8.3.1　項目資源管理

在設置完項目的范圍和目標并在項目計劃中建立了任務列表之后，就可以開始進行項目資源的管理了。資源是用于完成項目中任務的人員、設備和材料。在資源分配之前，需要先確定項目所需資源類型和數(shù)量?？刹捎孟葘忛嗧椖糠秶腿蝿樟斜?，通過獲得有關資源、工期的歷史信息和請專家審閱資源需求的方法。

8.3.1.1　資源分配

將資源信息輸入項目后，就可以將資源分配給已設置為項目工時的任務。然后檢查是否存在過度分配或分配不足的資源、添加備注，并將工作分配情況通知項目組成員。陳海彬的MP4項目早已經(jīng)計劃好了，只是資源尚未分配給對應的任務，下面以這個項目為例，看看陳海彬如何利用Project 2002的工具分配資源。

步驟1　單擊【文件】｜【打開】，打開事先建立的“MP4產(chǎn)品開發(fā).mpp”文件，這個項目的日程已經(jīng)建立，現(xiàn)在需要為任務分配資源。

圖8－83　文件【打開】對話框

步驟2　單擊第4項任務“模具開發(fā)”，再單擊【常用】工具欄上的【分配資源】按鈕。

圖8－84　分配資源

步驟3　【分配資源】對話框出現(xiàn)，雙擊【名稱欄】下第一行。

圖8－85　【分配資源】對話框

步驟4　【資源信息】對話框出現(xiàn)，在【資源名稱】框內輸入人名“張三”，在【組】框內輸入“生產(chǎn)部”，在【類型】框內選中“工時”選項。

圖8－86　【資源信息】對話框

步驟5　單擊【確定】按鈕，回到【分配資源】對話框，單擊【分配】按鈕。

圖8－87　【分配資源】對話框

步驟6　這時【分配資源】對話框里“張三”所在前面會出現(xiàn)“√”，如果選擇【單位】欄內的“100%”選項，表明這項任務要派給張三一個人完成。這個任務的分配可以通過雙擊“張三”重新編輯甚至刪除。

圖8－88　分配了資源后的【分配資源】對話框

步驟7　單擊【關閉】按鈕回到甘特圖視圖，就會發(fā)現(xiàn)“模具開發(fā)”任務已經(jīng)分配資源給“張三”。

圖8－89　分配了資源后的甘特圖

步驟8　模具開發(fā)任務需要兩個人才能完成，所以陳海彬決定增派李四到模具開發(fā)任務組，重復步驟2～步驟7，只不過信息輸入是和李四有關的。

圖8－90　【資源信息】對話框

圖8－91　添加李四后的【分配資源】對話框

步驟9　增加了李四的甘特圖視圖出現(xiàn)，此時系統(tǒng)會自動彈出提示框詢問增加資源的原因（見圖8－92）。

圖8－92　系統(tǒng)詢問提示框

在步驟4的【資源信息】對話框，除了【常規(guī)】選項卡外，還有【工作時間】和【成本】等4個選項卡。

步驟10　在【資源信息】對話框里切換到【工作時間】選項卡，可以對工時類資源，比如李四的工作時間設置，尤其是當這個資源的工作時間和公司常規(guī)工作時間不同時非常有用。

圖8－93　【工作時間】選項卡

步驟11　在【資源信息】對話框【成本】選項卡，可以對資源的標準費率、加班費率、每次使用成本等5種成本信息設置，比如資源李四如果是臨時工，可考慮設置每次的使用成本。

圖8－94　【成本】選項卡

8.3.1.2　資源替換

資源分配好了并不是不能改變的，張三突然生病住院了，陳海彬只能另外找人，人力資源部推薦王五來替換。

步驟1　單擊第4項任務“模具開發(fā)”，再單擊【常用】工具欄上的【分配資源】按鈕。

圖8－95　分配資源

步驟2　選擇“張三”項，單擊【替換】按鈕。

圖8－96　替換“張三”

步驟3　【替換資源】對話框出現(xiàn)，單擊“王五”項后單擊【確定】按鈕。

圖8－97　【替換資源】對話框

步驟4　“張三”資源被“王五”資源替代，“√”出現(xiàn)在資源“王五”旁邊。

圖8－98　資源替換完成

8.3.1.3　資源工作表

前面介紹的“資源分配”方法一次只能輸入一筆信息，下面介紹的“資源工作表”就可以在同一個窗口里完成多次資源的分配。

步驟1　單擊【視圖】｜【資源工作表】，很像電子表格的“資源工作表”出現(xiàn)。

圖8－99　資源工作表

步驟2　在每一行雙擊，就會出現(xiàn)【資源信息】對話框，輸入信息方法同前，但現(xiàn)在可以完成每一行資源的輸入。

圖8－100　【資源信息】對話框

步驟3　選中【資源工作表】的某一行例如第三行，單擊鼠標右鍵，彈出快捷菜單，請注意在這個快捷菜單里可以使用【復制資源】和【粘貼】功能，比如第三行資源就被復制粘貼后出現(xiàn)相同的第四行資源。

