第一節(jié)　記者招待會(huì)

記者招待會(huì)是為了集中發(fā)布信息而舉行的傳播活動(dòng)，它是指以某一社會(huì)組織的名義邀請(qǐng)記者參加的會(huì)議。現(xiàn)實(shí)生活中，常常有人把新聞發(fā)布會(huì)稱作為記者招待會(huì)，其實(shí)這兩者是有區(qū)別的。

首先，記者招待會(huì)與新聞發(fā)布會(huì)的內(nèi)容有所不同：新聞發(fā)布會(huì)一般是側(cè)重于發(fā)布新聞；而記者招待會(huì)則不同，它不一定是有新聞要發(fā)布，更多的是側(cè)重與記者的溝通。

其次，記者招待會(huì)與新聞發(fā)布會(huì)的形式也有所不同：新聞發(fā)布會(huì)往往是例行的，而記者招待會(huì)一般是專題性的；新聞發(fā)布會(huì)側(cè)重于發(fā)布新聞，記者招待會(huì)則以“答記者問”為主要特色，具有雙向溝通的特點(diǎn)；新聞發(fā)布會(huì)還可以書面形式發(fā)布，而記者招待會(huì)則必須與記者有口頭交流；新聞發(fā)布會(huì)可以有一般層次的公關(guān)人員施行，而記者招待會(huì)則需要有較高層次的官員出席。

一、記者招待會(huì)的特點(diǎn)

召開記者招待會(huì)能有效地向媒體發(fā)布組織的重要進(jìn)展和信息，但同時(shí)必須事先進(jìn)行周密的計(jì)劃。記者們通常都希望獨(dú)家報(bào)道，但如果你有要事相告，那么記者招待會(huì)是最好的選擇。

（一）權(quán)威性強(qiáng)

社會(huì)組織以記者招待會(huì)的形式發(fā)布組織信息，所公布的信息真實(shí)、可信度高，容易使社會(huì)組織和新聞界之間達(dá)到相互理解和溝通的良好效果。其形式比較正規(guī)、隆重，而且規(guī)格比較高，有極強(qiáng)的權(quán)威性。

（二）針對(duì)性強(qiáng)

記者招待會(huì)上，社會(huì)組織與記者之間的答問是活動(dòng)的主要形式。在活動(dòng)中，記者可以就自己感興趣的方面和角度進(jìn)行提問，問題針對(duì)性較強(qiáng)。同時(shí)，在提問中，記者們還可以相互啟發(fā)，能更深入地挖掘信息。

（三）較高的價(jià)值性

任何一個(gè)社會(huì)組織在其發(fā)展過程中，都會(huì)遇到各種各樣的問題。比如，組織擬定的重大發(fā)展規(guī)劃或新決策即將付諸實(shí)施之時(shí)，新發(fā)明、新產(chǎn)品試制成功之日，突然事件的發(fā)生；尤其是遇到消費(fèi)公眾的投訴或誤解，甚至受到媒介的公開批評(píng)，組織形象受到影響時(shí)，為了挽回影響，并且爭(zhēng)取輿論的支持；等等都會(huì)召開記者招待會(huì)。因此，記者招待會(huì)具有較高的新聞價(jià)值。

（四）難度大，要求高

召開記者招待會(huì)需要大筆的支出，不僅成本高，而且占用組織者和與會(huì)記者的時(shí)間較長(zhǎng)，對(duì)組織發(fā)言人和主持人的要求也較高，因此舉辦新聞發(fā)布會(huì)與其他專題活動(dòng)相比，難度較大。所以，在講究經(jīng)濟(jì)效益的今天，如果沒有重大新聞的話，召開記者招待會(huì)最好一年一次。

（五）利于情感交流

在記者招待會(huì)上，主持者與記者面對(duì)面地交流，可就一些問題達(dá)成共識(shí)，既便于組織與新聞?dòng)浾叩南嗷贤?，也有利于情感的交流?/p>

