展覽會是公共關(guān)系專題活動之一，展覽會有很多公關(guān)工作需要完成，落實在每一個程序中，因此從開始籌劃準備開始就要滲透公關(guān)意識。為了有效地組織展覽活動，應該注意以下幾方面的工作。

一、分析必要性和可行性

對于組織舉辦展覽會或者參加展覽會要進行科學充分地分析，如果不分析其必要性與可行性，可能會導致費用開支過大，或者浪費不必要的人力、物力和財力，起不到展覽會應有的作用。

二、明確主題和目的

展覽會都有明確的主題和目的，展覽活動的主題就是展覽的目的和意義?；蛞再Q(mào)易為主，或以宣傳教育為主，或是宣傳組織形象，或是提高知名度，根據(jù)主題再決定展覽會溝通傳播的方式，只有主題明確才能提綱挈領(lǐng)，保證將所有的圖表、實物、照片及文字等進行有目的地組合成一個有機的整體，使參觀者一目了然，從而強化參觀的針對性。

三、展覽會宣傳，確定參展單位和項目

展覽會的舉行需要各種傳播媒體進行宣傳，以吸引參展單位?？梢栽趫蠹?、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)、專業(yè)雜志上做廣告宣傳，也可制作宣傳手冊對目標和重點參展單位進行派發(fā)，宣傳內(nèi)容主要是回顧歷屆展會的成果，突出展會不斷發(fā)展成長的趨勢，強化品牌效應，重點介紹本次展會的宗旨、主題、特色、規(guī)模、范圍、時間、地點、展出項目類型、費用、配套活動的內(nèi)容與形式，對參觀者人數(shù)和類型的預測、應給潛在的參展單位提供決策所需的資料。

同時也可以直接給有可能參展的組織發(fā)邀請信、重點單位主動上門聯(lián)系等方法吸引有關(guān)組織參展。邀請信內(nèi)容與宣傳內(nèi)容基本一致，要盡快確定參展單位、參展項目和展位需求情況。

四、確定參觀者類型

展覽會要事先策劃好到底哪些公眾可以參加，參觀者類型也會影響組織的信息傳播手段，比如老年人和年輕人接受信息的傳播方式就不同。同時還可以邀請一些研究學者、專業(yè)人士參加展覽會，在現(xiàn)場進行研討或者講座等，體現(xiàn)展會的專業(yè)性，也能給公眾提供一些專業(yè)知識。

五、選擇展會的時機和地點

時機要考慮氣候季節(jié)給人的舒適性，比如夏天天氣炎熱，人們不喜歡外出，不適宜召開展覽會；冬天天氣寒冷，人們也拒絕外出，因此選擇氣候宜人的春天和初秋會比較好，一般為四五月份或十月、十一月份。同時時間還要選擇在產(chǎn)品銷售季節(jié)，增強展覽效果。

地點一般宜選擇交通便利、停車方便、周圍環(huán)境好、設(shè)施齊全的場所。

六、培訓相關(guān)工作人員

展覽會工作人員技能的高低、職業(yè)素養(yǎng)的好壞對展覽活動的成功與否有直接的關(guān)系。因此需要事先對展覽會的工作人員，如講解員、接待員和服務(wù)人員、翻譯（有外賓參加時）等進行良好的公關(guān)培訓。培訓的內(nèi)容可以是每次展出的項目內(nèi)容的專業(yè)知識及禮儀知識等，以保證工作人員既能了解最基本的專業(yè)知識，同時也能做到儀表端莊，熱情、自如、禮貌地與參觀者交談，同時還能提供展品業(yè)務(wù)方面的適當咨詢服務(wù)。

七、宣傳資料準備和展廳布置構(gòu)思

展會最重要的任務(wù)是宣傳企業(yè)和產(chǎn)品，傳遞信息，進行溝通。組織單位要準備好相應的宣傳材料，包括展覽會平面圖、展覽會的背景資料、前言及結(jié)束語、參展品名目錄、參展單位目錄，設(shè)計與制作展覽會的會徽、會標及紀念品、主題畫、海報、說明書、解說詞、宣傳小冊子、幻燈片、錄像帶等音像資料和各種輔助材料。說明書內(nèi)容要全面、易懂，解說詞要具體、精練，有利于解說員正確流利地講解。

展廳布置要根據(jù)展覽主題要求和參加展覽的具體內(nèi)容，進行整體的規(guī)劃和構(gòu)思，確定總體設(shè)計圖。再根據(jù)總體設(shè)計圖，設(shè)計與制作各展區(qū)的展品、展板布置小樣，待確定后再做成實樣。特別是展覽大廳的入口處應該設(shè)置咨詢臺和簽到處，并張貼展覽大廳的平面圖以作為參觀的指南。

八、制定費用預算

展覽活動的費用一般包括場地和設(shè)備租金、電費、設(shè)計費、材料費、裝飾費、工作人員的勞務(wù)費、交際費、交通運輸費、保險費、傳播媒介費、通訊費等。對于上述的所有費用都應該進行預算，體現(xiàn)厲行節(jié)約、量力而行、留有余地的原則。

