第二節(jié)　會(huì)展用品與設(shè)備準(zhǔn)備

會(huì)議與展覽對(duì)酒店場(chǎng)館服務(wù)范圍的要求不同。會(huì)議依賴于場(chǎng)館提供的全面服務(wù)，包括音響、場(chǎng)地布置、餐飲宴會(huì)服務(wù)等；展覽的一些服務(wù)如展臺(tái)的搭建、運(yùn)輸?shù)?，多?shù)由參展商自己或雇傭展覽承包商負(fù)責(zé)完成，展覽區(qū)只提供基礎(chǔ)設(shè)施。

一、會(huì)議用品與設(shè)備的準(zhǔn)備內(nèi)容

會(huì)議用品與設(shè)備的準(zhǔn)備要落實(shí)專人負(fù)責(zé)，具體內(nèi)容有以下幾類。

（1）會(huì)前制定計(jì)劃。計(jì)劃應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明：所需物品和設(shè)備，包括名稱、型號(hào)、數(shù)量；物品和設(shè)備的來(lái)源，如租借、調(diào)用、采購(gòu)等；所需的費(fèi)用等。

（2）提前準(zhǔn)備到位。準(zhǔn)備充分，安裝調(diào)試到位。

（3）節(jié)約成本。要嚴(yán)格按照會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行。

二、會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施

（1）桌椅。桌面一般鋪有桌布。

（2）講臺(tái)。講臺(tái)面應(yīng)足以放置水杯和書(shū)寫(xiě)文具筆、紙、粉筆和雷射筆，講臺(tái)高度應(yīng)適中，走道要有一定照明，防止演講者被電纜和其他障礙物絆倒。講臺(tái)上一般有放置講稿的小臺(tái)架，如放在桌上則稱桌架，如直接放在地板上，則稱為講稿架。

（3）布件。主要有會(huì)議室和宴會(huì)布件，如會(huì)議室和宴會(huì)廳臺(tái)布、臺(tái)裙、椅套、筷套等。

（4）席位卡。會(huì)議席位卡在涉外會(huì)議中通常為中英文雙語(yǔ)設(shè)計(jì)，且正反兩面所注內(nèi)容完全相同。

（5）照明設(shè)備。照明質(zhì)量的基本要求有：照度均勻；照度合理；抑制眩光。

（6）地毯。地毯的鋪法有滿鋪、散鋪以及滿散結(jié)合式三種鋪法。

（7）空調(diào)通風(fēng)設(shè)備。利用空調(diào)設(shè)備對(duì)某一空間的空氣進(jìn)行溫度、濕度、潔凈度和風(fēng)速調(diào)節(jié)，使空氣的質(zhì)量符合會(huì)議的要求。夏天溫度要求保持在26℃—28℃間，冬天保持在24℃—26℃間；相對(duì)濕度要求夏天在50%—70%范圍內(nèi)，冬天≥35%；室內(nèi)要保持一定量的新鮮空氣，室內(nèi)空氣流速為0．1—0．5米／秒，以0．1—0．2米／秒為最佳。

三、常用文具的準(zhǔn)備

（1）簽字筆。在簽字儀式上，所使用的簽字筆應(yīng)該專門使用，能夠體現(xiàn)簽字代表的身份。

（2）鉛筆。會(huì)議開(kāi)始前應(yīng)準(zhǔn)備好，也可備上圓珠筆、水筆。鉛筆需事先削好，并統(tǒng)一擺放于與會(huì)者座位的右上方，最少每人準(zhǔn)備2支，以備交替使用。

（3）紙張。紙張擺放因其需要而定，必須統(tǒng)一擺放，且其質(zhì)地規(guī)格必須一致。

（4）專門用品。專門性會(huì)議上所使用的物品，如頒獎(jiǎng)會(huì)上的獎(jiǎng)品與證書(shū)、選舉會(huì)上的選票和投票箱、開(kāi)幕式剪彩工作和彩帶等。

四、生活用品的準(zhǔn)備

（一）茶具

茶具是會(huì)議接待服務(wù)必備的服務(wù)用具之一，包括茶杯、茶碗、茶壺、茶盞、托盤等飲茶用具。在會(huì)務(wù)接待服務(wù)中使用最為廣泛的主要為瓷器茶具。如果選擇礦泉水、果汁作為會(huì)議用飲料，一般應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)格使用中高檔的玻璃水杯。

