一、檔案檢索工作的內(nèi)容

檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容繁多，在檔案館(室)內(nèi)通常是根據(jù)它的自然形成規(guī)律，按照基本的體系整理和存放，而社會(huì)利用檔案則是具體的、特定的、多種多樣的。為了解決這一矛盾，需要編制各種檢索工具，來(lái)揭示檔案的內(nèi)容和成分，以便于利用者分析、比較、對(duì)照，從而查找出自己需要的檔案材料，檔案檢索工作應(yīng)運(yùn)而生。

檔案的檢索工作，是為了解決龐大的整理體系和利用者特定的需要之間的矛盾而產(chǎn)生和存在的，它在檔案工作中具有重要意義。

檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和查找(檢索)兩個(gè)具體過(guò)程，這兩個(gè)過(guò)程是密切聯(lián)系的。存儲(chǔ)過(guò)程即將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)示出來(lái)，按照一定的順序加以編排，形成檢索工具或檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。查找過(guò)程是指利用檢索工具查找所需檔案的過(guò)程。

二、了解檢索工具

檔案檢索工具是揭示和介紹檔案館(室)保存檔案內(nèi)容和成分，記錄、報(bào)道、查找檔案資料的手段，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的工具。它的基本功能是存儲(chǔ)和查找。

存儲(chǔ)是指將檔案的有關(guān)特征著錄下來(lái)，按照一定的順序加以排列或進(jìn)行客觀的描述，以二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn)的形式將檔案信息集中起來(lái)。查找是指為利用者提供檔案的線索，供利用者了解和查詢檔案。

【知識(shí)拓展】

檢索工具的作用

1.橋梁作用

檔案的數(shù)量龐大，并隨著時(shí)間的推移而增加，內(nèi)容繁雜，涉及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的各個(gè)方面，對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)猶如檔案之海，如果不借助于科學(xué)的方法和手段，便無(wú)法從中獲取所需檔案。檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道“橋梁”，溝通二者的供需關(guān)系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。

2.交流作用

檔案檢索工具中存儲(chǔ)了大量的檔案信息，它不僅可以提供查詢，同時(shí)可成為檔案館(室)與利用者、檔案館(室)之間的交流工具。利用者借助它可以了解檔案的分布、內(nèi)容、價(jià)值等信息，檔案館(室)借助它可以互相了解館藏情況，互通有無(wú)，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.管理作用

檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中、濃縮地揭示了館藏情況，檔案工作人員可以通過(guò)檢索工具概要地了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，為檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)提供一定的依據(jù)。尤其是館藏性檢索工具反映檔案實(shí)體順序，在庫(kù)房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開(kāi)展檔案編研工作的必要手段。

三、掌握檢索工具的分類

由于檔案的內(nèi)容和外形特點(diǎn)很多，人們利用檔案的目的和要求也各不相同，單靠一兩種檢索工具很難全面揭示出檔案的內(nèi)容和成分，也難以滿足利用者的不同層次和不同角度的利用需要，所以在長(zhǎng)期的檔案檢索實(shí)踐中，便形成了不同門類、不同內(nèi)容和形式的檢索工具。根據(jù)不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，可以把檔案檢索工具劃分為不同的種類。目前比較常見(jiàn)的分類方法有以下幾種:

1.按編制方式分

根據(jù)編制方式的不同，檢索工具可分為目錄、索引、指南。

【提醒您】

目錄與索引的區(qū)別

目錄和索引之間沒(méi)有嚴(yán)格的界限，一般來(lái)說(shuō)，目錄著錄的條目?jī)?nèi)容比較全面，而索引著錄的條目?jī)?nèi)容比較簡(jiǎn)單，一般只著錄排檢項(xiàng)及其出處兩個(gè)項(xiàng)目。

(1)目錄

目錄是將所著錄的條目按照一定的次序編排而成的檢索工具。

【知識(shí)拓展】

常見(jiàn)的檔案目錄有哪些

1.案卷目錄，是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。案卷目錄一般采用書(shū)本式，其目錄表包括:順序號(hào)(案卷號(hào))、案卷標(biāo)題、年度、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等。表中的備注是用來(lái)記載案卷中某些需要特殊說(shuō)明的問(wèn)題，如移出、銷毀、卷內(nèi)文件的增減、霉?fàn)€、字跡模糊等。

2.案卷文件目錄，亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊(cè)，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。

3.歸檔文件目錄，為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)規(guī)定，歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

