第二節(jié)　種類和作用

一、種類

2000年8月24日，國務院頒布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，其第二章“公文種類”按照公文的適用范圍確定了共13類文種，即：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。這就是所謂國家行政機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位在處理公務活動中形成和使用的通用公文，自2001年1月1日起施行。

公文體現(xiàn)著國家的權(quán)力意志，表達著行政機關(guān)的主張，顯現(xiàn)著公務行為的目的。因此，各級行政機關(guān)在擬制公文時，必須從實際需要出發(fā)，充分考慮本機關(guān)的職權(quán)范圍、所處地位，以及行文關(guān)系、公文內(nèi)容和發(fā)文目的，正確選用文種。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二十五條第三款規(guī)定：“公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定”，對此，各級行政機關(guān)，特別是草擬公文的人員應當認真貫徹執(zhí)行。

二、作用

（一）規(guī)范制約

為了貫徹落實依法治國的戰(zhàn)略，加強法制建設(shè)，保障我國經(jīng)濟社會的穩(wěn)定與發(fā)展，黨和國家制定了一系列的路線、方針、政策、法律、法規(guī)和法令。這些路線、方針、政策、法律、法規(guī)和法令都是依靠公文頒布的。因此，在有效期和實施范圍之內(nèi)，公文的內(nèi)容對受文機關(guān)和個人的行為具有法律的規(guī)范和準繩作用，有著行政的強制約束力，受文機關(guān)及個人必須認真遵行，如有違反，視情節(jié)輕重，將分別受到批評教育、行政處罰或者法律制裁。

（二）公務指導

公文能夠有效地傳遞公務活動所需的各種信息。國家行政機關(guān)經(jīng)常通過制作、發(fā)布公文貫徹、實施黨和國家的路線、方針、政策、法律、法規(guī)和法令。例如，本單位可以通過公文傳達上級機關(guān)有關(guān)指令，指導下級機關(guān)開展工作，指示、部署與處理日常公務，表達對工作的意見和建議。所以說，公文是國家行政機關(guān)開展公務活動的行動綱領(lǐng)和主要依據(jù)，公文的正常制發(fā)與處理是保證國家政務渠道暢通無阻的有力手段。

（三）宣傳教育

公文的宣傳教育作用主要表現(xiàn)在知照和啟示方面。例如，公告、通告、通報等內(nèi)容直接表明行政機關(guān)或者領(lǐng)導對事物的褒貶態(tài)度，陳述對具體人和事的表揚或者批評意見，往往還要解釋和說明為什么，目的在于以生動而確鑿的事實教育干部群眾，幫助人們提高思想認識，調(diào)動廣大干部群眾的工作積極性，保證黨和國家的路線、方針和政策得到貫徹、落實。對受文機關(guān)和個人來說，承辦公文的過程，同時也是接受公文的宣傳教育的過程。

（四）聯(lián)系溝通

公文在上下級機關(guān)之間、平級機關(guān)之間和不相隸屬機關(guān)之間運轉(zhuǎn)，聯(lián)系工作、商洽公務、反映情況、交流信息、通知事項等，是縱向溝通上下級機關(guān)的重要途徑，橫向聯(lián)絡各相關(guān)機關(guān)的重要渠道。在這一作用下，人們才能夠達到思想認識上和行動步調(diào)上的一致，提高工作效率，有力推動各項工作順利進行。當今，在信息化社會和市場經(jīng)濟社會里，公文在聯(lián)系溝通方面的作用顯得越來越重要。

（五）依據(jù)憑證

公文具有現(xiàn)實價值和歷史效用。公文的現(xiàn)實價值表現(xiàn)在，它是貫徹執(zhí)行上級機關(guān)指示、完成上級機關(guān)交辦任務、開展公務活動的客觀依據(jù)；也是公文制發(fā)和承辦機關(guān)對現(xiàn)實公務活動的客觀記錄。當公文進入立卷、歸檔階段后，公文主要是具有歷史效用，它可以被人們查閱，作為當年的公務活動資料印證有關(guān)歷史事實。例如，人們寫地方志、校史、公司史或者對以往公務活動進行調(diào)查研究，都可以通過查閱存檔的公文從中發(fā)現(xiàn)有意義的材料。