羅　丹　楊麗賢

摘要:總編室是出版社編務(wù)機(jī)構(gòu)的重要組成部分?？偩幨业娜粘＞巹?wù)管理工作包括選題管理、書(shū)號(hào)及CIP管理、發(fā)稿管理、合同管理、書(shū)稿檔案管理等，總編室工作人員必須具備一定的專業(yè)能力和素質(zhì)，以更好地為出版社和編輯服務(wù)。

關(guān)鍵詞:出版社;總編室;編務(wù)管理

編務(wù)工作是出版管理中的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，也是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)輔助工作，它與編輯業(yè)務(wù)工作緊密聯(lián)系，又具有行政事務(wù)工作的某些特點(diǎn)。出版社應(yīng)設(shè)置有專門的機(jī)構(gòu)，并配備相應(yīng)的專職工作人員，履行編務(wù)工作職責(zé)?？偩幨疫@一部門就是出版社編務(wù)機(jī)構(gòu)最主要的組成部分，在社領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，圍繞“管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)、監(jiān)督”的要求開(kāi)展工作，總編室應(yīng)發(fā)揮“橋梁”和“紐帶”作用，做到管理規(guī)范、協(xié)調(diào)有力、服務(wù)到位、監(jiān)督落實(shí)，主動(dòng)配合上級(jí)管理部門及社領(lǐng)導(dǎo)做好編務(wù)管理工作。

總編室就其職責(zé)而言，牽扯頭緒繁多，責(zé)任重大，是出版社業(yè)務(wù)工作的中心樞紐，發(fā)揮著重要的管理作用。這就要求從事編務(wù)工作的人員要具備高度的政治敏感度，注重提高自身思想水平和業(yè)務(wù)能力，堅(jiān)持原則，秉公辦事，勤奮敬業(yè)，履職盡責(zé)，確保各項(xiàng)編務(wù)工作順利展開(kāi)。具有專業(yè)技術(shù)職稱的編務(wù)工作人員，在確保完成本職工作的前提下，還應(yīng)力所能及地承擔(dān)一定的編校或者審讀工作，為出版社的編輯力量提供支持。

總編室日常工作主要有負(fù)責(zé)管理編輯業(yè)務(wù)，協(xié)助社領(lǐng)導(dǎo)處理編輯工作的日常事務(wù)，為編輯提供查詢等服務(wù)工作。這些工作具體而煩瑣，如落實(shí)上級(jí)主管部門下達(dá)的有關(guān)精神及社領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)決議;上報(bào)及調(diào)整選題計(jì)劃;協(xié)調(diào)解決稿酬糾紛、版權(quán)糾紛等;接待登門投稿的作者以及反饋問(wèn)題的讀者;上級(jí)部門來(lái)社檢查工作，總編室要做好相應(yīng)準(zhǔn)備;上級(jí)主管部門及社領(lǐng)導(dǎo)需要的有關(guān)材料，總編室需及時(shí)整理上報(bào)，等等。從總編室的職責(zé)范圍不難看出，總編室是出版社的一個(gè)重要管理部門。

總編室的常規(guī)工作大致如下。

(一)選題管理

選題計(jì)劃按照年度選題計(jì)劃和增補(bǔ)選題計(jì)劃進(jìn)行申報(bào)。年度選題計(jì)劃每年年初申報(bào)一次;增補(bǔ)選題計(jì)劃按月申報(bào)，原則上一月申報(bào)一次。具體流程如下:選題形成后，由組稿編輯交編輯室主任審核通過(guò)后再報(bào)總編室匯總，然后在選題論證會(huì)上討論，通過(guò)后上報(bào)出版行政部門審核。選題論證會(huì)成員一般包括社領(lǐng)導(dǎo)、總編室主任、出版科主任、發(fā)行科主任，以及編輯室主任。待出版行政部門的選題意見(jiàn)下發(fā)后，總編室要按照批復(fù)意見(jiàn)做好選題備案、書(shū)稿審讀和執(zhí)行工作，并將批復(fù)意見(jiàn)告知編輯，認(rèn)真督促選題計(jì)劃的落實(shí)，跟蹤檢查執(zhí)行情況，對(duì)選題執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題及時(shí)與編、印、發(fā)相關(guān)環(huán)節(jié)溝通，并向社領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

