二、流程二：調(diào)查收集階段

（一）調(diào)查收集信息的步驟

1．步驟一：確定調(diào)查收集信息的方法

一般來講，崗位分析的方法是指調(diào)查收集信息的方法。信息用途決定了信息收集和分析的方法，可供選擇的信息收集方法有兩大類：一類是定性的調(diào)查收集方法，如參與法、直接觀察法、訪談法、問卷法、關(guān)鍵事件法、工作日志法等等；另一類是定量的調(diào)查收集方法，如PAQ職位分析問卷、FJA功能性職務(wù)分析法、MPDQ管理崗位描述問卷法等等。

在中國企業(yè)實(shí)際運(yùn)作中，絕大多數(shù)企業(yè)采取定性的調(diào)查收集法，而定量調(diào)查收集法，由于其專業(yè)性、理論性很強(qiáng)，并且對(duì)企業(yè)相關(guān)的運(yùn)作體制有較高的要求，因而較難在中國企業(yè)實(shí)施。鑒于此，我們高職高專學(xué)生只要掌握定性調(diào)查收集方法就可以了，所以本書沒有對(duì)定量調(diào)查收集法作出介紹。調(diào)查收集方法選定后，要對(duì)被選定的信息收集方法制訂相應(yīng)的實(shí)施方案。

2．步驟二：編制收集信息所需的各種文本

調(diào)查收集信息的工作人員需編制觀察提綱、訪談提綱、調(diào)查問卷、任務(wù)清單等。

3．步驟三：端正調(diào)查收集的思想

在收集整理信息時(shí)應(yīng)注意：不同來源的信息差別，應(yīng)從不同角度收集，不要事先抱有偏見；應(yīng)結(jié)合實(shí)際，不可照抄照搬。

4．步驟四：工作信息的收集

收集工作信息其實(shí)就是收集一切與工作有關(guān)的信息資料。一般來講，信息的來源有：現(xiàn)有的組織設(shè)計(jì)文件、業(yè)務(wù)流程資料、管理流程資源等書面文件；崗位任職者、管理監(jiān)督者、內(nèi)外部客戶、崗位分析人員等各種形式的反饋信息；《職業(yè)名稱辭典》和其他相關(guān)企業(yè)的崗位分析參考資料等等。對(duì)重點(diǎn)內(nèi)容做重點(diǎn)、細(xì)致的調(diào)查和收集。

5．步驟五：信息確認(rèn)

工作人員要求被調(diào)查員工對(duì)各種工作特征和工作人員特征的重要性和發(fā)生頻率等做出等級(jí)評(píng)定；同時(shí)，為了避免或降低這些信息出現(xiàn)偏差的可能性，要求這些工作的具體執(zhí)行者以及他們的直接主管進(jìn)行核定。這不僅有助于確定所獲得的信息是否正確，也有助于所有參與該活動(dòng)的人獲得正確理解，這顯然是對(duì)崗位分析有很大幫助的。

（二）定性的調(diào)查收集信息方法

1．工作實(shí)踐法：分析人員親自從事所需研究的工作。

（1）優(yōu)點(diǎn)：可以準(zhǔn)確地了解工作的實(shí)際任務(wù)和對(duì)任職資格的正確要求。

（2）缺點(diǎn)：不適用于需要進(jìn)行大量訓(xùn)練、危險(xiǎn)的工作和較長時(shí)間才能掌握的工作。

（3）適用：適用于短期內(nèi)可以掌握的工作。

2．直接觀察法：是指對(duì)該崗位員工的整個(gè)工作日或固定工作周期的工作情況進(jìn)行觀察、記錄和分析的一種方法。觀察法根據(jù)觀察對(duì)象和目的的不同可分四種：個(gè)人、小組、設(shè)備儀器和特殊工作觀察法。

