辦事切忌忙亂

行動是要有章法的，不能眉毛胡子一把抓，要分輕重緩急!這樣才能一步一步地把事情做得有節(jié)奏、有條理，達(dá)到良好結(jié)果。

在緊急但不重要的事情和重要但不緊急的事情之間，你首先去辦哪一個?面對這個問題你或許會很為難。

在現(xiàn)實生活中，許多人都是這樣，這正如法國哲學(xué)家布萊斯·巴斯卡所說:“把什么放在第一位，是人們最難懂得的?！睂υS多人來說，這句話不幸而言中，他們完全不知道怎樣把人生的任務(wù)和責(zé)任按重要性排列。他們以為工作本身就是成績，但這其實是大謬不然。

不妨舉一個例子，我們在學(xué)校學(xué)習(xí)的過程中，最缺的是什么?可能有許多人都有同感，我們最缺的就是錢。在這個時期，我們可以認(rèn)為，對于我們的一生而言，學(xué)習(xí)對我們是重要的，但卻不是最緊急的，而錢對我們是緊急的(我們會舉出許多理由，如我們已經(jīng)長大了，不想要父母明的錢等等)，但卻不是最重要的。在這個十字路口，我們選擇什么?

對這個問題，不同的人有不同的選擇。有的早早就選擇棄學(xué)從商，有的依然選擇在校學(xué)習(xí)，而更可悲的人還有，無論他是棄學(xué)經(jīng)商還是在校學(xué)習(xí)，他都不知道他在做什么?

這個例子看來真是再明顯不過了，許多人在處理我們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷鏁r，的確分不清哪個更重要，哪個更緊急。這些人以為每個任務(wù)都是一樣的，只要時間被忙忙碌碌地打發(fā)掉，他們就從心眼里高興。他們只愿意去做能使他們高興的事情，而不管這個事情有多么不重要或多么不緊急。

實際上，懂得美麗生活的人都是明白輕重緩急的道理的，他們在處理一年或一個月、一天的事情之前，總是按分清主次的辦法來安排自己的時間。

商業(yè)及電腦巨子羅斯·佩羅說:“凡是優(yōu)秀的、值得稱道的東西，每時每刻都處在刀刃上，要不斷努力才能保持刀刃的鋒利。”

羅斯認(rèn)識到，人們確定了事情的重要性之后，不等于事情會自動辦得好。你或許要花大力氣才能把這些重要的事情做好。而始終要把它們擺在第一位，你肯定要費(fèi)很大的勁。下面是有助于你做到這一點的三步計劃:估價。首先，你要用上面所提到的目標(biāo)、需要、回報和滿足感四原則對將要做的事情作一個估價。

去除。第二步是去除你不必要做的事，把要做但不一定要你做的事委托別人去做。

估計。記下你為達(dá)到目標(biāo)必須做的事，包括完成任務(wù)需要多長時間，誰可以幫助你完成任務(wù)等資料。

在確定每一年或每一天該做什么之前，你必須對自己應(yīng)該如何利用時間有更全面的看法。要做到這一點，你要問自己四個問題:我從哪里來，要到哪里去?我們每一個人來到這個世界上，都是上帝的安排。我們每個人都肩負(fù)著一個沉重的責(zé)任，按上帝指定的目標(biāo)前進(jìn)?？赡茉龠^20年，我們每個人都有可能成為公司的領(lǐng)導(dǎo)、大企業(yè)家、大科學(xué)家。所以，我們要解決的第一個問題就是，我們要明白自己將來要干什么?只有這樣，我們才能持之以恒地朝這個目標(biāo)不斷努力，把一切和自己無關(guān)的事情統(tǒng)統(tǒng)拋棄。

我需要做什么?要分清緩急，還應(yīng)弄清自己需要做什么?？倳行┤蝿?wù)是你非做不可的。重要的是你必須分清某個任務(wù)是否一定要做，或是否一定要由你去做。這兩種情況是不同的。非做不可，但并非一定要你親自做的事情，你可以委派別人去做，自己只負(fù)責(zé)監(jiān)督其完成。

什么能給我最高回報?人們應(yīng)該把時間和精力集中在能給自己最高回報的事情上，即他們會比別人干得出色的事情上。在這方面，讓我們用巴萊托(80/20)定律來引導(dǎo)自己:人們應(yīng)該用80%的時間做能帶來最高回報的事情，而用20%的時間做其他事情，這樣使用時間是最具有戰(zhàn)略眼光的。

什么能給我最大的滿足感?有些人認(rèn)為能帶來最高回報的事情就一定能給自己最大的滿足感。但并非任何一種情況都是這樣。無論你地位如何，你總需要把部分時間用于做能帶給你滿足感和快樂的事情上。這樣你會始終保持生活熱情，因為你的生活是有趣的。

在確定了應(yīng)該做哪幾件事之后，你必須按它們的輕重緩急開始行動。大部分人是根據(jù)事情的緊迫感，而不是事情的優(yōu)先程度來安排先后順序的。這些人的做法是被動的而不是主動的。懂得生活的人不能這樣，而是按優(yōu)先程度開展工作。以下是兩個建議:

一是每天開始都開一張優(yōu)先表。伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普曾會見效率專家艾維·利時，艾維·利說自己的公司能幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。舒瓦普承認(rèn)他自己懂得如何管理，但事實上公司不盡如人意。可是他說自己需要的不是更多知識，而是更多行動。他說:“應(yīng)該做什么，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們?nèi)绾胃玫貓?zhí)行計劃，我聽你的，在合理范圍之內(nèi)價錢由你定?！?/p>

艾維·利說可以在10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西能使他的公司的業(yè)績提高至少50%。然后他遞給舒瓦普一張空白紙，說:“在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事?！边^了一會兒又說:“現(xiàn)在用數(shù)字標(biāo)明每件事情對于你和你的公司的重要性次序?！边@花了大約5分鐘。艾維·利接著說:“現(xiàn)在把這張紙放進(jìn)口袋。明天早上第一件事是把紙條拿出來，做第一項。不要看其他的，只看第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然后用同樣方法對待第二項。第三項……直到你下班為止。如果你只做完第一件事，那不要緊。你總是做著最重要的事情?！?/p>

艾維·利又說:“每一天都要這樣做。你對這種方法的價值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這個試驗?zāi)銗圩龆嗑镁妥龆嗑茫缓蠼o我寄支票來，你認(rèn)為值多少就給我多少?！?/p>

整個會見歷時不到半個鐘頭。幾個星期之后，舒瓦普給艾維·利寄去一張2．5萬元的支票，還有一封信。信上說從錢的觀點看，那是他一生中最有價值的一課。后來有人說，5年之后，這個當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠，而其中，艾維·利提出的方法功不可沒。這個方法還為查理斯·舒瓦普賺得一億美元。

二是把事情按先后順序?qū)懴聛恚▊€進(jìn)度表。把一天的時間安排好，這對于你成就大事是很關(guān)鍵的。這樣你可以每時每刻集中精力處理要做的事。但把一周、一個月、一年的時間安排好，也是同樣重要的。這樣做給你一個整體方向，使你看到自己的宏圖，從而有助于你達(dá)到目的。