(二)書(shū)號(hào)及CIP管理

書(shū)號(hào)由總編室集中管理，并由專人負(fù)責(zé)，要嚴(yán)格按照《中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)號(hào)》和書(shū)號(hào)管理有關(guān)規(guī)定申領(lǐng)和使用書(shū)號(hào)。2009年4月，新聞出版總署全面推行書(shū)號(hào)網(wǎng)上實(shí)名申領(lǐng)。書(shū)號(hào)必須在選題獲得出版行政部門的審批同意后進(jìn)行申領(lǐng)。具體流程如下:在書(shū)稿三審?fù)瓿珊?，總編室通過(guò)書(shū)號(hào)實(shí)名申領(lǐng)信息系統(tǒng)填寫(xiě)申領(lǐng)信息、申領(lǐng)書(shū)號(hào);出版行政部門相關(guān)人員對(duì)信息審核通過(guò)后，在一定工作日內(nèi)下發(fā)書(shū)號(hào);總編室根據(jù)此書(shū)號(hào)向CIP數(shù)據(jù)中心上報(bào)本選題的CIP信息;CIP數(shù)據(jù)中心在幾個(gè)工作內(nèi)審核并核發(fā)CIP數(shù)據(jù);收到CIP數(shù)據(jù)后，總編室會(huì)通知相關(guān)編輯對(duì)CIP上的信息進(jìn)行再次核對(duì)，保證信息的準(zhǔn)確性;在圖書(shū)下廠印刷之前，總編室將CIP數(shù)據(jù)交出版科進(jìn)行印制。圖書(shū)印制完畢后，及時(shí)、如實(shí)填寫(xiě)書(shū)號(hào)實(shí)名申領(lǐng)信息系統(tǒng)中的成書(shū)信息?？偩幨野凑占径群湍甓确謩e向出版行政部門報(bào)送書(shū)號(hào)使用情況。

(三)發(fā)稿管理

選題在省新聞出版局批復(fù)后即可進(jìn)入編審流程，總編室需要做好原稿情況登記，并對(duì)審稿實(shí)施情況和出版流程進(jìn)行監(jiān)督檢查。對(duì)于未經(jīng)出版行政部門批準(zhǔn)或者未按批復(fù)意見(jiàn)執(zhí)行的選題，應(yīng)不予發(fā)稿。書(shū)稿在發(fā)稿時(shí)必須達(dá)到“齊、清、定”，“齊”指稿件完整齊全，除了正文及目錄應(yīng)完整外，凡有前言、序言、圖表、后記、索引、附錄等其他輔文的，也需完整無(wú)缺;“清”指稿面清楚，即文字形體、圖標(biāo)、公示等清楚;“定”指稿件內(nèi)容確定，一般不再改動(dòng)。對(duì)于出版流程不規(guī)范、未達(dá)到發(fā)稿“齊、清、定”要求的，應(yīng)退回相關(guān)責(zé)任人員重新加工，直至符合要求后方可安排發(fā)稿。

(四)合同管理

編輯通過(guò)出版管理軟件上報(bào)合同后，總編室負(fù)責(zé)審核，具體審核合同內(nèi)容的規(guī)范性，審核通過(guò)后再提交財(cái)務(wù)室和總編審核。合同一式兩份(甲乙雙方各保存一份)由總編審核通過(guò)并且經(jīng)簽字蓋章后，由總編室保存一份。書(shū)稿出版后，將合同與本書(shū)的其他資料一同存檔，以備日后查閱。

(五)檔案管理、樣書(shū)繳送

在檔案管理中要做到一書(shū)一檔，資料齊全。檔案內(nèi)通常包括樣書(shū)、合同原件、發(fā)稿單、審稿單、流程表、編輯費(fèi)結(jié)算表、稿酬結(jié)算表、質(zhì)檢單等。檔案管理工作比較煩瑣，需要工作人員具備極大的耐心、細(xì)心和較強(qiáng)的責(zé)任心。圖書(shū)檔案一經(jīng)存檔，必須保證資料不能遺失、不能混淆。因檔案中有樣書(shū)、合同、質(zhì)檢單、審稿單、書(shū)稿的電子光盤等資料，在日后的工作中編輯、出版科等部門可能會(huì)隨時(shí)調(diào)閱，檔案管理人員必須在第一時(shí)間提供檔案，積極配合各個(gè)部門的工作。

