第十章　管理信息系統(tǒng)

現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促使各類組織建立起了計算機(jī)信息系統(tǒng)。這些系統(tǒng)被稱為管理信息系統(tǒng)。本章主要涉及信息系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、企業(yè)資源計劃、電子商務(wù)的基本概念和內(nèi)容。管理信息系統(tǒng)的功能覆蓋了組織機(jī)構(gòu)中工作的方方面面，為其生產(chǎn)與經(jīng)營提供了日臻完善的手段，也使人們的工作、生活乃至思維方式發(fā)生了重大變革。

第一節(jié)　信息系統(tǒng)

一、信息

“二戰(zhàn)”后，西方科學(xué)家開始研究信息問題。在1948年，美國數(shù)學(xué)工程師、信息論創(chuàng)始人申農(nóng)(C.E. Shannon)在其發(fā)表論文《通信的數(shù)學(xué)理論》中首次提出信息概念，他認(rèn)為“信息是用來消除隨機(jī)不確定的東西”，這是從信息的作用出發(fā)的。而與申農(nóng)齊名的控制論的創(chuàng)始人維納(N.Wiener)則從信息的地位入手，指出“信息就是信息，既不是物質(zhì)也不是能量”，它的定義表明了信息在信息社會中應(yīng)扮演的角色，從本質(zhì)上講，信息是存在于物質(zhì)運(yùn)動中，它是一種非物質(zhì)性的資源，它和物質(zhì)、能源一起，構(gòu)成了現(xiàn)代社會發(fā)展的三大支柱性資源。

從常識角度看，信息(Information)一般是指具有新內(nèi)容、新知識的消息或情報以及用語言、文字、圖像等符號媒體所揭示的內(nèi)容。我們認(rèn)為，信息是關(guān)于客觀事實(shí)的可通信的知識。

(一)信息與數(shù)據(jù)、知識的關(guān)系

從信息的加工處理角度來說，信息是對數(shù)據(jù)加工的結(jié)果，是對人們的生活和工作有意義的并經(jīng)過處理后的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的定義有廣義和狹義之分，廣義的觀點(diǎn)認(rèn)為數(shù)據(jù)是記錄客觀事實(shí)的、可鑒別的符號。因此，所有的一切數(shù)字、符號、文字、圖形、聲音等都是數(shù)據(jù)。狹義的數(shù)據(jù)指以某種方式記錄下來的，對事物不做解釋的最原始的形式。數(shù)據(jù)是對客觀事實(shí)的真實(shí)反映，它沒有摻雜任何主觀性因素。當(dāng)對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理就變成對人們有價值的信息。

數(shù)據(jù)、信息和知識這些概念的主要區(qū)別是:信息是關(guān)于客觀事實(shí)的可通信的知識;數(shù)據(jù)是記錄下來的可以被鑒別的符號;知識是信息在大腦神經(jīng)中作用后留下的痕跡。數(shù)據(jù)、信息與知識的轉(zhuǎn)換過程，數(shù)據(jù)和信息的概念是相對的，對于第一次加工所產(chǎn)生的信息，可能成為第二次加工的數(shù)據(jù)。同樣，第二次加工得到的信息可能成為第三次加工的數(shù)據(jù)。用語言、文字、圖形等表達(dá)的資料經(jīng)過解釋就是信息，也就是說，信息是我們對數(shù)據(jù)的解釋，或者說信息是數(shù)據(jù)的內(nèi)在含義。如圖10－1所示，在數(shù)據(jù)加工過程中往往要利用經(jīng)驗、知識及相關(guān)的信息技術(shù)。某些信息能直接反映客觀事物規(guī)律，構(gòu)成知識的組成部分。

圖10－1　數(shù)據(jù)、信息與知識的關(guān)系

(二)信息的生命周期與傳播條件

任何事物都必須經(jīng)過產(chǎn)生、發(fā)展和消亡的過程，信息也不例外。信息伴隨物質(zhì)的運(yùn)動而產(chǎn)生，隨著時間的推移和人們需求的變化，信息會逐漸老化，成為無用的信息，信息的生命也走到終點(diǎn)。完整的信息生命周期可以分為信息產(chǎn)生、信息處理(包括加工、傳播、存儲和維護(hù))、信息利用和信息失效，如圖10－2所示。在信息失效之前，信息的各階段是交互性的，每個過程都涉及其他的過程，如信息產(chǎn)生階段包括了對某種信息的加工和傳播，信息利用階段涉及對信息加工、維護(hù)和傳播等過程。

圖10－2　信息的生命周期

信息的傳播條件包括信源、編碼及解碼、信道、信宿和反饋。信源指信息的產(chǎn)生者、發(fā)布者，也就是傳者。信宿是信息的接收者，也就是受者。信息在傳播的過程中要以某種方式進(jìn)行傳播，接收者要以某種方式接收，這就是編碼與解碼。信源和信宿之間信息交換的途徑與設(shè)備稱為信道。信道的性質(zhì)、特點(diǎn)將決定對媒介的選擇。反饋指信息接收者將接收的信息返回給輸出者，并以某種方式改變信息的輸入，進(jìn)而影響信息的整個傳播過程。傳者可以根據(jù)反饋經(jīng)驗檢驗傳播的效果，并根據(jù)此調(diào)整、改進(jìn)下一步的行動，如圖10－3所示。

圖10－3　信息的傳播條件

(三)信息的特征

信息作為對數(shù)據(jù)加工的結(jié)果，具有其自身的特性。信息的基本特征有以下幾點(diǎn):

1．事實(shí)性

信息最早的概念是“關(guān)于客觀事物的可通信的知識，通信是把信息用于事實(shí)”。所以事實(shí)是信息的中心價值。不符合事實(shí)的信息不僅沒有價值，而且可能為負(fù)價值。所以事實(shí)是信息的第一和基本的性質(zhì)。事實(shí)性是信息最基本的屬性。在信息系統(tǒng)中，我們應(yīng)當(dāng)充分重視這一點(diǎn)。這是收集信息過程中最應(yīng)當(dāng)注意的性質(zhì)。而在實(shí)際生活中，對信息事實(shí)性的破壞是相當(dāng)普遍的。

2．差異性

信息是用來消除某種不確定性的東西。信息本身就是不確定的，就信息接收者來說，由于存在個人需求，文化知識，背景，條件，個人能力及信道干擾等因素的影響，對于同一事物不同的人有不同的理解，比如，某人說要戴手表，對那些想外出約會的人可能是重要信息;而對于不受時間約束的人來說則是無關(guān)緊要。在信息的利用上也存在差異性，信息認(rèn)識的不同必然會對其利用產(chǎn)生影響，不同的企業(yè)對同一市場現(xiàn)象所做出的反應(yīng)往往會不同。

3．傳播性

信息的傳播性也被稱為傳遞性或傳輸性，其含義是信息源可以通過載體把信息傳遞給接收者。信息的傳遞是信息在載體中和載體間的運(yùn)動過程，它會發(fā)生信息形式的變化，但不會改變信息內(nèi)容。信息傳播性優(yōu)于物質(zhì)和能源。信息的傳播可以加快資源的傳輸。信息的傳播性具有兩面性:一方面有利于知識的擴(kuò)散，另一方面造成信息的貶值，不利于保密。

4．共享性

信息不同于物質(zhì)的一個明顯特征是其共享性。物質(zhì)具有排他性，正如商品的價值和使用價值一樣，出讓商品的使用價值得到商品的價值，但兩者是不可同時兼有的。信息則不同，可以由一個信息源到達(dá)多個信息的接收者，被多個接收者所共享，在效用上反倒增加了，不減耗它的信息量，反而因交流使其內(nèi)容倍增。共享是信息的獨(dú)特性。信息的共享性使信息可以通過多種渠道和傳輸手段加以擴(kuò)展，從而讓其獲得廣泛的利用。

5．時效性

信息具有反映事物特征的屬性。由于客觀事物總是處于不斷變化之中，其信息必然會發(fā)生相應(yīng)的變化，信息的效用性也將隨著時間的推移而逐漸降低，直至完全失效。信息的傳遞需要時間，因而接收者獲取的信息總是滯后于信息源。信息成為過時的信息，失去其應(yīng)有的價值，這在軍事、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域表現(xiàn)得特別明顯。信息傳輸?shù)妮d體和傳輸手段決定了信息傳輸?shù)乃俣群托?。信息的時效性需要在信息的生命周期中考慮時間對信息的影響，對于信息產(chǎn)生者來說，需要實(shí)時生產(chǎn)信息并選擇合適的傳播通道及媒介，以便將信息最快地傳遞給接收者。對于信息的使用者來說，信息的傳輸、加工和利用都必須考慮時效性。

6．等級性

管理系統(tǒng)是分等級的，對于同一個問題，處于不同的管理層次，要有不同的信息。信息也是分等級的。信息和管理層一樣，一般分為“戰(zhàn)略級”“戰(zhàn)術(shù)級”“作業(yè)級”，不同級別的信息其特點(diǎn)也不相同。

(四)信息的分類

從不同的角度對信息進(jìn)行分類，可以得出不同的結(jié)論:

根據(jù)信息的性質(zhì)可分為語法信息、語義信息和語用信息。

根據(jù)信息的認(rèn)識主體可分為客觀信息(關(guān)于認(rèn)識對象的信息)和主觀信息(經(jīng)過認(rèn)識主體思維加工的信息)。

根據(jù)信息認(rèn)識主體的認(rèn)識能力和觀察過程分為實(shí)在信息、先驗信息和實(shí)得信息。

根據(jù)信息的作用可分為有用信息、輔助信息、無用信息和有害信息。

根據(jù)信息的載體可分為電子信息、光學(xué)信息和生物信息。

根據(jù)信息的重要性可分為戰(zhàn)略信息、戰(zhàn)術(shù)信息、作業(yè)信息等。

根據(jù)信息的加工順序或深度可分為原始信息、二次信息、三次信息等。

根據(jù)信息的傳遞方向可分為前饋信息和反饋信息。

根據(jù)信息的生成領(lǐng)域可分為宇宙信息、自然信息、社會信息和思維信息。

根據(jù)信息的使用領(lǐng)域可分為工業(yè)信息、農(nóng)業(yè)信息、政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、科技信息、軍事信息、市場信息和管理信息等。

根據(jù)信息的表達(dá)形式可分為文獻(xiàn)型信息、檔案型信息、統(tǒng)計型信息、圖像型信息、動態(tài)型信息。

根據(jù)信息的邏輯意義可分為真實(shí)信息、虛假信息和不定信息。

二、系統(tǒng)

系統(tǒng)(System)的概念可以是抽象的，也可以是實(shí)際的。一個抽象的系統(tǒng)可以是相關(guān)的概念或思維結(jié)構(gòu)的有序組合，如卡爾·馬克思所創(chuàng)立的共產(chǎn)主義思想體系，凱恩斯所創(chuàng)立的凱恩斯經(jīng)濟(jì)學(xué)派等。而一個實(shí)際系統(tǒng)是為完成一個目標(biāo)而共同工作的一組元素的有機(jī)組合。上至國家，下至一個小單位、一個家庭及一個人內(nèi)部的血液循環(huán)都是系統(tǒng)。

