第二節(jié)　行政公文的構(gòu)成要素及格式

公文格式是公文具有法定權(quán)威性和行政約束力在形式上的表現(xiàn)，是區(qū)別公文與一般文章的重要標(biāo)志，也是保證公文質(zhì)量和提高公文辦理效率的重要手段。圖4-1至圖4-5給出了公文的版式圖。人們習(xí)慣于把一份公文劃為三大部分，即眉首(文頭)部分、主體(行文)部分和版記(文尾)部分。公文首頁紅色反線及以上的各要素統(tǒng)稱眉首，紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體，主題詞及以下的各要素統(tǒng)稱版記。每一部分又由若干要素構(gòu)成。公文文本版式見后。

一、眉首(文頭)格式

行政公文眉首又叫公文文頭，它位于公文首頁的上方，包括公文份號、秘密等級、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線等要素。

圖4-1　公文首頁版式

1.份號

份號又稱順序號、流水號，即一份文件在該文總印數(shù)中的順序的編號，用7位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，標(biāo)注在文件首頁左上角。如“鄂府〔2006〕9號文第0000125”號，表示它是2006年第9號文件印發(fā)數(shù)中的第125份。涉密公文應(yīng)標(biāo)注份號，以便登記、回收，防止泄密和流失。

2.秘密等級

秘密等級簡稱密級。它一般分為絕密、機密、秘密三個等級。它的標(biāo)注形式為前標(biāo)密級，中間加一個實心五角星，后標(biāo)保密時限，如“絕密★三年”。

3.緊急程度

緊急程度指公文內(nèi)容涉及的時間緩急程度。文件的緊急程度有“特急”、“急件”兩級，電報的緊急程度有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四級。緊急程度標(biāo)注在文件首頁右上角，密級下方位置。

圖4-2　上報公文首頁版式

4.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志

發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加上“文件”二字組成。如湖北省人民政府的發(fā)文機關(guān)標(biāo)志是:“湖北省人民政府文件”。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志用宋體套紅大字位于眉首上部居中位置，這就是紅頭文件的由來。如由兩個以上單位聯(lián)合行文，要將聯(lián)合各方的單位名稱分行排列，主辦單位列首位。在民族區(qū)域自治地區(qū)，發(fā)文標(biāo)志可并用少數(shù)民族的文字和漢字印制。

5.發(fā)文字號

發(fā)文字號是指某一公文在發(fā)文機關(guān)一個年度內(nèi)發(fā)文總號中的實際順序號。由機關(guān)代字、年份和序號三部分組成，如“×府〔2006〕××號”，或“×政〔2006〕××號”。它位于發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的下方。如果是上行文，則位于發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的左下方。

機關(guān)代字由一定范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)統(tǒng)一編定其直屬機關(guān)、單位的代字，字?jǐn)?shù)一般不超過三個字。行政公文中的機關(guān)代字不使用“字”一字，這是因為“字”有文件類別的意思，如“×介字”、“×聘字”、“×建字”，分別表示介紹類、聘用類、建筑類文件的意思。又如“×政字”，解讀為行政類文件的意思，因行政公文機關(guān)代字表示的是發(fā)文機關(guān)，不是表示文件的類別，所以它一般不像專業(yè)類文件一樣使用一個“字”字。機關(guān)代字后用“發(fā)”字，有上級發(fā)下文件的意思，如:“國辦發(fā)”是國務(wù)院辦公廳發(fā)下文件，“中辦發(fā)”是中共中央辦公廳發(fā)下文件，一般單位不要隨意使用；函件式文件中要標(biāo)明文種，如“×政函”等。

圖4-3　公文末頁版式

行政公文中的年份要用六角符括住，并且要使用年份全稱。年份必須用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全公元紀(jì)年。但要注意，上級公文在正文中引用下級機關(guān)公文的發(fā)文字號時可用年份簡稱，不過這時要用圓括號，如批復(fù)用語“你單位武教(06)××號收悉”。另外，行政公文發(fā)文字號的順序號前不要加“第”字。

如果公文屬聯(lián)合行文只標(biāo)注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

圖4-4　聯(lián)合行文公文末頁版式(1)

6.簽發(fā)人

簽發(fā)人位于發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下方的右側(cè)，書寫“簽發(fā)人”及其姓名?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)中規(guī)定，“上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人的姓名”。目的在于讓上級機關(guān)了解該文件的負(fù)責(zé)人，為上級機關(guān)就此事項與發(fā)文機關(guān)聯(lián)系溝通提供方便。聯(lián)合行文的所有單位批準(zhǔn)該文發(fā)出的負(fù)責(zé)人均需簽名?！掇k法》第二十八條規(guī)定:“以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)?！?/p>

7.文頭橫線

文頭橫線是行政公文用的一條橫線，也稱紅色反線。黨務(wù)公文需在橫線中間印上一顆實心紅色五角星。文頭橫線距發(fā)文字號要留有4mm空間。

圖4-5　聯(lián)合行文公文末頁版式(2)