九、與媒體聯(lián)絡(luò)

展覽會要提高影響力，必須要成立一個專門對外的信息發(fā)布機構(gòu)，負責與媒介的聯(lián)絡(luò)，該機構(gòu)要利用一切能夠調(diào)動的傳播媒介，使參觀者可以通過多種渠道獲得組織的有關(guān)信息，并把展覽會中發(fā)生的許多有價值的東西寫成新聞稿發(fā)表，從而擴大展覽活動的影響力。對外新聞發(fā)布機構(gòu)的工作內(nèi)容主要有：在展覽會地點和時間確定后，以舉辦新聞發(fā)布會的形式發(fā)布消息；邀請新聞界人士參加開幕式，盡可能多地在報刊、廣播、電視上報道開幕式的消息和實況；安排好新聞發(fā)布室，并準備新聞報道所需要的各種輔助宣傳資料。在展覽會期間也會不斷地出現(xiàn)有新聞價值的事件，邀請記者采訪報道，擴大影響力。

十、準備相關(guān)服務(wù)

展覽會的成功需要多部門共同努力，要做好事先與其他部門的協(xié)調(diào)和溝通工作，提供相關(guān)服務(wù)。如處理對外貿(mào)易業(yè)務(wù)的部門、附設(shè)產(chǎn)品訂購的洽接室以及文書業(yè)務(wù)、郵政、檢驗、海關(guān)、交通運輸、停車場等。

十一、效果測定

為了測定展覽的效果，可在出口處設(shè)置參觀者留言簿以征求參觀者的意見，同時也可以結(jié)合展覽會舉辦座談會，請參觀者談?wù)勛约旱母惺?，也可以在展覽會后登門訪問或發(fā)出調(diào)查問卷，了解展覽的實際效果。當然，測定展覽效果的最直接的指標是訂貨合同及金額，除此之外，還可以包括專家的評價、新聞媒介的報道和參觀者的人數(shù)來表現(xiàn)。

十二、確定展覽會過程中的注意事項

（一）做好服務(wù)接待工作，熱情周到，細致誠懇，體現(xiàn)組織人員的基本素質(zhì)和修養(yǎng)。

（二）宣傳資料派發(fā)至每一個參觀者，要讓參觀者進入展廳就了解組織和展覽，應該及時送上宣傳資料以便參觀者隨時閱讀。

（三）為參觀者細心講解產(chǎn)品，講解員要用真誠的話語感染參觀者，向參觀者展示產(chǎn)品的價值，并保持與參觀者的互動，隨時解答問題。

（四）為增強互動溝通，可以開展有關(guān)活動，如安排現(xiàn)場演示，舉辦相關(guān)的知識測驗、競賽和小型文藝表演，贈送獎品、紀念品等。

知識鏈接

展覽會策劃九步法

第一步，16％的規(guī)則

要把你的時間和精力都用在刀刃上，因為只有16％的參觀者會對展覽會上單一產(chǎn)品的服務(wù)感興趣，以此確定成本效率和潛在的銷售帶頭人數(shù)目。

第二步，制訂可衡量的目標

獲得一定數(shù)量的銷售帶頭人，簽訂一定金額的銷售合同，向新聞界送有關(guān)新產(chǎn)品和服務(wù)的報道，用新的或更新過的產(chǎn)品測試市場，聯(lián)絡(luò)和接洽一些特定貿(mào)易的企業(yè)，或者是增加直接郵購的對象。

第三步，制訂預算

展臺空間、建造和拆除，特別的廣告贈品、運輸費用、視聽器材、電力開支、電話服務(wù)、附屬材料、人員、廣告、機票和酒店住宿費等。

第四步，撰寫關(guān)鍵廣告詞

為你的展覽會設(shè)計一個主題，如果你試圖接觸某個特定的團體，就得設(shè)計一個主題去對那個團體表明你的意圖。

第五步，發(fā)放請柬

發(fā)請柬給那些真正感興趣的潛在客戶，注明你的展臺和一些有關(guān)的新服務(wù)項目和新產(chǎn)品的消息，也可以配合使用展覽會為您提供的展商專用請柬。我們建議把25％的展覽資金花在發(fā)請柬上。

第六步，創(chuàng)造一個吸引人的展臺環(huán)境

記住，一個貿(mào)易展覽會上，你的展臺應該在不到5秒鐘的時間內(nèi)引起某個客戶的注意。如果你的展臺布景使用超過4年，就要利用新的顏色和外型布置一下。

第七步，選定特殊廣告

要求參觀者填寫調(diào)研表格，然后送上富有創(chuàng)新意義而實用的贈品。

第八步，訓練員工

讓員工接受訓練，學習介紹產(chǎn)品和提供服務(wù)，熟悉展覽會的禮儀，知道怎樣達成交易，熟練制定確定一個銷售帶頭人，讓貿(mào)易保持活力。

第九步，選擇引人注目的形象

先要確定自己在貿(mào)易會上的形象，讓員工參與，集思廣益。有時，西裝會是很好的選擇；有時，合身、配套的上衣或T恤衫會引來潛在顧客的詢問和尋求幫助。

（本文來源：機電在線）