公文格式是公文程式化的規(guī)范表現(xiàn)。我國(guó)黨政機(jī)關(guān)的公文格式是本著形式美觀(guān)、方便處理、約定俗成、保證通行、注重實(shí)用的原則規(guī)定的，使公文程式化、規(guī)范化，以提高機(jī)關(guān)工作的效率，達(dá)到實(shí)際應(yīng)用的目的。

一、公文格式及其標(biāo)準(zhǔn)化

1.公文格式

公文格式，簡(jiǎn)言之，就是公文的表現(xiàn)形式，即各種公文文體的表現(xiàn)樣式和形式。黨政機(jī)關(guān)正式使用的公文，專(zhuān)門(mén)由黨政機(jī)關(guān)以法規(guī)的形式確定其規(guī)范的樣式，以保證其規(guī)范性、權(quán)威性、普遍通行性和有效性。

公文最初無(wú)格式，在使用過(guò)程中逐漸形成一種有規(guī)律的表現(xiàn)形式。例如為公文處理方便的需要，逐步約定俗成為版頭、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)等表現(xiàn)形式。為保證公文的普遍通行，達(dá)到統(tǒng)一或維護(hù)公文的權(quán)威性，而由公文制發(fā)者根據(jù)約定俗成和使用習(xí)慣做出相對(duì)統(tǒng)一的規(guī)定，形成規(guī)范。這種規(guī)范作為一種程式化的要求，便成為公文的格式。

【知識(shí)拓展】

“格式”的來(lái)歷

“格”和“式”本來(lái)屬于古代公文的兩種文體，后逐步演化為規(guī)格、式樣。格，最初的含義是長(zhǎng)木條，后來(lái)有限制、阻止、尺度、法式、標(biāo)準(zhǔn)、制度等含義。式，即法式?！墩f(shuō)文》:“式，法也，從工，弋聲?！焙笥幸?guī)格、樣式等意?！缎绿茣?shū)·刑法志序》:“唐之刑書(shū)有四，曰律、令、格、式。令者，尊卑貴賤之等數(shù)，國(guó)家之制度也。格者，百官有司所常行之事也。式者，其所常守之法也。”《唐六典》:“律以正刑定罪”“令以設(shè)范立制”“格以禁違正邪”“式以軌物程事”。由此可知，格和式原都是需要遵守的一些行政規(guī)范制度，而這些規(guī)范制度相對(duì)比較具體，人們的行為不能出“格”，不能犯“式”，后來(lái)用于文章寫(xiě)作的規(guī)范就稱(chēng)為格式，而這種格式主要是指文章應(yīng)遵循的規(guī)格樣式。

資料來(lái)源:趙映誠(chéng)主編:《文書(shū)工作與檔案管理》，高等教育出版社2007年版，第79頁(yè)。

2.公文格式標(biāo)準(zhǔn)化

公文格式標(biāo)準(zhǔn)化具有廣義和狹義兩個(gè)方面的含義:廣義是指按照一定的公文格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制作和印發(fā)公文。狹義是指黨政機(jī)關(guān)的公文采取法定性的規(guī)范格式標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。

公文格式標(biāo)準(zhǔn)具有規(guī)范性和確定性的特點(diǎn)。公文格式的組成部分，不能隨意更換和增刪;公文的文面格式是統(tǒng)一規(guī)定的，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)都要按規(guī)范的格式進(jìn)行制發(fā)公文。

黨政機(jī)關(guān)公文采取規(guī)范的格式要求，即國(guó)家通過(guò)行政法規(guī)的形式，確定了統(tǒng)一的公文格式。2012年4月中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳頒布了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，提出了公文格式的規(guī)范要求。2012年7月國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局發(fā)布了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)公文通用的公文用紙、印制裝訂、格式要素、式樣等，實(shí)現(xiàn)了我國(guó)公文格式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

公文格式實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，有利于保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和有效性;有利于公文的處理和提高辦事效率;有利于與時(shí)代接軌、與世界接軌，促進(jìn)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展;有利于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

【資訊瀏覽】

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施

為提高黨政機(jī)關(guān)公文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，近日國(guó)家質(zhì)檢總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委發(fā)布了GB/T9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，于2012年7月1日起正式實(shí)施?！饵h政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合這些年來(lái)黨政機(jī)關(guān)公文格式的實(shí)際應(yīng)用，對(duì)公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等做出了具體規(guī)定。特別是將黨政機(jī)關(guān)公文用紙統(tǒng)一為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，首次統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文格式要素的編排規(guī)則，使黨政機(jī)關(guān)公文的表現(xiàn)形式更加規(guī)范。該標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，有利于進(jìn)一步提高各級(jí)黨政機(jī)關(guān)公文制作水平和質(zhì)量，有力推動(dòng)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化。