著名的美籍奧地利生物學(xué)家貝塔朗菲(L.V. Bertalanffy)把系統(tǒng)定義為“相互作用的諸要素的復(fù)合體”，認(rèn)為“系統(tǒng)的定義可以確定為處于一定的相互關(guān)系中并與環(huán)境發(fā)生關(guān)系的各種組成部分(要素)的總體(集)”。系統(tǒng)“要素”的內(nèi)容很廣泛，它可以是具體的某個過程、實(shí)物、信息或聯(lián)系。系統(tǒng)功能一般并不等于系統(tǒng)內(nèi)要素的全部功能的代數(shù)和，而存在整體效應(yīng)大于局部效應(yīng)總和，即1+ 1＞2。系統(tǒng)的含義是相對的，一個系統(tǒng)相對于高一級系統(tǒng)它便是要素;相對于其要素便成了整體。系統(tǒng)存在于環(huán)境中，環(huán)境的變動會引起系統(tǒng)的變化。因此，一般來說，系統(tǒng)是由相互聯(lián)系、相互作用的多個元素(部件)有機(jī)集合而成的，能夠執(zhí)行特定功能的綜合體。如工廠、農(nóng)場、機(jī)關(guān)、學(xué)校、醫(yī)院、商店、銀行、公司等都可以稱為系統(tǒng)，也可稱為組織。

(一)系統(tǒng)存在的必要條件

系統(tǒng)的存在有3個必要條件:結(jié)構(gòu)、目標(biāo)和功能。

1．結(jié)構(gòu)

結(jié)構(gòu)指系統(tǒng)各要素之間的相互聯(lián)系、相互作用的方式，即各要素在時空上排列和組合的具體形式。系統(tǒng)的一般結(jié)構(gòu)模型包括系統(tǒng)的輸入、加工、輸出及反饋與控制。結(jié)構(gòu)是基礎(chǔ)，是組織保證。系統(tǒng)由多個部分構(gòu)成，不存在只有單個元素的系統(tǒng)。

2．目標(biāo)

系統(tǒng)有一定的趨態(tài)和目的，即系統(tǒng)的目標(biāo)。例如，學(xué)校教育系統(tǒng)的目標(biāo)是培養(yǎng)人才，計算機(jī)系統(tǒng)的目標(biāo)是從事信息處理。目標(biāo)是前提，無目標(biāo)不稱其為系統(tǒng)。

3．功能

功能是完成某項工作的能力。為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的目標(biāo)，系統(tǒng)應(yīng)該具有一定的能力和效用，這就是系統(tǒng)的功能。功能是系統(tǒng)與外部環(huán)境在相互聯(lián)系和相互作用中表現(xiàn)出來的性質(zhì)、能力和功效。

結(jié)構(gòu)、目標(biāo)和功能三者之間的關(guān)系是系統(tǒng)功能由系統(tǒng)目標(biāo)所確定，沒有必要的結(jié)構(gòu)就無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的功能，目標(biāo)也就成了空目標(biāo)。

(二)系統(tǒng)的特征

1．系統(tǒng)的整體性

整體性是系統(tǒng)最重要的特性，是系統(tǒng)論的基本原理。系統(tǒng)的整體性指出系統(tǒng)是由相互聯(lián)系的若干要素組成，各要素以一定的組合方式構(gòu)成一個綜合的，具有單個要素所沒有的功能的整體，形成新的系統(tǒng)的質(zhì)的規(guī)定性，從而表現(xiàn)出整體的性質(zhì)和功能不等于各個要素的性質(zhì)和功能的簡單相加。

2．系統(tǒng)的目的性

系統(tǒng)構(gòu)成和系統(tǒng)活動都有其特定的目的，即為了完成或達(dá)到某種目標(biāo)。系統(tǒng)的目的性是系統(tǒng)發(fā)展變化時表現(xiàn)出來的特點(diǎn)。系統(tǒng)在與環(huán)境的相互作用中，在一定的范圍內(nèi)，其發(fā)展變化表現(xiàn)出堅持趨向某種預(yù)先確定的狀態(tài)。明確系統(tǒng)的目標(biāo)是建設(shè)系統(tǒng)首先要考慮的問題。正如醫(yī)院的目標(biāo)是治病救人，企業(yè)的目標(biāo)是獲得利潤，如果一個系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)，這個系統(tǒng)就沒有存在的價值。

3．系統(tǒng)的層次性

系統(tǒng)的層次性指的是，由于組成系統(tǒng)的諸要素的種種差異，使系統(tǒng)組織在地位和作用、結(jié)構(gòu)和功能上表現(xiàn)出等級秩序性，形成具有質(zhì)的差異的系統(tǒng)等級。層次性是系統(tǒng)的一種基本特征。系統(tǒng)由若干要素組成，每個要素可看成一個子系統(tǒng);子系統(tǒng)也由更小的要素組成，這些子系統(tǒng)可以用串聯(lián)、并聯(lián)或串并聯(lián)的方式組合。以此類推，系統(tǒng)逐層分解成小系統(tǒng)，系統(tǒng)也可以逐層構(gòu)成更高級的系統(tǒng)。

系統(tǒng)的層次性常常按各要素所起到的不同作用，確定其不同的系統(tǒng)層次，如在企業(yè)等各類組織中，將管理層次分為作業(yè)層、管理層、戰(zhàn)略層等。

4．系統(tǒng)的適應(yīng)性

系統(tǒng)離不開環(huán)境，需要同外界環(huán)境進(jìn)行物質(zhì)、能量、信息的交換。環(huán)境的變動會引起系統(tǒng)與環(huán)境交換的變化，既而影響系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)功能的變化。系統(tǒng)要滿足環(huán)境的要求，隨著環(huán)境的變化，系統(tǒng)也必須跟著變化，以適應(yīng)環(huán)境的改變。這就是系統(tǒng)的適應(yīng)性。

系統(tǒng)適應(yīng)性是保證系統(tǒng)整體性的需要。因為系統(tǒng)所存在的環(huán)境是變化的，系統(tǒng)為了實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，必須具有通過信息反饋而適應(yīng)環(huán)境的能力。在系統(tǒng)內(nèi)部，系統(tǒng)適應(yīng)性主要表現(xiàn)在系統(tǒng)要素的變化、要素作用的變化和要素之間相互關(guān)系的變化。

5．系統(tǒng)的相關(guān)性

系統(tǒng)的相關(guān)性是指構(gòu)成系統(tǒng)的各個部分之間互相聯(lián)系、互相依存以構(gòu)成整體系統(tǒng)。在系統(tǒng)中肯定不存在不與其他部分發(fā)生任何關(guān)系的元素，盡管各個組成部分功能上相對獨(dú)立，但彼此之間是有聯(lián)系的，即具有相關(guān)性。這種相關(guān)性往往表現(xiàn)為系統(tǒng)與環(huán)境、子系統(tǒng)與子系統(tǒng)、模塊與模塊之間的接口。相關(guān)性是系統(tǒng)整體性的保證。正因為系統(tǒng)中各構(gòu)成要素之間存在著密切的關(guān)聯(lián)關(guān)系，才形成了系統(tǒng)的整體。

(三)系統(tǒng)的分類

從不同的角度，系統(tǒng)可以分為不同類型。

按照系統(tǒng)的自然發(fā)展層次，系統(tǒng)可分為無機(jī)系統(tǒng)和有機(jī)系統(tǒng)。由自然界的無機(jī)物質(zhì)構(gòu)成的系統(tǒng)稱為無機(jī)系統(tǒng)，如原子結(jié)構(gòu)系統(tǒng)、物質(zhì)結(jié)構(gòu)系統(tǒng);由生命物質(zhì)構(gòu)成的系統(tǒng)稱為生物系統(tǒng)，如生物系統(tǒng)、社會系統(tǒng)等。

按照系統(tǒng)的綜合復(fù)雜程度，系統(tǒng)可分為3類9級，即從復(fù)雜程度較低的框架結(jié)構(gòu)，到最復(fù)雜的超越知識的超越系統(tǒng)。底層三級是物理系統(tǒng)，中間三級是生物系統(tǒng)，高層三級是最復(fù)雜的人類及宇宙系統(tǒng)。

按照系統(tǒng)的形成方式，系統(tǒng)可分為自然系統(tǒng)和人造系統(tǒng)兩類。自然系統(tǒng)指由礦物、植物、動物等自然物自然形成的系統(tǒng)，包括人類、太陽系以及地球的生態(tài)系統(tǒng)等。人造系統(tǒng)則是為了滿足人的需要，由人所創(chuàng)建的為人類服務(wù)的系統(tǒng)。一般人造系統(tǒng)包括3種類型，一是由人們從加工自然物中獲得的零部件裝配而成的工程技術(shù)系統(tǒng);二是由一定的制度、組織、程序、手續(xù)等所構(gòu)成的管理系統(tǒng);三是根據(jù)人們對自然現(xiàn)象和社會現(xiàn)象的科學(xué)認(rèn)識所創(chuàng)立的學(xué)科體系和技術(shù)體系。

按照系統(tǒng)的抽象程度，系統(tǒng)可分為概念系統(tǒng)、邏輯系統(tǒng)和物理系統(tǒng)。概念系統(tǒng)則是最抽象的系統(tǒng)，它并不是實(shí)際系統(tǒng)，而是人們認(rèn)識和描述系統(tǒng)的一種抽象模型。概念系統(tǒng)是由概念、原理、方法、法則、制度、程序等非物質(zhì)組成的系統(tǒng)，是人們認(rèn)識事物的一種重要的思維方式，是系統(tǒng)在人們頭腦中的概要反映，如法律體系系統(tǒng)、政策制度體系系統(tǒng)、計算機(jī)軟件體系系統(tǒng)等。邏輯系統(tǒng)是在概念系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，通過論證并從原理上證明是合理可行的系統(tǒng)。邏輯系統(tǒng)考慮了系統(tǒng)的目標(biāo)合理性、結(jié)構(gòu)合理性、功能合理性和實(shí)現(xiàn)合理性。例如，經(jīng)過論證之后設(shè)計出來的建筑工程圖紙和工程的有關(guān)說明就是邏輯系統(tǒng)。物理系統(tǒng)是指現(xiàn)實(shí)世界中具體存在的系統(tǒng)，其組成部分是完全確定的存在物，也叫客觀系統(tǒng)。它最具體，抽象程度最低。如機(jī)械、礦物、森林、石油等人造物和自然物組成的系統(tǒng)。

按系統(tǒng)與環(huán)境聯(lián)系的方式及緊密程度劃分，系統(tǒng)可分為封閉系統(tǒng)、相對孤立系統(tǒng)和開放系統(tǒng)。封閉系統(tǒng)又稱孤立系統(tǒng)，是指與環(huán)境沒有任何物質(zhì)、能量和信息交換的系統(tǒng)，即外界環(huán)境的變化不會影響系統(tǒng)內(nèi)部的運(yùn)行。現(xiàn)實(shí)中絕對的封閉系統(tǒng)是不存在的，只是有時為了研究的方便，把某些與外界聯(lián)系較少的系統(tǒng)近似地看作封閉系統(tǒng)。開放系統(tǒng)是指與外界環(huán)境有物質(zhì)、能量和信息交換的系統(tǒng)。對于開放系統(tǒng)來說，環(huán)境的變化將會影響系統(tǒng)，系統(tǒng)需要適應(yīng)環(huán)境的變化。自然界實(shí)際存在的系統(tǒng)全部是開放系統(tǒng)，脫離環(huán)境的系統(tǒng)最終會被環(huán)境所淘汰。相對封閉系統(tǒng)理論上屬于開放系統(tǒng)，它比開放系統(tǒng)與外界聯(lián)系要少，但實(shí)際上開放系統(tǒng)與相對封閉系統(tǒng)的界限并不明確。人們常常根據(jù)研究需要確定系統(tǒng)的開放程度。

