3-3　使用Outlook Express收發(fā)電子郵件

執(zhí)行“開始”→“所有程序”→“Outlook Express”命令，就可以打開Outlook Express主窗口。

Outlook Express的工作界面采用三欄式窗口，如圖3-16所示。左邊的是文件夾列表窗口，用于顯示郵件文件夾、新聞組服務器名字和新聞組；右側(cè)有兩個水平排列的窗口，上面的窗口用于顯示電子郵件的主題和預訂的新聞組，下面的是預覽窗口，用于查閱電子郵件或新聞組消息的主體。

圖3-16

工作窗口中提供了一些幫助用戶處理郵件的工具按鈕。

“創(chuàng)建郵件”按鈕：撰寫新的電子郵件。

“答復”按鈕：給選定電子郵件的作者回信。

“全部答復”按鈕：將此信件回復給作者和所有收到此信的人。

“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕：將此信件轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。

“發(fā)送/接收”按鈕：從電子郵件服務器上上傳和下載電子郵件。

“刪除”按鈕：刪除電子郵件。

“地址”按鈕：單擊此按鈕，將打開通訊簿，如圖3-17所示。

“查找”按鈕：查找指定的郵件或用戶，將打開如圖3-18所示“查找郵件”對話框。

圖3-17

圖3-18

（9）“打印”按鈕：將指定的郵件內(nèi)容打印出來。

3-3-1　SMTP和POP服務器

也許你經(jīng)常聽到SMTP服務器和POP服務器這兩個詞語，它們究竟是什么意思呢？說得白一點，它們就是互聯(lián)網(wǎng)上的郵局，為用戶提供發(fā)送和接受郵件的服務。

（1）SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）即發(fā)送郵件傳輸協(xié)議，SMTP服務器就是發(fā)送郵件的服務器，它的作用是讓你通過它將自己撰寫的電子郵件交到收信人手中，就像大街上的郵筒。由于大多數(shù)發(fā)送郵件的服務器都遵循SMTP協(xié)議，所以在應用中，尤其是軟件設置中被稱為SMTP服務器。

（2）POP（Post Office Protocol）即郵局協(xié)議，POP服務器就是將別人發(fā)給你的電子郵件暫時寄存，直到你從服務器上將郵件取到自己的計算機上觀看。常常把接受郵件的服務器稱為POP服務器（或者POP3服務器）。當你擁有多個E-mail地址時，每一個E-mail地址的“@”后面的內(nèi)容就是POP3服務器的名稱。

STMP和POP3除了功能不同外，還有一個區(qū)別：POP3需要口令和用戶認證。試想，如果沒有口令認證，任何人都可以觀看別人發(fā)給你的郵件，這是絕對不允許的。而SMTP協(xié)議卻不需要認證，不僅不需要密碼，而且即使發(fā)送郵件的用戶不是SMTP的合法用戶，也可以通過某個SMTP服務器發(fā)送郵件，這取決于SMTP服務器的程序。

3-3-2　添加郵件賬號

每當有一個新的郵件賬號后，就可以把它加入Outlook Express中，讓Outlook Express管理列表中的每一個郵件賬號。

添加郵件賬號的操作步驟如下：

（1）運行Outlook Express，移動光標到“工具”菜單欄，從彈出的菜單中選擇“賬戶”命令，如圖3-19所示。

（2）出現(xiàn)“Internet賬戶”窗口后，移動光標選擇郵件標簽，然后單擊“添加”按鈕，再從右側(cè)的菜單中選擇“郵件”，如圖3-20所示。

圖3-19

圖3-20

（3）出現(xiàn)“Internet連接向?qū)А贝翱诤?，在顯示名稱欄輸入所設定的名稱，然后單擊“下一步”按鈕，如圖3-21所示。

提示：如果是第一次啟動Outlook Express，將會直接出現(xiàn)該“Internet連接向?qū)А贝翱凇?/p>

（4）出現(xiàn)“Internet電子郵件地址”窗口后，在電子郵件地址欄

輸入電子郵件的地址，然后單擊“下一步”按鈕，如圖3-22所示。

圖3-21

圖3-22

（5）出現(xiàn)“電子郵件服務器名稱”窗口后，分別在接收郵件服務器和發(fā)送郵件服務器欄輸入相應的SMTP服務器和POP服務器地址，再單擊“下一步”按鈕，如圖3-23所示。

圖3-23

（6）出現(xiàn)“Internet Mail登錄”窗口后，在賬戶名稱欄輸入您的電子郵件賬號名稱，接著在密碼欄輸入登入服務器的密碼，然后單擊“下一步”按鈕，如圖3-24所示。