二、記者招待會(huì)的程序

要想成功地召開好記者招待會(huì)，必須認(rèn)真地按照記者招待會(huì)的程序進(jìn)行精心準(zhǔn)備。以給“無冕之王”——記者們留下美好的印象，對(duì)組織產(chǎn)生好感，甚至傾心，招待會(huì)的策劃和組織顯得格外重要。這就需要公共關(guān)系專業(yè)人員在會(huì)前進(jìn)行精心策劃和周密安排，做好充分的準(zhǔn)備。記者招待會(huì)的具體操作程序有以下幾方面。

（一）記者招待會(huì)的籌備

1﹒精心策劃會(huì)議主題

在召開記者招待會(huì)前，先問自己這樣一個(gè)問題：這一信息如果直接用新聞稿來發(fā)布是不是也可以？如果回答是肯定的，那么就應(yīng)該取消記者招待會(huì)。如果確屬需要召開的記者招待會(huì)，則要精心策劃會(huì)議主題。可作為記者招待會(huì)主題的一般有以下幾類：

（1）組織的重大決策、新技術(shù)和新產(chǎn)品問世、慶典等重大活動(dòng)。

（2）組織面向社會(huì)的文化活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)交流、社會(huì)公益事業(yè)活動(dòng)。

（3）市場(chǎng)行情、消費(fèi)趨勢(shì)、價(jià)格波動(dòng)等社會(huì)公眾廣泛關(guān)注的問題。

2﹒選擇和把握好會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)

記者招待會(huì)的時(shí)間選擇合適，會(huì)收到事半功倍的效果；反之，則會(huì)影響會(huì)議效果。時(shí)間的選擇一定要適合記者，以免記者不能來參加。要盡量避開節(jié)假日和有重大活動(dòng)的日子（特殊情況除外，如國慶記者招待會(huì)）。一般情況下，周末舉行記者招待會(huì)是不太適宜的，就具體時(shí)間而言，一天之內(nèi)最好安排在上午10點(diǎn)和下午3點(diǎn)左右，會(huì)議時(shí)間控制在一小時(shí)左右為宜。

會(huì)議地點(diǎn)的選擇則首先要考慮交通方便。其次，記者招待會(huì)地點(diǎn)的選擇還應(yīng)考慮能否給記者創(chuàng)造各種方便采訪的條件，如錄像、拍攝的輔助燈光，照明設(shè)備、視聽設(shè)備、幻燈或電影的播放設(shè)備，適合記者使用的桌椅、電話機(jī)、傳真機(jī)等。再次，會(huì)議要環(huán)境優(yōu)雅，大小適中，各項(xiàng)服務(wù)水準(zhǔn)較高?？傊辖煌ū憷?、設(shè)施齊全、環(huán)境良好等原則。

3﹒確定邀請(qǐng)的媒體對(duì)象

一個(gè)成功的社會(huì)組織應(yīng)該有自己鮮明的個(gè)性和特色，一個(gè)成功的記者招待會(huì)也應(yīng)該有自己特有的可供選擇的媒體對(duì)象和邀請(qǐng)范圍。在選擇媒體對(duì)象與會(huì)記者時(shí)，要考慮以下因素：

（1）記者招待會(huì)的規(guī)模。

（2）會(huì)議預(yù)算的費(fèi)用。

（3）本次記者招待會(huì)將要影響的范圍區(qū)域。

（4）對(duì)信息傳播內(nèi)容和速度的具體要求等。

4﹒人員安排

記者招待會(huì)對(duì)會(huì)議工作人員、主持人、主要發(fā)言人均有較高的要求。記者招待會(huì)能否成功舉行，能否達(dá)到預(yù)期的效果，在很大程度上要取決于會(huì)議主持人和主要發(fā)言人。記者招待會(huì)的主要發(fā)言人原則上應(yīng)安排社會(huì)組織的主要負(fù)責(zé)人，因?yàn)橹挥兴麄儾拍軠?zhǔn)確地、全面地回答有關(guān)本組織的方針、政策、經(jīng)營、生產(chǎn)等重大問題。

如果記者招待會(huì)的目的是為了公布某項(xiàng)新成果、新技術(shù)、新產(chǎn)品，或是公布面臨的重大突發(fā)事件，那么主要發(fā)言人除了領(lǐng)導(dǎo)人之外，還可安排分管這方面工作的部門負(fù)責(zé)人發(fā)言。