按照出版管理規(guī)定，出版社要做好樣書(shū)繳送工作。每個(gè)季度按時(shí)向新聞出版總署、中國(guó)版本圖書(shū)館、國(guó)家圖書(shū)館、省新聞出版局繳送樣書(shū)。

(六)圖書(shū)評(píng)獎(jiǎng)工作

負(fù)責(zé)牽頭組織圖書(shū)評(píng)獎(jiǎng)工作，積極參加國(guó)家級(jí)、省級(jí)、部級(jí)以及行業(yè)協(xié)會(huì)組織的圖書(shū)獎(jiǎng)的推薦、參評(píng)工作。在評(píng)獎(jiǎng)推薦工作中要做到信息公開(kāi)、程序公正、材料規(guī)范、報(bào)送及時(shí)。在評(píng)選結(jié)果公布后，應(yīng)及時(shí)反饋給社領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)編輯。

(七)圖書(shū)質(zhì)量管理工作

在分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)社內(nèi)圖書(shū)內(nèi)容質(zhì)量、編校質(zhì)量檢查的組織管理工作，根據(jù)上級(jí)主管部門和社內(nèi)的質(zhì)量工作安排，與出版社質(zhì)檢部門密切配合，負(fù)責(zé)社內(nèi)圖書(shū)內(nèi)容質(zhì)量、編校質(zhì)量檢查的組織管理工作。出版社每年應(yīng)開(kāi)展圖書(shū)質(zhì)量自查不少于兩次，自查均應(yīng)同時(shí)包括圖書(shū)編校質(zhì)量的自查和圖書(shū)裝幀質(zhì)量的自查。協(xié)助質(zhì)檢部門對(duì)質(zhì)量檢查結(jié)果進(jìn)行分析、匯總，提出改進(jìn)措施和獎(jiǎng)懲意見(jiàn)。對(duì)上級(jí)主管部門交辦的圖書(shū)質(zhì)量檢查工作，按照要求認(rèn)真完成，及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。

要做好以上日常工作，就要求總編室工作人員必須具備一定的專業(yè)能力和素質(zhì)，要求總編室人員需具備服務(wù)意識(shí)、管理意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、大局意識(shí)、版權(quán)意識(shí)以及政策學(xué)習(xí)能力、制度建設(shè)能力、文件處理能力、選題分析、跟蹤能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合的信息分析能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、熟練的網(wǎng)絡(luò)辦公能力。作為總編室工作人員，應(yīng)當(dāng)牢記“總編室是編務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者和管理者。它是總編輯的智慧和參謀機(jī)構(gòu)，基本職責(zé)是組織編輯工作各項(xiàng)計(jì)劃的制訂、實(shí)施，協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)的關(guān)系，聯(lián)系作者、讀者，管理版權(quán)業(yè)務(wù)，為編輯工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)圖書(shū)質(zhì)量的提高”，并認(rèn)真履行自己的工作職責(zé)。

近幾年，隨著我國(guó)出版行業(yè)管理體制和運(yùn)行機(jī)制改革的日益深入，各出版社轉(zhuǎn)企改制陸續(xù)完成，圖書(shū)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，這對(duì)出版社提出了更大的挑戰(zhàn)。同時(shí)，處于這一新時(shí)期的總編室的職能在不斷增多，對(duì)總編室的要求也在不斷提高?？偩幨乙鞔_自身職能定位，通過(guò)更新觀念、加強(qiáng)內(nèi)部管理、提高工作人員素質(zhì)來(lái)全面提升服務(wù)質(zhì)量和水平，爭(zhēng)取在出版社改革和發(fā)展中發(fā)揮更大作用，做出更大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

［1］唐允．總編室人員需具備的意識(shí)和能力［J］．現(xiàn)代出版．2014(1)．