三、如何替代手工賬

替代手工賬的過(guò)程是會(huì)計(jì)工作從手工核算向電算化核算的過(guò)渡階段，是會(huì)計(jì)電算化工作中非常重要的階段。在具體實(shí)施之前，單位要作出總體實(shí)施方案，包括整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確定會(huì)計(jì)核算方法和數(shù)據(jù)處理過(guò)程，建立會(huì)計(jì)科目編碼體系，設(shè)置各種會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的格式和項(xiàng)目，會(huì)計(jì)軟件的初始化，以及在試運(yùn)行階段人工與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析等工作。要組織有關(guān)人員對(duì)實(shí)施方案進(jìn)行充分討論、修改和完善，一般來(lái)說(shuō)，準(zhǔn)備實(shí)施的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠解決手工條件下會(huì)計(jì)核算難以完成的工作。在實(shí)施過(guò)程中，由于計(jì)算機(jī)與手工并行工作，會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度相對(duì)較大，各單位需要合理安排財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)的工作，提高工作效率。具備條件的單位應(yīng)在有關(guān)部門(mén)的監(jiān)督下盡快采用計(jì)算機(jī)替代手工記賬，提高會(huì)計(jì)工作效率。

1.整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

按規(guī)范的要求作好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入前的準(zhǔn)備，這是一項(xiàng)非常重要的工作。因?yàn)椋挥挟?dāng)所有的最原始數(shù)據(jù)都準(zhǔn)確的時(shí)候，我們才能保證將來(lái)結(jié)果的準(zhǔn)確性。這些前期準(zhǔn)備工作包括整理各項(xiàng)基礎(chǔ)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、清理往來(lái)賬戶和銀行賬戶等。必要時(shí)還應(yīng)與單位其他部門(mén)協(xié)調(diào)，在存貨管理和銷(xiāo)售、采購(gòu)管理等方面取得有關(guān)部門(mén)的配合。

（1）重新核對(duì)各項(xiàng)憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符。由于會(huì)計(jì)記錄經(jīng)過(guò)多人重復(fù)轉(zhuǎn)抄，或多或少存在一定的誤差，在將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)移至計(jì)算機(jī)中之前，需對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)按會(huì)計(jì)軟件的要求進(jìn)行整理和分類(lèi)。

《會(huì)計(jì)人員基本工作規(guī)則》中規(guī)定，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理要按照會(huì)計(jì)科目的統(tǒng)計(jì)關(guān)系，憑證及各級(jí)明細(xì)賬、總分類(lèi)賬之間，總分類(lèi)賬與下級(jí)明細(xì)分類(lèi)賬、相關(guān)輔助明細(xì)賬之間，各類(lèi)明細(xì)分類(lèi)賬、總分類(lèi)賬與實(shí)物庫(kù)記錄之間應(yīng)完全相符，金額數(shù)量應(yīng)完全一致。但在許多單位，由于歷史遺留下來(lái)的問(wèn)題，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理長(zhǎng)期存在不規(guī)范行為，常出現(xiàn)賬證、賬賬、賬實(shí)不符現(xiàn)象，這將導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理錯(cuò)誤。例如，材料采購(gòu)和材料差異等科目，如果結(jié)轉(zhuǎn)材料計(jì)算不及時(shí)，將造成差異科目出現(xiàn)偏差，分配差異時(shí)再加入人為因素，使造成差異科目與材料科目之間比例失調(diào)，二者之和不能反映實(shí)際價(jià)格，導(dǎo)致成本混亂。

（2）整理各賬戶余額。如果是在年初建賬，只需整理各賬戶期初余額；如果是在年中某月建賬，必須將在此之前各月各賬戶的發(fā)生額整理出來(lái)。

（3）清理往來(lái)賬戶和銀行賬戶。手工方式下，各單位對(duì)往來(lái)賬戶的管理方法有所不同。有些會(huì)計(jì)部門(mén)將往來(lái)賬戶涉及的單位或者個(gè)人，作為往來(lái)賬戶的明細(xì)科目；而有些會(huì)計(jì)部門(mén)將其作為輔助賬，進(jìn)行單獨(dú)核算和管理。由于會(huì)計(jì)軟件所提供的對(duì)往來(lái)賬戶的管理方式與手工方式有所不同，在把往來(lái)賬移到計(jì)算機(jī)內(nèi)之前，必須預(yù)先確定往來(lái)賬的管理方式，并選擇相應(yīng)的會(huì)計(jì)軟件?；谖覈?guó)目前往來(lái)賬存在大量呆賬、壞賬等情況，應(yīng)當(dāng)在將其移到計(jì)算機(jī)內(nèi)之前，按會(huì)計(jì)制度要求及時(shí)處理和沖銷(xiāo)。同理，銀行賬一般均有未達(dá)賬項(xiàng)，在采用電算化方式之前，應(yīng)及時(shí)核對(duì)銀行賬，對(duì)于未及時(shí)核銷(xiāo)的未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)清理，以保障采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)初始金額的正確性。