（7）出現(xiàn)完成畫面后，移動光標單擊“完成”按鈕，如圖3-25所示。

（8）回到“Internet賬戶”窗口后，從列表中選擇要設定的賬號，然后單擊“屬性”按鈕，如圖3-26所示。

圖3-24

圖3-25

（9）出現(xiàn)賬號內(nèi)容窗口后，在郵件賬戶欄為該賬號取一個好記的名稱，然后單擊“確定”按鈕，如圖3-27所示。

圖3-26

圖3-27

（10）回到“Internet賬戶”窗口后，單擊“關閉”按鈕，如圖3-28所示。

新建的賬號如果要當成預設賬號，也就是每次寄新郵件的寄件者，可以在因特網(wǎng)賬戶窗口中單擊“設為默認值”按鈕，在類型欄就會標示成“默認”。

圖3-28

3-3-3　設置需要驗證身份的SMTP服務器

建立賬戶結(jié)束后，用戶也可以隨時更改這些資料，例如更改名字或郵件地址。一般的郵件服務器都要求驗證合法身份才能發(fā)送郵件，那么下面就介紹其設置方法。

（1）在Outlook Express窗口中，選擇“工具”→“賬戶”命令，打開“Internet賬戶”對話框，切換到“郵件”選項卡，如圖3-29所示。

圖3-29

（2）選擇要修改的賬戶，單擊“屬性”按鈕，在“常規(guī)”選項卡中可以對賬戶進行修改。如果希望收件人在回復郵件時將郵件發(fā)送到另一個郵箱中，可以在“回復地址”欄中輸入自己的另一個地址，回復的郵件便顯示在該郵箱中，如圖3-30所示。

（3）切換到“服務器”選項卡，選中“我的服務器要求身份驗證”復選框，然后再單擊“設置”按鈕，打開“發(fā)送郵件服務器”對話框，然后選中“使用與接收郵件服務器的相同設置”單選框，如圖3-31所示，

（4）連續(xù)單擊“確定”按鈕退出對話框。

圖3-30

圖3-31

3-3-4　建立通訊簿

通訊簿往往是與朋友或客戶保持聯(lián)系的最隹工具，為了方便管理常聯(lián)系的電子郵件地址，Outlook Express提供了“通訊簿”的功能，只要將親朋好友的電子郵件地址輸入Outlook Express的“通訊簿”，就可以迅速地找出這些人的電子郵件地址。

1.新建聯(lián)系人

在開始發(fā)送郵件之前，可以把一些常聯(lián)絡的電子郵件地址、電話等數(shù)據(jù)放進Outlook Express地址中，屆時就可以從地址中直接找出收信人的電子郵件地址。

（1）選擇菜單的“工具”→“通訊簿”命令，在“通訊簿”對話框選擇菜單欄的“文件”→“新建聯(lián)系人”選項或單擊工具欄的“新建”按鈕，然后從下拉式列表選擇“新建聯(lián)系人”，打開“屬性”對話框，如圖3-32所示。

提示：若地址里面有很多項數(shù)據(jù)，用戶可以在“鍵入姓名或從列表中選取”字段輸入欲查找的聯(lián)系人名字的第一個字，指針就會移到以該字開頭的名字，這樣比較方便。

（2）根據(jù)聯(lián)系人的資料，選擇不同的選項卡以輸入相關的信息。比方說，您可以選擇“姓名”選項卡，輸入其個人資料，如名字、電子郵件地址，然后單擊“添加”按鈕，再單擊“確定”按鈕，最后，新建的聯(lián)系人便會出現(xiàn)在“通訊簿”窗口，如圖3-33所示。

圖3-32

圖3-33

（3）使用同樣的方法，即可將好朋友的相關資料一一加入。

（4）如果要修改某位聯(lián)系人的相關資料，可以先從“通訊簿”窗口選取該聯(lián)系人，然后單擊工具欄的“屬性”按鈕，或在該聯(lián)系人上面單擊鼠標右鍵，然后在快捷菜單中選擇“屬性”選項，如圖3-34所示。

（5）如果要刪除某位聯(lián)系人的相關信息，可以先從“通訊簿”窗口選取該聯(lián)系人，然后單擊工具欄的“刪除”按鈕或鍵盤上的“Del”鍵（也可以在該聯(lián)系人上面單擊鼠標右鍵，然后在快捷菜單中選擇“刪除”選項），如圖3-35所示。

圖3-34

圖3-35

2.新建組

剛才我們討論的是如何建立每個聯(lián)系人的基本資料，而事實上，我們通常會將這些聯(lián)系人加以分類，比方說客戶、社團好友、親朋好友等，每個聯(lián)系人會因性質(zhì)不同而所屬的組。這樣當我們想發(fā)信給一群人時，就不必一個一個地發(fā)送，只要一次寄給整個組就可以了。舉例來說，假設我們想發(fā)函給我們的親朋好友，祝福他們2012年端午節(jié)快樂，那么我們就可以寫好一封祝福信，然后寄給事先建好的親朋好友組。現(xiàn)在，我們就來講解如何在通訊簿新建“我的親朋”組。

