趙晨和顧宇的創(chuàng)業(yè)故事 （十四）：如何定員工崗位職責(zé)？

趙晨曾提醒過他們要及早制定崗位工作職責(zé)。開始時企業(yè)雖然只有他和顧宇兩人，但分工明確，可以避免重復(fù)和遺漏。有了它，對于將來定崗位、定雇員、定職務(wù)、定工資以及監(jiān)督考核都會有參考作用。所以他們就列了一張簡單的表，如表4－1所示：

圖4－3 確定人員職責(zé)

表4－1 確定人員職責(zé)

任務(wù)布置

任務(wù)1：評價趙晨和顧宇制定的員工崗位職責(zé)是否清晰。

任務(wù)2：設(shè)計員工招聘的基本程序。

任務(wù)3：設(shè)計員工崗位職責(zé)制定的基本程序。

一、招聘程序

招聘新員工對應(yīng)聘者和創(chuàng)業(yè)者來說都相當(dāng)重要。它既可能是一種互利關(guān)系的開始，也可能是一系列錯誤的開端。

影響員工流轉(zhuǎn)的兩個主要因素是招聘和選擇程序。為了減少員工流失，創(chuàng)業(yè)者有必要發(fā)布招聘廣告、處理應(yīng)聘者的申請材料、進行面試、選擇新員工并為他們配置工作。

1.潛在的員工來源

（1）企業(yè)內(nèi)部提拔。

（2）招聘廣告。

（3）就業(yè)中介。

（4）教育機構(gòu)。

（5）以前的員工推薦。

（6）在職員工推薦。

2.選擇員工的程序

（1）接受申請資料。

（2）面試。

（3）核實應(yīng)聘者的相關(guān)信息。

（4）應(yīng)聘者的技能測試。

招聘的流程

二、定崗程序

按照慣例，新員工到來的第一天應(yīng)該帶他們參觀企業(yè)。在這期間，應(yīng)該把新員工介紹給在職的其他員工，讓員工了解企業(yè)的整體運行情況，明確地要求新員工適應(yīng)企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境并融入企業(yè)當(dāng)中。這項工作并不需要花很多精力，卻十分有用。從長遠來看，這項工作省時省錢。

最重要的是，要讓新員工從進入企業(yè)的第一天開始就能找到自己的恰當(dāng)位置。正確定崗非常有助于提高員工的工作效率，并且有助于長期留住優(yōu)秀員工。

1.員工定崗的四個基本原則

（1）定人：確定需要定崗的員工。

（2）定事：明確必須完成的工作任務(wù)。

（3）試用：讓員工在監(jiān)督下進行嘗試。

（4）轉(zhuǎn)正：讓合格者繼續(xù)工作下去。

2.給新員工定崗準(zhǔn)備工作的六個要素

（1）落實工作：讓新員工了解他們所要從事的工作。

（2）進行監(jiān)督：讓在職員工對新員工進行輔導(dǎo)和監(jiān)督。

（3）設(shè)計障礙：設(shè)計簡單工作障礙。

（4）確定時間：制定新員工培訓(xùn)時間表。

（5）規(guī)定范圍：規(guī)定工作范圍。

（6）績效評估：每天對新員工工作績效進行評估。

三、員工的考慮

1.薪酬計劃

對員工來說，工資是決定他們工作的一個重要因素。他們希望所得報酬能夠反映出他們貢獻給企業(yè)的各種技能以及所付出的辛勤勞動。如果創(chuàng)業(yè)者想要吸引并留住優(yōu)秀員工，那么，他們就必須認(rèn)真考慮在別的企業(yè)從事相同工作的員工報酬如何。

2.額外福利

在所有額外福利中，病休和假期是員工們最為看重的。創(chuàng)業(yè)者應(yīng)該設(shè)計一整套包括各種額外福利的方案。

3.人際關(guān)系

高工資報酬和優(yōu)厚的福利待遇并不一定能夠使員工感到快樂，工作滿意對他們來說更加重要。創(chuàng)業(yè)者有責(zé)任為員工提供最好的工作環(huán)境，并且要確保員工與企業(yè)之間總是能夠暢通無阻地進行雙向交流。

4.工作條件

良好的工作條件與員工的健康、舒適和安全一樣都應(yīng)該是創(chuàng)業(yè)者真正關(guān)心的事情。一個好的工作環(huán)境不僅可以防止發(fā)生意外事故，而且非常有助于提高員工的工作效率。工作場所必須通風(fēng)良好、冷熱適度、光照充足，還必須配備衛(wèi)生設(shè)備和安全設(shè)施。在任何一家企業(yè)的健康和安全計劃中，急救藥箱和急救電話號碼都是必不可少的。