4.全宗目錄，是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計(jì)和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大、全宗較多的大中型檔案館。

5.分類目錄，是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來(lái)的一種檢索工具。分類目錄的主要特點(diǎn)是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強(qiáng)的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類目錄大多采用卡片式。

6.主題目錄，是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點(diǎn)是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。

7.專題目錄，是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。

(2)索引

索引是將檔案的某一部分特征及其出處著錄出來(lái)，并按照一定次序編排的檢索工具。

【知識(shí)拓展】

常用的檔案索引有哪些

1.文號(hào)索引，是揭示檔案的文號(hào)和檔號(hào)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。文號(hào)索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文號(hào)檔號(hào)對(duì)照表。也有的檔案室以文號(hào)為檢索項(xiàng)設(shè)置較為全面的項(xiàng)目，形成文號(hào)目錄。

2.人名索引，是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中，檢索人物占有相當(dāng)?shù)谋戎兀捎谠跇?biāo)題中很少反映人名，所以只有編制專門的人名索引才能解決這個(gè)問(wèn)題。人名索引包括人名和檔號(hào)兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號(hào)，利用者通過(guò)索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍，如任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等對(duì)涉及該專題的人名編制索引。

3.地名索引，是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。

(3)指南

指南是以文章的形式綜合敘述檔案情況的一種檢索工具。

【知識(shí)拓展】

檔案利用相關(guān)的指南通常有哪些

1.檔案館指南，是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書(shū)，又稱檔案館介紹。它是檔案館面向社會(huì)的一種宣傳、報(bào)道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過(guò)程中所需的各種信息。

檔案館指南從揭示館藏的詳略程度上可分為簡(jiǎn)明指南和詳細(xì)指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南和同一類型、同一地區(qū)檔案館指南。一般應(yīng)包括6部分內(nèi)容:(1)說(shuō)明或序言，(2)目錄，(3)檔案館概況，(4)館藏檔案情況介紹，(5)館藏資料情況介紹， (6)附錄。

2.全宗指南，是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書(shū)，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個(gè)部分。(1)立檔單位和全宗的歷史概況。在檔案利用活動(dòng)中，對(duì)立檔單位歷史的了解往往關(guān)系到對(duì)檔案內(nèi)容的理解。因?yàn)闄n案是歷史的記錄，不了解檔案產(chǎn)生單位的性質(zhì)、職能及機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，就難以全面認(rèn)識(shí)該機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值。這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案中，同代人利用其他機(jī)關(guān)形成的檔案等情況中。對(duì)立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱、隸屬關(guān)系、性質(zhì)、任務(wù)、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人等方面的情況和沿革。(2)全宗內(nèi)檔案概況。這部分主要包括檔案的來(lái)源、數(shù)量、進(jìn)館日期、整理、保管、鑒定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。(3)檔案的內(nèi)容與成分。一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機(jī)構(gòu)分類的，可按照機(jī)構(gòu)逐一介紹;如果是按問(wèn)題分類的，可按原劃分的類目逐一介紹。這樣介紹起來(lái)比較方便，而且由于與整理情況相對(duì)應(yīng)，也比較清晰。介紹檔案內(nèi)容時(shí)原則上是以案卷為單位，亦可視實(shí)際情況靈活掌握，對(duì)于若干個(gè)問(wèn)題相近或相同的案卷可合并介紹;對(duì)有特色和價(jià)值較高的文件可單獨(dú)介紹。

3.專題指南，是介紹報(bào)道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書(shū)，又稱專題介紹。專題指南的基本結(jié)構(gòu)可由以下3部分組成:(1)序言，(2)檔案內(nèi)容介紹，(3)附錄。

2.按載體形式分

根據(jù)載體形式的不同，檢索工具可分為以紙張為載體的、以膠片和磁帶為載體的兩大類，其中以紙張為載體的又可以分為卡片式、書(shū)本式，以膠片和磁帶為載體的包括縮微目錄和機(jī)讀目錄。

(1)書(shū)本式檢索工具

書(shū)本式檢索工具是將著錄的條目按一定的順序排列后印在紙頁(yè)上、裝訂成冊(cè)的檢索工具。這種檢索工具的優(yōu)點(diǎn)是體積小，便于管理;可印刷出版，便于傳遞和交流;編排內(nèi)容緊湊，便于翻閱;成本較低。缺點(diǎn)是靈活性差，一旦裝訂成冊(cè)，條目的增減及條目的調(diào)整都無(wú)法進(jìn)行。