（1）選擇菜單欄的“工具”→“通訊簿”或工具欄的“地址”按鈕。

（2）選擇“文件”→“新組”或工具欄的“新建”按鈕，再從下拉式列表中選擇“新建組”進入，在“屬性”對話框的“組”選項卡中設置“組名”，如圖3-36所示。

圖3-36

（3）如果要將某位已加入通訊簿的聯(lián)系人加入組，可以單擊“選擇成員”按鈕，在打開的“選擇組成員”對話框中，單擊“姓名”列表下要添加的成員，然后單擊“選擇”按鈕即可，如此反復操作即可將所有需要加入改組的成員全部加入該組，如圖3-37所示。最后單擊“確定”按鈕返回上一對話框。

（4）在步驟（3）中所選取的成員已出現(xiàn)在“組”列表中，如果要再將某位尚未加入通訊簿的聯(lián)系人加入組，可以在該組內(nèi)單擊“新建聯(lián)系人”按鈕，然后仿照“新建聯(lián)系人”中的步驟（2）填寫該聯(lián)系人的資料。

（5）組的成員設置完畢后，請單擊“確定”按鈕離開“我的親朋屬性”對話框。此時，新建的組會出現(xiàn)在“通訊簿”窗口，如圖3-38所示。

圖3-37

圖3-38

3-3-5　發(fā)送郵件

在Outlook Express寫信其實十分容易，只要建立一個新郵件、填寫信件內(nèi)容，再傳送給指定收件者即可。

發(fā)郵件的操作如下：

圖3-39

（1）移動光標到工具欄選擇“創(chuàng)建郵件”按鈕。

（2）出現(xiàn)如圖3-39所示的“新郵件”窗口，在“收件人”一欄中輸入收件人的電子郵件地址，在“主題”一欄中輸入信件的標題，接著在下方的空白信件區(qū)中輸入信件內(nèi)容。

（3）單擊“發(fā)送”按鈕，把信寄出去。

（4）傳送郵件后，它會先被放在寄件箱中，再送上網(wǎng)絡寄出去，寄出的信件會有一個復本存放在寄件備份中。輸入收件人時，若以下面的格式輸入，則收到信件的人可以看到自己的名字，其格式為“名字枙電子郵件地址枛”。

E-mail除了傳送一般文字式的內(nèi)容外，也可以在信件中附加聲音或程序等各類文件。

3-3-6　添加附件

在信件中附加文件的操作步驟如下：

（1）寫好信后，單擊“附件”按鈕，在出現(xiàn)的如圖3-40所示的“插入附件”窗口中移動光標，選擇想要附加在信件中的文件，再單擊“附件”按鈕，這個文件就會被附在信件中。

圖3-40

（2）回到郵件窗口后，選擇工具欄中的“發(fā)送”按鈕就可以寄出信件。

提示：收到有附加文件的信件時，信件標題前面會標示別針圖案，選擇這個信件，再到信件區(qū)選擇別針圖案，從彈出的菜單中選擇對應的文件名就可以打開這個附加文件。并且，在打開信件中的附加文件時，Windows會自動找到適當?shù)某绦騺泶蜷_這個文件的內(nèi)容。

3-3-7　收郵件

收郵件的操作如下：

（1）在收信部分，一啟動Outlook Express，它就會連上網(wǎng)收信，并將來信收到收件箱中。也可以手動去檢查信件，只要選擇工具列上的“發(fā)送/接收”按鈕，Outlook Express就會上網(wǎng)收信，如圖3-41所示。

圖3-41

（2）收到信后，Outlook Express會把信件放在收件箱中，要閱讀信件時，只要移動光標選擇信件標題，下方就會顯示信的內(nèi)容。

提示：若有一個以上的E-mail賬號，則可以選擇“發(fā)送/接收”按鈕旁的小三角鈕，再從拉出的菜單中選擇要收信的賬號。

3-3-8　回復郵件

回復來信的操作步驟如下：

（1）在列表中選擇要回復的信件標題，再到工具欄中單擊“答復”按鈕。

（2）出現(xiàn)郵件窗口后，收件人一欄會自動顯示收件人名稱或地址，主題一欄則在“Re：”后面自動加上原信件的主旨，如圖3-42所示。將回信內(nèi)容輸入到信件區(qū)后，單擊“傳送”按鈕，把信寄出去。

圖3-42

提示：回信時，Outlook Express會自動把來信原文引入回復的信件中，用戶可以將不需要的文字刪除掉。

3-3-9　轉(zhuǎn)發(fā)郵件

轉(zhuǎn)發(fā)郵件是和回復郵件相似的任務，二者之間的區(qū)別是：回復是給發(fā)件人發(fā)郵件，而轉(zhuǎn)發(fā)郵件則是指將收到的郵件再發(fā)給除發(fā)件人外的別人。