設(shè)計你的企業(yè)員工工作崗位

填表說明：

1.看看下表第一欄中列出的工作種類，這些是所有企業(yè)通常必須做的工作。

2.在這一欄中加上你的企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品或提供服務(wù)所必須做的其他工作。

3.對所有這些工作，你要確定你是否有時間和必需的技能經(jīng)驗去完成在第二欄填寫的那些工作。

4.如果你沒有時間或技能，就應(yīng)該雇人來完成這些工作。

一、崗位職責(zé)的含義

（1）崗位。崗位是組織為完成某項任務(wù)而確立的，由工種、職務(wù)、職稱和等級內(nèi)容組成。

（2）職責(zé)。職責(zé)是職務(wù)與責(zé)任的統(tǒng)一，由授權(quán)范圍和相應(yīng)的責(zé)任兩部分組成。

二、確定崗位及職責(zé)

（1）根據(jù)工作任務(wù)的需要確立工作崗位名稱及其數(shù)量。

（2）根據(jù)崗位工種確定崗位職務(wù)范圍。

（3）根據(jù)工種性質(zhì)確定崗位使用的設(shè)備、工具、工作質(zhì)量和效率。

（4）明確崗位環(huán)境和確定崗位任職資格。

（5）確定各個崗位之間的相互關(guān)系。

（6）根據(jù)崗位的性質(zhì)明確實現(xiàn)崗位目標(biāo)的責(zé)任。

三、實行崗位職責(zé)管理的作用和意義

（1）可以最大限度地實現(xiàn)勞動用工的科學(xué)配置。

（2）可以有效地防止因職務(wù)重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象。

（3）提高內(nèi)部競爭活力，更好地發(fā)現(xiàn)和使用人才。

（4）是組織考核的依據(jù)。

（5）提高工作效率和工作質(zhì)量。

（6）規(guī)范操作行為。

（7）減少違章行為和違章事故的發(fā)生。

四、崗位職責(zé)范本

確定員工責(zé)任需要有明確的崗位職責(zé)規(guī)定。崗位職責(zé)說明書并不是要面面俱到，而是對崗位職責(zé)進行合理有效地分工，促使有關(guān)人員明確自己的崗位職責(zé)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，出色完成崗位職責(zé)任務(wù)。一份完整的崗位職責(zé)應(yīng)該包括以下內(nèi)容：

（1）部門名稱。

（2）直接上級。

（3）下屬部門。

（4）部門性質(zhì)。

（5）管理權(quán)限。

（6）管理職能。

（7）主要職責(zé)。

舉例：人事部崗位職責(zé)

部門名稱：人事部。

直接上級：分管副總經(jīng)理。

下屬部門：人事科、勞動工資科。

部門性質(zhì)：人力資源開發(fā)、利用的專業(yè)管理部門。

管理權(quán)限：受分管副總經(jīng)理委托，行使對公司人事、勞動工資管理權(quán)限，并承擔(dān)執(zhí)行公司規(guī)章制度、管理規(guī)程及工作指令的義務(wù)。

管理職能：負責(zé)對公司人事工作全過程中的各個環(huán)節(jié)實行管理、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)、考核評比的專職管理部門，對所承擔(dān)的工作負責(zé)。

主要職責(zé)：

（1）堅決服從分管副總經(jīng)理的統(tǒng)一指揮，認(rèn)真執(zhí)行其工作指令，一切管理行為向主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行公司規(guī)章制度，認(rèn)真履行其工作職責(zé)。

（3）負責(zé)組織對人力資源發(fā)展、勞動用工、勞動力利用程度指標(biāo)計劃的擬訂、檢查、修訂及執(zhí)行。

（4）負責(zé)制定公司人事管理制度。設(shè)計人事管理工作程序，研究、分析并提出改進工作意見和建議。

（5）負責(zé)對本部門工作目標(biāo)的擬訂、執(zhí)行及控制。

（6）負責(zé)合理配置勞動崗位控制勞動力總量。組織勞動定額編制，做好公司各部門、車間及有關(guān)崗位定員定編工作，結(jié)合生產(chǎn)實際，合理控制勞動力總量及工資總額，及時組織定額的控制、分析、修訂、補充，確保勞動定額的合理性和準(zhǔn)確性，杜絕勞動力的浪費。

（7）負責(zé)人事考核、考察工作。建立人事檔案資料庫，規(guī)范人才培養(yǎng)、考察、選拔工作程序，組織定期或不定期的人事考證、考核、考察和選拔工作。

