江西師范大學(xué)檔案工作簡史

陶家柳

我校前身國立中正大學(xué)創(chuàng)建于1940年，當(dāng)時(shí)有無專門的檔案室，由于檔案的缺失，已不可考。但是檔案工作是有人兼做的，因?yàn)楫?dāng)時(shí)的檔案留存下來了，現(xiàn)全部保存在江西省檔案館。1949年5月，南昌解放。同年8月，國立中正大學(xué)更名為南昌大學(xué)，從南昌大學(xué)時(shí)期的一份檔案——《南昌大學(xué)校部平面圖》可以看出，南昌大學(xué)是有專門的檔案室的。具體情況也已不可考。

1953年，全國高等院校實(shí)行院系調(diào)整，根據(jù)統(tǒng)一部署，南昌大學(xué)的絕大部分系科被調(diào)整到外省的高校中，以留下的師范部為基礎(chǔ)，成立江西師范學(xué)院。剛成立時(shí)，學(xué)校還沒有專門的檔案室，國立中正大學(xué)、工專、農(nóng)專、體專、南昌大學(xué)的文書檔案雖已立卷，但只是臨時(shí)保存在院辦公室。師院成立以來的文書檔案，沒有專職檔案人員管理，由黨政工團(tuán)分別保管。教學(xué)檔案和科學(xué)研究檔案既不完整，且由教務(wù)處和各系分別保存，檔案管理也不規(guī)范，由于保管條件不好，有的檔案受到損害。

1963年11月10日，院黨委和院委聯(lián)合發(fā)文，成立江西師院檔案室，由黨委辦公室領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理黨、政、工、團(tuán)文書檔案。調(diào)彭曉晨到院黨委辦公室任機(jī)要秘書，專職管理檔案工作。檔案室成立后，開展了一系列工作，擬訂了《江西師范學(xué)院檔案管理?xiàng)l例(草案)》，報(bào)請?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后試行；擴(kuò)充了保管場所，改善了檔案保管條件，學(xué)校把辦公大樓四樓東面的一個(gè)大房間辟為檔案室，增加了2把鎖；印制了檔案卷宗、卷內(nèi)目錄等；添置了一批檔案箱；組織人員全面清理整頓檔案。經(jīng)過半年多的清理，這項(xiàng)工作基本結(jié)束。經(jīng)省檔案館檢查，受到表揚(yáng)。此后，省檔案館還組織外單位的同志到我院檔案室參觀。1968年底，彭曉晨同志下放，她把檔案工作移交給院革委會辦事組的人員。1973年，彭曉晨從下放地調(diào)回學(xué)校，繼續(xù)做機(jī)要檔案工作，直到1982年調(diào)任校圖書館辦公室主任。

1984年4月6日，黨委任命李世廣同志任檔案室副主任。1986年11月15日，黨委辦公室發(fā)文，免去李世廣同志檔案室副主任職務(wù)，任命於華芬同志為檔案室副主任，與此同時(shí)，學(xué)校檔案工作改由校長辦公室領(lǐng)導(dǎo)。同年9月8日，黨辦轉(zhuǎn)發(fā)檔案室起草的《關(guān)于文書檔案工作的暫行規(guī)定及附件材料》，加強(qiáng)了檔案收集工作，將歷年來散存在各單位甚至個(gè)人手中的檔案收集上來，豐富了館藏；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也非常重視檔案工作，給予了大力支持，一是改善了檔案保管條件，劃撥辦公大樓四樓原會議室作為檔案室，面積約120m²，加上辦公室，當(dāng)時(shí)在省內(nèi)高校檔案室中是面積最大的；二是在財(cái)力非常緊張的情況下，學(xué)校撥?？钯徺I了南昌飛機(jī)制造廠生產(chǎn)的先進(jìn)的檔案密集架，這是全省高校檔案室第一家。