操作步驟如下：

（1）右擊“收件箱”中需要轉(zhuǎn)發(fā)的電子郵件，在彈出的快捷菜單中選擇“轉(zhuǎn)發(fā)”命令，如圖3-43所示。

（2）在打開的如圖3-44所示“轉(zhuǎn)發(fā)郵件”窗口中填寫完收件人地址后，就可以單擊“發(fā)送”按鈕，完成電子郵件的轉(zhuǎn)發(fā)。

圖3-43

圖3-44

提示：如果郵件前面帶有符號，代表電子郵件已經(jīng)轉(zhuǎn)發(fā)過了。轉(zhuǎn)發(fā)郵件的發(fā)件人和收件人已經(jīng)不是原始意義上的發(fā)件人與收件人了。

3-3-10　郵件管理

在Outlook Express中默認存放郵件的文件夾有5個：“收件箱”“發(fā)件箱”“已發(fā)送郵件”“已刪除郵件”“草稿”，如圖3-45所示。這5個文件夾都位于“文件夾”項目中，只要在相應的文件夾名稱上單擊鼠標左鍵，Outlook Express右邊的郵件區(qū)就會列出該文件夾里面的郵件。

（1）“收件箱”：存儲收到的郵件。如果覺得某封郵件不需要保留，可以從“收件箱”選取該郵件，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，則郵件會移到“已刪除郵件”文件夾。

圖3-45

（2）“已刪除郵件”：存儲被刪除的郵件。若想永遠刪除某封郵件，可以從“已刪除郵件”選取該郵件，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，此時郵件便自動進行硬盤清除。

如果要一次清空“已刪除郵件”文件夾內(nèi)的所有郵件，可以在“已刪除郵件”圖標上單擊鼠標右鍵，然后在彈出的快捷菜單中選取‘清空“已刪除郵件”文件夾’。

（3）“發(fā)件箱”：存儲尚未發(fā)送出去的郵件。當在郵件編輯窗口選擇“文件”→“以后發(fā)送”時，所編寫的郵件會暫時存儲在“發(fā)件箱”，待按下“發(fā)送/接收”按鈕之后，郵件才會發(fā)送出去，而且“已發(fā)送郵件”文件夾里面會保留一份郵件備份。

（4）“已發(fā)送郵件”：存儲已經(jīng)發(fā)送出去的郵件備份。

（5）“草稿”：當您在郵件編輯窗口選擇“文件”→“保存”時，所編輯的郵件將存儲在“草稿”文件夾。

1.建立文件夾

在郵件的數(shù)量不是很多的時候，使用系統(tǒng)默認的5個文件夾存放郵件就很方便了，但是當郵件很多了時，用戶最好另外建立文件夾，分門別類地存放郵件，比方說客戶的來信就可以放在名叫“客戶”的文件夾中，而親朋好友的來信可以放在名叫“親友”的文件夾中，這么一來，無論是管理或查找都會比較容易。

現(xiàn)在來講解如何建立新的文件夾：

（1）首先選擇“本地文件夾”，然后選擇菜單欄的“文件”→“新建”→“文件夾”。

（2）在“文件夾名”字段輸入新文件夾名稱，然后從“選擇新建文件夾的位置”字段下面選取新文件夾所要加入的文件夾位置，如“客戶往來”，如圖3-46所示，然后單擊“確定”按鈕。

（3）新建的文件夾會出現(xiàn)在“收件箱”下邊的文件夾列表中，如圖3-47所示。

圖3-46

圖3-47

2.刪除文件夾

如何移除前一節(jié)新建的“客戶往來”文件夾？先從“本地文件夾”下找出要刪除的文件夾，然后在該文件夾的名稱上面單擊鼠標右鍵，選擇“刪除”，如圖3-48所示。

3.移動、復制或刪除文件夾

當想要移動、復制或刪除一封郵件時，可按如下步驟操作：

（1）若要刪除郵件，請在郵件區(qū)選取該郵件，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，如圖3-49所示。

（2）如果不想刪除郵件而只是想將郵件移到其他文件夾，可以選取該郵件，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“移動到文件夾”命令，再指定要把郵件移動到哪個文件夾，如圖3-50所示

圖3-48

圖3-49

（3）同理，如果要將郵件復制到其他文件夾，可以選取該郵件，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“復制到文件夾”命令，再指定要把郵件復制到哪一個文件夾，如圖3-51所示。

圖3-50

圖3-51

注意：一般已刪除郵件會被存放到“已刪除郵件”文件夾中，若再從“已刪除郵件”文件夾刪除，則該郵件將從硬盤中完全清除。