宏由宏名、 條件、 操作和操作參數(shù)四個部分組成。 其中， 宏名是該宏的名稱， 條件用來限制宏操作執(zhí)行， 操作用來定義或選擇要執(zhí)行的宏操作， 操作參數(shù)是宏操作的必要參數(shù)。

宏可以看作是一種簡化的編程語言， 這種語言是通過生成一系列要執(zhí)行的操作來編寫的函數(shù)模塊， 使用時只需要添加宏模塊即可。

一、 操作目錄

在Access2013中創(chuàng)建宏時， 提供的宏 “操作目錄” 窗格能將操作按類別分組， 展開每個類別以查看其中包含的操作； “程序流程” 使用注釋行和操作組， 可創(chuàng)建可讀性更高的宏。 如果選擇了一個操作， 則在 “操作目錄” 的底部會顯示該操作的簡短說明。 若在 “操作目錄” 窗格頂部的 “搜索” 框中鍵入相應(yīng)文本， 可在該窗格中快速搜索、 篩選操作列表，從包含所有宏中按照輸入的文本來搜索宏名稱及其說明。 例如： 分別打開 “窗口管理” 和“宏命令”， 會顯示其包括的宏操作， 如圖7.3所示。

圖7.3 宏的操作目錄

創(chuàng)建新宏時， 宏操作目錄將顯示所有宏操作， 而且所有參數(shù)都是可見的。 根據(jù)宏的大小， 編輯宏時可能要折疊一部分或全部宏操作 （以及操作塊）， 可單擊宏名稱或塊名稱左側(cè)的加號 （＋） 或減號 （－） 來展開或折疊。 或者按上箭頭鍵或下箭頭鍵選擇操作或塊， 然后按左箭頭鍵或右箭頭鍵折疊或展開它。 也可在 【設(shè)計】 選項卡中的 “折疊／展開” 組中，單擊 “展開操作” 或 “折疊操作” 項。 其中不同的宏命令其結(jié)構(gòu)各有不同， 大多數(shù)宏操作都至少需要一個參數(shù)， 可從下拉列表中選擇一個值。 如果參數(shù)要求鍵入表達(dá)式， 宏內(nèi)部提供了智能傳感器 （Intelli Sense）， 將在鍵入時提示可能的值， 從而幫助輸入表達(dá)式內(nèi)容。 例如：使用打開表的宏命令 “Open Table” 時， 可從下面選擇已經(jīng)建立的表， 如圖7.4所示。

圖7.4 宏提供的智能傳感器

常見宏的結(jié)構(gòu)：

（1） 單擊 “Group”， 可將相關(guān)操作分為一組， 并為該組指定一個有意義的名稱， 從而提高宏的可讀性。 例如， 可將打開和篩選的查詢多個操作分為一組， 并將該組命名為 “打開和查詢”。 “Group” 塊不會影響操作的執(zhí)行方式， 組不能單獨調(diào)用或運行。 分組的主要目的是標(biāo)識一組操作， 可在 “添加新操作” 中添加宏命令， 在編輯大型宏時， 可將每個分組塊向下折疊為單行， 從而減少必須進行的滾動操作。 宏組語句結(jié)構(gòu)如圖7.5所示。

圖7.5 宏組語句結(jié)構(gòu)

（2） 單擊 “If”， 可在特定條件為true時執(zhí)行宏操作， 相當(dāng)于Access中使用的 “條件”列。 可以使用 “Else If” 和 “Else” 塊來擴展 “If” 塊， 并支持多嵌套的If／Else／Else If。 例如： 第5章案例七中， 圖5.7登錄提交按鈕的宏操作條件結(jié)構(gòu)如圖7.6所示。

說明： Text1是用戶名文本框；

Text2是密碼文本框。

圖7.6 登錄宏條件

登錄時若用戶名和密碼分別是 “Administrator” 和 “66668888” 時， 可以打開 “綜合管理” 窗體， 否則顯示 “用戶名或密碼錯誤” 消息框。

二、 添加宏的步驟

（1） 瀏覽或搜索宏操作： 單擊 “操作目錄” 并按類展開宏命令。

（2） 向宏添加操作： 雙擊宏命令。

（3） 填充參數(shù)： 鍵入或從下拉列表中選擇。

（4） 移動／刪除： 刪除了某個操作塊， 例如 “If” 或 “Group” 塊， 則該塊中的所有操作也會被刪除。

三、 組合相關(guān)的操作

組合在一起的操作和向組分配有意義的名稱來提高可讀性的宏。 例如： 建立 “打開”分組操作， 可為組篩選窗體名為 “打開和篩選器” 的表單， 這使得更易于查看彼此相關(guān)的操作。 組塊不會影響如何執(zhí)行的操作， 主要用途是用于標(biāo)記一組操作來幫助閱讀了解宏。 此外， 在編輯大型宏時， 可以折疊每個組塊下面的行， 減少滾動執(zhí)行。 如果要進行分組的操作位于該宏， 使用此過程可將它們添加到組塊， 其方法如下：

（1） 選擇要組合的操作。

（2） 右擊所選的操作， 然后單擊創(chuàng)建組塊。

（3） 在頂部的組塊框中， 鍵入組的名稱。

如果操作尚不存在：

（1） 將組阻止從操作目錄拖動到宏窗格。

（2） 在頂部的組塊框中， 鍵入組的名稱。

（3） 將宏操作從操作目錄拖動到組塊， 或在出現(xiàn)的添加新操作列表中選擇操作。 組塊可以包含其他組塊， 并可以最多為9級的嵌套。