1987年12月31日，黨委任命於華芬同志為檔案室主任。1990年，校辦金曉梅調(diào)檔案室，檔案室人員增加到2人。於華芬率領(lǐng)金曉梅全面清理了過去積存的檔案，并編制檔號，規(guī)范了檔案管理，方便了利用檔案。鑒于檔案室成立后收集的檔案種類逐步齊全，數(shù)量大幅度增加，1990年12月29日，學(xué)校發(fā)文，將校檔案室更名為綜合檔案室，仍為科級建制，隸屬于校長辦公室。

1992年，於華芬同志調(diào)離學(xué)校。1992年4月，黨委任命陶家柳同志為綜合檔案室副主任。同年，葉茂盛本科畢業(yè)后，分配到綜合檔案室，加上一直在檔案室工作的金曉梅，檔案室人員增加到3人。檔案室添置了第二批檔案密集架，保管條件更加改善。與此同時(shí)，檔案室花費(fèi)了幾個(gè)月的時(shí)間，對積存多年的照片進(jìn)行了大規(guī)模清理，通過上門訪問相關(guān)當(dāng)事人，查閱校報(bào)以及學(xué)校文件等多種方式，分別寫出了照片文字說明，規(guī)范了照片檔案的管理，為照片檔案的利用創(chuàng)造了有利的條件。尤其值得一提的是，在清理照片的過程中，筆者還意外地發(fā)現(xiàn)了國立中正大學(xué)關(guān)防及工學(xué)院鋼印。現(xiàn)在，此關(guān)防已成為見證學(xué)校悠久歷史的最為重要的文物，多次在學(xué)校重要的場合展示。同時(shí)，還在眾多的照片底片中發(fā)現(xiàn)了井岡山大學(xué)校門照片，填補(bǔ)了館藏上的空白，使學(xué)校各個(gè)時(shí)期的校門照片齊全了，在此后的校史陳列館中用上了它。

1993年11月，原國家教委頒布6號令《高等學(xué)校實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，規(guī)定自1994年1月1日起施行。從1994年開始，綜合檔案室就按照《高等學(xué)校實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進(jìn)行分類、整理檔案，包括黨群、行政、教學(xué)、科研、外事、出版、基建、財(cái)會等十大類，除此之外，還有照片檔案。

1994年6月9日，江西省高校檔案學(xué)會在南昌大學(xué)成立，我校綜合檔案室副主任陶家柳當(dāng)選第一屆理事會常務(wù)理事兼副秘書長。同年11月11日，在江西省檔案學(xué)會第四次會員代表大會上，陶家柳作為全省高校檔案系統(tǒng)的唯一代表，當(dāng)選江西省檔案學(xué)會第四屆理事會理事。1995年3月22日，黨委任命陶家柳為綜合檔案室主任。

1996年上半年，學(xué)校責(zé)成綜合檔案室承擔(dān)籌建學(xué)校歷史上第一個(gè)校史陳列館的任務(wù)，陶家柳帶領(lǐng)胡劍云首先制訂了展覽方案，報(bào)經(jīng)校黨委審查通過后，從室藏檔案中選擇了大量照片，走訪了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的校領(lǐng)導(dǎo)，又從中正大學(xué)、南昌大學(xué)校友中征集了一些照片以及珍貴的實(shí)物，如中正大學(xué)出版的雜志、南昌大學(xué)校刊等，經(jīng)過數(shù)月的設(shè)計(jì)、布展，陳列館于11月建成，由海內(nèi)外校友捐款塑造的中正大學(xué)首任校長胡先骕銅像也安放于館內(nèi)。陳列館建成后，接待了大量國內(nèi)外來賓，每屆新生入學(xué)后，檔案室組織新生參觀，對他們進(jìn)行知校愛校教育，收到了良好的效果，有效地宣傳了學(xué)校，擴(kuò)大了學(xué)校在社會上的影響。

上世紀(jì)90年代，國家檔案局在全國開展了科技事業(yè)單位檔案達(dá)標(biāo)升級活動(dòng)，通過這一活動(dòng)，推動(dòng)檔案工作的開展。學(xué)校撥款購買了空調(diào)、去濕機(jī)、電腦等設(shè)備，進(jìn)一步改善了檔案室的條件，校綜合檔案室為此也做了大量前期準(zhǔn)備工作。2000年6月，受國家檔案局委托，江西省檔案局組織評審組，對我校檔案工作進(jìn)行檢查評估，聽取了學(xué)校檔案工作匯報(bào)，現(xiàn)場察看了檔案整理情況，認(rèn)為符合檔案管理的要求，由國家檔案局授予我校“科技事業(yè)單位檔案管理二級單位”稱號，表明我校檔案工作上了一個(gè)新臺階。

