第三節(jié)　商務(wù)會議禮儀

所謂商務(wù)會議，是指將人們組織起來，在一起研究、討論有關(guān)問題的一種社會活動(dòng)方式。對于商務(wù)會議來說，最重要的是要維護(hù)好會議中雙方的形象。要做到形象的維護(hù)，就要做好以下幾點(diǎn)：

首先，要安排好與會者的招待工作。對于交通、膳宿、醫(yī)療、保衛(wèi)等方面的具體工作，應(yīng)精心、妥當(dāng)?shù)刈龊脺?zhǔn)備。要布置好會場，不應(yīng)使其過大，顯得空曠無人；也不可使之過小，弄得擁擠不堪。對必用的音響、照明、空調(diào)、投影、攝像設(shè)備，事先要認(rèn)真調(diào)試。需用的文具、飲料，亦應(yīng)預(yù)備齊全。

其次，要安排好座次。排列主席臺上的座次，我國目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。凡屬重要會議，在主席臺上每位就座者身前的桌子上，應(yīng)先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽眾席的座次，目前主要有兩種方法：一是按指定區(qū)域統(tǒng)一就座，二是自由就座。

最重要的，在會議進(jìn)行階段，會議的組織準(zhǔn)備者要做以下幾項(xiàng)重要的服務(wù)工作。凡重要會議，不論是全體大會，還是分組討論，都要進(jìn)行必要的會議記錄。會議記錄，是由專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容的一種書面材料，包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主持者等記錄在內(nèi)。在會場之外，應(yīng)安排專人迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員。對與會的年老體弱者，還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。此外，必要時(shí)還應(yīng)為與會者安排一定的文體娛樂活動(dòng)。在會場之內(nèi)，則應(yīng)當(dāng)對與會者有求必應(yīng)，有錯(cuò)就改，盡可能地滿足其一切正當(dāng)要求。精心編寫會議簡報(bào)，舉行會期較長的大中型會議，依例編寫會議簡報(bào)。在會議結(jié)束階段，一般的組織準(zhǔn)備工作主要有以下三項(xiàng)：

1．形成可供傳達(dá)的會議文件；2．處理有關(guān)會議的文件材料；3．為與會者的返程提供方便。

一般而言，與會人員在出席會議時(shí)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守的會議紀(jì)律，主要有以下四項(xiàng)內(nèi)容：

1．規(guī)范著裝；2．嚴(yán)守時(shí)間；3．維護(hù)秩序；4．專心聽講。