（二）飲料

（1）礦泉水。根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短確定小瓶或大瓶，根據(jù)會(huì)議規(guī)格確定品牌。

（2）茶水。第一次續(xù)水時(shí)間為會(huì)議開(kāi)始后30分鐘，以后每40分鐘一次。如果會(huì)議持續(xù)的時(shí)間比較長(zhǎng)，在續(xù)水三次后應(yīng)該為與會(huì)者重新泡茶。

（3）其他飲料。如果汁、椰汁、咖啡等。

（三）煙灰缸

煙灰缸一般2—3人使用一個(gè)比較合適。一般煙灰缸里面煙頭不得超過(guò)2個(gè)，如撤換煙缸，應(yīng)用干凈的煙缸蓋在臟的煙缸上，將兩個(gè)煙缸同時(shí)撤下，隨后放到托盤內(nèi)，將干凈的煙缸放到原處。

（四）“請(qǐng)勿吸煙”標(biāo)志

如果會(huì)議不允許吸煙，在會(huì)議開(kāi)始前應(yīng)該在每一個(gè)與會(huì)者都能夠看到的地方擺放“請(qǐng)勿吸煙”的標(biāo)志，提醒與會(huì)者不要吸煙。如果會(huì)議的時(shí)間比較長(zhǎng)，可以給吸煙的客人專門開(kāi)辟一個(gè)吸煙室。

五、會(huì)場(chǎng)裝飾用品

（一）花卉

布置花卉要注意花卉的品種與顏色要符合會(huì)展的整體格調(diào)。主席臺(tái)前和會(huì)場(chǎng)入口處是花卉布置的兩個(gè)重點(diǎn)區(qū)域。會(huì)議用花種類及其適用范圍見(jiàn)表6-1。

表6-1　會(huì)議用花種類及其適用范圍

（二）旗幟

旗幟有國(guó)旗、會(huì)旗、黨旗、隊(duì)旗等之分。

（三）會(huì)標(biāo)

會(huì)標(biāo)是以會(huì)展名稱為主要內(nèi)容的會(huì)展信息的文字性標(biāo)志。會(huì)標(biāo)一般以醒目的橫幅形式懸掛于主席臺(tái)上方的沿口或布景版上，或用計(jì)算機(jī)制成幻燈片，映射于天幕上。

（四）會(huì)徽

會(huì)徽即體現(xiàn)或象征會(huì)展精神的圖案性標(biāo)志，一般懸掛在主席臺(tái)的天幕中央。在布置主席臺(tái)時(shí)，把會(huì)徽懸掛在臺(tái)幕正中黃金分割線處為宜。

（五）臺(tái)幕

臺(tái)幕即主席臺(tái)的背景，一般用紫紅色或深藍(lán)色面料做成。紅色色調(diào)熱烈，藍(lán)色色調(diào)柔和寧?kù)o，可視會(huì)議性質(zhì)分別選用。一般的臺(tái)幕都用單色，也可采用分割法，配以兩種顏色。

（六）標(biāo)語(yǔ)條幅

標(biāo)語(yǔ)條幅的制作方法可以參照會(huì)標(biāo)的制作方法。

（七）畫(huà)像

畫(huà)像主要用于紀(jì)念、追悼性的會(huì)議。

（八）模型標(biāo)志

模型標(biāo)志是一種矗立在會(huì)場(chǎng)內(nèi)的立體型的形象標(biāo)志。

（九）會(huì)場(chǎng)色調(diào)

時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議，會(huì)場(chǎng)可用綠色、藍(lán)色的窗簾，布置綠、藍(lán)色的花草、樹(shù)木等，以消除與會(huì)者的疲勞；代表大會(huì)、表彰慶祝大會(huì)，會(huì)場(chǎng)的色調(diào)布置要鮮亮、醒目，以顯示熱烈、莊嚴(yán)、喜慶的氣氛，如在主席臺(tái)擺一些五彩繽紛的鮮花，兩側(cè)排列鮮艷的紅旗，周圍懸掛一些紅底黃字的標(biāo)語(yǔ)。

六、視聽(tīng)器材的準(zhǔn)備

（一）放映設(shè)備

1．幻燈機(jī)