2000年是學(xué)校建校60周年，學(xué)校決定出版新的校史和紀(jì)念散文集，陶家柳同志承擔(dān)了校史寫作任務(wù)及參與編輯校慶紀(jì)念散文集，綜合檔案室提供了大量的檔案及照片，協(xié)助編寫組圓滿完成了校史的寫作任務(wù)，并公開出版，還參與了校慶的接待工作。

2001年7月3日，學(xué)校發(fā)文成立檔案館，處級建制，撤銷校辦綜合檔案室，原由黨委組織部管理的干部人事檔案劃歸檔案館管理。2001年11月12日，黨委任命熊生福為首任館長。此后，檔案館陸續(xù)添置了電腦、打印機(jī)等設(shè)備。

2002年6月，江西省高教學(xué)會檔案管理專業(yè)委員會(原江西省高校檔案學(xué)會)第二次會員代表大會在景德鎮(zhèn)市召開，校檔案館館長熊生福當(dāng)選江西省高校檔案管理專業(yè)委員會第二屆理事會理事長。2004年8月，學(xué)校任命陶家柳為副館長。

2003年10月20日，第五屆新、桂、陜、甘、瓊、贛六省區(qū)高校檔案工作研討會在我校青山湖校區(qū)舉行，會議圍繞學(xué)校檔案工作如何適應(yīng)教育改革與發(fā)展的需要、高校檔案工作與WTO等問題展開了討論。10月30日，由國家檔案局副局長、中央檔案館副館長郭樹銀，國家檔案局館(室、司)司長楊波等組成的國家檔案局行政執(zhí)法檢查組，在省檔案局局長李志勤等陪同下，對我校檔案工作進(jìn)行行政執(zhí)法檢查指導(dǎo)。館長熊生福匯報(bào)了我校檔案管理和利用情況，檢查組參觀了我校檔案館，對我校在檔案執(zhí)法和檔案管理利用中取得的成績，給予了充分的肯定和評價(jià)。

2003年12月，檔案館購買了南京大學(xué)研制開發(fā)的“南大之星”檔案管理軟件，2004年上半年開始使用，從此結(jié)束了手工整理及查閱檔案的歷史，大大地提高了工作效率，減小了勞動(dòng)強(qiáng)度，為檔案管理信息化打下了良好的基礎(chǔ)。2004年，南京大學(xué)檔案專業(yè)碩士畢業(yè)的徐欣云分配到檔案館，這是檔案館員工中的第一個(gè)碩士，此時(shí)，檔案館人員達(dá)到創(chuàng)紀(jì)錄的9人。

2005年，館長熊生福到齡，退居二線，學(xué)校任命王愷為檔案館館長。同年，學(xué)校接受教育部本科教學(xué)水平評估，陶家柳、劉東林二人被調(diào)到學(xué)校迎評辦工作。館長王愷帶領(lǐng)全館人員在新校區(qū)建立了新的校史陳列館，也為各學(xué)院及部門提供了大量的檔案。學(xué)校獲得本科教學(xué)工作水平評估優(yōu)秀成績，這是江西省高校第一家。

經(jīng)過國家檔案局評審，2006年3月7日，學(xué)校發(fā)文，認(rèn)定陶家柳具備檔案系列研究館員資格，這是我校檔案系列第一個(gè)正高級職稱，也是江西省高校檔案系列第一個(gè)正高級職稱。

2006年6月，江西省高教學(xué)會檔案管理專業(yè)委員會第三次會員代表大會在上饒師范學(xué)院召開，會議選舉產(chǎn)生了第三屆理事會，館長王愷擔(dān)任理事長，副館長、研究館員陶家柳任常務(wù)理事。

