了解一次會(huì)議的主要經(jīng)費(fèi)開支項(xiàng)目有哪些，掌握會(huì)議預(yù)算的方法，掌握會(huì)議財(cái)務(wù)管理的原則。

李丹拿著前兩天訂會(huì)議用品的發(fā)票單來找葛芳報(bào)賬，葛芳一看，又是一筆數(shù)目不小的錢！葛芳急了，她要找總經(jīng)理反映一下情況，會(huì)議的開支有點(diǎn)超出她當(dāng)初的預(yù)想。如今會(huì)議還沒開始呢，錢就花了不少了，接下去還會(huì)有什么沒預(yù)料到的花銷？這個(gè)會(huì)還有多少錢要花？還有多少錢可花？葛芳心里真沒底……

（1）根據(jù)會(huì)議策劃進(jìn)行會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，一定要盡量把每一個(gè)項(xiàng)目都想到，想仔細(xì)，盡量避免疏漏。

（2）根據(jù)實(shí)際情況，對每一個(gè)項(xiàng)目的開支作出合理的估算。

（3）了解會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要來源和數(shù)目，便于“看菜吃飯”，合理分配會(huì)議經(jīng)費(fèi)。

（4）指派專人管理會(huì)議財(cái)務(wù)開支，有嚴(yán)格的財(cái)務(wù)開支審查制度，盡量減少會(huì)議的浪費(fèi)，盡量降低會(huì)議的成本。

會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算一覽表

編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，其實(shí)就是對會(huì)議收入和會(huì)議支出作理性的預(yù)測，也就是估算會(huì)議未來的收入額，并將這些收入合理分配到各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)的開支中去。

會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算包括會(huì)議收入預(yù)算和會(huì)議支出預(yù)算兩大部分，預(yù)算方案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)審核，報(bào)請財(cái)政主管部門批準(zhǔn)方可算通過。

（一）會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的內(nèi)容

會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包含以下幾個(gè)主要的項(xiàng)目。

（1）會(huì)議費(fèi)用：包括場地租金、設(shè)備租金、專業(yè)人員服務(wù)費(fèi)、茶水飲料費(fèi)等。

（2）資料費(fèi)用：包括購買會(huì)議辦公文具和印制會(huì)議文件、資料等費(fèi)用。

（3）食宿費(fèi)用：包括會(huì)議期間與會(huì)人員的餐飲費(fèi)用和住宿費(fèi)用（此項(xiàng)一般為與會(huì)者自費(fèi)，但往往需要會(huì)務(wù)組統(tǒng)籌安排）。

（4）交通運(yùn)輸費(fèi)用：包括會(huì)議期間多次接、送與會(huì)代表所使用的租車費(fèi)、燃油費(fèi)、停車費(fèi)、過橋費(fèi)、司機(jī)勞務(wù)費(fèi)等多項(xiàng)費(fèi)用。

（5）宣傳聯(lián)絡(luò)費(fèi)用：用于會(huì)議宣傳、新聞發(fā)布、聯(lián)絡(luò)通信等方面的費(fèi)用。

（6）其他雜費(fèi)：諸如安排會(huì)議合照、會(huì)間活動(dòng)、雇用會(huì)場翻譯、會(huì)場保安、禮儀小姐、購買禮品贈(zèng)品、租（或買）會(huì)場布置用品等所需的一切費(fèi)用。

（二）會(huì)議成本的計(jì)算方法

會(huì)議的成本可分為直接會(huì)議成本、時(shí)間成本、效率損失成本等三種。其具體的內(nèi)容及計(jì)算方法分別如下。

1．直接會(huì)議成本的計(jì)算

直接會(huì)議成本＝場地租金＋設(shè)備租金＋交通費(fèi)用＋餐飲費(fèi)用＋住宿費(fèi)用＋文件資料費(fèi)用＋其他會(huì)議用品費(fèi)用

2．會(huì)議的時(shí)間成本的估算

時(shí)間成本＝與會(huì)者人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的交通時(shí)間＋會(huì)議秘書工作時(shí)間＋會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）

要把時(shí)間成本換算成金錢成本，其方法是：

金錢成本＝開會(huì)的時(shí)間成本（按小時(shí)算）×與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水

3．效率損失成本

會(huì)議期間，參會(huì)人員必須短期離開自己的工作崗位（尤其是某些重要的部門和領(lǐng)導(dǎo)崗位），這就極有可能造成該公司或部門整體管理效率的下降。如不能及時(shí)接聽客戶的來電而錯(cuò)失商機(jī)，又如沒能及時(shí)做出決策以解決所轄部門出現(xiàn)的緊急情況等。這種由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本比較難于計(jì)算，在會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，這部分通常不在預(yù)算之列。