按照系統(tǒng)的狀態(tài)與時間的關(guān)系，系統(tǒng)可劃分為靜態(tài)系統(tǒng)和動態(tài)系統(tǒng)。靜態(tài)系統(tǒng)指其狀態(tài)在一段較長的時間內(nèi)不隨時間發(fā)展而變化，現(xiàn)實(shí)中完全的靜態(tài)系統(tǒng)是不存在的。動態(tài)系統(tǒng)指其狀態(tài)將在較短的時間內(nèi)發(fā)生變化。所謂“運(yùn)動是永恒的”，任何系統(tǒng)都是動態(tài)性，它不僅和環(huán)境存在物質(zhì)、能源和信息交換，其內(nèi)部也存在著各種形式的交換。當(dāng)系統(tǒng)狀態(tài)的變化可以忽略不計，我們就可以近似地把它看作一個靜態(tài)系統(tǒng)。

按照系統(tǒng)具體研究對象和功能，可以將系統(tǒng)分成各種各樣的類型，如社會系統(tǒng)、經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)、政治系統(tǒng)、法律系統(tǒng)、醫(yī)療系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、信息系統(tǒng)等。不同的系統(tǒng)為不同的領(lǐng)域服務(wù)，具有不同的特點(diǎn)。

三、信息系統(tǒng)

從系統(tǒng)的觀點(diǎn)出發(fā)，根據(jù)人們探討事物的物質(zhì)特性和信息特性，可以把所認(rèn)識的事物分為物質(zhì)系統(tǒng)和信息系統(tǒng)兩種類型。信息是物質(zhì)的屬性和表現(xiàn)形式，任何一個系統(tǒng)中既包含著物質(zhì)，又包含著信息。我們一般認(rèn)為，信息系統(tǒng)指利用計算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代信息技術(shù)，對組織中的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行輸入、處理與輸出，并具有反饋與控制功能，為組織活動服務(wù)的綜合性系統(tǒng)。通常，我們講的信息系統(tǒng)是基于計算機(jī)技術(shù)的人機(jī)系統(tǒng)。

信息系統(tǒng)屬于系統(tǒng)范疇，因此具有一般系統(tǒng)的特點(diǎn)，它主要包括輸入、處理、輸出及與環(huán)境的關(guān)系，數(shù)據(jù)和信息的各種活動貫穿于整個系統(tǒng)過程。信息系統(tǒng)的主要部分是為了產(chǎn)生決策信息所制定的一套有組織的應(yīng)用程序，包括信息的輸入、信息的處理、信息的輸出和信息的反饋。

信息的輸入:捕獲或收集來自企業(yè)內(nèi)部或外部環(huán)境的原始數(shù)據(jù)。

信息的處理:將原始輸入的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成企業(yè)管理所需要的信息。

信息的輸出:將經(jīng)過處理的信息傳遞給人或用于生產(chǎn)活動中。

信息的反饋:將輸出信息返送給組織的有關(guān)人員以便幫助他們評價或校正輸入。

從信息系統(tǒng)的定義可以得出一般信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，如圖10－4所示。

在生活中存在著各種信息系統(tǒng)，如銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)(存取業(yè)務(wù)、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)、統(tǒng)計分析)、訂票系統(tǒng)(賣票、統(tǒng)計)、超市管理系統(tǒng)(面對顧客的銷售、存貨管理、銷售統(tǒng)計)、圖書館管理系統(tǒng)(借還書管理、書目查詢、統(tǒng)計分析)等。信息系統(tǒng)可以用各種形式來表示。但不管何種形式，其輸出的結(jié)果總是我們所需要的信息。作為一個管理者，必須了解系統(tǒng)的組織、管理以及信息技術(shù)等幾方面的功能。

圖10－4　信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

(一)信息系統(tǒng)的特性

信息系統(tǒng)的特性應(yīng)具有3個方面的性質(zhì)，首先，它屬于系統(tǒng)范疇，當(dāng)然繼承了系統(tǒng)的主要特性，如目的性、整合性(主要是人機(jī)整合)、開放性、功能性等;其次，它具有信息的特性，信息系統(tǒng)主要處理數(shù)據(jù)和信息，信息的特點(diǎn)必然反映在信息系統(tǒng)上，比如信息時效性影響信息系統(tǒng)處理信息的速度;最后，它具有計算機(jī)等技術(shù)特性，如批處理、高效率、自動化、準(zhǔn)確性等。

(二)信息系統(tǒng)的類型

按照處理的對象，可把組織的信息系統(tǒng)分為作業(yè)信息系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)兩大類:

1．作業(yè)信息系統(tǒng)

作業(yè)信息系統(tǒng)的任務(wù)是處理組織的業(yè)務(wù)，控制生產(chǎn)過程、支持辦公事務(wù)和更新有關(guān)的數(shù)據(jù)庫。作業(yè)信息系統(tǒng)通常由3部分組成:業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)、過程控制系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)。

2．管理信息系統(tǒng)

管理信息系統(tǒng)是對一個組織(單位、企業(yè)和部門)進(jìn)行全面管理的人和計算機(jī)相結(jié)合的系統(tǒng)。它綜合運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、管理技術(shù)和決策技術(shù)，與現(xiàn)代化的管理思想、方法和手段相結(jié)合起來，輔助管理人員進(jìn)行管理和決策。

(三)信息系統(tǒng)的發(fā)展

諾蘭(Nolan)總結(jié)了信息系統(tǒng)發(fā)展的規(guī)律，在1973年提出了信息系統(tǒng)發(fā)展的階段理論，并在1980年進(jìn)一步完善了這一理論，人們稱之為諾蘭模型。諾蘭模型把信息系統(tǒng)的成長過程分為初始階段、擴(kuò)展階段、控制階段、統(tǒng)一階段、數(shù)據(jù)管理階段和成熟階段6個階段，實(shí)現(xiàn)從數(shù)據(jù)處理到智能處理。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，通過綜合運(yùn)用信息技術(shù)、現(xiàn)代管理思想、數(shù)學(xué)方法和系統(tǒng)方法，信息系統(tǒng)的工具、內(nèi)容與作用都發(fā)生了巨大的變化。信息系統(tǒng)與相關(guān)技術(shù)結(jié)合發(fā)展出了許多具體的系統(tǒng)，如電子數(shù)據(jù)交換、經(jīng)理信息系統(tǒng)、計算機(jī)集成制造系統(tǒng)、戰(zhàn)略信息系統(tǒng)、信息高速公路、Internet、Intranet、數(shù)據(jù)倉庫和電子商務(wù)等。

1．電子數(shù)據(jù)交換

電子數(shù)據(jù)交換(Electronic Data Interchange，EDI)是指按照同一規(guī)定的一套通用標(biāo)準(zhǔn)格式，將標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)信息，通過通信網(wǎng)絡(luò)傳輸，在貿(mào)易伙伴的電子計算機(jī)系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和自動處理。由于使用EDI能有效地減少直到最終消除貿(mào)易過程中的紙面單證，因而EDI也被俗稱為“無紙交易”。它是一種利用計算機(jī)進(jìn)行商務(wù)處理的新方法。EDI是將貿(mào)易、運(yùn)輸、保險、銀行和海關(guān)等行業(yè)的信息，用一種國際公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)格式，通過計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，使各有關(guān)部門、公司與企業(yè)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換與處理，并完成以貿(mào)易為中心的全部業(yè)務(wù)過程。它是隨著網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)信息系統(tǒng)日趨成熟而產(chǎn)生的用于商務(wù)管理的新技術(shù)。它以其較低成本、迅速準(zhǔn)確、方便高效的優(yōu)點(diǎn)深受各類組織機(jī)構(gòu)的青睞。電子數(shù)據(jù)交換主要應(yīng)用于企業(yè)之間的交易需相互傳遞繁多的文件，例如，訂單、發(fā)票、運(yùn)單、采購單、銀行對賬單等以及國際間貿(mào)易的報關(guān)單、商檢證明、保單等單證和文件。

2．經(jīng)理信息系統(tǒng)

經(jīng)理信息系統(tǒng)(Executive Information System，EIS)是20世紀(jì)80年代中期出現(xiàn)的服務(wù)于組織的高層經(jīng)理的一類特殊的信息系統(tǒng)，它能支持領(lǐng)導(dǎo)管理工作，提高工作效率。人們通常也稱其為主管信息系統(tǒng)。EIS能夠使經(jīng)理們得到更快更廣泛的信息。EIS首先是一個“組織狀況報導(dǎo)系統(tǒng)”，能夠迅速、方便、直觀(用圖形)地提供綜合信息，并可以預(yù)警與控制“成功關(guān)鍵因素”遇到的問題。EIS還是一個“人際溝通系統(tǒng)”，經(jīng)理們可以通過網(wǎng)絡(luò)下達(dá)命令，提出行動要求，與其他管理者討論、協(xié)商、確定工作分配，進(jìn)行工作控制和驗收等。EIS人機(jī)界面十分友善且富有個性化，圖、文、表并茂且層次清晰，用戶可在很短的時間內(nèi)學(xué)習(xí)掌握其使用方法;EIS還具有豐富的辦公支持功能。例如，電子郵件、傳真、無線通信、文字處理、電子會議、通訊錄、日程安排與公文處理等。EIS是信息系統(tǒng)科學(xué)中的一個比較新的領(lǐng)域，在我國，EIS的研究和應(yīng)用尚處于初始階段。

3．計算機(jī)集成制造系統(tǒng)

計算機(jī)集成制造系統(tǒng)(Computer Integrated Manufacturing System，CIMS)是隨著計算機(jī)輔助設(shè)計與制造的發(fā)展而產(chǎn)生的，它是一種企業(yè)生產(chǎn)制造與生產(chǎn)管理進(jìn)行優(yōu)化的哲理。這種哲理首先是1974年美國Joseph Harrington博士在其論文《Computer Integrated Manufacturing》中提出。