隨著我國高等教育規(guī)模于1999年大擴(kuò)張，我校在校生人數(shù)也急劇增長，原有的狹窄的青山湖校園已經(jīng)容納不下，開辟新校區(qū)迫在眉睫。經(jīng)過多次考察，最后選定南昌市城東瑤湖西側(cè)。2002年12月24日，學(xué)校舉行新校區(qū)奠基典禮?，幒^(qū)占地面積近3000畝，昌萬公路從學(xué)校南面經(jīng)過，交通便利。2004年，學(xué)校主體陸續(xù)由中心城區(qū)的青山湖校區(qū)搬遷到瑤湖校區(qū)。由于圖文信息中心尚未竣工，檔案館暫緩搬遷。2007年6月，檔案館由青山湖校區(qū)搬遷到瑤湖校區(qū)圖文信息中心，全館面積達(dá)到約2000m²，劃分為庫房、辦公、技術(shù)用房等功能區(qū)，還有一間面積數(shù)百平方米的校史陳列館，極大地拓展了空間，改善了保管條件。暑期，原江西金融職工大學(xué)檔案搬遷到青山湖校區(qū)老庫房。至此，校檔案館保管了兩個(gè)全宗的檔案:江西師范大學(xué)全宗、江西金融職工大學(xué)全宗。

2007年下半年，05級學(xué)生檔案移交給檔案館，至此，檔案館保管了原國家教委6號令規(guī)定的高校十大類檔案、照片檔案及干部人事檔案、學(xué)生檔案。

2008年5月12—14日，由校檔案館承辦的全國高校檔案資源建設(shè)專題研討會在我?，幒^(qū)舉行，這是我校檔案館(也是全省高校檔案系統(tǒng))首次承辦的全國性大型會議。中國高等教育學(xué)會檔案工作分會全體理事、全國122所高校檔案館(室)的199人參加了會議。與會代表圍繞“檔案資源是立館之本”這一主題展開了熱烈的討論，我校檔案館也作了主題發(fā)言。代表們參觀了我校檔案館和藍(lán)天學(xué)院檔案館，擴(kuò)大了我校檔案工作在全國高校的影響。

2008年9月22日，黨委任命王紅為檔案館副館長。

2009年6月，中國高等教育學(xué)會檔案工作分會在青海省西寧市舉行換屆選舉大會，江西省高教學(xué)會檔案管理專業(yè)委員會理事長、我校檔案館館長王愷當(dāng)選常務(wù)理事，他是江西省高校檔案系統(tǒng)擔(dān)任中國高等教育學(xué)會檔案工作分會常務(wù)理事第一人。

6月1日，江西省檔案局與學(xué)校聯(lián)合在我校舉行“展現(xiàn)歷史記憶弘揚(yáng)檔案文化——檔案進(jìn)高?！被顒?dòng)，在瑤湖校區(qū)青年文化廣場舉辦展覽，展出了省檔案館及我校檔案館珍藏的各個(gè)時(shí)期照片，校黨委書記、校長傅修延，副校長趙明、黃加文及省檔案局副局長方維華等冒雨參觀了展覽。

為迎接70周年校慶，學(xué)校專門設(shè)立了校慶網(wǎng)站，要求把歷屆學(xué)生畢業(yè)照掛在網(wǎng)站上。檔案館全館發(fā)動(dòng)，于2010年6月把館藏的從上世紀(jì)70年代到2009年的歷屆畢業(yè)照上傳到校慶網(wǎng)站上。

至2010年3月，檔案館共有工作人員8人，他們是王愷(館長)、陶家柳(副館長)、王紅(副館長)、王水紅(助理調(diào)研員)、王燕萍、李力毅、張震雄(副主任科員)、劉冬林。曾先后在學(xué)校檔案室(館)工作過的同志還有:彭曉晨、李世廣、於華芬、鐘蘭、金曉梅、葉茂盛、彭玉梅、熊生福、徐欣云。

鳴謝:感謝先后在綜合檔案室及檔案館工作過的李世廣、金曉梅、王水紅、王燕萍等同志熱心提供史實(shí)。

2010年3月2日