根據(jù)80/20原理和Stephen R.Covey時(shí)間管理理論，工作和生活中有很多事情可以被視為“瑣事”，而且占有相當(dāng)大的比例。最常見的就是相關(guān)記錄和文件的簽核。特別是當(dāng)我負(fù)責(zé)兩個(gè)部門時(shí)，需要簽字的文件越來(lái)越多。更不可思議的是，我發(fā)現(xiàn)員工經(jīng)常拿著報(bào)告、單據(jù)去找相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人簽字。有一次，我問道，“如果我今天出差不在公司，不能簽字，會(huì)怎么樣?”回答：“對(duì)于異常處理單，需要找代理人立即處理，否則會(huì)影響生產(chǎn)和物料的處理，對(duì)于其他的，可以明天再處理?！薄鞍岩龅氖虑檎硪幌拢男┦切枰⒖毯灪说?，哪些是當(dāng)天需要處理的，哪些是可以一周處理一次的?！睂?duì)于當(dāng)天需要處理的，每天下午4∶00來(lái)處理，如果我不在位置上，我會(huì)安排工程師代理；對(duì)于每周需要處理的，星期五下午4∶00來(lái)處理；對(duì)于和生產(chǎn)相關(guān)、數(shù)量較多的單據(jù)如MRN（Material Rejection Notification）單據(jù)，需要采購(gòu)、質(zhì)量、ME（Manufacturing Engineer）、IQC、SQE和生產(chǎn)單位共同解決的，在每個(gè)星期四下午的MRB會(huì)議后，留出10分鐘時(shí)間，專門處理MRN單據(jù)，以節(jié)省時(shí)間，提高效率。所以工作中的加班單、請(qǐng)假單、報(bào)廢單、退貨單、異常處理單、檢驗(yàn)報(bào)告單、報(bào)銷單、8D報(bào)告、設(shè)備維修單、培訓(xùn)考核記錄單、標(biāo)準(zhǔn)樣品確認(rèn)單、儀器設(shè)備驗(yàn)收清單等，和各個(gè)相關(guān)部門都確定了統(tǒng)一處理的時(shí)間，需要緊急處理的事情，就會(huì)越來(lái)越少。

不同的工作性質(zhì)和工作環(huán)境，重要與不重要的定義會(huì)有一定的差別，用最少的時(shí)間統(tǒng)一集中處理，對(duì)于各相關(guān)部門和個(gè)人都是有益的。我曾經(jīng)遇到一個(gè)培訓(xùn)講師，他每周處理一次郵件。有的總經(jīng)理，也是一周處理一次信件和郵件，如果責(zé)任清晰、流程規(guī)范和授權(quán)，并不會(huì)影響正常的工作。