在會(huì)議中，35毫米的幻燈機(jī)最常用于幻燈片放映。鏡頭將幻燈片影像放大投射到銀幕，鏡頭大小則取決于投射距離和銀幕大小。

2．投影儀

投影儀操作服務(wù)應(yīng)注意：

（1）熟悉投影儀操作說(shuō)明，正確掌握投影儀操作規(guī)程。

（2）在會(huì)議正式開(kāi)始前30分鐘，投影儀要準(zhǔn)備就緒。

（3）開(kāi)機(jī)后一般有3分鐘的預(yù)熱時(shí)間，檢查投影儀電纜傳輸?shù)男盘?hào)是否正常。

（4）將信號(hào)電纜放置到外力無(wú)法接觸到的位置，例如墻沿處、天花板上等。

（5）不要讓投影儀工作在灰塵太多的環(huán)境中，及時(shí)清除鏡頭上的灰塵，保證投影畫(huà)面的清晰；散熱風(fēng)扇的進(jìn)風(fēng)口和出風(fēng)口如有灰塵覆蓋，必須及時(shí)清除干凈；發(fā)現(xiàn)鏡頭表面中有太多灰塵時(shí)，必須使用專業(yè)的鏡頭清潔紙來(lái)擦除灰塵，而且在擦拭時(shí)按照先中心后邊緣的原則來(lái)進(jìn)行。

（6）根據(jù)會(huì)議放映的要求進(jìn)行必要的調(diào)試。

（7）不要強(qiáng)烈震動(dòng)或擠壓投影儀。

（8）不能帶電插拔各種連接線纜，不能頻繁地開(kāi)通和關(guān)閉投影儀。

（9）關(guān)機(jī)后還需要1—2分鐘的散熱時(shí)間，不能在關(guān)機(jī)后立即切斷投影儀電源，否則造成燈泡損壞。

3．銀幕

使用銀幕首先要決定的是銀幕尺寸，其次要考慮的是型號(hào)、規(guī)格和材質(zhì)。最常見(jiàn)的活動(dòng)式銀幕為三腳架式銀幕。銀幕材質(zhì)有白色、珠光和透明背投可供選擇。

三腳架式銀幕操作服務(wù)應(yīng)注意：

（1）根據(jù)組織方要求決定使用的銀幕尺寸。

（2）活動(dòng)式三腳架的尺寸范圍在1．2—2．4米之間，此類型銀幕只需一個(gè)人即可操作使用。

（3）根據(jù)座位的位置調(diào)整銀幕的高低，并根據(jù)不同需要調(diào)整銀幕的投射角度。

（4）會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)將三腳架式銀幕收好，送到保管處。

4．電視大幕墻

與多媒體投影儀相比，電視幕放映的圖像巨大，適合大型會(huì)議，還能同步播放現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議情況。

電視大幕墻操作服務(wù)注意事項(xiàng)：

（1）要了解電視大幕墻的操作方法。

（2）檢查電視大幕墻的屏幕是否有暗點(diǎn)。

（3）接待會(huì)議通知后，提前將歡迎詞用PPT演示的形式在電腦中設(shè)計(jì)好。

（4）將歡迎詞投射在電視大幕墻上，查看信息傳送是否正常。

（5）電視大幕墻上的各種提示、服務(wù)信息應(yīng)該及時(shí)更新。

（6）做好電視大幕墻屏幕的日常清潔保養(yǎng)。

（二）音響系統(tǒng)

麥克風(fēng)、音控臺(tái)和音箱是會(huì)議室最基本的音響設(shè)備。

音響系統(tǒng)操作服務(wù)注意事項(xiàng)：

（1）檢查音響系統(tǒng)，不應(yīng)出現(xiàn)聲音的失真或發(fā)出尖鳴等現(xiàn)象。

（2）當(dāng)音響設(shè)備和放映設(shè)備一起使用時(shí)，音響和屏幕應(yīng)放在同一地點(diǎn)。

（3）要事先檢查室內(nèi)音響系統(tǒng)的質(zhì)量和可調(diào)性。

（4）還要檢查室內(nèi)有無(wú)聽(tīng)不清傳音的死角。

（5）會(huì)議結(jié)束后，進(jìn)行全面的檢查，完好后切斷電源。

1．麥克風(fēng)

會(huì)議常用的6種麥克風(fēng)有：

（1）微型麥克風(fēng)。這種麥克風(fēng)需要掛饒?jiān)诓弊由匣驃A在衣領(lǐng)上。

（2）手持麥克風(fēng)。

（3）固定桌面麥克風(fēng)。

（4）桌面麥克風(fēng)。

（5）落地式麥克風(fēng)。

（6）漫游式麥克風(fēng)。

2．錄音

會(huì)議場(chǎng)地通常設(shè)有錄音輸出端口，可以提供高質(zhì)量的會(huì)場(chǎng)錄音服務(wù)。

3．同聲傳譯設(shè)備、同聲傳播和表決系統(tǒng)