5﹒資料準(zhǔn)備

由于記者招待會(huì)時(shí)間短，因此，要求社會(huì)組織事先準(zhǔn)備好提供給記者的各種材料。例如，企業(yè)背景、會(huì)議要點(diǎn)、主要發(fā)言及報(bào)道提綱，有關(guān)證明材料的復(fù)印件，產(chǎn)品說明書及有關(guān)單位或公眾的反映信件，以及能說明問題的數(shù)據(jù)、術(shù)語和有關(guān)的照片、圖片、錄音帶、錄像帶等。

6﹒會(huì)務(wù)及其他準(zhǔn)備工作

舉辦發(fā)布會(huì)的日期和地址選定后，要提前幾天把請(qǐng)柬送到應(yīng)邀者手中，以便記者妥善安排時(shí)間，會(huì)議召開前一兩天應(yīng)詢問落實(shí)一下記者出席的情況；安排足夠的工作人員和招待人員，避免出現(xiàn)冷落與會(huì)記者的不愉快事情發(fā)生；準(zhǔn)備好音響及輔助材料，如電話、電傳、電源及其設(shè)備，給記者提供方便；安排好會(huì)議記錄者、攝影者、錄像者，做好會(huì)議記錄工作，以備宣傳、紀(jì)念之用；適當(dāng)準(zhǔn)備一些小紀(jì)念品、禮品以加深友誼，必要時(shí)安排一些小型酒會(huì)、便餐或茶會(huì)，以密切彼此關(guān)系。

（二）記者招待會(huì)的過程

記者招待會(huì)的時(shí)間不一定很長(zhǎng)，但具體的操作過程卻非常重要，不可漫不經(jīng)心，因此，精心準(zhǔn)備，是開好記者招待會(huì)的重要環(huán)節(jié)。一般來說，記者招待會(huì)的過程有以下幾個(gè)步驟。

1﹒接待簽到

在接待站設(shè)簽到處，最好安排組織的一位主要人物出面迎賓，一方面表示出主人的禮貌和會(huì)議的鄭重，另一方面也可以通過問候溝通感情。

2﹒分發(fā)資料

在會(huì)議正式開始前，要將準(zhǔn)備好的資料有禮貌地分發(fā)下去，以便記者對(duì)會(huì)議有一個(gè)粗略的了解；同時(shí)使其在主持人發(fā)布信息時(shí)，對(duì)會(huì)議主題有更進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)和理解。

3﹒會(huì)議開始

由主持人簡(jiǎn)要說明召開會(huì)議的目的，所要發(fā)布的消息和有關(guān)情況的介紹、說明；然后發(fā)言人再就信息的內(nèi)容作詳細(xì)、生動(dòng)的講述。

4﹒答記者問

發(fā)言人答記者提問。當(dāng)發(fā)布會(huì)接近尾聲時(shí)，主持人應(yīng)提醒記者“下一個(gè)問題是最后一個(gè)問題了”。

5﹒會(huì)議結(jié)束

會(huì)議結(jié)束時(shí)，組織的工作人員應(yīng)站在門口，以笑臉相送，感謝對(duì)方的光臨，從而為以后更好的合作打下良好的基礎(chǔ)。

（三）記者招待會(huì)的后續(xù)工作

1．做好總結(jié)歸檔工作?？偨Y(jié)內(nèi)容一般包括：會(huì)議的組織人、主持人、發(fā)言人和記者的反映，接待服務(wù)工作的情況，盡快整理出會(huì)議記錄，并及時(shí)整理歸檔。

2．搜集與會(huì)記者發(fā)表的稿件，對(duì)照簽到簿，統(tǒng)計(jì)各新聞單位關(guān)于會(huì)議的發(fā)稿情況，綜合評(píng)價(jià)會(huì)議是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，并作為今后邀請(qǐng)記者的依據(jù)。對(duì)已經(jīng)發(fā)稿的記者，要電話致謝。

3．注意搜集社會(huì)公眾對(duì)記者招待會(huì)的反映和評(píng)價(jià)。

4．準(zhǔn)確對(duì)待不正確的或歪曲事實(shí)的報(bào)道，同時(shí)應(yīng)及時(shí)采取措施或要求更正，必要時(shí)可采取法律行動(dòng)。

三、記者招待會(huì)的注意事項(xiàng)