（8）編制年、季、月度勞動力平衡計劃和工資計劃。抓好勞動力的合理流動和安排。

（9）制定勞動人事統(tǒng)計工作制度。建立健全人事勞資統(tǒng)計核算標(biāo)準(zhǔn)，定期編制勞資人事等有關(guān)的統(tǒng)計報表；定期編寫上報年、季、月度勞資、人事綜合或?qū)ｎ}統(tǒng)計報告。

（10）負責(zé)做好公司員工勞動紀(jì)律管理工作。定期或不定期抽查公司勞動紀(jì)律執(zhí)行情況，及時考核，負責(zé)辦理考勤、獎懲、差假、調(diào)動等管理工作。

（11）嚴(yán)格遵守 《勞動法》及地方政府勞動用工政策和公司勞動管理制度，負責(zé)招聘、錄用、辭退工作，組織簽訂勞動合同，依法對員工實施管理。

（12）負責(zé)核定各崗位工資標(biāo)準(zhǔn)。做好勞動工資統(tǒng)計工作，負責(zé)對日常工資、加班工資的報批和審核工作，辦理考勤、獎懲、差假、調(diào)動等工作。

（13）負責(zé)對員工勞動保護用品定額和計劃管理工作。

（14）配合有關(guān)部門做好安全教育工作。參與職工傷亡事故的調(diào)查處理，提出處理意見。

（15）負責(zé)編制培訓(xùn)大綱，抓好員工培訓(xùn)工作。在抓員工基礎(chǔ)普及教育的同時，逐步推行崗前培訓(xùn)與技能、業(yè)務(wù)的專業(yè)知識培訓(xùn)，專業(yè)技術(shù)知識與綜合管理知識相結(jié)合的交替教育提高培訓(xùn)模式及體系。

（16）認(rèn)真做好公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。

五、制定崗位職責(zé)的原則

第一，要讓員工自己真正明白崗位的工作性質(zhì)。崗位工作的壓力不是來自他人的壓力，而是此崗位上的工作人員發(fā)自內(nèi)心自覺自愿的產(chǎn)生，從而轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸ぷ鞯膭恿?。因而要推動此崗位員工參與設(shè)定崗位目標(biāo)，并努力激勵他實現(xiàn)這個目標(biāo)。因此，此崗位的目標(biāo)設(shè)定、準(zhǔn)備實施、實施后的評定工作都必須由此崗位員工承擔(dān)，讓崗位員工認(rèn)識到這個崗位中所發(fā)生的任何問題，都應(yīng)由自己著手解決，他的上司僅僅只是起輔助他的作用，他的崗位工作是為他自己做的，而不是為他上司或者老板做的，這個崗位是他個人展現(xiàn)能力和人生價值的舞臺。在這個崗位上各階段工作的執(zhí)行，應(yīng)該由崗位上的員工主動發(fā)揮創(chuàng)造力，靠他自我努力和自我協(xié)調(diào)的能力去完成。員工必須在本職崗位的工作中主動發(fā)揮自我解決、自我判斷、獨立解決問題的能力，以求工作成果的績效實現(xiàn)最大化。因此，企業(yè)應(yīng)激勵各崗位工作人員除了主動承擔(dān)自己必須履行的本職工作外，也應(yīng)主動參加自我決策和對工作完成狀況的自我評價。

第二，企業(yè)在制定崗位職責(zé)時，要考慮盡可能一個崗位包含多項工作內(nèi)容，以便發(fā)揮崗位上的員工由于長期從事單一型工作而被埋沒了的個人的其他才能。豐富的崗位職責(zé)的內(nèi)容，可以促使一個多面手的員工充分地發(fā)揮各種技能，也會收到激勵員工主動積極工作的效果。

第三，在企業(yè)人力資源許可情況下，可在有些崗位職責(zé)里設(shè)定針對在固定期間內(nèi)出色完成既定任務(wù)之后，可以獲得轉(zhuǎn)換到其他崗位的工作的權(quán)利。通過工作崗位轉(zhuǎn)換，豐富企業(yè)員工整體的知識領(lǐng)域和操作技能，同時也營造企業(yè)各崗位員工之間和諧融洽的企業(yè)文化氛圍。

六、崗位職責(zé)的構(gòu)建方法

1.確定職位目的

根據(jù)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和部門的職能定位，確定職位目的。職位 （設(shè)置）目的，說明設(shè)立該職位的總體目標(biāo)，即要精練地描述本崗位為什么存在，它對組織的特殊 （或者是獨一無二）貢獻是什么。員工應(yīng)當(dāng)能夠通過閱讀職位目的而辨析此工作與其他工作目標(biāo)的不同。

