三、會議輿論活動的要求

輿論性會議成功的標志并不都以取得意見一致為準。在一定議題下,有時一致意見是很難取得的。因此,會議輿論活動是否成功的標準主要是“人和”、“共識”、“節(jié)時”和“節(jié)約資金”。

強調討論圓滿,全體意見一致,要看是否具備條件。從理論上講某種結論正確,但因反對者太多,可能造成事后不愉快,與其會議引起兩種意見的爭論,不如馬馬虎虎選擇稍有缺陷而能產(chǎn)生皆大歡喜的結論?！叭撕透哂谝磺小?恰恰是達成一致意見的前提。

為了使會議對議題達成高度一致,需要做好開會前的一系列準備。會議活動是由眾多人員參加的動態(tài)過程,準備工作包括確定議題和出席人員、會議文書和會議輔助材料,會議的各項服務和應變措施也是不可缺少的。只有與會議活動有關的各項準備工作充分完成后,才可召開會議。開會之前,由會議組織者向與會者直接告知有關內容,使與會者在一定程度上消除對某些問題的不確定性。

正式會議召開之前,按照會議程序的安排,需要召開預備會議。預備會議不是凡會必有的形式,而是代表大會和重要會議才有。預備會議有程序性和非程序性兩種。程序性預備會議是整個會議程序中的組成部分,在正式會議召開之前為正式會議作組織準備。程序性預備會議的主要任務是,通過大會主席團和秘書長名單,通過代表資格審查委員會名單,通過大會議程確認有關的事項。非程序性預備會議,一般是為提供重要文件特意安排的,主要是為正式會議作思想準備,以保證正式會議在召開之后能順利進行。

主持會議的技巧,是會議成功的重要因素。會議開始后,主持人在會議開始時對會議的任務和目的進行說明,簡要做一些理想化的勾勒,為會議的討論確定一個方向,使到會人員圍繞會議的目的充分地進行思考和建議。會議開始后,主持人只傾聽意見,不必再繼續(xù)發(fā)表意見;與會者只發(fā)表自己的意見,對別人的意見不管對錯,都不應評論,形成自由發(fā)表意見的氣氛有利于產(chǎn)生更好的建議。允許與會者發(fā)表不同意見,旨在推動突破性思維,尋求新的思想或建議,以提高會議質量——順利地統(tǒng)一最好的意見。

會議的成功還表現(xiàn)為會議以最小的代價達成共識。會議時間很長,浪費很多時間,花了很多錢,也就提高了會議成本。會議的輿論活動必須以最少的人力、物力和時間投入換取最大的效益。會議的效率如何,不光決定著會議的進程、節(jié)奏和成果,還決定對會議事項的落實。主持人對會議進程的安排和掌握應盡量合理和緊湊,引導與會者集中思考和討論議題,防止一切與議題無關的或空洞的發(fā)言,以最少的人員、時間和財力投入,達到統(tǒng)一意見的最好效果。