二、主體(行文)格式

主體，是公文非常重要的組成部分。它由公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、公文生效標(biāo)志、成文日期、附注共7項組成。

1.公文標(biāo)題

公文標(biāo)題在紅色反線之下。標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文的文種，通常由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三要素構(gòu)成。

發(fā)文機關(guān)名稱要用全稱或規(guī)范化簡稱。文頭已有發(fā)文機關(guān)名稱的，標(biāo)題可以省去發(fā)文機關(guān)。標(biāo)題一般不要加標(biāo)點符號，但是標(biāo)題中引用具有法規(guī)、規(guī)章性質(zhì)的文件，如條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則，則必須加書名號。如:國家稅務(wù)總局關(guān)于印發(fā)《廣告市場個人所得稅征收管理暫行辦法》的通知。

事由即辦理公文的主要事項，它往往用“關(guān)于”組成介賓結(jié)構(gòu)。如:關(guān)于對全省加油站進(jìn)行清理整頓的通告。

關(guān)于文種選擇的問題，可以從以下幾個方面進(jìn)行考慮。第一，根據(jù)13種行政公文的適用范圍確定；第二，根據(jù)行文機關(guān)之間的關(guān)系來確定；第三，根據(jù)行文的目的確定?！掇k法》對每個文種各自適用的情況作了明確具體的規(guī)定，在哪種情況下用什么文種，結(jié)合寫作的具體情況就不難確定，因此對各個行政公文的適用情況要了解透徹。首先要明確行文與受文機關(guān)是上下級、平級，還是不相隸屬機關(guān)的關(guān)系，上下級機關(guān)之間主要適用上行文與下行文，平級機關(guān)與不相隸屬機關(guān)之間主要用函這一文種。是否要求上級機關(guān)回復(fù)，是確定用報告還是用請示的依據(jù)。同樣是上行文，如果要求上級回復(fù)，則用請示，否則用報告。這些因素都將有助于我們在公文寫作時選擇和確定文種。

公文標(biāo)題的類型:(1)完整式。即三要素齊備的標(biāo)題。(2)非完整式。指取發(fā)文機關(guān)或事由中的一項加上文種而構(gòu)成的標(biāo)題。(3)文種式。即僅以文種為題的標(biāo)題。

標(biāo)題的位置排在正中，兩邊不頂格。在排列方式上，有兩行對齊式、上長下短式、上短下長式、寶塔式、倒寶塔式等。排列的方式主要以對稱、美觀為原則，但是要注意，不要為了一味追求美觀而將雙音節(jié)詞或多音節(jié)詞分拆為兩行，如:

國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的補充通知

標(biāo)題中“破產(chǎn)”是一個雙音節(jié)詞，應(yīng)將它們排列為一行，不應(yīng)將這個詞分開。正確的分行方法應(yīng)該是:

國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的補充通知

2.主送機關(guān)

主送機關(guān)俗稱“抬頭”或“上款”，指負(fù)責(zé)處理、執(zhí)行公文的機關(guān)。位于正文之前，標(biāo)題之下，頂格寫。除“公告”、“通告”、“會議紀(jì)要”外，一般行政公文都要標(biāo)明主送機關(guān)。

需要所屬機關(guān)了解和執(zhí)行的公文，叫普發(fā)公文。普發(fā)公文需要下級機關(guān)共辦的，主送機關(guān)使用泛稱，如“部屬各高等院校，各直屬單位”。

下級向上級寫的報告、請示等公文，一般只寫一個主送機關(guān)，不能多頭主送，否則就會造成責(zé)任不明而貽誤問題的及時處理。

主送機關(guān)一欄容易產(chǎn)生錯誤的地方是上下級關(guān)系和直屬關(guān)系兩稱呼間的逗號使用問題。如:各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)。例中，“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”與發(fā)文機關(guān)屬于上下級關(guān)系，“國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)”屬于直屬關(guān)系，因此在兩者之間用逗號，而不用頓號。如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府、國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)”中的標(biāo)點用法就存在錯誤。

3.正文

行政公文的正文是最重要的內(nèi)容，用來表達(dá)公文的具體事項與要求。按照《國家行政機關(guān)公文格式》的有關(guān)規(guī)定:“必須保證公文首頁顯示正文。”公文的內(nèi)容必須在首頁上有所顯示，這既是公文排版的要求，也是防止變造公文、保證公文在內(nèi)容上不出問題的一個重要措施。公文正文位置在主送機關(guān)之下至落款前。從主送機關(guān)名稱的下一行，每自然段左空兩格，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。正文部分，內(nèi)容較多的情況，一般分事由、事項、結(jié)尾三個部分；內(nèi)容較少的，則采用篇段合一的方式。原公文格式中末頁上端左側(cè)頂格的“(此頁無正文)”標(biāo)注已撤銷，現(xiàn)在的格式務(wù)必使印章與正文同處于一個頁面，目的在于防止不法分子偽造公文。