資料來(lái)源:《中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)報(bào)》，2012年第7期。

二、公文格式各要素編排規(guī)則

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分，以使公文頁(yè)面美觀(guān)、醒目。

在公文中，首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)以上的部分稱(chēng)為版頭;公文首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)(不含)以下、公文末頁(yè)首條分隔線(xiàn)(不含)以上的部分稱(chēng)為主體;公文末頁(yè)首條分隔線(xiàn)以下、末條分隔線(xiàn)以上的部分稱(chēng)為版記。

(一)版頭

公文版頭包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人與分隔線(xiàn)等部分(見(jiàn)圖3-1)。

圖3-1 版 頭

1.份號(hào)

份號(hào)是指公文印制份數(shù)的順序號(hào)。

涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。

公文如需標(biāo)注份號(hào)時(shí)，一般用6位阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

公文編制份號(hào)的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍與分發(fā)對(duì)象。當(dāng)文件需要收回保管或銷(xiāo)毀的時(shí)候，就可以對(duì)照份號(hào)掌握其是否有遺漏或丟失。

2.密級(jí)和保密期限

密級(jí)和保密期限是指公文的秘密等級(jí)和保密的期限。秘密等級(jí)是公文保密程度的標(biāo)志，按照保密法規(guī)定劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三個(gè)等級(jí)。保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說(shuō)明。

涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。

公文如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限時(shí)，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。密級(jí)和保密期限之間應(yīng)用“★”隔開(kāi)，形式為“絕密★3個(gè)月”，表示該公文屬于絕密等級(jí)，保密的期限為3個(gè)月，過(guò)期即可解密。但如不標(biāo)注保密期限，則只標(biāo)注密級(jí)且密級(jí)兩字之間應(yīng)空1字距離。

3.緊急程度

緊急程度是指公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。

根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。

公文如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角;如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

【提醒您】

確定公文緊急程度的注意事項(xiàng)

確定與標(biāo)明文件的緊急程度是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，是為了特別引起文書(shū)處理部門(mén)和承辦人的注意，以保證文件的時(shí)效，確保一些緊急問(wèn)題能得到緊急處理。

確定公文緊急程度時(shí)應(yīng)注意:

一是不要隨意將公文的緊急程度升格，防止濫標(biāo)急件。

二是緊急程度標(biāo)明何種等級(jí)，應(yīng)由公文簽發(fā)人確定。

4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱(chēng)為準(zhǔn)。規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)應(yīng)由該機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)申報(bào)，由本機(jī)關(guān)自定的，一定要明示其他行政機(jī)關(guān)，不能只是自己使用而別的機(jī)關(guān)不予認(rèn)同。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀(guān)、莊重為原則。

聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，也可以單獨(dú)使用主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)。如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)排列在前;如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)為準(zhǔn)上下居中排布。

5.發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。

發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注;年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，即“2013”不能標(biāo)成“13”，且應(yīng)用六角括號(hào)“〔〕”括入(不是用“[ ]”括入);發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。如“國(guó)發(fā)〔2013〕1號(hào)”。

上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

文件編排發(fā)文字號(hào)的作用主要有:一是統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于文件的管理;二是在查找和引用文件時(shí)可以作為文件的代號(hào)使用。

【知識(shí)拓展】

發(fā)文機(jī)關(guān)代字常見(jiàn)編法

第一，在發(fā)文機(jī)關(guān)代字中包括文類(lèi)的代字，如國(guó)辦函字〔2000〕32號(hào)，意為國(guó)務(wù)院辦公廳2000年以函的形式制發(fā)的第32號(hào)公文。還有“參”代表參閱性公文，“批”代表某一類(lèi)反復(fù)出現(xiàn)的批文、“任”代表任免性公文、“重紀(jì)要”代表重大會(huì)議紀(jì)要等，不要繁瑣，簡(jiǎn)便實(shí)用而已。