CIMS是在信息技術(shù)自動化技術(shù)與制造的基礎(chǔ)上，通過計算機(jī)技術(shù)把分散在產(chǎn)品設(shè)計制造過程中各種孤立的自動化子系統(tǒng)有機(jī)地集成起來，形成適用于多品種、小批量生產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)整體效益的集成化和智能化制造系統(tǒng)。它是由管理信息系統(tǒng)、計算機(jī)輔助設(shè)計及計算機(jī)輔助制造等現(xiàn)代化管理方法和先進(jìn)技術(shù)有機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物。是一種在某種環(huán)境下為提高企業(yè)總體效益的全局性的觀念和方法。這種觀念和方法要求以集成方式組織企業(yè)全部活動，包括從設(shè)計、制造到銷售和售后服務(wù)，要利用各種方法和技術(shù)工具(計算機(jī)和自動化技術(shù))。其目的在于及時地提高生產(chǎn)率，降低成本，按期交貨，提高質(zhì)量，確保生產(chǎn)系統(tǒng)全局和局部的柔性等，以提高企業(yè)的競爭能力。我國對計算機(jī)集成制造系統(tǒng)的技術(shù)發(fā)展非常重視，并逐步在一些企業(yè)獲得較成功的應(yīng)用，取得了顯著的效益。但總體來說，CIMS的應(yīng)用剛剛起步，應(yīng)用面還不廣泛。

4．戰(zhàn)略信息系統(tǒng)

戰(zhàn)略信息系統(tǒng)(Strategic Information System，SIS)是一種支持企業(yè)贏得或保持競爭優(yōu)勢，制定企業(yè)中、長期戰(zhàn)略規(guī)劃的信息系統(tǒng)。它是關(guān)于組織信息系統(tǒng)長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，是為實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略而采取的基于信息技術(shù)的戰(zhàn)略方案。SIS是一個較新的概念，涉及許多非結(jié)構(gòu)化的問題，有關(guān)SIS的結(jié)構(gòu)、人機(jī)交互方式等尚不成熟，SIS的實(shí)現(xiàn)還必須以傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，其成功應(yīng)用尚需一段時間。

5．信息高速公路

“信息高速公路”(Information Super Highway，ISH)的正式名稱是“國家信息基礎(chǔ)設(shè)施(National Information Infrastructure，NII)”，它也是信息基礎(chǔ)設(shè)施的形象化稱呼。這個名稱來自美國，是現(xiàn)代國家信息基礎(chǔ)設(shè)施的主體。所謂“信息高速公路”并不是指交通公路，而是一個高速度、大容量計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)及其相關(guān)系統(tǒng)。它是通過光纜或電纜把政府機(jī)構(gòu)、科研單位、企業(yè)、圖書館、學(xué)校、商店以及各類機(jī)構(gòu)和組織的計算機(jī)連接起來，網(wǎng)絡(luò)用戶可以在任何時間和地點(diǎn)以聲音、數(shù)據(jù)、圖像或影像等多媒體方式相互傳遞信息。利用計算機(jī)終端、傳真機(jī)、電視等終端設(shè)備，像使用電話那樣方便、迅速地傳遞和處理信息，從而最大限度地實(shí)現(xiàn)信息共享。信息來源、內(nèi)容和形式也是多種多樣的。NII由全國范圍內(nèi)互聯(lián)的通信網(wǎng)、網(wǎng)上計算機(jī)、共享信息資源及使用與管理人員所組成。開發(fā)和實(shí)施信息高速公路計劃，不僅促進(jìn)了信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，而且將大大地改變?nèi)藗兊纳?、工作和交往方式。在NII的基礎(chǔ)上，人們又提出了建設(shè)全球信息基礎(chǔ)設(shè)施(GII)的設(shè)想與計劃，并將國際信息互聯(lián)網(wǎng)Internet作為GII的原型，將各國的NII聯(lián)結(jié)起來，組成世界信息高速公路，實(shí)現(xiàn)全球信息共享。

6．Internet

Internet中文正式譯名為因特網(wǎng)，又稱國際互聯(lián)網(wǎng)。它是由那些使用公用語言互相通信的計算機(jī)連接而成的全球網(wǎng)絡(luò)，是一個全球的、開放的信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，它在全球范圍內(nèi)將成千上萬個計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)在一起，因此又被稱為網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)絡(luò)或網(wǎng)絡(luò)的集合。Internet目前的用戶已經(jīng)遍及全球，有超過幾億人在使用Internet，并且它的用戶數(shù)還在以等比級數(shù)上升。

Internet是20世紀(jì)80年代中期由美國國防部建立的全世界第一個分組交換廣域網(wǎng)ARPANET發(fā)展和演化形成的。Internet的應(yīng)用已經(jīng)并將繼續(xù)影響社會的各方面。例如，在人們的通信方式和組織結(jié)構(gòu)及運(yùn)行機(jī)制等方面，為企業(yè)信息系統(tǒng)外部信息的開發(fā)與利用提供強(qiáng)有力的手段。企業(yè)信息系統(tǒng)與Internet相連可使企業(yè)與同行之間、與客戶及供應(yīng)商之間在全球范圍內(nèi)方便地互通信息，加強(qiáng)聯(lián)系，促進(jìn)業(yè)務(wù)的開展，加速業(yè)務(wù)的處理。人們可以利用其中各個網(wǎng)絡(luò)和各種計算機(jī)上無窮無盡的資源，同世界各地的人們自由通信和交換信息，享受Internet提供的各種服務(wù)。

7．Intranet

Intranet稱為企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)或內(nèi)網(wǎng)，是近幾年興起的一種利用Internet技術(shù)連接企業(yè)內(nèi)各局域網(wǎng)的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，是一個使用與因特網(wǎng)同樣技術(shù)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。它通常建立在一個企業(yè)或組織的內(nèi)部并為其成員提供信息的共享和交流等服務(wù)，Intranet幾乎可以借用Internet所有的技術(shù)與工具。對內(nèi)方面，Intranet可將機(jī)構(gòu)內(nèi)部各自封閉的局域網(wǎng)連成一體，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)組織的信息交流、資源共享和業(yè)務(wù)運(yùn)作;對外方面，可方便地接入Intranet成為全球信息網(wǎng)的成員，實(shí)現(xiàn)世界及信息交流和電子商務(wù)。在Intranet上，用戶可以利用圖、文、聲、像等各類信息，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)組織所需的各種業(yè)務(wù)管理和信息交流。由于采用開放的協(xié)議和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，大部分機(jī)構(gòu)組織的現(xiàn)存平臺，包括網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)，均可繼續(xù)利用。Intranet的性能價格比遠(yuǎn)高于其他通信方式。

基于Intranet的企業(yè)管理信息系統(tǒng)突破了傳統(tǒng)的概念，使企業(yè)信息的交流與共享方式發(fā)生巨大的變化。Intranet的各種信息交流方式可使企業(yè)真正突破地域與時間的限制，為企業(yè)國際化戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有效且廉價的途徑。當(dāng)企業(yè)的部門、分支機(jī)構(gòu)越多，分布越廣，這種優(yōu)越性越顯著。Intranet的技術(shù)特點(diǎn)是開放性的，支持多種機(jī)型與系統(tǒng)并具有良好的系統(tǒng)集成能力，能解脫企業(yè)各層次信息系統(tǒng)發(fā)展不協(xié)調(diào)而難以統(tǒng)一所造成的困境。

8．?dāng)?shù)據(jù)倉庫

數(shù)據(jù)倉庫(Data Warehouse，DW)之父比爾·恩門(Bill Inmon)在1991年出版的“Building the Data Warehouse”(《建立數(shù)據(jù)倉庫》)一書中所提出的定義被廣泛接受，數(shù)據(jù)倉庫是一個面向主題的、集成的、穩(wěn)定的、不同時間的數(shù)據(jù)集合，用于支持經(jīng)營管理中的決策過程。基于WEB方式的數(shù)據(jù)倉庫應(yīng)用得以滿足最大限度地取得決策所需的各種信息、共享各種應(yīng)用的需求，能幫助決策者快速有效地在大量資料中，分析出有價值的資訊，以利于決策擬定及快速回應(yīng)外在環(huán)境變動，幫助建構(gòu)商業(yè)智能。

9．電子商務(wù)

電子商務(wù)(Electronic Commerce，EC)是指在廣泛的商業(yè)貿(mào)易活動中，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，在企業(yè)之間、企業(yè)與消費(fèi)者之間進(jìn)行網(wǎng)上交易，實(shí)現(xiàn)消費(fèi)者的網(wǎng)上購物、商戶之間的網(wǎng)上交易和在線電子支付以及各種商務(wù)活動、交易活動、金融活動和相關(guān)的綜合服務(wù)活動的一種新型的商業(yè)運(yùn)營模式。電子商務(wù)可提供網(wǎng)上交易和管理等全過程的服務(wù)，因此它具有廣告宣傳、咨詢洽談、網(wǎng)上訂購、網(wǎng)上支付、電子賬戶、服務(wù)傳遞、意見征詢、交易管理等各項功能。與之相關(guān)的對象有供應(yīng)商、訂貨商或消費(fèi)者、金融部門、貨物物流單位和交易認(rèn)證機(jī)構(gòu)等。通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行跟蹤服務(wù)，客戶可即時反饋意見和獲得技術(shù)支持。電子商務(wù)涉及的交易方式除了對原有商業(yè)環(huán)節(jié)有顯著的增值外，還延伸出許多新的交易方式，提供了更廣闊的交易環(huán)境，使人們可以不受時間、空間的影響，不受傳統(tǒng)購物的諸多限制，隨時隨地在網(wǎng)上交易。電子商務(wù)開拓了更廣闊的市場，通過電子商務(wù)，一個商家可以面對全球的消費(fèi)者，而一個消費(fèi)者可以在全球的任何一家商家選購產(chǎn)品。電子商務(wù)減少了商品流通的中間環(huán)節(jié)，節(jié)省了大量的開支，從而也大大降低了商品流通和交易的成本，更符合時代發(fā)展的要求，也對消費(fèi)者的消費(fèi)觀念和行為產(chǎn)生巨大且深遠(yuǎn)的影響。

第二節(jié)　管理信息系統(tǒng)概述

一、管理信息系統(tǒng)的概念

(一)管理的定義

管理是在特定的環(huán)境下，對組織所擁有的資源進(jìn)行有效的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和控制，以便達(dá)成既定的組織目標(biāo)的過程。它包括4個含義:管理是為了實(shí)現(xiàn)組織未來目標(biāo)的活動;管理的工作本質(zhì)是協(xié)調(diào);管理工作存在于組織中;管理工作的重點(diǎn)是對人進(jìn)行管理。

(二)管理的發(fā)展階段

管理科學(xué)的發(fā)展大致經(jīng)歷了6個階段:

第一階段:泰羅制。20世紀(jì)20年代，出現(xiàn)了以泰羅為代表的科學(xué)管理學(xué)派，泰羅在1911年撰寫的《科學(xué)管理原理》中論述了改直線制為職能制、工作和時耗的研究、分工、勞動定額和計件工資，首次把科學(xué)原則引入管理之中。

第二階段:行為科學(xué)學(xué)派。20世紀(jì)30年代，出現(xiàn)了行為科學(xué)學(xué)派，其代表作是1933年美國人邁約所著的《工業(yè)文明中人的問題》，他主張鼓勵人的積極性，主張工人參加管理。

第三階段:數(shù)學(xué)管理學(xué)派。20世紀(jì)40年代，出現(xiàn)了數(shù)學(xué)管理學(xué)派，其代表作是1940年蘇聯(lián)人康托拉維奇所著的《生產(chǎn)組織與計劃中的數(shù)學(xué)方法》，他把數(shù)學(xué)引入管理，并提出生產(chǎn)指揮的問題主要是數(shù)學(xué)問題。