同聲傳譯設(shè)備有紅外線譯音、有線譯音（只適合固定會(huì)場(chǎng)使用）和無(wú)線譯音（具有體積小、重量輕、攜帶方便、安裝操作簡(jiǎn)單等特點(diǎn)）三種類型的設(shè)備可供選擇。標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議中心都有同聲傳譯室，語(yǔ)言的頻道最多可提供6種語(yǔ)言的同聲翻譯，使用的耳機(jī)可分為有線與無(wú)線兩種，無(wú)線耳機(jī)最好使用紅外線，其收聽(tīng)效果最好。不同形式的會(huì)議需要不同的譯音設(shè)備，應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要來(lái)選用。使用同聲傳譯要求會(huì)場(chǎng)的每一個(gè)座位上都配置相應(yīng)的耳機(jī)，或在全體大會(huì)會(huì)場(chǎng)入口處向與會(huì)者分發(fā)耳機(jī)。在全體大會(huì)開(kāi)始之前，必須留出一定的時(shí)間讓與會(huì)者領(lǐng)取耳機(jī)。同樣，這些耳機(jī)在會(huì)議結(jié)束后也要馬上回收。使用譯音設(shè)備注意事項(xiàng)：無(wú)論使用有線或無(wú)線譯音設(shè)備，首先必須接好地線；使用有線譯音設(shè)備時(shí)，要注意即席話筒。由于連接時(shí)插接點(diǎn)易松動(dòng)，因此一定要插好，以免出現(xiàn)無(wú)聲或雜音等故障；使用無(wú)線譯音設(shè)備需要注意發(fā)射天線需布置合理，與會(huì)者與天線的距離一般不超過(guò)4米，防止雜音大和接收效果不好；為保證會(huì)場(chǎng)譯音效果，最好設(shè)一個(gè)翻譯隔音間，這樣可使翻譯與與會(huì)者互不干擾。

同聲傳播和表決系統(tǒng)是較高級(jí)的會(huì)議設(shè)備，包括：主席發(fā)言機(jī)，并帶有開(kāi)關(guān)話筒、揚(yáng)聲器，投票按鍵、LED狀態(tài)顯示器及LCD屏幕；語(yǔ)言通道選擇器、軟觸鍵、身份圖像器等。設(shè)備都比較精密，要注意維護(hù)。擺放要合理，避免磁場(chǎng)干擾。避免在陽(yáng)光下暴曬，不用時(shí)要用防塵罩罩好。設(shè)備要定時(shí)檢查維護(hù)。

七、展覽相關(guān)服務(wù)及設(shè)施設(shè)備

展覽相關(guān)服務(wù)設(shè)施設(shè)備有以下幾類。

（1）商務(wù)服務(wù)及設(shè)施設(shè)備，如激光照排、打字、復(fù)印、傳真、噴繪等服務(wù)。

（2）工程服務(wù)及設(shè)施設(shè)備，如布展施工用電、制作安裝標(biāo)準(zhǔn)展位或特裝展位等服務(wù)。

（3）信息服務(wù)及設(shè)施設(shè)備，如報(bào)到登記指示牌、用電保障、展位安裝、證件管理、寬帶網(wǎng)絡(luò)接口等服務(wù)。

（4）租賃服務(wù)及設(shè)施設(shè)備，如家具電器等一般物品的租賃、展具租賃、花卉租擺等服務(wù)。

（5）預(yù)訂服務(wù)及設(shè)施設(shè)備，如車票、飛機(jī)票的預(yù)訂等服務(wù)。

（6）運(yùn)輸倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)及設(shè)施設(shè)備，如提供各種噸級(jí)的汽車、鏟車、倉(cāng)儲(chǔ)等服務(wù)。

（7）通信服務(wù)及設(shè)施設(shè)備，如提供本市、國(guó)內(nèi)、國(guó)際電話等服務(wù)。

（8）生活服務(wù)及設(shè)施設(shè)備，如提供上、下午兩次咖啡／茶歇（含曲奇餅）等服務(wù)。

（9）勞務(wù)服務(wù)及設(shè)施設(shè)備，如提供法律咨詢、擬定合同書(shū)、講解員、保安服務(wù)等服務(wù)。