二、公文的特點(diǎn)

1．法定的作者。公文不是誰(shuí)都可以任意制發(fā)的，它必須由法定的作者制發(fā)。這是公文同其他文體的一個(gè)顯著區(qū)別。所謂法定的作者，是指依法成立并能以自己名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的國(guó)家機(jī)構(gòu)與其他社會(huì)組織（以下統(tǒng)稱(chēng)為機(jī)關(guān)），公文必須以這些機(jī)關(guān)的名義或其法定代表人的名義制發(fā)。發(fā)文機(jī)關(guān)必須依照法定權(quán)限和職能制發(fā)公文，不能越權(quán)行文、違法違章行文。

現(xiàn)行公文發(fā)布的名義，一般可分為三種：一是以黨政機(jī)關(guān)名義發(fā)布的，如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于切實(shí)做好減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)的決定》；二是以機(jī)關(guān)職能部門(mén)的名義發(fā)布的，如《××省人事廳關(guān)于加強(qiáng)全省農(nóng)村鄉(xiāng)土人才隊(duì)伍建設(shè)的意見(jiàn)》；三是以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的，如中華人民共和國(guó)主席令、全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)委員長(zhǎng)令、國(guó)務(wù)院總理令以及機(jī)關(guān)首長(zhǎng)對(duì)所屬工作人員的任免令（或任免通知）等。

2．法定的權(quán)威性。公文法定的權(quán)威性是指信息對(duì)有關(guān)方面行為的強(qiáng)制性影響。即公文直接形成于內(nèi)容所針對(duì)的現(xiàn)實(shí)公務(wù)活動(dòng)中，對(duì)受文者及其他有關(guān)方面的行為將產(chǎn)生為法律法規(guī)所規(guī)定的不同程度的強(qiáng)制性影響，如在規(guī)定的時(shí)間、空間范圍和機(jī)構(gòu)、人員范圍內(nèi)，強(qiáng)制執(zhí)行內(nèi)容，強(qiáng)制閱讀、辦理，強(qiáng)制復(fù)文等。

公文法定的權(quán)威性是通過(guò)一定的法律和組織程序賦予的，因此，這種法定權(quán)威性也受到一定條件的約束。一是公文的制發(fā)必須是在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，一旦超越自己的職權(quán)范圍，這種權(quán)威就會(huì)失去效力。二是所制發(fā)公文的內(nèi)容要合乎法律、法規(guī)，要代表廣大人民群眾的意志和根本利益。三是制發(fā)的公文必須切合實(shí)際，要從實(shí)際工作的現(xiàn)實(shí)性和可能性出發(fā)，否則也會(huì)失去其權(quán)威性。因此我們?cè)谥瓢l(fā)公文時(shí)要充分考慮上述因素，本著嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，使公文真正發(fā)揮其權(quán)威作用。

3．特定的效用。公文的特定效用指公文的現(xiàn)實(shí)效用，是文件制發(fā)機(jī)關(guān)的法定地位所賦予的。從每一份具體的文件來(lái)說(shuō)，都有它本身的特定的現(xiàn)實(shí)效用，代表它的制發(fā)機(jī)關(guān)所賦予的法定效力和作用。比如，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所發(fā)出的每一項(xiàng)指示，每一項(xiàng)決定，要求所屬機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹、堅(jiān)決執(zhí)行。即使是一份通知，同樣要求地方收文機(jī)關(guān)閱知和辦理。下級(jí)機(jī)關(guān)的一份報(bào)告、一份請(qǐng)示也同樣要求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)閱知或批復(fù)等。文件所具有的特定作用是有一定的時(shí)間性的。任何文件都不是永遠(yuǎn)有效的。雖然有的文件具有歷史文獻(xiàn)價(jià)值，但從總體上說(shuō)，它還是著眼于現(xiàn)實(shí)效用的。文件在現(xiàn)行工作中形成，在現(xiàn)行工作中使用，為推動(dòng)現(xiàn)行工作服務(wù)。一旦它們的現(xiàn)行使命完成，就轉(zhuǎn)化為檔案保存，對(duì)今后的工作還起著參考、憑證作用。

4．規(guī)范的體式。公文有規(guī)范的體式，這是公文不同于圖書(shū)、情況資料、通訊報(bào)道以及一般文章作品的又一顯著特點(diǎn)。由于公文是黨和國(guó)家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)的工具，是機(jī)關(guān)的喉舌，代表制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。所以，制發(fā)公文是一件極其嚴(yán)肅的，具有重要政治意義的工作。為了維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和便于進(jìn)行公文處理，在黨和國(guó)家有關(guān)部門(mén)發(fā)布的關(guān)于公文處理的一系列法規(guī)性文件中，對(duì)公文的體式作出了統(tǒng)一的規(guī)定，提出了統(tǒng)一的要求。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位制發(fā)文件都必須按照規(guī)定的體式（包括文體、書(shū)面格式和版面形式），不能隨心所欲，另搞一套。比如，公文的結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記都要符合規(guī)定。一般說(shuō)來(lái)，正式公文都有文件版頭、公文管理標(biāo)記、發(fā)文字號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)印章、發(fā)文日期、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說(shuō)明等項(xiàng)。

5．規(guī)定的處理程序。公文的制發(fā)和辦理必須經(jīng)過(guò)規(guī)定的處理程序。如，公文的制發(fā)，必須經(jīng)過(guò)起草、核稿、簽發(fā)的程序。經(jīng)過(guò)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿才能繕印、用印和傳遞。幾個(gè)機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文必須履行完備的會(huì)簽程序；重要的規(guī)范性文件還需報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)。任何人不得違反上述程序擅自處理。只有如此，才能維護(hù)公文的嚴(yán)肅性與權(quán)威性，也有利于機(jī)關(guān)文書(shū)工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和提高機(jī)關(guān)工和效率。

6．鮮明的政策性。公文是隨國(guó)家管理活動(dòng)的需要而產(chǎn)生發(fā)展的，是統(tǒng)治階級(jí)進(jìn)行國(guó)家行政管理的工具，是為統(tǒng)治階級(jí)服務(wù)的，它必須忠實(shí)地反映統(tǒng)治階級(jí)的意志，維護(hù)其根本利益。因此，它不可避免地帶有鮮明的政策性。各級(jí)黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，都必須用來(lái)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的有關(guān)政策，執(zhí)行國(guó)家的法律和法令，絲毫不能偏離黨和國(guó)家的政治目標(biāo)和政策軌道。

7．定向性和時(shí)間性。公文都是由某一個(gè)特定機(jī)關(guān)制發(fā)的，并且大部分都是寫(xiě)給特定對(duì)象閱讀的，作者與讀者之間有具體、明確的對(duì)應(yīng)關(guān)系。公文的這種定向性特點(diǎn)使得寫(xiě)作有著很強(qiáng)的針對(duì)性。公文所針對(duì)的問(wèn)題，總是存在于特定的時(shí)間范圍之內(nèi)，一旦時(shí)過(guò)境遷，公文的實(shí)用價(jià)值也會(huì)隨之喪失。所以，公文的寫(xiě)作、傳遞和辦理，都要求迅速及時(shí)。