4.附件與附件說明

附件是指和公文正件相關(guān)的附屬材料，可分為兩類:一類是證實公文正件內(nèi)容的材料，如歷史資料、證明人資料；另一類是公文要傳達(dá)的有關(guān)文件，特指隨文發(fā)布的其他相關(guān)資料。附件在正文之后，起說明、注釋或補充作用，有的附件本身就是正件。這類本身就是正件的附件有著實質(zhì)性的內(nèi)容，因此更重要，而正件只相當(dāng)于一個按語或者說明，正件為附件而發(fā)，沒有附件就沒有正件，這種現(xiàn)象在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)型通知中常見。作為正文的一部分，要把附件標(biāo)題列在正文之后，落款之前，有的在標(biāo)題后還要注明頁數(shù)。

5.成文時間

成文時間指公文經(jīng)簽發(fā)后發(fā)出生效的時間。成文日期的確定，一般以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

成文時間必須使用漢字，意指漢語小寫數(shù)字?！傲恪睂懗伞啊稹?。

6.公文生效標(biāo)志

公文生效標(biāo)志是證明公文效力的表現(xiàn)形式，即發(fā)文機關(guān)印章。生效標(biāo)志有兩種情況。

(1)單獨行文的印章。單獨行文時落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)志成文日期，并在上距正文一行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

(2)聯(lián)合行文的印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章，有兩種情況。第一種，如需加蓋兩個印章，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空七字，署發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)，兩個印章均壓成文日期，主辦機關(guān)印章在前。第二種，當(dāng)聯(lián)合行文需蓋三個以上印章時，將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機關(guān)印章在前；每排最多三個印章，如余一兩個印章，應(yīng)居中排列；印章之間不得相交、相切；在最后一排印章之下右空兩字標(biāo)志成文時間。

公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文處于同一頁面，不得采取標(biāo)志“此頁無正文”的辦法解決。

7.附注

附注是需要說明的其他事項。如說明公文傳達(dá)的范圍，說明有關(guān)引文的出處，解釋有關(guān)名詞術(shù)語。公文如有附注，居左空兩字加圓括號標(biāo)志在成文日期下一行。

三、行政公文的版記(文尾)格式

版記包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、版記中的反線。

1.主題詞

主題詞是公文主要內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化概括，由標(biāo)明公文主要內(nèi)容及文種名稱的名詞或名詞性詞組組成。主題詞是提高公文檢索速度的檢索符號。主題詞的制作是銜接公文制發(fā)機關(guān)和檔案部門的一項重要工作。為適應(yīng)引用公文主題詞的需要，《國務(wù)院主題詞表》規(guī)定了主題詞的范圍。一份文件的主題詞除類別詞外最多不超過五個。主題詞標(biāo)注在公文末頁下部、抄送范圍上方，居左頂格標(biāo)志后加冒號，詞與詞之間不加標(biāo)點，空一格。

主題詞的標(biāo)引方法如下。

(1)標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件形式的詞。如:國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)文種詞“通知”，即標(biāo)引順序為:“類別詞+類屬詞+文種詞”。

(2)一份文件如果有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如:國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知，先標(biāo)引第一個主題詞內(nèi)容的類別詞“經(jīng)濟管理”，再標(biāo)類屬詞“企業(yè)”、“破產(chǎn)”，然后標(biāo)引反映第二個主題內(nèi)容的類別詞“勞動”，再標(biāo)類屬詞“就業(yè)”，最后標(biāo)文種詞“通知”。

(3)根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如:國務(wù)院關(guān)于九五期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定，可標(biāo)“科技體制改革決定”。

2.抄送機關(guān)

抄送機關(guān)指需要了解公文內(nèi)容，但是不需要執(zhí)行公文事項的機關(guān)。公文需要抄送的條件是協(xié)調(diào)工作，受文單位雖不負(fù)責(zé)執(zhí)行公文，但因其工作關(guān)系，它對相關(guān)的公文事項必須有所了解，從而在必要的時候協(xié)調(diào)或者配合工作。如果沒有上述行文條件，則公文一般不需要抄送。抄送機關(guān)要空一格書寫，并用橫欄線與正件分開，表示其非正件之意。

在實際中，某些單位對上級抄送文件沿用了“抄報”一詞，這是要注意的，目前，行政公文無論對上對下抄送，概用“抄送”一詞。關(guān)于這一點，《辦法》中有多處相關(guān)表述，如第十七條“應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機關(guān)”等，它表示行政公文不再使用“抄報”一詞。

3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機關(guān)一般是直屬于上級領(lǐng)導(dǎo)的辦公部門或文秘部門，它們負(fù)責(zé)文件的辦理與印發(fā)等具體工作。印發(fā)時間指公文送印完成的時間，它們位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)則在主題詞之下)，約占一行。印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)志。

4.版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。