(2)卡片式檢索工具

卡片式檢索工具是將檔案著錄的條目寫在卡片上，每一條目形成一張卡片，然后將卡片按一定順序排列而形成的檢索工具。這種檢索工具最大的優(yōu)點(diǎn)就是具有較大的靈活性，便于條目的增減和條目順序的調(diào)整，查找功能較強(qiáng)。但由于卡片數(shù)量較多，體積較大，容易散失，順序容易混亂，因此，這種檢索工具不利于保管、交流和閱讀。

(3)縮微目錄

縮微目錄是以膠片為載體的以縮微攝影方式制作的檢索工具。檢索時(shí)，可使用閱讀器放大閱讀。主要優(yōu)點(diǎn)是存儲(chǔ)密集，節(jié)約空間;體積小，便于攜帶交流;便于拷貝復(fù)制;耐久性好，便于長(zhǎng)期保存和利用。這種檢索工具需有一定的設(shè)備才能制作和使用。

(4)機(jī)讀目錄

機(jī)讀目錄是以磁性材料為載體供計(jì)算機(jī)識(shí)別的檢索工具。使用時(shí)可以在熒光屏上顯示，也可以打印出文字。其主要優(yōu)點(diǎn)是存儲(chǔ)密度高，檢索速度快，可進(jìn)行多途徑檢索。這種檢索工具在制作時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作量較大，費(fèi)用也較高。

3.按檢索范圍分

按可檢索的范圍分，具體可分為:

(1)全宗范圍檢索工具

全宗范圍檢索工具是以一個(gè)全宗(或其部分)為對(duì)象的檢索工具，有案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄匯集、全宗文件卡片(目錄)、文號(hào)目錄、全宗指南等。此外，登記全宗內(nèi)檔案成分與數(shù)量的“全宗單”，保存有關(guān)全宗歷史材料的“全宗卷”，也可列入這一類。

(2)若干全宗范圍檢索工具

若干全宗范圍檢索工具是以檔案館(室)的全部(或主要部分)檔案為對(duì)象的檢索工具，有分類卡片目錄、分類目錄、主題卡片目錄、主題目錄(或索引)、檔案指南等。此外，登記檔案館內(nèi)檔案數(shù)量和成分的全宗名冊(cè)、全宗卡片以及檔案存放位索引，也可列入這一類。

(3)以若干個(gè)檔案館的全部或部分檔案為對(duì)象的檢索工具

以若干個(gè)檔案館的全部或部分檔案為對(duì)象的檢索工具如聯(lián)合目錄等。

4.按功能分

按功能和作用的主要方面可以分為館藏性檢索工具、查找性檢索工具和介紹性(報(bào)道性)檢索工具。

(1)館藏性檢索工具

館藏性檢索工具是反映收藏檔案的整理體系及其排列順序的檢索工具。其主要功能是反映檔案整理的順序和原則，檔案館工作人員可據(jù)此了解館藏情況及查找檔案。其缺點(diǎn)是檢索途徑單一，只是按照整理的順序提供查找途徑，同時(shí)檢索深度較淺。

(2)查找性檢索工具

查找性檢索工具是指專門為查找而編制的檢索工具。它不受檔案實(shí)體排列順序的限制，以檔案的某一內(nèi)容或某一形式為檢索途徑而形成的檢索工具。其優(yōu)點(diǎn)是可以打破檔案實(shí)體排列的順序，打破全宗、案卷的界限進(jìn)行檢索，可以從不同的角度標(biāo)志檔案，提供多種檢索途徑;可以選擇任意的檢索深度。

(3)介紹性檢索工具

介紹性檢索工具也可稱為報(bào)道性檢索工具，是指專門用于介紹和報(bào)道檔案內(nèi)容及其有關(guān)情況的檢索工具。這種檢索工具一般是全面概括地介紹檔案的情況，客觀地評(píng)價(jià)檔案的價(jià)值，向利用者提供一定的內(nèi)容線索，但它不給出檔案的檢索標(biāo)志和檢索項(xiàng)，一般不能直接用于查找。