職位目的一般編寫的格式為：工作依據(jù)＋工作內(nèi)容 （職位的核心職責(zé)）＋工作成果。舉例來說，某公司計劃財務(wù)部經(jīng)理的職位總體目的可表述為：在國家相關(guān)政策和公司工作計劃的指導(dǎo)下，組織制訂公司財務(wù)政策計劃和方案，帶領(lǐng)部門員工，對各部門提供包括成本、銷售、預(yù)算、稅收等全面財務(wù)服務(wù)，實施財務(wù)職能對公司業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效支持作用。

2.確定職責(zé)目標(biāo)

確定職責(zé)目標(biāo)，即確定該職位在該關(guān)鍵成果領(lǐng)域中必須取得的成果。因為職責(zé)的描述是要說明工作持有人所負有的職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果，因此，從成果導(dǎo)向出發(fā)，應(yīng)該明確關(guān)鍵成果領(lǐng)域要達成的目標(biāo)，并確保每項目標(biāo)不能偏離職位的整體目標(biāo)。

3.確定工作職責(zé)

如上所述，通過確定職責(zé)目標(biāo)表達了該職位職責(zé)的最終結(jié)果。本步驟就是要在此基礎(chǔ)上來確定任職者到底要進行什么樣的活動，承擔(dān)什么樣的職責(zé)，才能達成這些目標(biāo)。

因為每一項職責(zé)都是業(yè)務(wù)流程落實到職位的一項或幾項活動 （任務(wù)），所以該職位在每項職責(zé)中承擔(dān)的責(zé)任應(yīng)根據(jù)流程而確定，也就是說，確定應(yīng)負的職責(zé)項就是確定該職位在流程中所扮演的角色。

在確定責(zé)任時，職位責(zé)任點應(yīng)根據(jù)信息的流入、流出確定。信息傳至該職位，表示流程責(zé)任轉(zhuǎn)移至該職位；經(jīng)此職位加工后，信息傳出，表示責(zé)任傳至流程中的下一個職位。該原理體現(xiàn)了 “基于流程”“明確責(zé)任”的特點。

以某公司的招聘工作為例，員工招聘的工作流程可以分為四個環(huán)節(jié)：

（1）招聘計劃的制訂、審核與審批。

（2）招聘費用的預(yù)算、審核與審批。

（3）招聘工作的實施。其中一般人員的招聘，人力資源部與主管部門負責(zé)人參加；關(guān)鍵員工的招聘，高層管理人員、人力資源部和主管部門負責(zé)人參加。

（4）招聘工作的反饋與檢查。

在招聘計劃過程中：人力資源部招聘專員制訂招聘計劃，然后上報人力資源部經(jīng)理審核，這樣招聘專員制訂招聘計劃的職責(zé)就算完成；計劃的審核職責(zé)歸屬人力資源部經(jīng)理，如果審核沒問題，就報人力資源總監(jiān)批準(zhǔn)；下面審批計劃的責(zé)任就轉(zhuǎn)移到人力資源總監(jiān)的職責(zé)上來。審批完成后，進入招聘流程的下一個環(huán)節(jié)。

可以看出，基于流程的職責(zé)分析，明確界定了每項職責(zé)中職位應(yīng)該扮演什么樣的角色以及擁有什么樣的權(quán)限。要想明晰地表達出職位在各項職責(zé)中扮演的角色及權(quán)限，在職責(zé)描述時就要準(zhǔn)確規(guī)范地使用動詞，就像上例中的 “制定”“審核”和 “審批”等。

4.進行職責(zé)描述

前面講到了，職責(zé)描述是要說明工作持有人所負有的職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果。因此，通過以上兩個步驟明確了職責(zé)目標(biāo)和主要職責(zé)后，就可以將兩部分結(jié)合起來，對職責(zé)進行描述了，即：職責(zé)描述＝做什么＋工作結(jié)果。

小企業(yè)的人員組成有合伙人、員工、顧問和你自己，這些人都將影響企業(yè)的成敗。你要管好企業(yè)，就要慎重地選擇人員，要明白他們各自的角色和崗位。

一個有效率的企業(yè)要組織得嚴(yán)謹(jǐn)，讓所有員工知道自己必須做什么，以及完成任務(wù)所需要的技能。認(rèn)真搞清你所需要的人員，為全體職工建立崗位責(zé)任制，你的企業(yè)管理起來就會容易得多。

請設(shè)計出你即將創(chuàng)辦的企業(yè)員工崗位職責(zé)和組織結(jié)構(gòu)