（1）優(yōu)點(diǎn)：工作分析人員能夠比較全面、深入地了解工作的要求。

（2）缺點(diǎn)：不適用于腦力勞動(dòng)成分較高的工作、處理緊急情況的工作、有反感情緒的員工。

（3）適用：工作內(nèi)容固定、程序化和體力勞動(dòng)為主的工作。比如，裝配線工人、保安人員等。

（4）注意事項(xiàng)：要注意工作行為樣本的代表性；觀察人員在觀察時(shí)盡量不要引起被觀察者的注意，干擾被觀察者的工作；觀察前要有詳細(xì)的觀察提綱和行為標(biāo)準(zhǔn)；觀察者要避免機(jī)械記錄，應(yīng)反映與工作有關(guān)的內(nèi)容，并對(duì)工作信息進(jìn)行比較和提煉。

（5）下面是基于企業(yè)運(yùn)作的工作崗位分析的觀察提綱，提綱內(nèi)容如下，僅供參考。

企業(yè)文件范例3-1　工作崗位分析的觀察提綱（部分）

被觀察者姓名：　　　日　　期：

觀察者姓名：　　　　觀察時(shí)間：

工作類型：　　　　　工作部分：

觀察內(nèi)容：

1．什么時(shí)候開始正式工作？__________

2．上午工作多少小時(shí)？__________

3．上午休息幾次？__________

4．第一次休息時(shí)間從__________到__________

5．第二次休息時(shí)間從__________到__________

6．上午完成產(chǎn)品多少件？__________

7．平均多長時(shí)間完成一件產(chǎn)品？________________

8．與同事交談幾次？________________

9．每次交談約多長時(shí)間？________________

10．室內(nèi)溫度度。________________

11．上午抽了幾支煙？________________

12．上午喝了幾次水？________________

13．什么時(shí)候開始午休？________________

14．出了多少次品？________________

15．搬了多少次原材料？________________

16．工作場地噪音分貝是多少？________________

（資料來源：北大縱橫《人力資源管理咨詢實(shí)務(wù)》書籍）

3．訪談法

訪談法又稱面談法，是一種應(yīng)用最為廣泛的崗位分析方法，指崗位分析者就某一個(gè)崗位或職務(wù)面對(duì)面地詢問任職者、主管、專家等人對(duì)工作的意見和看法。面談的程序可以標(biāo)準(zhǔn)化，亦可以是非標(biāo)準(zhǔn)化。一般情況下，應(yīng)用訪談法時(shí)以標(biāo)準(zhǔn)化訪談格式記錄，目的是便于控制訪談內(nèi)容及對(duì)同一職務(wù)不同任職者的回答相互比較。

（1）訪談準(zhǔn)備：查閱資料、結(jié)構(gòu)化提綱、標(biāo)準(zhǔn)格式的記錄表。

（2）主要類型：一是個(gè)別訪談法：工作之間有明顯差別時(shí)使用，時(shí)間比較充分的情況下采用。二是群體訪談法：在多名員工從事同樣的工作時(shí)使用。三是主管訪談法：在主管對(duì)工作內(nèi)容比較熟悉時(shí)使用。

（3）優(yōu)點(diǎn)：能夠簡單、迅速地收集工作分析資料，適用性強(qiáng)。由任職者親口講出工作內(nèi)容，具體而準(zhǔn)確?？梢詫?duì)工作者的工作態(tài)度與工作動(dòng)機(jī)等較深層次的內(nèi)容有比較詳細(xì)的了解。使崗位分析者了解到短期直接觀察法不容易發(fā)現(xiàn)的情況，有助于管理者發(fā)現(xiàn)問題。有機(jī)會(huì)為任職者解釋?shí)徫环治龅谋匾约肮δ?，以利于他們的支持?/p>

（4）缺點(diǎn)：訪談法要有專門的技巧，需要受過專門訓(xùn)練的崗位分析專業(yè)人員。訪談?wù)咛釂柷吠讜r(shí)容易招致員工反感，還可能會(huì)誤解員工意思。被訪談?wù)叱鲇谧晕铱紤]往往夸大其承擔(dān)的責(zé)任和工作的難度，還可能弱化某些職責(zé)。比較費(fèi)口、費(fèi)力，工作成本較高。

（5）適用：時(shí)間緊張及對(duì)文字理解有限的員工。

（6）注意事項(xiàng)：如出現(xiàn)不同的看法，不要與員工爭論。如果員工對(duì)主管有抱怨，不要介入。不要流露出對(duì)工資待遇方面有興趣。不要對(duì)任何崗位和人員批評(píng)和建議。

