第三節(jié)　行政公文的基本格式

為了保證行政公文的完整性、權(quán)威性和規(guī)范性，便于撰制辦理和存檔備查，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)公文格式作了明文規(guī)定，根據(jù)這一辦法，國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》，現(xiàn)結(jié)合《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《格式》對(duì)公文中各要素的標(biāo)識(shí)規(guī)則具體說明。

公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主旨詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。以上要素可劃分為眉首、主體和版記三大部分:

一、眉首

置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首。由以下幾項(xiàng)組成。

(一)公文份數(shù)序號(hào)

指將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)?！敖^密”、“機(jī)密”級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。

(二)秘密等級(jí)和保密期限

涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限。如只需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。

(三)緊急程度

緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”(其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”)。如只需標(biāo)識(shí)緊急程度，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。

(四)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

一般由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱+“文件”組成，對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)一般用紅色，上邊緣至版心上邊緣為25mm，對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm;如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)上空2行向下依次標(biāo)識(shí)。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

(五)發(fā)文字號(hào)

由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)構(gòu)成。如“國辦發(fā)〔2006〕16號(hào)”，“國辦”是發(fā)文機(jī)關(guān)“國務(wù)院辦公廳”的代字，“2006”是發(fā)文年份，“16號(hào)”是發(fā)文序號(hào)。議案、批復(fù)和函，一般在發(fā)文機(jī)關(guān)代字之后加“函”字。在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行居中排布。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

(六)簽發(fā)人

上報(bào)的公文如“請(qǐng)示”等應(yīng)當(dāng)標(biāo)識(shí)簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字。

二、主體

主體部分是公文內(nèi)容陳述的開始，是公文的核心部分。由以下幾方面內(nèi)容組成。

(一)公文標(biāo)題

公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)+發(fā)文緣由+文種組成。發(fā)文機(jī)關(guān)要寫全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，發(fā)文緣由是介詞“關(guān)于”和一個(gè)動(dòng)賓詞組或名詞詞組構(gòu)成的介詞短語，如《全國愛衛(wèi)會(huì)關(guān)于大力開展春季愛國衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)切實(shí)做好人禽流感防控工作的通知》;有時(shí)，公文標(biāo)題也可省略發(fā)文機(jī)關(guān)，如《關(guān)于召開全省電業(yè)管理工作會(huì)議的通知》;還可省略事由，只寫發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，如《中華人民共和國公告》;有些在單位內(nèi)部使用的公文，標(biāo)題僅寫文種即可。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題位于紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布，回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。

(二)主送機(jī)關(guān)

指公文的主要受理機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格;公告、通告類公開張貼性公文可省去主送機(jī)關(guān)。

(三)正文

一般由三部分組成，開頭說明發(fā)文的目的、原因、依據(jù)、意義等;主體寫發(fā)文事項(xiàng)，如事項(xiàng)較多，可分條列項(xiàng)寫;結(jié)尾根據(jù)不同種類行政公文的要求，有不同的習(xí)慣用語，如主體已將意思表達(dá)完整，就不再另寫結(jié)尾;公文正文在主送機(jī)關(guān)下1行，每自然段第1行左空2字，回行頂格，但數(shù)字、年份不能回行。

(四)附件說明

附件是指那些用來說明、補(bǔ)充、佐證正件的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、情況說明以及其他文字材料。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱，在正文下一行左空2字標(biāo)識(shí)附件;附件應(yīng)和正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”;如不能與正文一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文序號(hào)。要注意的是，一些批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類的通知，從形式上看也有附件，這類被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文，實(shí)際上并非本來意義上的附件，無需在文尾寫上附件字樣。被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)的公文，與前面的通知不能分開裝訂，且頁碼要連貫。

(五)成文日期

應(yīng)以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)，凡屬會(huì)議通過的文件應(yīng)以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)，成文日期必須用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫成“○”。

(六)公文生效標(biāo)識(shí)

指發(fā)文機(jī)關(guān)印章(用紅色)或簽署人姓名。除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出者之外，公文一律加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。

(七)附注

指需要說明的其他事項(xiàng)。如“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。公文如有附注，應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注順序和名稱。

三、版記

(一)主題詞

公文主題詞，指能表達(dá)公文內(nèi)容特點(diǎn)和歸屬類別的規(guī)范化詞匯。為了便于公文的立卷歸檔，適應(yīng)公文處理規(guī)范化、信息化的需要，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》要求公文標(biāo)注主題詞。居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)冒號(hào)，主旨詞之間空1字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主旨詞。

(二)抄送機(jī)關(guān)

指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在主旨詞下1行，左右各空1字標(biāo)識(shí)“抄送”，后用冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后用句號(hào)。

(三)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

指印發(fā)公文的機(jī)關(guān)和時(shí)間。位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞下)占1行位置;印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字;印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。版記應(yīng)置于公文的最后一面(封四)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。