第二，在發(fā)文機(jī)關(guān)代字中包括承辦單位的代字，如財(cái)農(nóng)字〔2000〕15號(hào)，意為財(cái)政部農(nóng)業(yè)司2000年承辦的第15號(hào)公文。這種編法體現(xiàn)出承辦部門(mén)，便于上下級(jí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)口處理公文及公文分類(lèi)處理和管理。但是公文數(shù)量較少的中小機(jī)關(guān)和基層單位不宜將代字復(fù)雜化，機(jī)關(guān)對(duì)外正式發(fā)文的發(fā)文字號(hào)用地域代字(體現(xiàn)隸屬關(guān)系)加上機(jī)關(guān)代字即可。

第三，如果屬于機(jī)關(guān)單位的對(duì)內(nèi)行文，其發(fā)文字號(hào)應(yīng)該與包括承辦部門(mén)代字的機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)有所區(qū)別，如“財(cái)農(nóng)字”已經(jīng)作為財(cái)政部發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)代字，該部農(nóng)業(yè)司的對(duì)內(nèi)行文就不能再使用“財(cái)農(nóng)字”作為發(fā)文字號(hào)的發(fā)文機(jī)關(guān)代字，使得以機(jī)關(guān)名義和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名義兩種不同性質(zhì)的發(fā)文有所區(qū)別。

第四，一般情況下，發(fā)文機(jī)關(guān)代字應(yīng)該經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)正式行文時(shí)予以確認(rèn)。一經(jīng)確認(rèn)不要隨便更改，以免造成使用混亂。

資料來(lái)源:楊戎主編:《公文處理案例精選》，四川人民出版社2010年版，第111～112頁(yè)。

6.簽發(fā)人

在文件上標(biāo)注簽發(fā)人姓名，是表示文件生效并對(duì)文件內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)。

上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。

如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。

7.版頭中的分隔線(xiàn)

版頭中的分隔線(xiàn)是位于發(fā)文字號(hào)之下4mm處居中的一條與版心等寬的紅色分隔線(xiàn)。

(二)主體

主體是反映公文主要內(nèi)容的部分，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等部分(見(jiàn)圖3-2、圖3-3)。

1.標(biāo)題

標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種三個(gè)要素組成。

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。有固定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的公文可以省去標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。事由是對(duì)公文內(nèi)容的高度濃縮和概括。文種即《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定的15種公文種類(lèi)。例如《國(guó)務(wù)院關(guān)于修改〈全國(guó)年節(jié)及紀(jì)念日放假辦法〉的決定》，其中“國(guó)務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“修改《全國(guó)年節(jié)及紀(jì)念日放假辦法》”是事由，“決定”是文種。

公文中的標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于版頭中分隔線(xiàn)下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

圖3-2 主體部分

【小技巧】

標(biāo)題的排列

標(biāo)題的排列是否得當(dāng)不僅關(guān)系公文版面是否協(xié)調(diào)、大方，最主要的是關(guān)系能否突出地表達(dá)公文內(nèi)容、能否為標(biāo)題的標(biāo)意和告知功能服務(wù)。

標(biāo)題的排列常見(jiàn)的有以下幾種類(lèi)型。

第一，單行排列

12個(gè)字以?xún)?nèi)的標(biāo)題，居中排一行即可。

第二，雙行排列

標(biāo)題字?jǐn)?shù)滿(mǎn)20字或20字以上，排一行不醒目可排成兩行，又有上短下長(zhǎng)、上長(zhǎng)下短、上下等長(zhǎng)等幾種排法，只要設(shè)計(jì)合理就可以，但應(yīng)避免下面幾種排法:

(1)左齊右不齊

×××××××××××

×××××××

(2)階梯式

×××××××××

×××××××××

(3)拆詞式(即把一個(gè)詞分拆在兩行)

××人民政府關(guān)于發(fā)

布《××××××》的通知

第三，三行排列

在公文處理實(shí)踐中，公文以排列兩行為最多，標(biāo)題字?jǐn)?shù)多到三行的情況應(yīng)盡量避免。如果實(shí)在避免不了，確需排三行的，常見(jiàn)的有以下兩種排法:

(1)寶塔形

×××××××××

×××××××××××

×××××××××××××

(2)菱形

×××××××××

×××××××××××

×××××××××

排三行時(shí)，應(yīng)避免以下兩種排法:

(1)三行等長(zhǎng)

×××××××××

×××××××××

×××××××××

這種排法顯得沉悶、呆板、不活潑。

(2)倒金字塔

×××××××××××××

×××××××××××

×××××××××

這種排法顯得頭重腳輕，給人以滑稽、輕浮、不嚴(yán)肅的感覺(jué)。

資料來(lái)源:夏海波著:《公文寫(xiě)作與處理》，北京大學(xué)出版社2010年版，第31～32頁(yè)。

2.主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。確定主送機(jī)關(guān)可以按其性質(zhì)、級(jí)別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，同性質(zhì)或級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)，不同性質(zhì)或級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu):”。

