二、會務(wù)工作總結(jié)

1.認(rèn)識高效會議

（1）高效會議的八大特征

據(jù)相關(guān)專家研究顯示，高效會議應(yīng)具有以下八大特征：

①精心籌劃過；

②擬訂和分發(fā)了議程表；

③嚴(yán)格按照議程；

④與會人員經(jīng)過精挑細(xì)選；

⑤充分詳細(xì)的會議記錄；

⑥作出了評論及歸納；

⑦嚴(yán)守時(shí)間；

⑧只在必要時(shí)召開。

我們在召開會議之前，一定要隨時(shí)檢查高效會議的八大特征，并充分做好預(yù)防性管理，從而使會議達(dá)到真正意義上的高效。

（2）會議失敗的主要因素

通常，導(dǎo)致會議失敗的主要因素有：

①事先沒有準(zhǔn)備好。

②組織不當(dāng)：會議組織不周密，致使會議偏離既定目標(biāo)，或?qū)δ繕?biāo)失去控制。

③理解不透：誤以為與會者都已經(jīng)閱讀并理解了會議前散發(fā)的有關(guān)資料，繼而誤以為會議上傳遞的信息，可為全體與會者快速接受。

④備忘錄有誤：由于前一次會議的備忘錄內(nèi)容不夠準(zhǔn)確，因而在本次會議上需花費(fèi)時(shí)間重新考慮有關(guān)問題，并達(dá)成一致意見。

⑤議程安排不當(dāng)：未能對會議和會議議程進(jìn)行合理的計(jì)劃安排，談?wù)摰脑掝}顯得混雜多樣，難以控制。

⑥對會議的目的和即將產(chǎn)生的結(jié)論模糊不清。

⑦聽任一兩個(gè)人在會上夸夸其談，使大多數(shù)人無法發(fā)表自己的見解。

（3）會議效率不高的原因

會議效率不高無疑是會議的致命傷，根據(jù)專家人士調(diào)查研究證明，通常，會議效率不高有三種原因：主持人主持工作有問題，會議地點(diǎn)不合適，會議的準(zhǔn)備工作沒做好。

下面，我們針對會議效率不高的具體表現(xiàn)做深入分析。

①會議的地點(diǎn)。會議的地點(diǎn)是不是設(shè)在了經(jīng)理辦公室，以致會議因頻繁的電話和其他人員的往來被打擾，無法正常進(jìn)行。

②會議的時(shí)間。會議的時(shí)間是否安排在諸如將要午餐等不適合開會的時(shí)間段，使與會人員無心開會。

③與會人員選擇。是否因?yàn)橛袥Q策權(quán)的人員未到，而到會場的都是不能做決定的人。

④與會人員發(fā)言情況。與會人員是否發(fā)言有序，表達(dá)清晰，或是表達(dá)能力欠佳導(dǎo)致溝通不暢。

⑤主持人主持技巧。主持人是否可控制會議的節(jié)奏和氣氛，在會議中是否起著引導(dǎo)作用而不是被人牽著鼻子走，從而無法達(dá)到會議意圖。

⑥會議的目的、結(jié)果。在會議進(jìn)行過程中是否發(fā)現(xiàn)會議的目的、議題等均不明確，以致進(jìn)行下去意義不大。

⑦會前準(zhǔn)備工作。會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。

2.后續(xù)工作

在對會議的評估工作結(jié)束之后，并不意味著會議工作的全部結(jié)束，這時(shí)候，還有一些后續(xù)工作要做。后續(xù)工作可能為下次會議的成功高效舉辦做好準(zhǔn)備。通常，后續(xù)工作包括有：

（1）文書處理

文書處理是會后的一項(xiàng)重要工作。會議文書處理幾乎包括了文書處理的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。會議文件材料的回收，會議紀(jì)要及其他文件的起草，會議文件的立卷、銷毀、歸檔，都是會后需要做好的工作。

回收文件材料：按規(guī)定應(yīng)該回收的，有的連記錄本一同回收。大型會議可開列清退清單發(fā)給與會人員；小型會議當(dāng)場回收；臨時(shí)缺席的要個(gè)別清收。

起草形成的文件：除顯示性、信息性會議外，一般需要起草會議紀(jì)要。有些會議形成的議決事項(xiàng)，需要用決定、決議等形式發(fā)布，就要起草相應(yīng)的文件。

立卷歸檔和銷毀：將會議期間所用的文件，按照內(nèi)容聯(lián)系和會議進(jìn)程，分門別類編立成一個(gè)或數(shù)個(gè)案卷，并定期移交檔案部門。對一些沒有保存價(jià)值的文書材料，則進(jìn)行銷毀。

（2）詳記會議建議

在進(jìn)行會議策劃時(shí)，組織者可能會有一些突發(fā)的靈感，但是由于種種原因而無法在這次會議上付諸實(shí)施。因此，應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)系統(tǒng)來記錄這些想法，以便作為以后組織會議的重要參考。

在會議進(jìn)行階段，有一些可能與會議無關(guān)，但確實(shí)很有價(jià)值的想法或觀點(diǎn)被提出來，并引起了與會者的重視，最好也能夠記錄下來作為以后會議的參考。另外，在會議評估過程中，一些與會者反饋的信息中也可能有很好的想法，這些想法也應(yīng)該記錄下來為以后的會議提供必要的參考。

（3）催辦落實(shí)

會議成效最終要體現(xiàn)在落實(shí)上。會后工作還包括會議議決事項(xiàng)的催辦。

催辦的內(nèi)容范圍有：

①催辦寫報(bào)告。

②催辦改寫會議文件。

③催辦代擬指示、批示等相應(yīng)文件。

④催辦會議議定事項(xiàng)的落實(shí)。

催辦可以采用多種方式。要建立催辦制度，定期催辦，可以通過發(fā)催辦單、電話催辦等方式，直至事項(xiàng)落實(shí)辦完為止。有些較長時(shí)間才能完成的事情，也要繼續(xù)跟蹤催辦。

（4）準(zhǔn)備下次會議

假設(shè)會議組織者要舉行另一個(gè)會議，那么下一次會議的承辦者和策劃委員會——即使人選可能與本屆不同，不應(yīng)該再次從零做起。許多與會者可能都對會議的歷史十分了解，而且對會議也有一些具體的預(yù)期，這些都是承辦者和策劃委員會應(yīng)該注意到的。如果主辦者以前也主辦過會議，那么在本次會議的策劃過程中，參考過去會議的資料就是第一步。