一、檔案保管的含義及其重要性

檔案保管是指對(duì)已整理好并排架入庫(kù)的檔案進(jìn)行日常性的維護(hù)、保護(hù)等工作，它是檔案管理的基本環(huán)節(jié)之一。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是指檔案排架入庫(kù)后的檔案存放管理以及維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)。具體由檔案工作人員根據(jù)不同檔案制成的材料，使用一定的設(shè)備和裝具，采取適當(dāng)?shù)拇胧┖头椒?，維護(hù)檔案的秩序，使其不散、不亂;保護(hù)檔案的實(shí)體，使其不丟、不毀，并對(duì)遭到破壞或損毀的檔案采取修補(bǔ)措施。

檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理水平具有重要的影響。首先檔案保管工作質(zhì)量的高低直接決定著檔案壽命的長(zhǎng)短，如果保管得當(dāng)，檔案的壽命就會(huì)適當(dāng)延長(zhǎng)，否則就會(huì)加速檔案的壞損;其次，檔案保管工作的質(zhì)量影響到整個(gè)檔案事業(yè)的興衰。要做好檔案保管工作，必須對(duì)檔案保管所使用的裝具、檔案保管的環(huán)境、檔案庫(kù)房的設(shè)置、檔案保護(hù)及修復(fù)技術(shù)有一定的了解和掌握，這樣才能做好檔案保管工作。

二、檔案保管的物質(zhì)條件

檔案的保管必須借助一定的物質(zhì)條件才能進(jìn)行，物質(zhì)條件的好壞在一定程度上決定著檔案保管質(zhì)量的高低。檔案保管所要具備的物質(zhì)條件主要包括以下幾種。

(一)檔案裝具

檔案裝具是指用于存放檔案的檔案箱、檔案柜、檔案架等(見(jiàn)圖8-1、圖8-2)。檔案裝具首先要堅(jiān)固耐用、存取方便、密封性能好，并且還要求防水、防火，因此，最好由金屬材料構(gòu)成。一般來(lái)說(shuō)，封閉式裝具比敞開(kāi)式裝具更有利于對(duì)檔案的保護(hù);金屬的裝具比木質(zhì)的更堅(jiān)固，并有利于防火。

圖8-1 活動(dòng)密集文件柜

圖8-2 文件柜

(二)檔案包裝材料

目前我國(guó)用于包裝檔案的材料主要有卷皮(見(jiàn)圖8-3)、檔案盒(見(jiàn)圖8-4)、包裝紙三種。

1.卷皮

卷皮是包裝檔案的基本材料，它既可以保護(hù)檔案材料不受磨損，同時(shí)又是案卷的封面。檔案的案卷封面有硬卷皮和軟卷皮兩種。

圖8-3 卷 皮

圖8-4 檔案盒

硬卷皮一般采用250克牛皮紙制作，尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或 280mm× 210mm。封底尺寸同封面尺寸。封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10mm、15mm、20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有 20mm寬的裝訂紙舌。

軟卷皮設(shè)封皮和封底，其封皮和封底可根據(jù)需要采用長(zhǎng)寬為297mm×210mm(供A4型紙用)或260mm×185mm(供 16 開(kāi)型紙用)的規(guī)格。使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內(nèi)保存。

2.卷盒

卷盒外形尺寸采用 300mm×220mm，其高度可根據(jù)需要設(shè)置成 30mm、40mm、50mm等不同的規(guī)格。盒蓋翻口處中部設(shè)置繩帶，便于系緊卷盒。

3.檔案盒

2000年《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施后，采用檔案盒來(lái)裝文書(shū)檔案，檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱，外形尺寸采用 310mm×220mm，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等不同的規(guī)格。

4.包裝紙

對(duì)于那些不經(jīng)常使用或不適于裝訂又不便于盒裝的檔案，可以用較為結(jié)實(shí)的包裝紙包裝起來(lái)，必要的時(shí)候，再采取措施妥善保管。

(三)技術(shù)設(shè)備

檔案保管所需的技術(shù)設(shè)備是指空調(diào)、去濕器、加濕器、報(bào)警器、滅火器、電腦、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等具有“固定資產(chǎn)”性質(zhì)的機(jī)械、儀器、儀表等。

(四)消耗品

檔案保管過(guò)程中使用到的消耗品主要是指干燥機(jī)、防蟲(chóng)劑等各種易耗低值的管理性辦公用品。

三、檔案裝具的編號(hào)和排列

檔案裝具如何擺放將會(huì)影響到檔案庫(kù)房的整體管理與空間的有效利用，因此，要對(duì)檔案裝具進(jìn)行有效的排列。

1.對(duì)檔案架進(jìn)行編號(hào)和排列

對(duì)檔案柜架的編號(hào)和排架方法是自門(mén)口起依次編架(柜)號(hào)，每個(gè)架(柜)的欄從左向右編號(hào)，每欄的格自上而下編號(hào)。沒(méi)有欄則從上而下編號(hào)。

庫(kù)房中檔案架(柜)的排列要求:整齊、空間適度(注意:所有的架或柜均不應(yīng)緊靠墻壁)、避光通風(fēng)、統(tǒng)一編號(hào)。

2.對(duì)檔案裝具進(jìn)行排架

檔案裝具應(yīng)按制作材料、形狀、高低來(lái)分類排放。主要通道寬度不應(yīng)少于1米;裝具的間距為80厘米左右;裝具應(yīng)與窗垂直排放;裝具不應(yīng)緊靠墻壁。檔案部門(mén)的所有檔案裝具應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，方法是以庫(kù)房為單位流水編號(hào)。