（7）下面是基于企業(yè)運(yùn)作的面談法工作崗位分析表，面談內(nèi)容如下，僅供參考。企業(yè)文件范例3-2 面談法工作崗位分析表

職位名稱________________

主管部門________________

所屬部門________________

工作地點(diǎn)________________

間接主管________________

監(jiān)督者_(dá)_______________

直接主管_____________________

一、職位設(shè)置的目的

本職位設(shè)置的目的是什么？

___________________________________________ ___________________________________________

二、職責(zé)

按順序列舉說明本職位的工作責(zé)任及其重要性（責(zé)任分為每日、一定時(shí)期內(nèi)與偶爾擔(dān)負(fù)的三種類型）。

1．每日必做的工作　　　　完成該任務(wù)花費(fèi)的時(shí)間百分比

（1）_____________　　　_____________

（2）_____________　　　_____________

（3）_____________　　　_____________

（4）_____________　　　_____________

2．一定時(shí)間內(nèi)必做的工作　完成該任務(wù)的時(shí)間百分比（季、月、周）

（1）_____________　　　_____________

（2）_____________　　　_____________

（3）_____________　　　_____________

（4）_____________

3．偶爾要做的工作　　　完成該任務(wù)的時(shí)間百分比

（1）_____________　　　_____________

（2）_____________　　　_____________

（3）_____________　　　_____________

三、教育要求

對(duì)于本職位的工作來說，哪些教育或知識(shí)是必需的？這些教育與知識(shí)可以從學(xué)校獲得，也可以通過自學(xué)、在職培訓(xùn)或工作實(shí)踐獲得。請(qǐng)確定下列教育或知識(shí)哪些是必要的，并在每條開頭的橫線上打鉤。

_______________任職者能夠讀寫并理解基本的口頭或書面指令。

___________任職者能夠理解并執(zhí)行工作程序，以及理解上下級(jí)的隸屬關(guān)系，能夠進(jìn)行簡單的數(shù)學(xué)運(yùn)算和辦公室設(shè)備的操作。

_____________任職者能夠理解并完成交給的任務(wù)，具備每分鐘打50個(gè)文字的能力；

_____________具備本職位工作需要的專業(yè)知識(shí)；

_____________具備相近專業(yè)領(lǐng)域的一般知識(shí)；

_____________具備商業(yè)管理與財(cái)政方面的基礎(chǔ)知識(shí)與技能；

_____________具備商業(yè)管理與財(cái)政方面的高級(jí)知識(shí)與技能；

_____________其他方面要求：

________________________________________________

___________________________________________________

四、經(jīng)驗(yàn)

本職位要求任職者具備哪些經(jīng)驗(yàn)？請(qǐng)確定下列哪些經(jīng)驗(yàn)是必需的。

________只需要1個(gè)月的相關(guān)實(shí)習(xí)期或在職培訓(xùn)期；

________只需要1～3個(gè)月的相關(guān)實(shí)習(xí)期或在職培訓(xùn)期；

________只需要4～6個(gè)月的相關(guān)實(shí)習(xí)期或在職培訓(xùn)期；

________只需要7～12個(gè)月的相關(guān)實(shí)習(xí)期或在職培訓(xùn)期；

________只需要1～3年的相關(guān)實(shí)習(xí)期或在職培訓(xùn)期；

________只需要3～5年的相關(guān)實(shí)習(xí)期或在職培訓(xùn)期；

________只需要5～8年的相關(guān)實(shí)習(xí)期或在職培訓(xùn)期；

________需要8年以上的相關(guān)實(shí)習(xí)期或在職培訓(xùn)期；

其他方面的經(jīng)驗(yàn)要求：

________________________________________________

___________________________________________________

五、擔(dān)負(fù)的管理職責(zé)

任職者擔(dān)負(fù)的管理責(zé)任有哪些？下列每項(xiàng)工作所花費(fèi)時(shí)間的百分比是多少？

1．工作指導(dǎo)