記者招待會(huì)除了要履行誠實(shí)、守信、直率和公正的原則外，還應(yīng)該注意以下幾方面。

（一）充分做好會(huì)前準(zhǔn)備工作

一場(chǎng)成功的記者招待會(huì)需要有充分的會(huì)前準(zhǔn)備工作，沒有精心的會(huì)前準(zhǔn)備，是難以想象有好效果的記者招待會(huì)的。為此，熟悉記者招待會(huì)的會(huì)前準(zhǔn)備工作是必要的。

記者招待會(huì)會(huì)前準(zhǔn)備工作的運(yùn)作步驟如下。

1﹒以信函方式提前通知媒體

正常情況下，在給媒體發(fā)出邀請(qǐng)函時(shí)，應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要地說明記者招待會(huì)的主旨，涉及的事項(xiàng)、日期、時(shí)間和地點(diǎn)。邀請(qǐng)函最好在記者招待會(huì)召開前7～10天送達(dá)新聞編輯的辦公桌上。邀請(qǐng)函的制作要精美，最好不要油印，以體現(xiàn)對(duì)對(duì)方的重視以及會(huì)議的重要性。邀請(qǐng)函發(fā)出后，不要隨便改變會(huì)議地點(diǎn)或時(shí)間，以免產(chǎn)生不鄭重之感。

記者招待會(huì)邀請(qǐng)函的范例：

〔時(shí)間〕

〔地址〕

假日愉快（Happy Holiday）

公司發(fā)布2000號(hào)計(jì)劃——1993年2月16日，星期二

英國國內(nèi)領(lǐng)先的旅游公司——愉快假日將于1994年擴(kuò)充其規(guī)模30%。

很榮幸邀請(qǐng)您參加1993年2月16日星期二召開的記者招待會(huì)。在本次會(huì)議中愉快假日公司的執(zhí)行主管約翰·史密斯（John Smith）將發(fā)布新計(jì)劃的細(xì)節(jié)及探討相關(guān)戰(zhàn)略。

會(huì)議于中午12：30分至1點(diǎn)于倫敦柏克利廣場(chǎng)（Berkeley Square）的瑪麗華假日酒店（Holiday Inn Meryfar）舉行。會(huì)后將舉行會(huì)餐，并可與其他假日愉快公司的高層會(huì)晤，包括財(cái)務(wù)總監(jiān)喬·布魯格斯（JoeBloggs）及市場(chǎng)營銷經(jīng)理湯姆·布朗（TomBrown）。

如果你有任何疑問，不要猶豫，馬上聯(lián)系我或我的同事路易斯·懷特（Louise White），我們的聯(lián)系電話是……

非常希望您能在16日參加我們的會(huì)議，期待您的光臨。

您真誠的

（姓名）

（頭銜）

（資料來源：吉姆·鄧恩著，熊金才譯：《完全公關(guān)技能》）

2﹒要提早或持續(xù)追蹤記者出席與否

新聞?dòng)浾咚麄兂３?huì)答應(yīng)了出席記者招待會(huì)但最后又食言了。因此，最好的辦法是與他們經(jīng)常聯(lián)系，或在會(huì)議召開的前兩天，打電話給沒有回復(fù)的邀請(qǐng)人，并編制好與會(huì)者名單，以便獲得較為準(zhǔn)確的出席人數(shù)。

3﹒做好會(huì)議簽到接待的準(zhǔn)備工作

記者招待會(huì)開始之前，對(duì)于每位來賓均應(yīng)有專人引導(dǎo)，在來賓簿上簽到；設(shè)計(jì)安排好賓客的座次，分清主次，避免來賓人數(shù)眾多出席紛亂和不愉快，保證會(huì)場(chǎng)秩序井然。給記者發(fā)的資料上，應(yīng)寫上其姓名和傳播機(jī)構(gòu)的名稱。

（二）做好會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作瑣碎而又重要，它的工作質(zhì)量如何，直接影響到記者招待會(huì)的成功與否。

