要向所有的特裝展臺再三通知和強(qiáng)調(diào)。值得借鑒的是，在美國的展覽會的布展期間和撤展期間，一般會要求在主要通道地面劃出一條任何物品不得占用的無障礙通道。

3.展具退還

在展會結(jié)束后，參展商租用的展具要及時退還給展會展具租賃部門或展臺搭建商。在這個過程中，主辦方對出現(xiàn)的問題要及時進(jìn)行調(diào)解和解決。

4.展品處理

參展商展品的處理方法一般有出售、贈送、銷毀和運(yùn)回四種。一些展品會在結(jié)束后贈送給客戶或其他有關(guān)人員。一些不愿贈送或出售的可以就地銷毀。而對于價值比較大又無法現(xiàn)場銷售的展品，參展商通常將其運(yùn)回。不論是哪種處理方法，主辦方都應(yīng)提醒參展商提前做好相應(yīng)安排，而不能等到展會結(jié)束當(dāng)天才考慮展品的處理。

在處理展品的過程中，需要注意的是，對于所有出館的展品，展會都會進(jìn)行查驗(yàn)后才予以放行。因此，參展商要向展會申請“出門條”，展會在查驗(yàn)展品和出門條后，才能準(zhǔn)予出館。

5.展館清潔

展會撤展現(xiàn)場是比較混亂的，會產(chǎn)生大量垃圾。主辦方或指定的主場搭建商要及時進(jìn)行清潔，不能在展會結(jié)束后給展館留下大量垃圾。另外，在撤展過程中要注意不要弄臟或刮壞展館地面和有關(guān)設(shè)施設(shè)備。

圖2－2－49　廣交會撤展現(xiàn)場

作業(yè)

1.上網(wǎng)觀看撤展視頻，了解實(shí)際撤展情況。2.以小組為單位，模擬撤展工作會議。

活動9:款項(xiàng)結(jié)算

小組討論

展會結(jié)束后，需要和哪些方面進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算?

學(xué)習(xí)材料

在展覽會結(jié)束后，主辦方應(yīng)在之前的協(xié)議基礎(chǔ)上，核對實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用，立即將所有的費(fèi)用結(jié)算清楚，否則會由于各種原因發(fā)生結(jié)算的分歧。在展會中涉及的需要結(jié)算的款項(xiàng)主要是主辦方與展館的結(jié)算和與主場搭建商的結(jié)算。

一、與展館的結(jié)算項(xiàng)目

1.場地租金

按照租館協(xié)議中規(guī)定的館租付款方式，主辦方向展館支付租金。一般來說，除了第一筆訂金之外，余款會在展覽會開幕前支付完畢。但是，有時為了扶植一些新的展覽項(xiàng)目，展館允許最后一筆租金可以在展覽會結(jié)束后支付。2.標(biāo)準(zhǔn)展臺照明電費(fèi)用

一般來說，展覽期間照明用電是比較多的，這筆費(fèi)用應(yīng)由展覽組織者按有關(guān)協(xié)議支付。

不同的場館由于設(shè)施的不同，電費(fèi)的計(jì)算方式有所不同。在有電表設(shè)施的展館，需要在進(jìn)館的第一天與場館協(xié)調(diào)時，與展館方的負(fù)責(zé)人一起抄錄電表的初始數(shù)字。而在沒有電表的場館，場館方一般按每個標(biāo)準(zhǔn)展臺射燈的數(shù)量及瓦數(shù)等按8小時計(jì)算，計(jì)算公式是:數(shù)量×瓦數(shù)×8小時×系數(shù)=展臺照明費(fèi)用。

3.電話、網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用

這里主要指現(xiàn)場臨時增加的電話線路、因特網(wǎng)寬帶線路的費(fèi)用。這些都是明碼標(biāo)價的。

4.物品租賃及其他費(fèi)用

在展覽會期間，主辦單位需要的一些物品或者承諾提供給參展客戶的服務(wù)用品，可以向展館租用，如花草綠植、空氣壓縮機(jī)、叉車等等，這些需要在展會結(jié)束后按價目表支付相關(guān)費(fèi)用。

二、與主場搭建商的費(fèi)用結(jié)算

多是一些服務(wù)或物品的臨時增減項(xiàng)，主要包括:楣板字的修改或增加、個別標(biāo)準(zhǔn)展臺的位置調(diào)整或增減、通道地毯面積的計(jì)算、公共設(shè)施如指示牌的增加等等。主辦方需要與主場搭建商核對數(shù)量，并支付相關(guān)費(fèi)用。但是，一般來說，現(xiàn)場的臨時增減項(xiàng)數(shù)量都很小，因此，為了與展會主辦單位保持好的合作關(guān)系，主場搭建商會把某些項(xiàng)目的費(fèi)用忽略不計(jì)。

作業(yè)

復(fù)習(xí)展會預(yù)算，比較預(yù)算和結(jié)算款項(xiàng)。