第四階段:計算機(jī)管理學(xué)派。20世紀(jì)50年代，出現(xiàn)了計算機(jī)管理學(xué)派，在這一時期雖沒有明顯的代表作，但計算機(jī)已被廣泛用于管理。繼1954年計算機(jī)用于工資管理后，在50年代末至60年代初形成了計算機(jī)用于管理的第一次熱潮。

第五階段:系統(tǒng)工程學(xué)派。20世紀(jì)70年代，出現(xiàn)了系統(tǒng)工程學(xué)派，其代表作是1970年華盛頓大學(xué)教授卡斯所著的《組織與管理——從系統(tǒng)出發(fā)的研究》，他提出用系統(tǒng)的理論和方法研究管理。

第六階段:信息學(xué)派和管理信息系統(tǒng)學(xué)派。20世紀(jì)80年代，出現(xiàn)了信息學(xué)派和管理信息系統(tǒng)學(xué)派，這一時期出現(xiàn)了信息革命，信息被視為重要的無形資源用于管理。同一時期又產(chǎn)生了控制論，于是信息論、控制論、系統(tǒng)論在管理中有機(jī)結(jié)合，產(chǎn)生了管理信息系統(tǒng)學(xué)科，它的出現(xiàn)極大地推動了管理科學(xué)的發(fā)展，而且成為一門完整的科學(xué)學(xué)科。

(三)管理與信息系統(tǒng)的關(guān)系

1.信息系統(tǒng)是管理的基礎(chǔ)

管理活動是管理者向管理對象施加影響和管理對象向管理者做出反應(yīng)的兩個過程的統(tǒng)一，而整個活動是在一定環(huán)境中進(jìn)行的。離開管理者、管理對象、管理環(huán)境和管理活動的有關(guān)信息，任何管理都無法進(jìn)行。信息對管理的基礎(chǔ)作用，可以由管理基本職能中信息的重要作用來說明。因此信息在管理過程中起著基礎(chǔ)性的作用。

2.信息系統(tǒng)是計劃實(shí)施的基本依據(jù)

制訂計劃，必須先收集信息和分析過去的、現(xiàn)在的實(shí)際信息，掌握和運(yùn)用反映未來趨勢的預(yù)測信息。擁有的信息數(shù)量和水平?jīng)Q定著計劃的質(zhì)量。計劃過程中，需要預(yù)測未來，甚至做出假設(shè);需要擬訂眾多方案，從中選擇較好方案。計劃中多方案的比較以及每個方案中個別數(shù)據(jù)的變動都可能引起其他許多相關(guān)數(shù)據(jù)的變化，因而制訂計劃往往需要對大量信息進(jìn)行整合。

3.信息系統(tǒng)為組織、領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、控制職能提供支持

組織職能包括人的組織和工作的組織，領(lǐng)導(dǎo)職能的作用在于引導(dǎo)、影響個人和組織按照計劃去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。通過信息的整理，進(jìn)而確定管理層次，建立各級組織結(jié)構(gòu)，配備人員，規(guī)定職責(zé)和權(quán)限，并明確組織機(jī)構(gòu)中各部門之間的相互關(guān)系、協(xié)調(diào)原則和方法。計劃是為了控制，是控制的開始。控制職能是對管理業(yè)務(wù)進(jìn)行計量和糾正，確保計劃得以實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行過程中需要不斷檢測、控制信息，通常是把實(shí)際的執(zhí)行結(jié)果和計劃的階段目標(biāo)相比較，發(fā)現(xiàn)實(shí)施過程中偏離計劃和錯誤的信息。

4.信息系統(tǒng)是組織實(shí)施的保證

組織實(shí)施是實(shí)現(xiàn)計劃目標(biāo)所采取的行動。設(shè)置機(jī)構(gòu)、配備人員、調(diào)動財力和物力，都需要相關(guān)的具體的信息作為前提條件，這樣才能保證這些活動的順利進(jìn)行。在計劃實(shí)施過程中，縮小或糾正實(shí)際結(jié)果偏離現(xiàn)實(shí)目標(biāo)的差距，必須要反映管理系統(tǒng)運(yùn)行的監(jiān)測信息以及通過調(diào)整實(shí)際參量以接近目標(biāo)參量的反饋信息。例如，在一個企業(yè)的生產(chǎn)活動中，輸入原材料，經(jīng)過各道工序的加工處理，輸出成品。隨著生產(chǎn)活動的進(jìn)行，管理活動依據(jù)從生產(chǎn)活動中獲得的信息，計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和控制的職能(管理的5大職能)，以保證生產(chǎn)活動的有序和高效。在生產(chǎn)活動中流動的是物流和資金流，在管理活動中流動的是信息流。管理本身就是獲取信息并依據(jù)信息實(shí)施決策的過程。

(四)管理信息系統(tǒng)的定義

管理信息系統(tǒng)(Management Information System)這門跨領(lǐng)域的新興邊緣學(xué)科在不斷成熟，國內(nèi)外學(xué)者們從不同角度對管理信息系統(tǒng)做出了定義或解釋，主要有:

1970年，瓦爾特·肯尼萬(Walter T. Kennevan)給出了最早的定義:“以書面或口頭的形式，在合適的時間向經(jīng)理、職員以及外界人員提供過去的、現(xiàn)在的、預(yù)測未來的有關(guān)企業(yè)內(nèi)部及其環(huán)境的信息，以幫助他們進(jìn)行決策?！?/p>

1985年管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)始人，明尼蘇達(dá)大學(xué)卡爾森管理學(xué)院的著名教授高登·戴維斯(Gordon B. Davis)給管理信息系統(tǒng)的完整定義如下:“它是一個利用計算機(jī)硬件和軟件，手工作業(yè)，分析、計劃、控制和決策模型，以及數(shù)據(jù)庫的人機(jī)系統(tǒng)。它能提供信息，支持企業(yè)或組織的運(yùn)作、管理和決策功能?！?/p>

1998年肯尼思·勞登(Kenneth C. Laudon)在《管理信息系統(tǒng)》第五版中對管理信息系統(tǒng)下的定義為:“它是組織中進(jìn)行收集、處理、存儲和分布信息的相互關(guān)聯(lián)的協(xié)同工作的各種部件的集合，用于支持組織決策制定、協(xié)調(diào)、控制、分析和可視化功能?！?/p>

“管理信息系統(tǒng)”一詞在中國出現(xiàn)于20世紀(jì)70年代末80年代初，根據(jù)我國的特點(diǎn)，由從事管理信息系統(tǒng)的專家學(xué)者為管理信息系統(tǒng)的含義給出了明確的定義:管理信息系統(tǒng)是一個由人和計算機(jī)等組成的能進(jìn)行管理信息收集、傳遞、儲存、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)能實(shí)測企業(yè)的各種運(yùn)行情況，利用過去的數(shù)據(jù)預(yù)測未來，從全局出發(fā)輔助企業(yè)進(jìn)行決策，利用信息控制企業(yè)的行為，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其規(guī)劃目標(biāo)。

以上定義說明管理信息系統(tǒng)不僅是個技術(shù)系統(tǒng)，而且是把人包括在內(nèi)的人機(jī)系統(tǒng)，是個管理和社會技術(shù)系統(tǒng)，是信息系統(tǒng)在社會管理領(lǐng)域的具體應(yīng)用。同時，人們對于管理信息系統(tǒng)的認(rèn)識也在不斷深化和完善，隨著企業(yè)信息化的深入，其概念也不斷拓展和深化。

二、管理信息系統(tǒng)的特征與功能

(一)管理信息系統(tǒng)的特征

1.管理信息系統(tǒng)是一個以計算機(jī)為基礎(chǔ)的人機(jī)綜合系統(tǒng)

管理信息系統(tǒng)是一個綜合系統(tǒng)，它是人和信息技術(shù)的綜合體，也是計算機(jī)硬件與軟件的綜合體。它包括了管理人員、系統(tǒng)設(shè)計及相關(guān)工作人員，也包括了計算機(jī)、通信工具設(shè)備等硬件設(shè)施。在MIS中，需要充分發(fā)揮人和計算機(jī)各自的長處。MIS的目的在于輔助決策，只是組織進(jìn)行管理的一種工具，它不能代表管理者進(jìn)行管理活動。組織中的管理決策活動由管理者完成。各級管理者既充當(dāng)MIS的使用者，同時又是其組成部分。MIS功能的發(fā)揮必須與先進(jìn)的管理手段和方法結(jié)合起來。MIS不是簡單的計算機(jī)應(yīng)用，而是在其設(shè)計與使用時融入管理思想和方法。

2.管理信息系統(tǒng)是在對組織進(jìn)行全面管理基礎(chǔ)上為管理決策提供服務(wù)的綜合系統(tǒng)

管理信息系統(tǒng)通過解決組織的結(jié)構(gòu)化問題，以數(shù)據(jù)處理為中心，完成例行的信息處理業(yè)務(wù)，包括數(shù)據(jù)輸入、存儲、加工、輸出等任務(wù)，對組織中的信息、子系統(tǒng)進(jìn)行綜合，為管理者提供有價值的信息，幫助決策者制定決策。

3.管理信息系統(tǒng)是一門多學(xué)科交叉形成的邊緣學(xué)科

管理信息系統(tǒng)是一門新興學(xué)科，其理論體系尚需發(fā)展和完善。它的理論基礎(chǔ)來源于計算機(jī)科學(xué)與技術(shù)、應(yīng)用數(shù)學(xué)、管理理論、決策理論、運(yùn)籌學(xué)等相關(guān)學(xué)科，因此在使用MIS時，還必須考慮綜合這些學(xué)科的理論知識。

(二)管理信息系統(tǒng)的功能

管理信息系統(tǒng)從不同角度來看，具有不同的功能。從與信息處理相關(guān)的作用來看，管理信息系統(tǒng)的功能包括以下6個方面。

(1)信息收集。信息收集指根據(jù)管理和實(shí)際工作的需要，以一定的信息組織方式全面收集有關(guān)的數(shù)據(jù)和信息，它是管理信息系統(tǒng)其他各項功能的基礎(chǔ)準(zhǔn)備。信息收集需要注意信息收集的全面性和準(zhǔn)確性，這與信息檢索中的檢全率和檢準(zhǔn)率有相似之處。根據(jù)信息源的差異，收集的信息可分為原始信息和加工信息。原始信息指人們在社會實(shí)踐中直接取得各種數(shù)據(jù)、概念、知識、經(jīng)驗及其總結(jié)。加工信息指根據(jù)實(shí)際需要對信息加工`處理后存儲在某種介質(zhì)上的信息。此外，信息收集過程中還要遵循若干原則，如針對性、系統(tǒng)性、科學(xué)性、計劃性、預(yù)見性等。

(2)信息加工處理。信息收集是基礎(chǔ)，信息加工處理是關(guān)鍵。因為人們開始收集的信息并不能直接反映客觀事物，也不能直接應(yīng)用，這就需要信息工作者根據(jù)信息特點(diǎn)和信息使用目的對信息進(jìn)行加工處理，使其更好地反映事物的本質(zhì)，變成有用的信息資源。信息加工處理包括對信息的分類排序、分析綜合、運(yùn)算、建模處理等。