圖8－101　復制資源

圖8－102　資源粘貼

步驟4　也可以在這個快捷菜單里單擊【資源備注】，為該行資源輸入備注信息“臨時替換張三”。

圖8－103　資源備注

步驟5　單擊【確定】按鈕，鼠標移到該行資源的黃色標記處，會自動出現(xiàn)備注信息（見圖8－104）。

圖8－104　備注信息

8.3.1.4　資源沖突

中國有句俗語叫“拆東墻補西墻”，比喻一個人由于計劃不周，手上正在進行的某項任務的資源出現(xiàn)短缺，不得不用另外的資源來彌補。其實，項目管理中也經(jīng)常發(fā)生這樣的問題，稱為“資源沖突”。資源沖突發(fā)生的原因主要是資源在分配時出現(xiàn)了問題，某些任務資源分配不足而某些資源卻過度分配。

資源沖突如果發(fā)生在非關鍵任務上，對項目的影響不會很大，但如果發(fā)生在關鍵任務上，就會推遲項目的完成，所以必須解決項目中的資源沖突問題，以達到資源的平衡。

解決資源沖突實際是找出發(fā)生過度分配的資源和時間段，重新調整資源分配。具體方法分為手動解決資源沖突和自動解決資源沖突，自動解決資源沖突是依靠Project 2002的資源調配程序自動完成，但結果不一定是理想的，還需要結合手動的方式來解決資源沖突。

（1）手動方式解決資源沖突。

要解決資源沖突的問題首先要發(fā)現(xiàn)哪些任務出現(xiàn)了資源沖突，方法很簡單，只要在【資源工作表】視圖環(huán)境下單擊【項目】｜【篩選】｜【過度分配的資源】。

圖8－105　篩選過度分配的資源

項目中所有過度分配的資源便出現(xiàn)了，這些資源的標記域上都有個警告符號，鼠標移過會出現(xiàn)警告信息。

圖8－106　過度分配的資源

現(xiàn)在開始解決資源沖突，主要方法有調整資源的分配、設置資源的延遲使用時間、增加資源使用量、增加資源加班、修改資源日歷、分隔拆分等。

①調整資源的分配。

步驟1　打開陳海彬的MP4項目文件，單擊【視圖】｜【資源使用狀況】，發(fā)現(xiàn)李四在周二至周五要做16個工時的工作，嚴重超負荷，所以想分點李四的任務，比如“軟件開發(fā)”給其他人。

圖8－107　調整資源的分配

步驟2　單擊【視圖】｜【甘特圖】，選中“軟件開發(fā)”任務行，單擊工具欄上的【分配資源】按鈕，選擇“李四”，單擊【替換】按鈕。

圖8－108　【分配資源】對話框

步驟3　在【替換資源】對話框里選擇“陳六”，單擊【確定】按鈕。

圖8－109　【替換資源】對話框

步驟4　切換回【資源使用狀況】，發(fā)現(xiàn)李四的資源沖突已經(jīng)解決，過度分配的警告符號消失。

圖8－110　資源沖突解決

②設置資源的延遲使用時間。

在適當延遲整個項目的完成時間不會有太大影響的情況下，可以采用設置資源的延遲使用時間的辦法。

步驟1　打開陳海彬的MP4項目文件，單擊【視圖】｜【資源使用狀況】，還是李四資源沖突。

圖8－111　資源沖突

步驟2　單擊【視圖】｜【其他視圖】，選中【資源名稱窗體】，單擊【應用】按鈕。

圖8－112　【其他視圖】對話框

步驟3　彈出【資源調配延遲】對話框，將“　”改為“10d”，單擊【確定】按鈕。

圖8－113　【資源調配延遲】對話框

步驟4　切換回【資源使用狀況】，發(fā)現(xiàn)李四的資源沖突已經(jīng)解決，警告符號消失。

圖8－114　資源沖突解決

其他方法具體的步驟這里省略，讀者可以參閱微軟相關技術文檔獲取幫助。但是不管采用何種方法解決資源沖突，都要考慮項目的三要素之間的平衡。例如，增加資源使用量、增加資源加班等方法明顯會增加項目的成本。

（2）自動方式解決資源沖突。

自動方式解決資源沖突依靠Project 2002的資源調配程序可以解決大部分的資源沖突，但就像自動相機和手動相機各有所長一樣，自動方式解決資源沖突很多時候還是離不開手動的方式輔助。下面是具體步驟：

步驟1　單擊【工具】｜【調配資源】，彈出【資源調配】對話框。

圖8－115　調配資源

步驟2　在【資源調配】對話框進行設置，既可使用系統(tǒng)默認項，也可自行設置。

圖8－116　【資源調配】對話框

步驟3　單擊【開始調配】按鈕，出現(xiàn)【開始調配】對話框，選擇后單擊【確定】按鈕。

圖8－117　【開始調配】對話框

步驟4　切換回【資源使用狀況】，李四的資源沖突已經(jīng)解決，過度分配的警告符號消失。

圖8－118　資源調配前的【資源使用狀況】

圖8－119　資源調配后的【資源使用狀況】