2．布置工作________　______________

3．檢查工作________　______________

4．制訂計(jì)劃________　______________

5．目標(biāo)管理________　______________

6．協(xié)調(diào)活動(dòng)________　______________

7．解決雇員問題________　______________

8．評(píng)價(jià)下屬________　______________

_________________________________________

_________________________________________

任職者直接管理的職工人數(shù)

六、工作關(guān)系

本職位的工作者有哪些關(guān)系？在描述這些聯(lián)系時(shí)，要考慮這些聯(lián)系是怎樣建立的？該聯(lián)系在部門內(nèi)部還是部門外部？聯(lián)系是否頻繁？聯(lián)系中包括信息搜集判斷，還是僅僅作為一種服務(wù)形式？哪些聯(lián)系對(duì)部門有用？這里的聯(lián)系對(duì)象包括本部門與外部的所有人員。

__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

七、本職位所受到的監(jiān)督與管理

本職位需要接受哪些監(jiān)督和管理？接受的程度如何？通過下列情況加以確定并在每條開頭的橫線上打鉤。

__________直接。任職者的工作簡單重復(fù)，工作處于明確、具體的指導(dǎo)下，基本上每天都接受指導(dǎo)。

______嚴(yán)密性。任職者要求按程序工作，從上級(jí)部門接受任務(wù)安排。

______一般性。任職者可以有計(jì)劃地安排自己的工作，但需要不定期地與上級(jí)商討例外的、復(fù)雜的問題。

______有限性。任職者在一定的目標(biāo)與指導(dǎo)下，計(jì)劃自己一定時(shí)期（每月）內(nèi)的工作。

______宏觀指導(dǎo)。任職者可以獨(dú)立地計(jì)劃與實(shí)施自己的主要工作，只需要在目標(biāo)方向上與主管者要求保持一致。

_____________自主性。任職者可以自主地確定工作目標(biāo)。績效標(biāo)準(zhǔn)只需與他人協(xié)商即可，不需要征得上級(jí)同意。

八、決策責(zé)任

任職者獨(dú)立決策的權(quán)限與范圍有多大？他做出的決定是否需由他人審核？如果需要，那么應(yīng)由誰來審核？

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

九、錯(cuò)誤分析

1．最易犯的錯(cuò)誤有哪些？舉例說明，并指出它們是操作上的還是觀念上的或兩者皆有。

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

2．這些錯(cuò)誤多長時(shí)間才能被發(fā)現(xiàn)，誰能發(fā)現(xiàn)，常在哪些工作環(huán)節(jié)上被發(fā)現(xiàn)？

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

3．這些錯(cuò)誤存在哪些障礙？在糾正錯(cuò)誤過程中可能出現(xiàn)什么枝節(jié)問題？

_____________________________________________________________ _____________________________________________________________

十、數(shù)據(jù)保密

任職者是否要對(duì)一些數(shù)據(jù)加以保密？保密的程度如何？保密對(duì)公司的利益有無影響？請(qǐng)對(duì)下列情況予以確定并在每條開頭的橫線上打鉤。