(3)信息組織與存儲。信息不能單獨(dú)存在，它需要以某種組織形式依存于特定介質(zhì)才能發(fā)揮作用，這就是信息組織與存儲。信息組織與存儲是基于信息共享而來的，它主要實(shí)現(xiàn)一次輸入，多次使用，一地存儲，多方共享。信息存儲常以數(shù)據(jù)庫方式存貯，信息存儲時需要考慮存儲量、信息格式、存取方式、存儲時間、安全保密等問題。

(4)信息傳遞。信息傳遞是現(xiàn)代化管理的基本要求。信息傳遞是信息在媒介體之間的轉(zhuǎn)移。信息傳遞是通過文字、語言、圖像等載體實(shí)現(xiàn)。信息傳送方式有單向傳送、雙向傳送、半雙向傳送(每次傳送只能一個方向)、多道傳送(一個通道通過多個信號)。

(5)信息檢索。信息檢索是從大量存儲的信息中找出管理決策所需要的信息的過程，其目標(biāo)是在允許的時間范圍內(nèi)，盡可能全面而準(zhǔn)確地找出具體管理決策所需要的信息。

(6)信息輸出與提供利用。該功能指的是在恰當(dāng)?shù)臅r間、恰當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)輸出管理信息系統(tǒng)加工后的信息，其目的在于方便管理者利用，有助于管理活動的進(jìn)行，提高管理效率。

從管理信息系統(tǒng)的目的出發(fā)，管理信息系統(tǒng)的功能包括以下4種:

(1)計劃功能。根據(jù)現(xiàn)存條件和約束條件，管理信息系統(tǒng)提供各職能部門的計劃。如生產(chǎn)計劃、財務(wù)計劃、采購計劃等，并按照不同的管理層次提供相應(yīng)的計劃報告。

(2)控制功能。根據(jù)各職能部門提供的數(shù)據(jù)，管理信息系統(tǒng)對計劃執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，比較執(zhí)行與計劃的差異，分析差異及產(chǎn)生差異的原因，同時進(jìn)行輔助人員管理并及時加以控制。

(3)預(yù)測功能。管理信息系統(tǒng)可以運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)學(xué)方法、統(tǒng)計方法或模擬方法，根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)預(yù)測未來。

(4)輔助決策功能。管理信息系統(tǒng)可以采用相應(yīng)的數(shù)學(xué)模型，從大量數(shù)據(jù)中推導(dǎo)出有關(guān)問題的最優(yōu)解和滿意解，輔助管理人員進(jìn)行決策。以期合理利用資源，獲取較大的經(jīng)濟(jì)效益。

三、管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是指構(gòu)成系統(tǒng)的各子系統(tǒng)組合方式，從不同的角度可以將MIS的結(jié)構(gòu)劃分成多種形式。

(一)管理信息系統(tǒng)的抽象結(jié)構(gòu)(概念結(jié)構(gòu))

將管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)高度概括抽象化，它由4部分組成，如圖10－5所示。

圖10－5　管理信息系統(tǒng)的抽象結(jié)構(gòu)

1.信息源

信息源是產(chǎn)生信息的對象。如員工考勤系統(tǒng)(電子或機(jī)械打卡機(jī))、銷售訂單、發(fā)票、裝箱單、產(chǎn)品計數(shù)器、質(zhì)量監(jiān)控裝置等。

2.信息處理器

信息處理器負(fù)責(zé)信息的收集、傳輸、加工、存儲、維護(hù)和查詢等任務(wù)。

3.信息用戶

信息用戶是信息的運(yùn)用者，他們使用信息進(jìn)行決策和完成業(yè)務(wù)活動。

4.信息管理者

信息管理者負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的建設(shè)、實(shí)施、運(yùn)作維護(hù)工作和建議等工作。

(二)管理信息系統(tǒng)的層次結(jié)構(gòu)

人們常將組織的層次分為戰(zhàn)略決策層、管理控制層和作業(yè)操作層，處于不同組織層次需要解決的問題不同，對信息的要求也不一樣。越是高層，面對的多是一些非結(jié)構(gòu)性的、非常規(guī)的問題，需要那種涵蓋面廣、概括性強(qiáng)的信息。而靠近低層，問題多為結(jié)構(gòu)性的、有章可循的，一些日常的信息即可滿足要求。管理信息系統(tǒng)也依據(jù)組織層次分為戰(zhàn)略決策信息子系統(tǒng)、管理控制信息子系統(tǒng)和作業(yè)操作信息子系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)的層次結(jié)構(gòu)如圖10－6所示。

圖10－6　管理信息系統(tǒng)的層次結(jié)構(gòu)

(三)管理信息系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)

管理信息系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)由計算機(jī)硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)、信息管理機(jī)構(gòu)等幾個部分組成，如圖10－7所示。

(四)管理信息系統(tǒng)的職能結(jié)構(gòu)

各類組織、機(jī)構(gòu)差別頗大，即使是性質(zhì)和功能相同的組織，其內(nèi)部職能構(gòu)成也不盡相同。因此，管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)劃分具有不確定性，對于一般的組織而言，可以將MIS分為生產(chǎn)/銷售子系統(tǒng)、人事管理子系統(tǒng)、財務(wù)會計子系統(tǒng)、辦公自動化子系統(tǒng)、后勤管理子系統(tǒng)等，如圖10－8所示。

四、管理信息系統(tǒng)的發(fā)展階段

隨著社會科技的不斷進(jìn)步，計算機(jī)在各類組織和機(jī)構(gòu)中應(yīng)用也越來越廣泛。信息系統(tǒng)也經(jīng)歷了由單機(jī)到網(wǎng)絡(luò)，由低級到高級，由事務(wù)處理系統(tǒng)到管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)，再到由不同系統(tǒng)集成一體化信息系統(tǒng)的發(fā)展過程。這個發(fā)展過程大致經(jīng)歷了以下階段:事務(wù)處理系統(tǒng)(Transaction Processing System，TPS);管理信息系統(tǒng)(Management Information System，MIS);決策支持系統(tǒng)(Decision Support System，DSS);不同系統(tǒng)集成一體化系統(tǒng)等。

圖10－7　管理信息系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)

圖10－8　管理信息系統(tǒng)的職能結(jié)構(gòu)

(一)事務(wù)處理系統(tǒng)

事務(wù)處理系統(tǒng)(Transaction Processing System，TPS)是基于計算機(jī)的服務(wù)于運(yùn)作層的基本業(yè)務(wù)系統(tǒng)，完成每天的記錄和必要日常的事務(wù)。如訂單輸入、旅店登記、工資、雇員考勤等系統(tǒng)。運(yùn)作層的任務(wù)、資源和目標(biāo)都是既定的并且是高度結(jié)構(gòu)化的。管理者需要利用TPS監(jiān)控組織內(nèi)部運(yùn)行狀態(tài)和與外部環(huán)境的關(guān)系。TPS有時稱為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)(Data Processing System，DPS)，有時稱為電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)(Electronic Data Processing System，EDPS)。其特點(diǎn)是:它支持每日的運(yùn)作，能處理大量數(shù)據(jù)，精度要求高，邏輯關(guān)系簡單，重復(fù)性強(qiáng)以及能支持許多用戶。主要的TPS類型有市場銷售系統(tǒng)、制造生產(chǎn)系統(tǒng)、財務(wù)會計系統(tǒng)、人力資源和其他種類的TPS系統(tǒng)。

(二)管理信息系統(tǒng)

管理信息系統(tǒng)(Management Information System，MIS)是運(yùn)行在組織的戰(zhàn)術(shù)層的系統(tǒng)，為管理者提供各種報告，在某些情況下在線訪問組織的當(dāng)前和歷史數(shù)據(jù)。這類信息系統(tǒng)幾乎是完全面向組織內(nèi)部而不是外部環(huán)境和事件。MIS主要是在戰(zhàn)術(shù)層為計劃、控制和決策制訂服務(wù)。其特點(diǎn)是:

(1)管理信息系統(tǒng)為各管理層提供信息。

(2)管理信息系統(tǒng)使用戶隨時能得到及時的信息。

(3)管理信息系統(tǒng)涉及各個職能部門，涉及綜合職能。

(4)管理信息系統(tǒng)的操作有一定的靈活性。

(5)管理信息系統(tǒng)是建立在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)之上的。

(三)決策支持系統(tǒng)

決策支持系統(tǒng)(Decision Support System，DSS)也是運(yùn)行在戰(zhàn)術(shù)層的系統(tǒng)，是基于計算機(jī)的交互式的人機(jī)系統(tǒng)，它幫助決策者利用數(shù)據(jù)和模型解決一些決策問題。涉及的決策問題是半結(jié)構(gòu)化的、具有唯一解的、迅速變化的、事先不容易定義的問題。盡管使用來自于TPS 和MIS的內(nèi)部信息，DSS也經(jīng)常引進(jìn)外部信息，諸如當(dāng)前股票價格、競爭者產(chǎn)品的價格等數(shù)據(jù)。其特點(diǎn)是:

(1)決策支持系統(tǒng)提供給用戶彈性、適應(yīng)性和迅速反應(yīng)的特性。

(2)決策支持系統(tǒng)允許用戶初始化和控制輸入輸出。

(3)決策支持系統(tǒng)不用專業(yè)程序員的幫助或很少的幫助即可操作。

(4)決策支持系統(tǒng)對事先不能定義結(jié)果的問題和決策提供支持。

(5)決策支持系統(tǒng)使用復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析和模型工具。

由于DSS的實(shí)用性和為企業(yè)、社會帶來的經(jīng)濟(jì)效益，它深受關(guān)注，從而也引起了自身的發(fā)展。隨之又出現(xiàn)了群體決策支持系統(tǒng)(Group Decision Support System，GDSS)、智能決策支持系統(tǒng)(Intelligence Decision Support System，IDSS)和主管信息系統(tǒng)(Executive Information System，EIS)等。

(四)主管支持系統(tǒng)

主管支持系統(tǒng)(Executive Support System，ESS)又稱為經(jīng)理信息系統(tǒng)(Executive Information System，EIS)，是高層管理者用來輔助決策的信息系統(tǒng)，它運(yùn)行在組織的戰(zhàn)略層，用于解決非結(jié)構(gòu)化問題和創(chuàng)建非具體化的計算和通信環(huán)境，而不是用于任何固定的應(yīng)用和解決專門問題。其特點(diǎn)是:

(1)主管支持系統(tǒng)整合來自外部的數(shù)據(jù)，也使用來自于MIS和DSS的概括性的內(nèi)部數(shù)據(jù)。

(2)主管支持系統(tǒng)為高層主管提供了從不同的視角觀察信息的工具和計算能力，以便他們更好地了解問題和機(jī)遇。

(3)主管支持系統(tǒng)過濾、壓縮和跟蹤關(guān)鍵數(shù)據(jù)，減少高層管理者為獲得有用的數(shù)據(jù)而付出的時間和努力，從而提高獲得數(shù)據(jù)的效率，這是ESS強(qiáng)調(diào)的目標(biāo)。