主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。(如第二章“范例閱讀”《發(fā)展改革委關(guān)于加強(qiáng)小微企業(yè)融資服務(wù)支持小微企業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)意見(jiàn)》中主送機(jī)關(guān)的編排)

【提醒您】

主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多時(shí)怎樣編排

如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記部分進(jìn)行標(biāo)注。

在版記部分標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期的上一行、左右各空一字編排。“主送”二字后加全角冒號(hào)，后標(biāo)注主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)句號(hào)。

既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)的上一行，之間不加分隔線(xiàn)。

3.正文

正文是公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。

公文首頁(yè)必須顯示正文。正文一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。

文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標(biāo)注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

4.附件說(shuō)明

附件說(shuō)明指公文附件的順序號(hào)和名稱(chēng)。

公文如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)(如“附件:1.××××××”);附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊(見(jiàn)圖3-3)。

圖3-3 主體部分——附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名等

5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名

發(fā)文機(jī)關(guān)署名是指署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

發(fā)文機(jī)關(guān)署名的格式要求將在后文與成文日期和印章的格式要求一并介紹。

6.成文日期

成文日期是指署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位(即1不編為01)。

【小技巧】

成文日期的確定原則

第一，主要的命令、決定、通告、通知等，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

第二，兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，以最后一個(gè)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)(或簽署)的日期為準(zhǔn)。

第三，會(huì)議通過(guò)的公文，以通過(guò)的日期為準(zhǔn)。

第四，一般性的公文，以實(shí)際印發(fā)的日期為準(zhǔn)。

第五，電報(bào)，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

7.印章

公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。

(1)加蓋印章的公文

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內(nèi)。

(2)不加蓋印章的公文

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文(或附件說(shuō)明)下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。

(3)加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文(或附件說(shuō)明)下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊;每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章;簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱(chēng)。

簽名章一般用紅色。

【提醒您】

印章使用中的注意事項(xiàng)

第一，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

第二，有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。

第三，當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

8.附注

附注是指公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

公文如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。

9.附件

附件是指公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。

【知識(shí)拓展】

附件的種類(lèi)

附件可以從作用和表現(xiàn)形式兩種角度進(jìn)行分類(lèi)。

第一，從作用角度劃分為以下三類(lèi):

1.主體性附件。如批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)類(lèi)公文，主體的文種多為附件公文的法定載體“通知”，其內(nèi)容也是程序性的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類(lèi)說(shuō)明;附件本身才是公文主要內(nèi)容。有意見(jiàn)認(rèn)為這類(lèi)公文不應(yīng)視為附件，如《關(guān)于印發(fā)××?xí)h紀(jì)要的通知》《關(guān)于上報(bào)×××工作總結(jié)的報(bào)告》，其中的會(huì)議紀(jì)要和工作總結(jié)都屬于此類(lèi)附件。

2.補(bǔ)充說(shuō)明性附件。為進(jìn)一步突出主體的內(nèi)容和行文主旨，將一些證據(jù)性文件、前期報(bào)批材料的復(fù)印件，與主體有關(guān)的詳細(xì)的公文材料，包括數(shù)據(jù)、人名、各種表格、圖紙及其他說(shuō)明性文件材料，有意獨(dú)立于主體之外單獨(dú)成文，既可以補(bǔ)充和完善公文，又可使主題內(nèi)容簡(jiǎn)潔，便于不同閱文者根據(jù)辦文和職責(zé)需要選擇閱讀。

3.支撐性附件，也稱(chēng)參考資料式附件，即文中已申明僅供參考而不具備等同于主體的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用的附件，其效用在于為受文者正確理解和執(zhí)行公文主件或上級(jí)機(jī)關(guān)審批公文提供背景材料和參考數(shù)據(jù)。例如遵照單位領(lǐng)導(dǎo)批示辦文時(shí)附上的批示復(fù)印件，越級(jí)行文時(shí)附上領(lǐng)導(dǎo)人有關(guān)批示的副本，會(huì)簽公文時(shí)附上雙方會(huì)簽意見(jiàn)，上報(bào)請(qǐng)示附上的辦文說(shuō)明以及為上級(jí)代擬的批復(fù)稿等，都可視作支撐性附件。這類(lèi)附件中有的不僅是在本單位內(nèi)部上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)時(shí)提供相關(guān)參考資料，幫助領(lǐng)導(dǎo)決策，所以并不作為公文的組成部分隨著正文發(fā)送至收文機(jī)關(guān)。如國(guó)資委規(guī)定"送簽有關(guān)文件時(shí)向本單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告文件的起草和辦理過(guò)程、有關(guān)事項(xiàng)的背景、文件辦理依據(jù)、辦理的意見(jiàn)和建議等"，應(yīng)采取簽報(bào)，即內(nèi)部請(qǐng)示文件，亦稱(chēng)呈批件另文上報(bào)。