會(huì)務(wù)工作的注意事項(xiàng)：

（1）與會(huì)工作（服務(wù)）人員應(yīng)儀表端莊，精神飽滿，統(tǒng)一工作制服。

（2）做好會(huì)場(chǎng)的服務(wù)工作，如衛(wèi)生工作、休息時(shí)的安排、飲用水的供應(yīng)和緊急情況的處置等。

（3）意外情況的處置。記者招待會(huì)上最糟糕的事，就是在會(huì)議召開前10分鐘，全場(chǎng)30個(gè)座位上，只坐著一位令人討厭的記者。當(dāng)這種情況發(fā)生時(shí)，記住：趕快給公關(guān)部打電話，召集公司里所有可能到場(chǎng)的人員，不管男士、女士，人人拿著筆記本，穿著外套來會(huì)場(chǎng)充數(shù)，以挽救尷尬的局面。

（4）主持人應(yīng)把握好會(huì)場(chǎng)氣氛。主持人言談既要莊重，又要有幽默感，注意活躍整個(gè)會(huì)議的氣氛，引導(dǎo)記者踴躍提問，且要切實(shí)把握會(huì)議主題。當(dāng)會(huì)議出現(xiàn)緊張氣氛時(shí)，應(yīng)及時(shí)緩和氣氛，維持發(fā)布會(huì)的秩序，使發(fā)布會(huì)及時(shí)順利地進(jìn)行。同時(shí)，要掌握好會(huì)議時(shí)間，避免重復(fù)提問。

（5）發(fā)言人的演講應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。對(duì)記者的提問，發(fā)言人應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地回答，不能答非所問、離題太遠(yuǎn)。所發(fā)布的消息應(yīng)準(zhǔn)確無誤。

（三）正確對(duì)待記者

記者有“無冕之王”之稱，對(duì)于組織來說，以何種態(tài)度對(duì)待記者，往往會(huì)影響到組織與媒體的關(guān)系。

正確對(duì)待記者的特別提醒：

（1）坦誠對(duì)待記者。主持人和發(fā)言人都應(yīng)該坦誠對(duì)待記者，對(duì)不宜發(fā)表或透露的信息，要委婉地介紹或直言相告，或采用技術(shù)性手段轉(zhuǎn)移話題，巧妙地予以回避，不要含含糊糊、吞吞吐吐，引起記者誤解，不要輕率地說“無可奉告”，更不能反唇相譏、嘲弄對(duì)方。

（2）面對(duì)個(gè)別記者帶有偏見性或挑釁性的提問，既不要隨意打斷，也不要以各種肢體語言表示自己的不滿，而要保持冷靜的態(tài)度，以理服人。即使對(duì)方提出一些尖刻的問題，也不能激動(dòng)發(fā)怒，應(yīng)表現(xiàn)出良好的涵養(yǎng)。對(duì)記者的提問要一視同仁，不能厚此薄彼。遇到發(fā)言人解釋不清或不能確定的問題，可請(qǐng)專門人員回答或臨時(shí)召集有關(guān)人員磋商。

（3）發(fā)言人和主持人一定要謹(jǐn)言慎行，千萬不要自我吹噓，掩蓋不利事實(shí)。

（四）合理安排會(huì)場(chǎng)

記者招待會(huì)所用的會(huì)場(chǎng)的大小主要取決于與會(huì)的攝影記者。電視攝影記者比報(bào)刊攝影記者所占的空間要大。如果電視攝影機(jī)在會(huì)場(chǎng)后排，那么公司發(fā)言人應(yīng)在會(huì)場(chǎng)前排就座；如只有報(bào)刊記者與會(huì)，發(fā)言人就可以坐在記者當(dāng)中，當(dāng)有人提問時(shí)就可以走到前排。越隨便，離記者的空間距離越近，就越容易造出一種友好氣氛。

合理安排會(huì)場(chǎng)的注意事項(xiàng)：

（1）房間大小要適中。舉行記者招待會(huì)的房子空間過大、人員稀少，會(huì)給人的印象是記者招待會(huì)內(nèi)容價(jià)值不大的印象，與其這樣，還不如在一個(gè)小點(diǎn)兒的房間里為好；而滿屋座無虛席，還有一些人站在過道里，給人的印象則是肯定有很重要的消息。

（2）座位安排要適當(dāng)。不要讓新聞發(fā)言人坐在鏡子、窗戶或其他反射光線的背景之前，以防影響鏡頭效果。