(4)主管支持系統(tǒng)使用最先進(jìn)的圖形軟件并且能夠?qū)碜杂诙鄠€數(shù)據(jù)源的圖形和數(shù)據(jù)立即送往管理層的辦公室。

(五)集成一體化信息系統(tǒng)

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，在企業(yè)內(nèi)部需求的推動下，出現(xiàn)了一種新型的管理信息系統(tǒng)——集成化信息系統(tǒng)，企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resources Planning，ERP)系統(tǒng)。ERP是在MRPⅡ基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，是當(dāng)前最先進(jìn)、最科學(xué)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。ERP將企業(yè)內(nèi)部各個部門，財務(wù)、會計、生產(chǎn)、物料管理、質(zhì)量管理、銷售、人力資源管理等，利用信息技術(shù)集成連接在一起，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源與企業(yè)相關(guān)的外部資源的信息集成。物料需求計劃(Material Requirements Planning，MRP)系統(tǒng)、制造資源計劃(Manufacturing Resources Planning，MRPⅡ)系統(tǒng)、企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resources Planning，ERP)系統(tǒng)、計算機(jī)集成制造系統(tǒng)(Computer Integrated Manufacturing System，CIMS)都是這種典型的集成化信息系統(tǒng)。

第三節(jié)　企業(yè)資源計劃

一、企業(yè)資源計劃的定義

1990年4月12日，美國著名管理咨詢公司，高德納咨詢公司(Gartner Group Inc.)發(fā)表了以《ERP:下一代MRPⅡ的遠(yuǎn)景設(shè)想〈ERP: A Vision of the Next-Generation MRPⅡ〉》為題的研究報告，第一次提出了ERP概念。ERP，英文全稱Enterprise Resource Planning，中文稱為“企業(yè)資源計劃”或稱“企業(yè)資源規(guī)劃”，最初被定義為應(yīng)用軟件，迅速為全世界商業(yè)企業(yè)所接受，現(xiàn)已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)代企業(yè)管理理論之一。

ERP建立在資訊技術(shù)、系統(tǒng)化的管理思想基礎(chǔ)上，是針對物資資源管理、人力資源管理、財務(wù)資源管理、信息資源管理集成一體化的企業(yè)管理軟件，同時也是企業(yè)管理層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。它將企業(yè)的財務(wù)、采購、生產(chǎn)、銷售、庫存和其他業(yè)務(wù)功能整合到一個信息管理平臺上，從而實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)運(yùn)行集成化、業(yè)務(wù)流程合理化、績效監(jiān)控動態(tài)化、管理改善持續(xù)化。通過這個平臺對企業(yè)所擁有的人、財、物、信息、時間和空間等綜合資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)企業(yè)各管理部門，提高企業(yè)的核心競爭力，從而取得最好的經(jīng)濟(jì)效益。

我們可以從管理思想、軟件產(chǎn)品和管理系統(tǒng)3個層次進(jìn)一步了解它的定義:

首先，ERP是由高德納咨詢公司提出的一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標(biāo)準(zhǔn)，其實(shí)質(zhì)是在MRPⅡ(Manufacturing Resources Planning，“制造資源計劃”)基礎(chǔ)上進(jìn)一步發(fā)展而成的面向供應(yīng)鏈(Supply Chain)的管理思想。

其次，ERP是綜合應(yīng)用了客戶機(jī)、服務(wù)器體系、關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、面向?qū)ο蠹夹g(shù)、圖形用戶界面、第四代語言、網(wǎng)絡(luò)通信等信息產(chǎn)業(yè)成果，以系統(tǒng)管理思想為靈魂的軟件產(chǎn)品。

最后，ERP是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計算機(jī)硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。

ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。

二、企業(yè)資源計劃的發(fā)展階段

企業(yè)資源計劃的發(fā)展經(jīng)歷了以下幾個階段:

(一)MRP階段

20世紀(jì)60年代，IBM公司的約瑟夫·奧利佛博士提出了對物料的需求分為獨(dú)立需求和相關(guān)需求的概念。在此基礎(chǔ)上，人們形成了“在需要的時候提供需要的數(shù)量”的重要認(rèn)識。在理論的研究和實(shí)踐的推動下，發(fā)展并形成了物料需求計劃理論，也即基本的MRP(Material Requirements Planning)。這種理論提出物料的定貨量是根據(jù)需求來確定的，這種需求應(yīng)考慮產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)，即產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中物料的需求是相關(guān)的。

在MRP階段，實(shí)現(xiàn)了物料信息的集成，使企業(yè)在計算機(jī)上完成了物料需求的計劃，技術(shù)上解決了企業(yè)物料供需的矛盾，保證物料既不積壓庫存，又不出現(xiàn)短缺，滿足了生產(chǎn)變化的需求。MRP能根據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)計算出相關(guān)物料需求的準(zhǔn)確時間與數(shù)量，但它還不夠完善，其主要缺陷是沒有考慮到生產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)有的生產(chǎn)能力和采購的有關(guān)條件的約束。因此，計算出來的物料需求的日期有可能因設(shè)備和工時的不足而沒有能力生產(chǎn)，或者因原料的不足而無法生產(chǎn)。同時，它也缺乏根據(jù)計劃實(shí)施情況的反饋信息對計劃進(jìn)行調(diào)整的功能。為了解決以上問題，MRP系統(tǒng)在20世紀(jì)70年代發(fā)展為閉環(huán)MRP系統(tǒng)。

(二)閉環(huán)MRP階段

20世紀(jì)70年代中期，隨著制造業(yè)不斷擴(kuò)大的需求，MRP發(fā)展為有反饋功能的閉環(huán)MRP，該系統(tǒng)除了物料需求計劃外，還將生產(chǎn)能力需求計劃、車間作業(yè)計劃和采購作業(yè)計劃也全部納入MRP，形成了封閉的計劃與控制系統(tǒng)，成為管理整個生產(chǎn)過程的制訂綜合性物流計劃的工具。

閉環(huán)MRP系統(tǒng)的出現(xiàn)，使生產(chǎn)活動方面的各種子系統(tǒng)得到了統(tǒng)一。但這還不夠，因為在企業(yè)的管理中，生產(chǎn)管理只是一個方面，它所涉及的僅僅是物流，而與物流密切相關(guān)的還有資金流。這在許多企業(yè)中是由財會人員另行管理的，這就造成了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入與存儲，甚至造成數(shù)據(jù)的不一致性。于是，在20世紀(jì)80年代，人們把生產(chǎn)、財務(wù)、銷售、工程技術(shù)、采購等各個子系統(tǒng)集成為一個一體化的系統(tǒng)，并稱為制造資源計劃(Manufacturing Resource Planning)系統(tǒng)，英文縮寫還是MRP，為了區(qū)別物流需求計劃(亦縮寫為MRP)而記為MRPⅡ。

(三)MRPⅡ階段

這一階段，企業(yè)的管理者們認(rèn)識到制造業(yè)企業(yè)必須有一個集成的計劃，以便解決阻礙企業(yè)生產(chǎn)的各種問題。MRPⅡ實(shí)現(xiàn)了物流和資金流的信息集成，把生產(chǎn)子系統(tǒng)的物流信息與財務(wù)子系統(tǒng)的資金信息合二為一，即成為一個系統(tǒng)，并建立中央數(shù)據(jù)庫，使企業(yè)的管理在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行。它具有計劃的一貫性與可行性，管理的系統(tǒng)性，數(shù)據(jù)的共享性，動態(tài)應(yīng)變性，模擬預(yù)見性，物流、資金流的統(tǒng)一等特點(diǎn)。

MRPⅡ成為整個企業(yè)的一種綜合性生產(chǎn)管理的工具，同時也是一個比較完整的生產(chǎn)經(jīng)營管理計劃體系，是實(shí)現(xiàn)制造業(yè)企業(yè)整體效益的有效管理模式。進(jìn)入20世紀(jì)90年代，隨著科技的進(jìn)步及其不斷向生產(chǎn)與控制方面的滲透，企業(yè)競爭空間與范圍的進(jìn)一步擴(kuò)大，80年代MRPⅡ主要面向企業(yè)內(nèi)部資源全面計劃管理的思想逐步發(fā)展為90年代怎樣有效利用和管理整體資源的管理思想。ERP(Enterprise Resource Planning)——企業(yè)資源計劃也就隨之產(chǎn)生。

(四)ERP階段

20世紀(jì)90年代以來，產(chǎn)生了新一代的管理理論和計算機(jī)信息系統(tǒng)，就是ERP。ERP是在MRPⅡ的基礎(chǔ)上擴(kuò)展了管理范圍，給出了新的結(jié)構(gòu)，是當(dāng)前比較先進(jìn)和科學(xué)的管理信息系統(tǒng)。ERP相對于MRPⅡ在資源管理范圍、生產(chǎn)方式管理、管理功能、事務(wù)處理控制、計算機(jī)信息處理技術(shù)等方面都做了改進(jìn)和提高，體現(xiàn)了其對整個供應(yīng)鏈的資源進(jìn)行管理、精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造、事先計劃與事中控制的系統(tǒng)管理思想。

進(jìn)入ERP階段后，以計算機(jī)為核心的企業(yè)級的管理系統(tǒng)更為成熟，系統(tǒng)增加了包括財務(wù)預(yù)測、生產(chǎn)能力、調(diào)整資源調(diào)度等方面的功能。配合企業(yè)實(shí)現(xiàn)JIT管理和生產(chǎn)資源調(diào)度管理及輔助決策的功能。成為企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)管理及決策的平臺工具。

(五)電子商務(wù)時代的ERP

20世紀(jì)末，電子商務(wù)的出現(xiàn)以及Internet技術(shù)的成熟，為企業(yè)信息管理系統(tǒng)增加了與客戶或供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)信息共享和直接的數(shù)據(jù)交換的能力，從而強(qiáng)化了企業(yè)間的聯(lián)系，形成共同發(fā)展的生存鏈，體現(xiàn)企業(yè)為達(dá)到生存競爭的供應(yīng)鏈管理思想。ERP系統(tǒng)相應(yīng)完善了這方面的功能，使決策者及業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)跨企業(yè)、跨國(或地區(qū))經(jīng)營的聯(lián)合事務(wù)處理。

由此可見，ERP的應(yīng)用的確可以有效地促進(jìn)現(xiàn)有企業(yè)管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化，適應(yīng)競爭日益激烈的市場要求，它的導(dǎo)入，已經(jīng)成為大勢所趨。

三、企業(yè)資源計劃的結(jié)構(gòu)

ERP的基本構(gòu)架和基本邏輯與MRPⅡ并無本質(zhì)上的不同，從功能上看，它仍是以制造過程為中心，核心仍是MRP，并體現(xiàn)了制造業(yè)的通用模式。

ERP在MRPⅡ原有功能的基礎(chǔ)上，向內(nèi)、外兩個方向延伸，向內(nèi)主張以精益生產(chǎn)的方式改造企業(yè)生產(chǎn)管理系統(tǒng)，向外則增加戰(zhàn)略決策功能和供應(yīng)鏈管理功能。這樣，ERP管理系統(tǒng)除了具有MRPⅡ的計劃和控制功能外，還包括以下功能子系統(tǒng)。

1.企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略的戰(zhàn)略經(jīng)營系統(tǒng)