2.建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼

會(huì)計(jì)賬戶體系是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，整個(gè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)都是以會(huì)計(jì)賬戶體系為基礎(chǔ)建立的。建立會(huì)計(jì)賬戶體系從一級(jí)會(huì)計(jì)科目開(kāi)始，逐級(jí)向下設(shè)置明細(xì)科目。設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)應(yīng)遵循以下原則：

（1）符合財(cái)政部和有關(guān)管理部門(mén)的規(guī)定；

（2）滿足本單位會(huì)計(jì)核算與管理的要求；

（3）滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的要求，凡是報(bào)表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)的科目；

（4）要保持體系完整，不能只有下級(jí)科目而沒(méi)有上級(jí)科目；

（5）要保持相對(duì)的穩(wěn)定性；

（6）要考慮與子系統(tǒng)的銜接。凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時(shí)應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類(lèi)在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。

為便于反映會(huì)計(jì)科目間的上下級(jí)關(guān)系，便于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別和處理，減少輸入工作量，提高輸入速度，促進(jìn)會(huì)計(jì)核算的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，需要對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行編碼。會(huì)計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)的合理與否，直接關(guān)系到系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性，編碼會(huì)影響系統(tǒng)內(nèi)信息的收集、匯總、存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)雀鞣N操作。目前各種會(huì)計(jì)軟件中編碼設(shè)計(jì)水平相差較大，尤其對(duì)多級(jí)科目、部門(mén)編碼、人員編碼要進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，要選擇與現(xiàn)有管理水平和需要相適應(yīng)的編碼。

編碼時(shí)，一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼按財(cái)政部規(guī)定（三位編碼）的編碼方案執(zhí)行；明細(xì)科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置。通常，會(huì)計(jì)科目編碼采用科目全編碼方案，即：本級(jí)科目全編碼=上一級(jí)科目全編碼＋本級(jí)科目編碼

3.規(guī)范各類(lèi)賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過(guò)程

手工方式下，會(huì)計(jì)人員按規(guī)定設(shè)置總賬、明細(xì)賬、日記賬，按會(huì)計(jì)制度要求，填制記賬憑證，登記明細(xì)賬、日記賬、總賬。在電算化方式下，雖然這種賬務(wù)處理過(guò)程仍舊保持著，但部分會(huì)計(jì)資料的格式要重新設(shè)計(jì)或部分修改，以便在電算化方式下處理，達(dá)到真實(shí)、準(zhǔn)確、安全的目的。在電算化之前，要全面考慮各類(lèi)會(huì)計(jì)資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認(rèn)的會(huì)計(jì)賬、證、表格式更適于電算化工作的特點(diǎn)。

在電算化方式下，會(huì)計(jì)核算過(guò)程自動(dòng)化程度很高，要求會(huì)計(jì)部門(mén)預(yù)先確定各項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)傳遞次序，以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)。在不同模塊之間，如材料核算、賬務(wù)處理、成本核算等模塊，需要預(yù)先確定數(shù)據(jù)傳遞的次序。同一模塊要事先確定錄入、審核、記賬次序，尤其應(yīng)對(duì)操作人員執(zhí)行錄入——審核——記賬，或?qū)︿浫搿獙徍恕浫搿獙徍恕薷牡臅r(shí)間與責(zé)任做出明確規(guī)定。

除上述幾項(xiàng)會(huì)計(jì)規(guī)范化工作外，會(huì)計(jì)部門(mén)還要結(jié)合計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，重新確定各種會(huì)計(jì)核算方法，如成本計(jì)算方法、折舊計(jì)提方法、工資分類(lèi)匯總口徑等，要充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)。例如，在手工方式下，直線法提取折舊，均采用綜合折舊率，這是出于節(jié)約工作量的考慮。而在電算化方式下，能夠很方便地單項(xiàng)計(jì)算固定資產(chǎn)的折舊額，因此可以用個(gè)別折舊率進(jìn)行計(jì)算，以便提高計(jì)算精確度。

4.會(huì)計(jì)軟件初始化

會(huì)計(jì)軟件初始化是確定會(huì)計(jì)軟件的核算規(guī)則與輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過(guò)程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作，用來(lái)完成將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實(shí)際情況的專(zhuān)用會(huì)計(jì)軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會(huì)計(jì)電算化方式的過(guò)程。例如，賬務(wù)處理初始化的主要內(nèi)容包括：系統(tǒng)總體參數(shù)設(shè)置（設(shè)置核算單位、啟用日期、編碼規(guī)則等），設(shè)置憑證類(lèi)別，設(shè)置會(huì)計(jì)科目，輸入初始余額，設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，以及其他初始設(shè)置。工資核算初始化的主要內(nèi)容包括：設(shè)置部門(mén)編碼，設(shè)置職工類(lèi)型，設(shè)置工資項(xiàng)目，設(shè)置運(yùn)算關(guān)系。報(bào)表處理初始化的主要內(nèi)容包括：報(bào)表注冊(cè)，設(shè)置報(bào)表格式，設(shè)置計(jì)算公式和審核公式等。