此外，按信息處理的手段，可以分為手工檢索工具和機(jī)械檢索工具;按使用對(duì)象的不同，可分為公務(wù)性檢索工具和開(kāi)放性檢索工具;按排檢方法的不同，可分為分類法的檢索工具和主題法的檢索工具等。需要特別指出的是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，很多傳統(tǒng)的手工式的目錄被計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)形式所取代，它們已經(jīng)或即將退出歷史舞臺(tái)，不需要單獨(dú)編制了。但了解一下傳統(tǒng)的目錄，對(duì)理解和建立數(shù)據(jù)庫(kù)是有幫助的。

四、了解檔案排檢方法

1.分類法

以科學(xué)的分類為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，運(yùn)用概念劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門別類地組成一個(gè)檢索體系。優(yōu)點(diǎn)是同一個(gè)問(wèn)題或同一個(gè)專業(yè)的檔案線索匯集在一起，便于查找利用。

2.按作者排檢法

把同一個(gè)作者形成的文件線索集中在一起。此法一般在機(jī)關(guān)檔案室用得較多。

3.按文號(hào)排檢法

按照文號(hào)的先后順序進(jìn)行排列，一般有文號(hào)目錄、文號(hào)對(duì)照表。在機(jī)關(guān)檔案室此法也較受歡迎，而在檔案館卻用得不多。但對(duì)一些歷史文件或文號(hào)不全的文件檔案進(jìn)行文號(hào)排檢則有困難。

4.按字序排檢法

編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號(hào)碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合這幾種方法。(1)部首偏旁法，這種方法采用不多，因?yàn)樗谂帕猩舷喈?dāng)有難度，很多偏旁難以掌握。(2)筆數(shù)、筆形法，其困難在于繁簡(jiǎn)字的問(wèn)題。(3)四角號(hào)碼法，全國(guó)的人名、地名卡片采用此法較多，但此法的普及面不廣。(4)音序法，按漢語(yǔ)拼音順序進(jìn)行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對(duì)象的檢索工具。此法較簡(jiǎn)便，但對(duì)于年紀(jì)較大的人卻有不便之處。

5.按地序排檢法

按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多，如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。

6.主題法

按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，此法與第4種方法是一致的，是按主題詞的字序進(jìn)行排檢。對(duì)于外文檔案，一般是按外文字母進(jìn)行排檢。

【提醒您】

如何區(qū)別分類法和主題法

目前在檔案界，比較推崇的排檢方法是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)。

分類法是以反映檔案內(nèi)容職能特性的類目為基礎(chǔ)，并用分類號(hào)進(jìn)行檢索的一種檔案檢索語(yǔ)言，它的檢索詞匯是分類號(hào)，檢索詞典是《中國(guó)檔案分類法》(1996年版)。《中國(guó)檔案分類法》由編制說(shuō)明和中華人民共和國(guó)檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國(guó)檔案分類表、清代檔案分類表組成。中華人民共和國(guó)檔案分類表由主表和輔助表(綜合復(fù)分表、世界各國(guó)和地區(qū)表、中國(guó)地區(qū)表、中國(guó)民族表以及科技檔案復(fù)分表等)組成，以社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，緊密結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系進(jìn)行劃分。分類表結(jié)構(gòu)體系由19個(gè)大類組成，每一類的類目名稱以分類號(hào)為代碼，類目之間的關(guān)系主要有從屬關(guān)系和并列關(guān)系。分類表的每一類目都配有符號(hào)，稱為類號(hào)。類號(hào)的作用是表征檔案的內(nèi)容和固定各個(gè)類目在分類體系中排列的次序，采用漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字的混合號(hào)碼編制，如“E91邊界、領(lǐng)土”“HP1891中國(guó)近代史、現(xiàn)代史”等。檔案工作人員根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》中的分類體系，以卷或件為單位賦予檔案相應(yīng)的分類號(hào)，然后將分類標(biāo)引的條目組成分類目錄。

主題法是以主題詞進(jìn)行檢索的一種檔案檢索語(yǔ)言。它的檢索詞匯是主題詞，檢索詞典是《中國(guó)檔案主題詞表》。它是由反映檔案內(nèi)容的規(guī)范詞目組成的，詞目按照漢語(yǔ)拼音結(jié)合漢字字形排列?！吨袊?guó)檔案主題詞表》(1995年版)主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫(huà)檢字表和附表組成，并指明主題詞在《范疇索引》中的范疇分類號(hào)及主題詞的范圍、觀點(diǎn)和含義等。范疇索引是將主表中的全部主題詞按照既定的類目分類排列而形成的一種索引，借助分類索引可滿足按類查詞和族性檢索的要求。