第二，從表現(xiàn)形式角度劃分為圖表、照片、畫(huà)冊(cè)、紙質(zhì)公文及其他文字或非文字材料類(lèi)附件。

近年來(lái)由于現(xiàn)代信息技術(shù)的使用，網(wǎng)絡(luò)更給公文附件以廣闊發(fā)展空間。如××市政府關(guān)于征集××地區(qū)設(shè)計(jì)方案時(shí)，將模擬的示意圖附在電子公文后，受者只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，一張張清晰的模擬效果圖就呈現(xiàn)在眼前?？梢灶A(yù)言，今后公文附件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的鏈接，可以直接利用更為廣泛的資源，如信息數(shù)據(jù)庫(kù)、電子法規(guī)庫(kù);除了平面信息外，還可以通過(guò)多媒體，看到聲像并茂的各種圖像，附件的潛力可以大大挖掘。

資料來(lái)源:楊戎主編:《公文處理案例精選》，四川人民出版社，2010年版，第144～145頁(yè)。

(三)版記

公文的版記部分由版記中的分隔線(xiàn)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和頁(yè)碼等組成(見(jiàn)圖3-4)。

1.版記中的分隔線(xiàn)

版記中的分隔線(xiàn)與版心等寬，首條分隔線(xiàn)和末條分隔線(xiàn)用粗線(xiàn)(一般高度為0.35mm)，中間的分隔線(xiàn)用細(xì)線(xiàn)(一般高度為0.25mm)。首條分隔線(xiàn)位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線(xiàn)與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2.抄送機(jī)關(guān)

抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。

公文如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)句號(hào)。

3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期是指公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線(xiàn)之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位(即1不編為01)，后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線(xiàn)隔開(kāi)。

4.頁(yè)碼

頁(yè)碼是指公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。

公文的頁(yè)碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線(xiàn);一字線(xiàn)上距版心下邊緣7 mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼(如圖3-4所示)。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

圖3-4 版記

三、公文的特定格式

1.信函格式

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，一般使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線(xiàn)(上粗下細(xì))，距下頁(yè)邊20mm處印一條紅色雙線(xiàn)(上細(xì)下粗)，線(xiàn)長(zhǎng)均為170mm，居中排布。

如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線(xiàn)下，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線(xiàn)的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線(xiàn)下，與該線(xiàn)的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。

第二條紅色雙線(xiàn)上一行如有文字，與該線(xiàn)的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。

版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線(xiàn)，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

2.命令(令)格式

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，一般使用紅色小標(biāo)宋體字。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號(hào)，令號(hào)下空二行編排正文。

3.紀(jì)要格式

紀(jì)要標(biāo)志由“××××紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，一般使用紅色小標(biāo)宋體字。

標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。

標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。

四、公文格式的其他要求

1.幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為:210mm×297mm。

2.版面要求

頁(yè)邊與版心尺寸:公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。

如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字，文字的顏色均為黑色。公文一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿(mǎn)版心。特定情況可以做適當(dāng)調(diào)整。

3.制版要求

版面應(yīng)干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。

4.印刷要求

公文應(yīng)雙面印刷;頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%。印品著墨實(shí)、均勻;字面不花、不白、無(wú)斷劃。

5.裝訂要求

公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。

包本裝訂公文的封皮(封面、書(shū)脊、封底)與書(shū)芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

【提醒您】

裝訂公文的注意事項(xiàng)

使用騎馬訂或平訂裝訂公文，應(yīng)當(dāng)做到以下三點(diǎn):

第一，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm;

第二，無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;

第三，騎馬訂釘鋸均訂在折縫線(xiàn)上，平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm。

6.公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。

7.公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字的用法

公文中計(jì)量單位的用法應(yīng)當(dāng)符合GB3100、GB3101和GB3102(所有部分)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15834，數(shù)字用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15835。