作為會(huì)議的組織者，必須在會(huì)前對會(huì)議成本進(jìn)行細(xì)致的預(yù)算，在會(huì)中對會(huì)議成本進(jìn)行有效的管理，在會(huì)后抓緊進(jìn)行會(huì)議費(fèi)用的結(jié)算，這樣才能盡量控制并降低會(huì)議成本，減少會(huì)議的浪費(fèi)，以此取得較好的會(huì)議產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

（1）會(huì)議主辦單位或主管領(lǐng)導(dǎo)部門撥發(fā)的會(huì)議專款：這是會(huì)議經(jīng)費(fèi)的重要來源之一。慣例的做法是舉辦會(huì)議的?？钜獙Ｅ?，同時(shí)要求?？顚Ｓ?，不得留用或挪用做其他用途。

（2）與會(huì)者提交的會(huì)務(wù)費(fèi)：這也是會(huì)議經(jīng)費(fèi)比較主要的來源之一。通常，會(huì)議的組織者可按相關(guān)規(guī)定和比例收取與會(huì)人員的會(huì)務(wù)費(fèi)，所收費(fèi)用應(yīng)在發(fā)送的會(huì)議通知里明確說明。同時(shí)，在與會(huì)者提交會(huì)務(wù)費(fèi)后，要及時(shí)開出發(fā)票憑證，以便于與會(huì)者會(huì)后報(bào)銷之用。

（3）商業(yè)贊助及捐贈(zèng)：商業(yè)贊助的內(nèi)容很廣，金額也不限，如直接提供大會(huì)贊助費(fèi)，又或者提供免費(fèi)（或打折）使用的會(huì)議場所，提供免費(fèi)（或打折）的食宿，提供會(huì)議所需器材和使用的設(shè)備，提供會(huì)議贈(zèng)品、獎(jiǎng)品等。商家的熱情參與，能使會(huì)議節(jié)約不少花銷，從而大大降低了會(huì)議的成本。因此，商業(yè)贊助及捐贈(zèng)也是一筆不可小看的會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源。

除了以上幾個(gè)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要來源外，還有一些會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源，如聯(lián)合主辦單位的交費(fèi)、會(huì)議陪同人員的交費(fèi)、會(huì)議活動(dòng)的收費(fèi)、某些有償服務(wù)的收費(fèi)等。

（1）遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)。這是會(huì)議財(cái)務(wù)管理最基本的原則。會(huì)議經(jīng)費(fèi)要按照國家有關(guān)規(guī)定，收取會(huì)議費(fèi)的數(shù)額要經(jīng)過研究及有關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，收費(fèi)要開具正式發(fā)票，支出要有正式收據(jù)，發(fā)放補(bǔ)貼、支取現(xiàn)金要填寫現(xiàn)金領(lǐng)取單。此外，對購買物品的數(shù)量、金額要認(rèn)真審核，避免款物不符。

（2）量入為出，收支平衡。會(huì)議經(jīng)費(fèi)的收入來源通常有上級撥款、本部門專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、企事業(yè)單位贊助，以及收取會(huì)議費(fèi)等。要根據(jù)收入與各項(xiàng)活動(dòng)支出做好預(yù)算，并嚴(yán)格按預(yù)算支出費(fèi)用，做到收支平衡，避免入不敷出，或者當(dāng)用不用，結(jié)余太多。

為了保證經(jīng)費(fèi)支出條理清楚，可建一臨時(shí)性賬目，待會(huì)議結(jié)束、結(jié)算清楚后，按有關(guān)財(cái)務(wù)管理的規(guī)定報(bào)賬。

（3）精打細(xì)算，厲行節(jié)約。會(huì)議申報(bào)經(jīng)費(fèi)時(shí)，要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、規(guī)格、會(huì)期、范圍等，對所有收入與支出逐項(xiàng)精心核算。

·訓(xùn)練目標(biāo)

能夠比較全面準(zhǔn)確地預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)。

·知識要求

（1）熟悉會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的內(nèi)容和計(jì)算方法。

（2）熟悉相關(guān)的財(cái)務(wù)管理制度。

·訓(xùn)練要求

（1）概括敘述完成這項(xiàng)任務(wù)的步驟。

（2）以表格形式制作會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算表。

·任務(wù)描述

順翔旅游有限公司召開10年度總結(jié)暨表彰大會(huì)，時(shí)間為2011年1月5日至7日，5日為各部門負(fù)責(zé)人及員工代表會(huì)議，預(yù)計(jì)38人，在公司會(huì)議室進(jìn)行；6日、7日為全體員工會(huì)議，會(huì)上有應(yīng)邀嘉賓5人，共計(jì)168人參會(huì)，7日中午聚餐，下午娛樂活動(dòng)，地點(diǎn)××酒店。

請你根據(jù)會(huì)議要求和實(shí)際情況，預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)。

·操作提示

（1）分組討論，1課時(shí)，課外進(jìn)行。

（2）在機(jī)房獨(dú)立完成預(yù)算表的制作。

（3）教師在機(jī)房巡回檢查，挑選1～2份好的成果展示。