支持企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略的戰(zhàn)略經(jīng)營系統(tǒng)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)基于Intranet/Internet環(huán)境的戰(zhàn)略信息系統(tǒng)管理，完善決策支持服務(wù)體系，為決策者提供全方位的信息支持。

2.成本管理(Total Cost Management)系統(tǒng)

全面成本管理系統(tǒng)的目標(biāo)是建立和保持企業(yè)的成本優(yōu)勢，并由企業(yè)成本領(lǐng)先戰(zhàn)略體系予以保障。

3.后勤管理(Agile Logistics Management)系統(tǒng)

很多企業(yè)存在著供應(yīng)鏈影響生產(chǎn)柔性的情況。ERP的一個重要目標(biāo)就是在MRP的基礎(chǔ)上建立敏捷后勤管理系統(tǒng)，以解決如供應(yīng)柔性差、生產(chǎn)準(zhǔn)備周期長等制約柔性生產(chǎn)的瓶頸，增加與外部協(xié)作單位技術(shù)和生產(chǎn)信息的及時交互，縮短關(guān)鍵物料供應(yīng)周期。

四、企業(yè)資源計劃的功能和特點(diǎn)

(一)企業(yè)資源計劃的功能

ERP是將企業(yè)所有的資源進(jìn)行整合集成管理。簡單說，就是將企業(yè)的3大流(物流、資金流以及信息流)進(jìn)行全面一體化的管理。企業(yè)中，管理主要包括營銷管理、物流管理、生產(chǎn)管理、財務(wù)管理和人力資源管理。因此，ERP系統(tǒng)也由以下相應(yīng)的模塊組成:

1.營銷管理模塊

營銷管理是ERP的第一個計劃層次，屬于決策層，包含生產(chǎn)規(guī)劃(或產(chǎn)品規(guī)劃)。計劃是根據(jù)平時的信息與情報，同時考慮企業(yè)的自身情況如生產(chǎn)能力、資金能力等制定的產(chǎn)品系列生產(chǎn)大綱。該模塊主要涉及對于客戶信息的管理和服務(wù)、對于銷售訂單的管理、對于銷售的統(tǒng)計與分析等方面的管理。

2.物流管理模塊

物流管理在企業(yè)經(jīng)營管理中占據(jù)非常重要的位置。任何企業(yè)要向市場提供產(chǎn)品和服務(wù)都離不開原材料或消耗品的采購。對制造業(yè)來說，物料成本占整個產(chǎn)品成本的比重較大或非常大。企業(yè)的采購部門必須適時、適量、適質(zhì)、適價地完成采購任務(wù)，為生產(chǎn)部門提供原材料。該模塊主要涉及庫存、采購、配送、存儲等方面的管理。

3.生產(chǎn)管理模塊

生產(chǎn)管理是企業(yè)根據(jù)自身所擁有的生產(chǎn)能力和需求，對企業(yè)人員進(jìn)行的一系列的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)等活動。該模塊主要涉及生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、能力需求計劃、車間控制、制造標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量等方面的管理。

4.財務(wù)管理模塊

財務(wù)管理主要是基于會計核算的數(shù)據(jù)，再加以分析，從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測、管理和控制活動，它側(cè)重于財務(wù)計劃、控制、分析和預(yù)測。該模塊主要涉及應(yīng)收/應(yīng)付賬管理、固定資產(chǎn)管理、成本核算等方面的管理。

5.人力資源管理模塊

人力資源管理主要是對組織或企業(yè)員工總體所具有的生產(chǎn)和經(jīng)營能力之和協(xié)調(diào)和控制的活動。該模塊主要涉及組織結(jié)構(gòu)、招聘、培訓(xùn)、薪酬福利、績效、勞動關(guān)系、員工職業(yè)生涯規(guī)劃等方面的管理。

(二)企業(yè)資源計劃的特點(diǎn)

1.實(shí)用性

ERP系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用中對公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理過程進(jìn)行了優(yōu)化，主要的業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了自動化，體現(xiàn)了其“管理工具”的本質(zhì)。ERP系統(tǒng)主要宗旨是對企業(yè)所擁有的人、財、物、信息、時間和空間等綜合資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)企業(yè)各管理部門，圍繞市場導(dǎo)向開展業(yè)務(wù)活動，提高企業(yè)的核心競爭力，從而取得最好的經(jīng)濟(jì)效益。所以，ERP系統(tǒng)首先是一個軟件，同時是一個管理工具。是IT技術(shù)與管理思想的融合體，即先進(jìn)的管理思想借助電腦來達(dá)成企業(yè)的管理目標(biāo)，具有很強(qiáng)的實(shí)用性。

2.一致性

ERP系統(tǒng)是一個在全公司范圍內(nèi)應(yīng)用的、高度集成的系統(tǒng)。它將原先分散于企業(yè)各角落的數(shù)據(jù)整合起來，在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間高度共享，所有源數(shù)據(jù)只需在某一個系統(tǒng)中輸入一次，保證了數(shù)據(jù)的一致性，并提升其精確性。

3.動態(tài)性

ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢之一就體現(xiàn)在“實(shí)時和動態(tài)管理”上，其中關(guān)鍵是及時將現(xiàn)實(shí)工作信息化，即把現(xiàn)實(shí)中的工作內(nèi)容與工作方式，用動態(tài)信息化的手段來表現(xiàn)，強(qiáng)調(diào)的就是不同部門的“實(shí)時動態(tài)配合”，解決現(xiàn)實(shí)工作中的管理、部門協(xié)調(diào)及崗位配合等的問題。

4.整合性

ERP系統(tǒng)最大特色便是整個企業(yè)信息系統(tǒng)的整合，使部門間橫向的聯(lián)系有效且緊密，重在整體性，而整體性比傳統(tǒng)單一的系統(tǒng)更具功能性，有利于管理績效的提升。

5.便利性

采用了計算機(jī)最新的主流技術(shù)和體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用模塊化的設(shè)計方式，使系統(tǒng)本身可因企業(yè)需要新增模塊來支持并整合，提升企業(yè)的應(yīng)變能力。在整合的環(huán)境下，在能通信的地方都可以方便地接入到系統(tǒng)中來，企業(yè)的信息透過系統(tǒng)可在任何地方取得與應(yīng)用，有益于企業(yè)跨地區(qū)、跨部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系。

思考題

1.信息的特征是什么?

2.系統(tǒng)存在的必要條件是什么?

3.簡述信息系統(tǒng)的發(fā)展。

4.何謂管理信息系統(tǒng)及功能?

5.企業(yè)資源計劃的功能和特點(diǎn)有哪些?

案例分析

三菱電梯的ERP應(yīng)用

上海三菱電梯有限公司是由上海機(jī)電實(shí)業(yè)有限公司，日本三菱電機(jī)株式會社，中國機(jī)械進(jìn)出口(集團(tuán))有限公司，香港菱電(集團(tuán))有限公司合資的電梯制造、經(jīng)營企業(yè)，員工1 770余人，2001年產(chǎn)品銷售額31億元人民幣。

從1996年至今，以ERP為核心的信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)由點(diǎn)到面逐漸擴(kuò)展到三菱的主要業(yè)務(wù)流程中。多年的ERP應(yīng)用，與那些項目半途夭折的企業(yè)、管理和系統(tǒng)兩張皮的企業(yè)以及剛剛完成系統(tǒng)切換就廣發(fā)“英雄帖”的企業(yè)相比，三菱對管理信息系統(tǒng)的依賴以及對信息化的認(rèn)知程度，都體現(xiàn)了時間積累起來的成熟心態(tài)。他們認(rèn)為，從企業(yè)的角度看，ERP是最大的信息化系統(tǒng)。作為企業(yè)管理的一個主要手段，企業(yè)不僅要構(gòu)筑ERP系統(tǒng)，還要在此基礎(chǔ)上形成企業(yè)管理的信息化模型，還要不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。

起初，三菱模模糊糊提出了200個需求問題，其中90%的需求都被ERP的標(biāo)準(zhǔn)功能覆蓋。當(dāng)然，管理系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)的集成也是必須考慮的因素。三菱選擇R/3時，也考證了它與CAD/CAH系統(tǒng)的可集成性。

管理軟件只能支持同時代最先進(jìn)的管理思想。當(dāng)年，三菱選擇R/3系統(tǒng)時，R/3還沒有集成客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理以及電子商務(wù)系統(tǒng)等。但是三菱在這些方面朦朧的管理需求促使他們認(rèn)定，必須選擇一個能不斷發(fā)展、不斷增進(jìn)新管理理念的軟件。他們了解到SAP不但有軟件的開發(fā)能力，還有軟件系統(tǒng)的設(shè)計能力和管理設(shè)計能力。因此，他們認(rèn)為R/3是一個能不斷發(fā)展的軟件。三菱的很多人認(rèn)為，SAP在一定程度上引領(lǐng)了他們的信息化管理方向。

三菱人把1996—2002年之間的ERP實(shí)施、使用歷程分為3個階段:第一階段是軟件通用模塊的實(shí)施階段，第二階段是企業(yè)特有模塊實(shí)施階段，第三階段就是利用已經(jīng)實(shí)施的系統(tǒng)進(jìn)行管理流程再造以追求效率和效益最大化的階段。三菱人認(rèn)為，真正的流程再造必須發(fā)生在系統(tǒng)模塊上線以后。這種觀點(diǎn)顯然有悖于企業(yè)通常聽到的在軟件選型前就必須進(jìn)行流程再造的說法。

基于這種思路，三菱的流程再造是這樣進(jìn)行的:對于那些阻礙軟件推進(jìn)的流程，堅決去掉或改掉;而那些能“蒙混過關(guān)”的，先“混”過去，到系統(tǒng)上線后，再來集中精力按照輕重緩急逐步更改。目前，他們已經(jīng)步入流程不斷再造的階段。隨著計算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，不合理的流程逐漸顯現(xiàn)或被發(fā)現(xiàn)。即使是基層業(yè)務(wù)人員也會提出樸素的流程再造要求:“用了計算機(jī)，為什么還要這樣麻煩?不能改一下嗎?”顯然，這種關(guān)于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的持續(xù)優(yōu)化再造，很難依靠外在的力量。三菱自己的實(shí)施隊伍在這個時候開始發(fā)揮作用。

為了保證ERP項目的成功，在項目實(shí)施前，三菱先“忍痛割愛”圈出那些不能做的環(huán)節(jié)，這也是他們在開發(fā)使用了6年之后，也僅僅用了20%的R/3功能的原因之一。不能做的理由，主要是因為企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)管理不規(guī)范。三菱的能力計劃就是一開始被放棄的模塊之一。事實(shí)證明，繞過這個模塊是明智之舉，否則很可能會阻隔下一個流程，最后導(dǎo)致系統(tǒng)的失敗?，F(xiàn)在，隨著基礎(chǔ)的不斷完善，這一模塊就可以重新配置進(jìn)系統(tǒng)。

(資料來源:http://wenku．baidu．com/view/8f64de0f6c85ec3a87c2c55d．htm l)

分析題

1.三菱電梯ERP的使用步驟有哪些?

2.三菱電梯ERP項目的成功實(shí)施有哪些啟示?