_____________不保密。工作中沒有任何數(shù)據(jù)需要保密。

_____________有一點(diǎn)保密。偶爾有些數(shù)據(jù)需要保密。

_____________一般保密。一般情況下，需要保密，泄密將對(duì)公司起副作用。

_____________絕大部分工作都需要保密，泄密將對(duì)公司有重大影響。

_____________完全保密。稍加泄露，便會(huì)有損公司的名聲和地位。

十一、工作條件

描述工作順利進(jìn)行時(shí)必需的生理?xiàng)l件、物理?xiàng)l件。比如，任職者工作期間站、走、負(fù)荷的時(shí)間各是多少。

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

十二、心理要求

為了使工作順利進(jìn)行，對(duì)任職者在心理方面有哪些要求？

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

十三、列出工作中所使用的機(jī)器或設(shè)備（包括一直使用、經(jīng)常使用和偶爾使用三種）

　　一直使用　經(jīng)常使用　偶爾使用

（1）＿＿＿＿?。撸撸撸摺。撸撸撸?/p>

（2）＿＿＿＿　＿＿＿＿?。撸撸撸?/p>

（3）＿＿＿＿　＿＿＿＿?。撸撸撸?/p>

十四、附加說明

本職位還有哪些方面需要補(bǔ)充說明，請(qǐng)列出。

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

（資料來源：北大縱橫《人力資源管理咨詢實(shí)務(wù)》書籍）

4．問卷法

是指通過精心設(shè)計(jì)的問卷獲取關(guān)于某崗位的工作內(nèi)容、工作特征和人員要求等信息的方法。

（1）優(yōu)點(diǎn)：費(fèi)用低、速度快?？蓸I(yè)余填寫，不影響工作。調(diào)查范圍廣，可用于多種目的，多樣用途的工作分析。可以使調(diào)查的樣本量大。資料可量化，由計(jì)算機(jī)處理。

（2）缺點(diǎn)：設(shè)計(jì)理想的調(diào)查表工作量大、費(fèi)用比較高。在問卷使用前應(yīng)進(jìn)行測(cè)試，以了解員工理解問卷中問題的情況；為避免誤解，還經(jīng)常需要工作分析人員親自解釋和說明，降低了工作效率。填寫調(diào)查表是由工作者單獨(dú)進(jìn)行，缺少交流。由于被調(diào)查者的責(zé)任心，可能影響調(diào)查的質(zhì)量。

（3）適用：工作復(fù)雜及需要對(duì)很多人進(jìn)行調(diào)查的情況。

（4）下面是基于企業(yè)運(yùn)作的崗位分析調(diào)查問卷，面談內(nèi)容如下，僅供參考。

企業(yè)文件范例3-3 崗位分析調(diào)查問卷

此次問卷調(diào)查是為了搜集您目前所在崗位的有關(guān)信息，進(jìn)行信息分析、處理后編制崗位說明書，以規(guī)范總廠崗位管理。

問卷調(diào)查只針對(duì)崗位客觀情況，不涉及任何具體個(gè)人。請(qǐng)不必顧慮，如實(shí)填寫。

您是最了解您的崗位的人，因此您的認(rèn)真填寫對(duì)我們的工作非常重要，也是對(duì)總廠的重要貢獻(xiàn)。謝謝！

人力資源項(xiàng)目組

部門___________　　　　　崗位___________

（續(xù)）

（續(xù)）

（續(xù)）

（資料來源：互聯(lián)網(wǎng)某人力資源網(wǎng)站，作者不詳）

5．典型事例法

將工作過程中的重大或重要事件詳細(xì)記錄的方法稱為典型事例法。

（1）優(yōu)點(diǎn)：直接描述活動(dòng)，可以揭示工作的動(dòng)態(tài)性質(zhì)，也可以揭示工作崗位的重點(diǎn)和關(guān)鍵。

（2）缺點(diǎn)：收集、判斷和分類資料需耗費(fèi)大量時(shí)間。對(duì)常規(guī)工作容易忽視，而常規(guī)工作是分析的主要目的。

（3）適用：重大或重要事件占整個(gè)工作比重大的情況。

（4）注意事項(xiàng)：調(diào)查期限不宜過短。事件數(shù)量足夠說明問題，數(shù)目不能太少。正反事件要兼顧。

6．工作日志法

工作日志法是員工的直接上級(jí)事先設(shè)計(jì)好詳細(xì)的工作日志表，讓員工按照要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)填寫，真實(shí)表現(xiàn)該員工的每日的工作情況，從而收集員工的職務(wù)信息。

（1）優(yōu)點(diǎn)：獲取信息準(zhǔn)確。獲取信息的過程簡單、成本較低。

（2）缺點(diǎn)：對(duì)于高層職位來講，不能反映真實(shí)情況。信息量大，歸納工作繁瑣。

（3）適用：工作循環(huán)周期短、工作狀態(tài)穩(wěn)定的職位。

（4）注意事項(xiàng)：要求在一段時(shí)間內(nèi)，連續(xù)不斷地記錄工作事項(xiàng)。工作者自己填寫，容易漏填重要的內(nèi)容；第三者填寫，則人力投入太大，效果不好。